корабейников. И. Н. Корабейни ков, Н. Е. Рябикова мво науки и высш образования Рос. Федера ции, Федер гос бюджет образоват учреждение высш образования Оренбург гос унт
 Скачать 1.59 Mb.
|
|
организации Изучив шестой раздел, обучающийся должен: 1. знать: сущность и содержание понятий «рационализация времени», «рационализация труда», «инструменты рационализации труда»; «полномочия»; «основы делегирование»; цели и задачи делегирования; преимущества и недостатки делегирования; виды записных книжек; правила работы с текстом; правила тренировки памяти; правила ведения записной книжки руководителя; правила ведения разговора по телефону; 2. уметь: использовать делегирование как эффективный инструмент повышения эффективности деятельности; работать с текстом; тренированность памяти; вести записную книжку; вести разговор по телефону; вести подготовку к служебной командировке и выполнение ее задач; 3. владеть: терминологией и навыками делегирования определенных видов работ; навыками работы с текстом; тренировки памяти; структуризации и группировки записей в записной книжке; соблюдение правил разговора по телефону и исполнение служебной командировки. 112 6.1 Структура методов рационализации личного труда руководителя Рационализация характеризуется в литературе как усовершенствование, введение более целесообразной организации процессов, механизмов, систем. Во многом рационализация процессов достигается методами, представленными на рисунке 6.1. Рисунок 6.1 – Методы рационализации личного труда руководителя Согласно распространенному мнению - сильная сторона русского человека - творческое мышление, слабая - трудности с самоорганизацией. С этой точки зрения для рационализации процессов целесообразно планировать и организовывать деятельность с использованием не только широко известных инструментов: метода"Альпы", принципа Парето, метода Эйзенхауэра, но и планирования режима дня/периода с учетом метода определения «круга ценностей»; стратегической картонки; формирования «гибких задач»; метода 60/40; системы «якорей» для настройки на задачи или отдых; правил планирования по «кайросам»; правил решения сложных задач посредством их структуризации; правил решения «задач- лягушек»; результатов хронометража дел; карты долгосрочных дел и других инструментов тайм-менеджмента. Алекса Макензи: "Незапланированное действие суть причины всех неудач". Методы Работа над текстом Тренировка памяти Умение слушать собеседника Служебная командировка Разговор по телефону Записная книжка руководителя 113 6.2 Работа над текстом Большинство руководителей больше 30% своего времени менеджеры тратят на чтение деловых бумаг. В этом смысле совершенствование техники чтения и в целом работа с информационными носителями является важной компетенцией менеджера. Основная цель при этом совершенствование организации собственного труда, т.е. рационализация процессов труда и его распределения. Этапы работы над документами представлены на рисунке 6.2. Рисунок 6.2 – Этапы работы над документами Существует ряд факторов, мешающих быстрому чтению: 1. медленное восприятие прочитанного материала; 2. внутреннее проговаривание читаемого текста; 3. возвращение к прочитанным местам в тексте; 4. не правильная организации процесса чтения; 5. быстрая утомляемость по причине не правильной организации процесса чтения; 6. позы, неудобные для чтения. Этап 5. Редактиро вание Этап 1. Составление краткого плана- конспекта Этап 2. Сортировка материалов Этап 3. Определение последовательности подачи материалов Этап 4. Подготовка проекта документа 114 Рационализация процесса прочтения текста может достигаться посредством следующих приемов: 7. выделения важных мест; 8. выделение ключевых слов; 9. маркировки текста; 10. группировка фрагментов текста по вопросам поиска; 11. формирование наглядного материала (схем, таблиц, графиков и пр.) по изучаемым вопросам; 12. формирование наглядного материала (схем, таблиц, графиков и пр.) по возникающим идеям. Умение работать с документами позволяет наладить работу «как часы» и избежать многих неприятностей. 6.3 Тренировка памяти Память в теории рассматривается как психический процесс, формируемый запоминанием предметов, явлений, фактов, действий, высказываний, мыслей и пр.; сохранение «следов» прошлой деятельности и окружения; способность воспроизведения элементов «банка памяти»; узнавание элементов «банка памяти» при повторном проявлении. Как показывают наблюдения, немногие люди обладают хорошей памятью. Однако при желании ее можно развить. Применение следующих способов и методов позволяет значительно улучшить память. Основой укрепления памяти является: 1. наблюдательность; 2. ассоциативное мышление: путем разглядывания или на слух. Укрепить память можно с помощью метода связок. Суть его в том, что тренировка вашей памяти основывается на мысленных образах и картинах, причем успех будет во многом зависеть от того, удастся ли вам сделать эти образы и картины забавными. 115 Повторение заученного также считается эффективным методом запоминания и может включать процедуры деления материала на части, подлежащие анализу, пересмотру, заучиванию цифрового материала, текстов прозы и стихов, образов. Эффективность метода обеспечивается проведением нескольких повторений через определенные перерывы (15, 30, 60 минут). Следует учитывать, что через час память человека может воспроизвести менее 50% заученного объема, через сутки объем материала в памяти может сократиться до 30-35%. Поэтому есть смысл наиболее значимую информацию оформить в «дежурном» режиме, т.е. легко доступном для напоминания. Хорошо помогает «установка на запоминание», когда мозг нацелен на особое восприятие и сохранность данных. 6.4 Записная книжка руководителя Записная книжка нужна в работе любого руководителя. Существует множество разнообразных форм записных книжек: 1. телефонно-адресные; 2. ежедневники; 3. записная книжка для приема посетителей; 4. целевая записная книжка; 5. дневник личной работы; 6. книга для телефонных разговоров. 6.5 Умение слушать собеседника Беда многих руководителей и вечно куда-то спешащих деловых людей состоит в том, что они не умеют быть терпеливыми и внимательными слушателями. Эффективность слушания во всем мире падает. Мы запоминаем не более 25% из того, что слышим. В итоге возникает необходимость повторять, переделывать, терять время. Установка: «Слушай, отметь важное» повышает степень восприятия. 116 6.6 Разговор по телефону С чересчур настойчивыми звонками можно бороться точно так же, как и с назойливыми посетителями: 7. свести к минимуму разговор; 8. отложить его на более удобное время; 9. прервать, сославшись на то, что вы заняты. Любой звонок создает проблему уже хотя бы потому, что отвлекает о работы, а есть еще звонки, которые просто раздражают. Вы не хотите говорить с этим человеком ни по телефону, ни лично, а он все равно надоедает. В рекомендациях для руководителей некоторых фирм сказано, что руководитель должен: 10. избегать длительных телефонных разговоров; 11. всегда заранее знать ради чего снимается телефонная трубка и с кем предстоит разговор; 12. вести все телефонные переговоры только на деловом уровне. 6.7 Служебная командировка Работа делового человека во время командировки специфична по своим условиям Во-первых, нужно много успеть за сравнительно короткий период, т.е. работать с высокой интенсивностью Во-вторых, необычны условия работы отсутствие «своего» рабочего стола, кабинета, привычного окружения, распорядка. Эффективность служебной командировки достигается соответствующей подготовкой к поездке (определение ключевых целей и задач командировки; составить карту движения, алгоритм и последовательность действий «в дороге» и «на месте». Целесообразно руководствоваться основными правилами: 117 личный контакт важнее телефонных разговоров; постоянный аудит «сделанного» и «дел в ожидании»; рабочий день начинать и использовать его полностью. Этапы оптимизации расходов времени: 1 этап «Подготовка к дороге»: - тщательная подготовка к поездке - оптимальный выбор времени, маршрута, типа транспорта - наполнение дороги полезным содержанием. 2 этап «Выбор периодичности поездок». Хороший способ оптимизации расходов времени на дорогу- определить «выездные дни». Совершайте все необходимые поездки в четверг- такой принцип часто используется в компаниях, где у менеджеров есть определенные дни, на которые назначаются все разъезды. 3 этап «Выбор тактик, приемов оптимизации». Такие приемы оптимизации как: - по возможности предварительно договаривайтесь о встрече по телефону; - старайтесь решать большинство вопросов по телефону или электронной почте; - планируйте большинство встреч в офисе без выездов; 4 этап «Осознание выгоды». Слушайте аудиокниги, музыкальные записи, кассеты с уроками английского языка, читайте журналы, делать исходящие звонки, проверять смс. Примеры подготовки к поездке: а) заранее распечатанный документ; б) обработка электронной почты; в) написание статьи; г) решение проблемы. 118 Контрольные вопросы 1. Представьте полную картину методов реализации личного труда руководителя. Почему целесообразно их использовать совместно? Приведите примеры последствий игнорирования этой рекомендации. 2. В чем состоит необходимость постоянного совершенствования навыков «работы над текстом»? 3. Какие правила определяют формирование эффективных навыков «работы над текстом»? Приведите примеры последствий игнорирования этой рекомендации. 4. Как лучше тренировать память? 5. Какие рекомендации «тренировки памяти» вы считаете наиболее эффективными? Какие действия не помогают улучшить память? 6. Нужны ли навыки «правильного ведения записной книжки» современному руководителю? Обоснуйте свой ответ. 7. Какие правила позволяют научиться «правильному ведению записной книжки»? Подтвердите свой ответ примерами. 8. В чем состоит необходимость приобретения такой компетенции как «умение слушать собеседника»? 9. Какие правила регламентируют формирование и умений/опыта «умение слушать собеседника»? Приведите примеры последствий нарушения этой рекомендации. 10. В чем состоит необходимость приобретения такой компетенции как «разговор по телефону»? 11. Какие правила регламентируют формирование и умений/опыта «разговор по телефону»? Приведите примеры последствий нарушения этой рекомендации. 12. В чем состоит необходимость правильной подготовки и осуществления «служебной командировки»? 119 13. Какие правила регламентируют формирование и умений/опыта «служебной командировки»? Приведите примеры последствий нарушения этой рекомендации. 14. Какие виды записных книжек для организации работы руководителя используют? В чем их особенности? 15. Что представляет собой краткий план – конспект руководителя? В чем состоит необходимость его составления, особенности применения и назначение? 16. Какую роль в работе руководителя играет редактирование? В каких случаях возникает необходимость в его применении? 17. Охарактеризуйте суть, необходимость и особенности «наблюдательности» в деятельности руководителя как основы укрепления памяти. 18. Охарактеризуйте суть, необходимость и особенности «ассоциативного мышления» в деятельности руководителя как основы укрепления памяти. 19. Обоснуйте тенденцию снижения эффективности слушания. Какие последствия проявляются в результате этого процесса? Какие рекомендации вам известны из литературы в отношении нейтрализации этой проблемы? Что бы Вы предложили сами? 20. Что следует знать и соблюдать руководителю, чтобы избегать длительных телефонных разговоров? 21. Что в вашем понимании означает «вести все телефонные переговоры только на деловом уровне»? 22. В чем состоит назначение записная книжка для приема посетителей? 23. Какие способы тренировки памяти используете Вы? Какой из способов, на ваш взгляд, является наиболее эффективным? 24. Какую роль в работе руководителя играет сортировка документов? Какие проблемы решаются такой регулярной процедурой? 25. Перечислите и охарактеризуйте факторы, мешающие быстрому чтению. То бы Вы рекомендовали для их преодоления? 120 Список использованных источников 1. Тайм-менеджмент. Полный курс / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, Т.В. Телегина, С.В. Бехтерев ; под ред. Г.А. Архангельского. – Москва : Альпина Паблишер, 2016. – 311 с. – Режим доступа: по подписке. – URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=269985 (дата обращения: 14.10.2019). – Библиогр. в кн. – ISBN 978-5-9614-1881-1. – Текст : электронный. 2. Реунова М. А. Тайм-менеджмент студента университета [Электронный ресурс] / Реунова М. А. - ОГУ, 2012. – 103 с. – Режим доступа: http://rucont.ru/efd/187888 3. Персональный менеджмент / Резник С.Д., Бондаренко В.В., Соколов С.Н., Удалов Ф.Е. – М.: ИНФРА – М, 2010, 2013. – 558с. – (Высшее образование). ISBN 978-5-16-003163-7 4. Кузнецов И. Н. Деловое общение. Учебное пособие [Электронный ресурс] / Кузнецов И. Н. Дашков и Ко, 2012. Университетская библиотека. Режим доступа: http://biblioclub.ru/index.php?page=book_view&book_id=112230 – ЭБС Вiblioclub «Университетская библиотека онлайн» 5. Разработка управленческих решений: Учебное пособие [Электронный ресурс] / Е.В. Строева, Е.В. Лаврова. – М, 2013. 128 с.: 60x88 1/16. (Высшее образование: Бакалавриат). (Обложка) ISBN 978-5-16-005222-9. – Режим доступа : http://znanium.com/catalog.php?bookinfo=370551 – ЭБС Znanium издательства «Инфра-М» 6. Арутюнов, С.А. Культуры, традиции и их развитие и взаимодействие / С.А. Арутюнов. – М.: Директ-Медиа, 2014. – 386 с.; – URL:http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=235159 – ЭБС Вiblioclub «Университетская библиотека онлайн» 7. Менеджмент организации: Учеб.пособие для вузов / Г.С. Сеялова, Н.Е. Рябикова Оренбург: Оренбургский филиал ОУП ВПО «АТ и СО», 2014 – 176 с. ISBN 978-5-905383-41-0 121 8. Тайм-менеджмент: полный курс : учебное пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, Т.В. Телегина, С. Бехтерев ; под ред. Г.А. Архангельского, П. Суворова. М.: Альпина Паблишер, 2012. 312 с. Библиогр. в кн. ISBN 978-5- 9614-1881-1; [Электронный ресурс] URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=229861 – ЭБС Вiblioclub «Университетская библиотека онлайн» 9. http://timestep.ru/2010/09/05/seneka-odno-lish-vremya-sleduet- berech#ixzz5pTW4yFje |