корабейников. И. Н. Корабейни ков, Н. Е. Рябикова мво науки и высш образования Рос. Федера ции, Федер гос бюджет образоват учреждение высш образования Оренбург гос унт
 Скачать 1.59 Mb.
|
|
1.5 Состояние современных исследований по тайм-менеджменту, их роль в практической деятельности современного менеджера и влияние на деятельность современной организации В тайм-менеджменте рассматриваются методики, помогающие руководителю быть более эффективным. К 90-м гг. ХХ века в технологиях управления личным временем появляется мощный психологический, мировоззренческий пласт, основанный на теоретических и практических исследованиях. Как социальная практика и одно из важнейших направлений бизнес- консультирования, тайм-менеджмент гораздо больше развит на Западе, чем в России. Существуют не только отдельные консультанты, но и целые консалтинговые организации, специализирующиеся на ТМ, включая некоторые его весьма экзотические разновидности. В качестве примера использования тайм-менеджмента в современном западном бизнес-консультировании можно привести вышедший в 1990 году бестселлер Стивена Кови «7 привычек высокоэффективных людей». Кови предлагает в своей книге целостную концепцию достижения личностной зрелости (maturity), которая достигается как бы в два этапа: от зависимости к независимости («личная победа»), от независимости − к сознательной взаимозависимости («общественная победа»). Привычка (habit) определяется как единство знаний, навыков и стремлений, способствующее достижению личностной зрелости и высокой эффективности человека. Рассматривая «матрицу Эйзенхауэра», стандартный инструмент для выделения приоритетов в принятии решений и дел, Кови считает, что главной 23 задачей тайм-менеджмента должна стать «борьба за второй квадрат»матрицы (второй квадрат: «дела важные, но не срочные»). Именно характерные для «второго квадрата» виды активности «делают человека человеком», раскрывая его внутренний потенциал, позволяя устанавливать прочные отношения и достигать важнейшие цели в своей жизни («результаты»). Активность, локализованная в других квадратах матрицы Эйзенхауэра, приводит либо к тому, что человек вечно занят «чужими делами», либо к серьезным психологическим проблемам (постоянным стрессам, «выгоранию» и др.). Постоянное давление срочности и / или «мелочная суета» (постоянная занятость неважными делами) также лишают человека возможности полноценного и глубокого общения с другими людьми. Используя методологию Кови, можно предложить шесть принципов построения системы тайм-менеджмента, помогающих в «борьбе за второй квадрат»: 1) когерентность (согласованность) − взаимосвязанность, единство всех элементов индивидуальной системы ТМ (по Кови: единство между видением и миссией, ролями и целями, приоритетами и планами, желаниями и дисциплиной); 2)сбалансированность − под «балансом» в данном случае понимается гармоничное распределение времени таким образом, чтобы его было достаточно на достижение важных целей в различных сферах жизнедеятельности (семья, работа, здоровье и т.д.); 3) сосредоточенность− необходимо постоянно помнить о ключевом значении видов активности «второго квадрата» для своей жизни и концентрироваться в первую очередь именно на таких делах. Для этого Кови предлагает основное внимание уделять не ежедневному планированию (что характерно для тайм-менеджмента третьей «волны»), а недельному. Недельное планирование позволяет резервировать достаточно большие отрезки времени (полдня − день) для важных, но не срочных дел; 4) человечность− в отношениях с другими людьми тайм-менеджмент третьей «волны» ориентирован на «точность» в расписании и субординацию. Для тайм- менеджмента четвертого поколения «эффективность» гораздо важнее, чем 24 соблюдение «ритуалов». Если ваше общение с человеком вышло за установленные расписанием рамки, но при этом помогает установлению глубоких и полноценных отношений, не следует испытывать чувство вины; 5) гибкость− ваши планы являются вашими слугами, но не господами! Планы должны быть удобными для вас, соответствуя вашим привычкам, стилю работы и т.п. В случае необходимости вы можете легко изменить запланированное; 6) компактность − ваши инструменты для планирования и контроля времени (например, органайзер) должны быть максимально компактными и удобными для работы в любых «полевых» условиях. Подобная портативность поможет вам не потерять ни одной важной идеи, вовремя зафиксировав ее. Система тайм-менеджмента по Кови состоит из двух разделов: стратегическое долгосрочное планирование и недельное краткосрочное планирование. Долгосрочное планирование разворачивается в следующую цепочку: индивидуальная «миссия» личности − роли − цели. Краткосрочное планирование представлено таким образом: актуальные роли − задачи − недельный план − ежедневное выполнение плана и делегирование. Можно определить, что для современного зарубежного тайм-менеджмента характерны три тенденции: 1) «гуманизация»; 2) дифференциация; 3) компьютеризация. Контрольные вопросы 1. Каким образом система организационных мер Ф.Тейлора, включающая хронометраж, инструкционные карточки, методы переобучения рабочих, плановое бюро, сбор социальной информации, новую структуру функционального администрирования, может способствовать построению эффективной системы тайм- менеджмента? 25 2. В чем состоит целесообразность использования известной классической работы по рационализации производства «12 принципов производительности»? 3. Какие работы Ф Тейлора содержат потенциал для формирования эффективной системы тайм-менеджмента в организации, позволяющей оперативно реагировать на возникающие проблемные ситуации в коллективе, в деятельности конкретного работника или группы работников? 4. В чем состоит значение работы А. Файоля по выделению функций управления в построении эффективной системы тайм-менеджмента в организации? Обоснуйте значимость последовательности осуществления функций в рационализации процессов, в том числе с учетом фактора времени. Приведите примеры. 5. Охарактеризуйте возможности рационализации трудовых процессов посредством подхода к управлению с точки зрения науки о поведении. Обоснуйте свою позицию примерами. 6. Охарактеризуйте на примерах формирование личного, корпоративного или социального тайм-менеджмента посредством развития бихевиористского направления в управлении. 7. В чем проявляются особенности формирования личного тайм- менеджмента посредством развития бихевиористского направления в управлении. 8. В чем проявляются особенности формирования корпоративного тайм- менеджмента посредством развития бихевиористского направления в управлении. 9. В чем проявляются особенности формирования социального тайм- менеджмента посредством развития бихевиористского направления в управлении? 10. Почему личная дисциплинированность, соблюдение строгого порядка, точность и планомерность в работе руководителя имеют определяющее значение в построении эффективной системы тайм-менеджмента? 11. Какие работы Ф Тейлора послужили основанием считать его основателем науки управления, организации, самоуправления? 26 12. Какие особенности характера менеджера подразумевают проявление сильного и глубокого убеждения в необходимости построения собственной системы тайм-менеджмента? 13. Каким образом творческий потенциал руководителя может обеспечить построение оптимального набора эффективных инструментов тайм-менеджмента? 14. Охарактеризуйте типы профессиональной деятельности «человек – природа»; «человек – техника»; «человек – художественный образ»; «человек – знаковая система». Какие из них, на ваш взгляд, наилучшим образом отражают основу для построения эффективного тайм-менеджмента руководителя и вверенного ему коллектива? Обоснуйте свой ответ примерами. 15. Какое отношение к тайм-менеджмента имеют понятия «трудолюбие» и «трудоголизм»? В чем состоит их польза или вред в построении эффективной системы тайм-менеджмента в организации? Обоснуйте свой ответ примерами. 16. Какие принципы школы человеческих отношений играют решающую роль в эффективном использовании рабочего времени? 17. Почему бихевиористские тенденции являются определяющими в рационализации процессов, операций, процедур с точки зрения фактора времени? Приведите примеры в обоснование своей позиции. 18. Почему для эффективного управления временем необходим целевой, постоянный сбор достоверной информации, размышление, анализ? Охарактеризуйте примерами возможные последствия игнорирования данного подхода. 19. Как должно строиться обсуждение проблем бизнеса, собеседование, построение стратегических перспектив − с точки зрения фактора времени? В каких ситуациях может возникнуть необходимость специально подготовленной или неподготовленной деловой беседы? 20. Что означает «целесообразность трудового процесса» через призму фактора времени? Приведите примеры. 21. Что означает «адаптировать производственный процесс» с точки зрения фактора времени? Какие параметры, на ваш взгляд, могут считаться определяющими? Приведите примеры. 27 22. Охарактеризуйте важность в построении эффективного тайм- менеджмента утверждения, что «в основе любого управления лежит целеполагание»? 23. Перечислите и охарактеризуйте основные принципы тайм-менеджмента. Каким образом принципы тайм-менеджмента связаны между собой? Приведите примеры. 24. Перечислите и охарактеризуйте функции тайм-менеджмента. Каким образом функции связаны между собой? Приведите примеры. 25. Какие качества современного менеджера, выделяемые руководителями японских корпораций в книге «Стратегия и структура японских предприятий» определяют хороший тайм-менеджмент в индивидуальной и корпоративной формах? Как Вы считаете, почему? 26. Какие качества руководителя, отмеченные Оносандро Византийцем Маврикием (VI столетие) в «своде требований к руководителю» характеризуют т.н. ограничительные условия эффективной деятельности посредством особого отношения ко времени? Как вы считаете, почему? 27. Почему Фредерик Тейлор считал хронометраж не только основой эффективного управления временем, но и основой построения целостной системы организационных мер (хронометраж; инструкционные карточки; методы переобучения рабочих; плановое бюро; сбор социальной информации; новую структуру функционального администрирования)? 28. Какие качества руководителя в трактовке Б. Карлофа в книге «Деловая стратегия» обеспечивают формирование эффективного тайм-менеджмента. 29. В чем состоит противоположность подхода А.К. Гастева к оценке роли работника в повышении его личной эффективности в сравнении с подходом Ф. Тейлора? 30. Какие основания легли в основу опровержения А.К. Гастевым стереотипа о якобы несовместимости научной организации личной работы с творческим мышлением? 28 31. Какие аспекты, на Ваш взгляд, положительно влияют на рост тенденции повышения значимости роли личности, ее творческого и умственного труда в эффективности работы предприятия? 32. Обоснуйте разницу в приоритетах Ф. Тейлора, акцентировавшего внимание на системе и организации и позиции Гастева, отстаивавшего необходимость концентрации внимания не столько на человеческом факторе непосредственно, сколько на его ведущей роли в общей эффективности. 33. Обоснуйте разницу в приоритетах Форда, акцентировавшего внимание на совершенствовании техники производства и позиции Гастева, отстаивавшего необходимость концентрации внимания не столько на человеческом факторе непосредственно, сколько на его ведущей роли в общей эффективности. 34. Почему А.П. Гастев считал важным определять статус рабочего как активного источника совершенствования трудовых приемов работы? Обоснуйте свой ответ примерами. 35. В чем, по-вашему, должна состоять процедура «прививки определенной организационно-трудовой бациллы» каждому рабочему, каждому участнику трудового процесса, которая «заражала бы массы», заставляла бы их проявлять их непрерывную инициативу»? Какие, на ваш взгляд, возможны варианты ответной реакции «прививаемых»? Обоснуйте свой ответ примерами. 36. Почему А.П. Гастев считал, что формирование модели рациональной организации работы цеха, предприятия и других образований более высоких уровней иерархии может осуществляться только на базе радикальной реконструкции первичной клеточки предприятия − отдельного рабочего места? Приведите примеры в подтверждение своей позиции ответа. 37. Охарактеризуйте целесообразность поиска идей совершенствования деятельности по схеме «микроанализ движений (приемов, усилий, операций), осуществляемых работником на рабочем месте - макроанализ предприятия в целом». Какие проблемы могут возникнуть при выполнении процесса по установленной последовательности? 29 38. Почему в положениях концепции А.П. Гастева большое значение отводится необходимости выработки автоматизма как основы высвобождения «нервной энергии для все новых и новых инициативных стимулов», и увеличения «мощи данного индивида до беспредельности»? Обоснуйте свой ответ примерами. 39. Почему А.П. Гастева в положениях своей концепции отстаивает необходимость трансформации «мышления трудящегося в отношении выработки его отношения к труду, прежде всего, направленного на эффективность, не удовлетворяющегося достигнутым уровнем производительности»? 40. Какие обстоятельства, факторы, условия обуславливают, по мнению А.П. Гастева, требование к обеспечению роста эффективности именно умственного труда непосредственно через механизацию и стандартизацию рутинных операций? 41. Какие основные «7 привычек высокоэффективных людей» выделяет Стивен Кови в своей книге об использования тайм-менеджмента в современном западном бизнес-консультировании? 42. Охарактеризуйте первый этап «личная победы», отражающий переход от зависимости к независимости в так называемой целостной концепции достижения личностной зрелости (maturity). Обоснуйте свой ответ примерами. 43. Охарактеризуйте второй этап «общественной победы», отражающий переход от независимости − к сознательной взаимозависимости в так называемой целостной концепции достижения личностной зрелости (maturity). Обоснуйте свой ответ примерами. 44. Разделяете ли вы с позицию С. Кови в отношении важности «борьба за второй квадрат» матрицы Эйзенхауэра, где «дела важные, но не срочные»), поскольку именно характерные для «второго квадрата» виды активности «делают человека человеком», раскрывая его внутренний потенциал, позволяя устанавливать прочные отношения и достигать важнейшие цели в своей жизни («результаты»)? Обоснуйте свой ответ примерами. 30 2 Время в деятельности менеджера и принципы его эффективного использования Изучив второй раздел, обучающийся должен: 1. знать: особенности и значение фактора времени; характеристику типичных ошибок современных руководителей; принципы эффективного использования рабочего времени; правила личной организованности и дисциплины как фактор рационализации трудового режима работы руководителя; методы учета и анализа использования времени руководителя; 2. уметь: применять методы учета и анализа использования времени руководителя; выявлять преимущества и недостатки методов учета и анализа использования времени руководителя; использовать принципы и правила для формирования эффективной системы управления временем; 3. владеть: терминологией и навыками диагностики типичных ошибок современных руководителей в распределении времени в личной и профессиональной деятельности; навыками применения методов учета и анализа использования времени руководителя; применения принципов и правил совершенствования индивидуальной системы управления временем. 2.1 Значение фактора времени Инвентаризация времени ключ к успешному самоменеджменту! Осознание «значения времени» требует установления приоритетов через «призму» своего отношения к деньгам. Известное изречение: «Время – деньги» может ввести в заблуждение. Придется выбрать, что для вас является наиболее приемлемым. Современный слоган ставит задачу выбора так: «Потратьте время, а не деньги». Время приравнено к деньгам? Тогда действует формула: «Время = деньги?». 31 Формула: «Время < деньги?» характеризует силу приоритета денег как более значимой для человека категории. Формула: «Время > деньги» характеризует силу приоритета времени как более значимой для человека категории? Целесообразно помнить народную мудрость о том, что «полезно учиться на чужих ошибках и выводах». Поэтому уместно вспомнить высказывания известных мыслителей разных времен и народов. Омар Хайям: «Не смешно ли весь век по копейке копить, если вечную жизнь все равно не купить. Эту жизнь тебе дали, мой милый, на время, постарайся же времени не упустить». Алан Лэкейн: «Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках свое время, держит в руках свою жизнь». Питер Друкер: «Время самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распорядиться ничем другим». Улърих Зиверт:«Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех или неудачу». Математический подсчет продолжительности трудовой жизни, представленный в материалах современных исследователей проблемы использования временного ресурса, сводится к 90000 часам (40 лет х 220 дней х 10 часов = 88000 часов), если ежедневное рабочее время считать 10 часов. Общая сумма рабочего и свободного времени составляет 200000 часов. Осознанно и правильно планировать свою жизнь, т.е. свое время целесообразно, опираясь на опыт предыдущих поколений. В частности, Альберт Энштейн писал: «Учитесь у вчера, живите сегодня, надейтесь на завтра. Главное – не прекращать задавать вопросы… Никогда не теряйте священной любознательности». В отношении вопроса времени жизни необходимо задавать себе вопросы, искать ответы, взвешенно распределять время и силы на то разное, что реально обогащает жизнь, делает ее полноценной и для вас, и для окружающих. 32 Находите время для работы, это условие успеха. Находите время для размышлений, это источник силы. Находите время для игры, это секрет молодости. Находите время для чтения, это основа знаний. Находите время для дружбы, это условие счастья. Находите время для мечты, это путь к звездам. Находите время для любви, это истинная радость жизни. Находите время для веселья, это музыка души. Комплексный взгляд на фактор времени как основу организации жизнедеятельности ставит задачу постоянного анализа и отслеживания затрат времени по принятым приоритетам. Анализ временных потерь может возникнуть на разных стадиях управленческой деятельности руководителя. Наиболее типичная структура потерь времени по стадиям процесса управления временем представлена в таблице 2.1. Таблица 2.1 Структура потерь времени по стадиям процесса управления временем Стадии Потери времени по стадиям в процессе деятельности руководителя 1 2 1 Стадия: постановка цели. Основные причины: размышления в процессе систематического обзора всех задач рабочего периода деятельности (дня, недели, декады, месяца и т.д.); не достаточно полное представление о взаимосвязи собственной работы с функционированием всего предприятия; большой разброс дел и событий, принятых к рассмотрению; чрезмерный диапазон прорабатываемых решений/событий, часто не связанных между собой проблем; необходимость значительного объема времени для проработки целеориентированного управления подчиненными, подготовку индивидуальных заданий; выработку критериев оценки и контроля исполнения заданий, их корректировку в соответствии с меняющимся курсом деятельности; 33 Продолжение таблицы 2.1 1 2 необходимость регулярной работы над собой: развитие управленческого видения, новых идей, углубления знаний, совершенствования навыков. 2 Стадия: планирование времени Причины: неадекватная оценка времени, которым приходится располагать; слабое «чувство времени», т.е. представление продолжительности процессов и дел, которые необходимо выполнить; недостаточно эффективное распределение бюджета времени по процессам, операциям, стадиям, процедурам; слабое знание и представление предкризисных, кризисных, посткризисных симптомов ситуаций и процессов; недостаточная готовность к возможным трудностям (кризисам) при выполнении работы; отсутствие практики резервирования времени для непредвиденных случаев, кризисов или помех; отсутствие (недостаточный опыт) в принятии мер против помех, чтобы не отрываться от своей основной работы; планирование большого числа деловых визитов или служебных командировок; отсутствие практики или не систематический характер ведения записей и учета сроков, задач и активности их решения в дневнике времени; 24 часовой график не о6еспечивает выполнение дел (слабое планирование). 3 Стадия: выработка решений Причины: отсутствие практики оценки предстоящей работы, т.е. стоит ли она затрат времени; недостаточно реальная оценка предстоящей работы; отсутствие практики установления приоритетность дел в зависимости от их важности; недостаточно эффективного установления приоритетность дел в зависимости от их важности; слабая чувствительность к оценке нужное количество времени в соответствии с их значением (важностью и срочностью) практика длительных телефонных разговоров; практика нерегламентированного приема посетителей или совещания, которые не 34 Продолжение таблицы 2.1 1 2 имеют серьезного значения; чрезмерная трата времени и внимания мелким незначительным делам; чрезмерная трата времени чисто рутинным занятиям; чрезмерная трата времени на детализирование информации для принятия решений или выполнении дел, зная при этом о необходимости выполнения более важных и срочных дел; чрезмерная трата времени в перерывах между выполнением отдельных дел. 4 Стадия: организация работы Причины: чрезмерная трата времени при проработке одной проблемы, как следствие, отдача становится все меньше; склонность все сделать самостоятельно, без делегирования; низкая обеспеченность сотрудниками, способных выполнить перепорученное; рабочий стол постоянно завален бумагами; слабое использование современных вспомогательных средств, которые могут облегчить мой труд; постоянный поиск решений/идей системного упрощения труда в моей сфере деятельности; регулярное повторение проблем в определенных рабочих ситуациях. 5 Стадия: начало работы Причины: отсутствие практики планирования дел предстоящего рабочего дня; привычка поболтать с коллегами, прежде чем приступить к работе; традиция начинать рабочий день с решения своих личных вопросов; традиция читать в начале дня газеты; традиция в начале каждого дела тратить определенное время для настроя; начинать каждое дело спонтанно, прежде чем его предварительно продумать; устоявшаяся практика основательной, и, следовательно, продолжительной по времени, подготовке моей трудовой активности; практика откладывать часто важные дела; устоявшаяся практика заниматься и трудными проблемами или задачами только в середине рабочего дня; устоявшаяся практика заниматься и трудными проблемами или задачами только в конце рабочего дня; 35 Продолжение таблицы 2.1 1 2 устоявшаяся практика откладывать ли я начатое дело, не доведя его до конца. 6 Стадия: составление распорядка дня Причины: слабое восприятие своего реального личного трудового ритма; слабое восприятие своего реального состояния/готовности к высокой производительности в работе (утром или вечером); игнорирование анализа соответствия распорядка собственного рабочего дня − ритму продуктивности; несоответствия распорядка собственного рабочего дня ритму продуктивности; поиск путей преодоления несоответствия распорядка собственного рабочего дня − ритму продуктивности; игнорирование несоответствия распорядка собственного рабочего дня ритму продуктивности; игнорирование планирования благоприятного времени для важнейших задач, чтобы в полной мере использовать мои производительные способности; устоявшаяся практика выполнения в часы своей высшей производительности рутинной работой, посторонними делами или не важными проблемами. 7 Стадия: обработка информации Причины: скрупулезный, и, следовательно, затратный по времени, выбор материалов для чтения с учетом его важности; «предварительный просмотр печатной информации, чтобы схватить главную мысль, и потом более глубокое рассмотрение важных мест публикации; устоявшаяся практика окончания телефонного разговора, непосредственной беседы или совещания, если всякое продолжение кажется бесполезным; устоявшаяся практика проверки цели разговора собеседников и свои собственные, чтобы исключить напрасную трату энергии и времени; устоявшаяся практика игнорирования проверки цели разговора собеседников и свои собственные, чтобы исключить напрасную трату энергии и времени; устоявшаяся практика анализа своей корреспонденции посредством простых или детализированных набросков; устоявшаяся практика игнорирования анализа своей корреспонденции посредством простых или детализированных набросков; устоявшаяся практика сохранять и заносить в специальную базу заметки, |