PR фирмы технология и эффективность - Тульчинский Г. Л.. Г. Л. Тульчинский pr фирмы технология и эффективность
 Скачать 3.19 Mb.
|
|
ПРИЕМНЫЙ ОФИС. Многие проблемы текущего и особенно - представительного приема связаны с возможностями фирмы относительно помещения для приемов. Выше уже говорилось об условиях текущего приема. То же, только в еще большей степени, относится к приему представительному. Широко известная поговорка "встречают по одежке" имеет до вольно широкий смысл. Фирменный офис, где принимают клиентов, может оставить неизгладимое (хорошее или не очень) впечатление у любого человека. Стоит ли говорить, что помещение должно выглядеть достойно, в нем должно быть удобно работать персоналу фирмы, да и посетители не должны чувствовать себя лишними, мешающими работе. Мнения и опыт Можно сформулировать следующие минимальные требования к помещению офиса: - Достаточное для работы количество света. При необходимости нужно установить дополнительные светильники, если затемнение не входит в условия технологического процесса; - Чистые стены и потолок. При любом переезде в другое помещение не следует откладывать ремонт на "потом", если помещение его требует. Если есть средства, желательно пригласить специалистов, дизайнеров для оформления помещения; - Единый стиль офиса - большой плюс фирме в глазах посетителя. - В помещении должно быть достаточно воздуха. Ничто так не угнетает деятельность человека как недостаток кислорода. - Помещение должно быть оборудовано необходимыми сантехническими удобствами. - При планировании помещения и организации работы не следует забывать, что на работе люди проводят большую часть времени, так что нужно постараться, чтобы это была не худшая часть. Особого внимания заслуживает офисная мебель. Она - необходимое условие для успешной работы, а также, что важно, определенное средство воздействия на посетителей. Подобранная по цвету и стилю даже недорогая мебель производит лучшее впечатление, чем разрозненная дорогая мебель. Не нужно гнаться за "представительской" мебелью ради нее самой, мебель должна быть функционально оправдана: подобрана и расставлена в соответствии с теми функциями сотрудника, которые он должен выполнять. Одна из основных ошибок: супер-престижные кабинеты руководства и свалка рухляди в других помещениях. Нужно помнить, что 80% посетителей посещают основные отделы фирмы и гораздо меньшее количество посетителей попадает в кабинет к руководству. Более того, часто важному посетителю необходимо что-то объяснить или показать в отделе или уточнить что-то у конкретного исполнителя. При этом руководитель вынужден приглашать исполнителя к себе и выступать третьим лишним при разговоре, попусту тратя свое время, дабы приглашением такого посетителя в отдел из-за небрежного оформления и плохой мебели не уронить престиж фирмы. Неудобство испытывает и исполнитель, в присутствии руководителя ему труднее наладить рабочий контакт с посетителем, а также может не хватить каких-то материалов, документов, находящихся на рабочем месте. Если у фирмы нет возможности выдержать все помещения в едином стиле, укомплектовать хорошей мебелью, то желательно хотя бы постараться, чтобы они выглядели опрятно, по-деловому. Для приема посетителей можно выделить 1- 2 комнаты (но не кабинеты руководства), обеспечив их необходимой, удобной, достаточно хорошей мебелью и оборудованием. Ошибаются те, кто считает, что хотя бы часть мебели должна стоить очень дорого, чтобы произвести впечатление на клиента. Это далеко не так. Если переходя из комнаты в комнату клиент попадает то на выставку мебели, то на мебельную свалку - такие контрасты вряд ли улучшают общее впечатление. Не очень дорогие, но одинаковые стеллажи, шкафы, столы, удобные кресла во всех помещениях создают более благоприятное впечатление. При этом у сотрудников не будет комплекса неполноценности из-за "обделенности" дорогой мебелью. Конечно, если дела идут хорошо, можно позволить себе во всех помещениях дорогую мебель - это показатель уровня благосостояния фирмы. Не менее важную роль играет офисное оборудование. Телефон, факс, пишущие машинки или компьютеры должны быть чуть лучше, дороже общего фона - помещения и мебели. Это то, что составляет основное удобство в работе, делает труд привлекательным, позволяет, в конечном счете, экономить ежедневно время и деньги. Это производит хорошее впечатление на посетителей, кроме того, это не самое плохое вложение капитала. Поднимают престиж фирмы и специальные приспособления для удобной работы: вращающиеся картотеки, специальные скоросшиватели, брошюраторы, специальные калькуляторы, если они действительно нужны и используются в работе, и способствуют быстрому обслуживанию клиентов. Однако не каждой фирме по силам содержать помещение и соответствующий штат работников для организации полноценных представительных приемов. Для их проведения обычно арендуются залы и помещения в ресторанах, гостиницах. Однако, в нынешних российских условиях ни те ни другие не позволяют организовать полноценное общение, необходимое для PR, т.к. ориентированы исключительно на питание и проживание. Поэтому еще раз стоит обратить внимание на возможности, которыми располагают учреждения культуры, прежде всего - дома, дворцы культуры, клубы. Главное требование к таким помещениям - создание высокой степени комфорта для неформального общения - быть уютными. В то же время они должны быть и хорошо оборудованными технически, чтобы иметь возможность во время приема провести кино- и видеопоказ, организовать концерт или другую культурную программу. И в этом плане учреждения культуры обладают, пожалуй, наибольшим потенциалом - дело только в умелом его использовании. Вопросы и задания для контроля
Литература по теме
2.7. Общественные мероприятия (специальные события) Как уже отмечалось, организационная работа PR предполагает специальное проведение отдельных, иногда - масштабных, событий и акций: праздников, конкурсов, фестивалей, вручения премий и т.п. Их подготовка и проведение должны быть тщательно спланированы, ведь все это - своеобразный выход в общество, где нельзя "ударить в грязь лицом". Специальные события -- это мероприятия, проводимые компанией в целях формирования позитивного имиджа организации и привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности и продуктам. Специальные события призваны нарушить рутинный, привычный ход жизни в самой компании и окружающей ее среде, стать событием для различных общественных групп. Для того, чтобы событие имело успех, необходима более серьезная подготовка, чем это обычно предполагается зрителями, участниками и приглашенными. Нужно четко определить цель события, согласовать ее со всеми заинтересованными сторонами и довести до сведения всех участников подготовки мероприятия. Это поможет избежать разнонаправленности действий и достичь принципиальной скоординированности усилий. Подготовка специальных событий предполагает определение круга участников и их ролей, состава приглашенных, разработку детальной программы и сценария, расписанного по минутам. Все возможные варианты отклонения от сценария необходимо предусмотреть заранее. События не должны выходить из-под контроля. Экспромтов и сюрпризов для организаторов мероприятия не должно возникать, -- их стоит оставить только для публики. Мероприятия, имеющие значение для общественности более широкой, чем сами участники, предполагается освещать в СМИ. Важно подготовить необходимые условия для работы журналистов: стулья, розетки для аппаратуры, средства связи -- иногда пресс-офисы с телефонами, факсом, компьютером, напитки и закуски. Отсутствие условий для работы на объекте журналисты воспринимают как пренебрежение конкретным СМИ, общественным мнением и потому освещение события может получить негативный оттенок. Рассмотрим виды специальных событий, используемых в практике PR, их роль и значение (PR-потенциал), общие требования к подготовке и проведению, а также специальные требования к подготовке и проведению наиболее часто встречающихся социальных мероприятий. Виды общественных мероприятий Спектр организуемых специальных событий чрезвычайно широк:
Все эти мероприятия могут организовываться и проводиться фирмой самостоятельно, возможно организационное сотрудничество с другими юридическими и физическими лицами, а возможно и пассивное участие фирмы и ее руководства в них. PR-потенциал (роль и значение) специальных событий и общие требования к ним Роль и значение специальных событий для PR трудно переоценить. Они создают условия и закладывают основу развития различных направлений PR:
Особую роль специальные события играют для развития корпоративных коммуникаций, для работы со СМИ:
Следует помнить, что в современном мире свыше 45% событий, о которых сообщается в СМИ, не просто произошли, а были организованы для того, чтобы о них сообщалось. Чтобы реализовать указанные возможности PR-потенциала специальных общественных мероприятий, они должны отвечать нескольким требованиям.
Специальные социальные события – дорогостоящие затратные мероприятия, поэтому оценка их эффективности – тема отдельная. Проблема эффективности PR-деятельности будет специально и подробно рассмотрена в конце книги, а пока можно на американский лад сформулировать "10 Золотых Правил" эффективности специальных событий:
ПРЕЗЕНТАЦИИ Посвящены презентации могут быть самым различным событиям: открытию нового офиса или представительства фирмы, выходу на новые рынки, новым видам продукции и т.д. Возможны ежегодные презентационные акции. Обычно собственно презентация длится 1,5 - 2 часа. Последующий фуршет или коктейль может длиться также 1-2 часа. Сценарный план презентации довольно стандартен: - представление гостей и хозяев; - демонстрация образцов продукции, видео-материалов, фотоматериалов; - краткое сообщение по теме презентации; - ответы на возникшие вопросы; - выступления гостей (некоторые из них надо планировать и готовить); - вручение приглашенным сувениров, рекламной продукции, информационных материалов; - банкет, фуршет или прием; - культурная программа. КОНФЕРЕНЦИИ Подготовка конференции довольно трудоемка. Планируется полная программа конференции. Многое зависит от состава приглашаемых специалистов, что определяется, прежде всего выбранной темой конференции, целями, которые преследуют организаторы. За этим следует приглашение специалистов и почетных гостей. Подготовка включает в себя также выбор места проведения, размещения приезжих участников, обеспечение питания, организацию досуга. Хотя конференции и считаются самым формализованным видом приема, ее успех и интерес к ней участников во-многом определены прежде всего именно возможностью неформального общения. Важным моментом является также издание материалов по итогам конференции, которые сами по себе являются материалом, используемым впоследствии в целях PR. Конкретная подготовка конференции (семинара, круглого стола) предполагает решение ряда задач:
PR-отдача от таких мероприятий очень велика. Фирма-организатор конференций, круглых столов, семинаров резко повышает планку своего имиджа, обеспечивается выход на достаточно высокий уровень контактов. СМИ обычно обращают внимание на такие события. От этих мероприятий остаются материалы долговременного использования в целях PR: фотографии, видеоматериалы, брошюры и т.п. Повышает статус таких мероприятий участие в них крупных специалистов, руководителей. Существует даже полушутливая градация статуса конференций:
|