корабейников. И. Н. Корабейни ков, Н. Е. Рябикова мво науки и высш образования Рос. Федера ции, Федер гос бюджет образоват учреждение высш образования Оренбург гос унт
 Скачать 1.59 Mb.
|
|
Историческая справка. Пример осознанного отношения к жизни представлен в книге Даниила Гранина «Эта странная жизнь». Речь идет о жизнедеятельности ученого-биолога Александра Александровича Любищева, поставившем перед собой цель разработать периодическую систему биологических объектов, подобную периодической системе химических элементов Менделеева. Подсчитанное им количество времени, необходимое для достижения этой цели, оказалось существенно превосходящим среднюю продолжительность жизни человека. 53 Александр Александрович решил изыскивать резервы времени, для чего стал вести хронометраж своей деятельности, анализировать результаты хронометража, планировать свою работу. С 1916 г., когда Любищеву тогда было 26 лет, он начал вести ежегодный почасовой учет расходуемого времени. На протяжении 56 лет (Любищев умер в 1972 г. в возрасте 82 года) ученый ЕЖЕДНЕВНО записывал, сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько – на дополнительную, какие были еще работы, сколько времени потеряно и почему. Каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой баланс. Учитывалось только «чистое» время: без потерь на организацию, пустые заседания, пустые разговоры, ожидания и прочее. Точность учета – 10 минут. Следует еще раз подчеркнуть: учет велся ежедневно на протяжении 56 лет. Любищев умел использовать даже «трамвайное время»: у него всегда был запас книг карманного формата для чтения в дороге. Были книги для командировок и поездок ( в отдельный период жизни Любищев много разъезжал)[24]. Не пытайтесь компьютеризировать этот этап ведения хронометража. Использование специальных программ учета времени усложнит процесс и накрепко привяжет вас к компьютеру. Основная часть записей в этом случае делается по памяти, информация теряется, а точность и правдивость данных хронометража резко снижаются. Способы ведения учета времени: 1-й способ. Самый простой – фиксируем начало и окончание любого дела. С него стоит начинать, когда еще не выработалась привычка записывать все расходы времени в течение дня. 2-й способ. Фиксируем не только начало и окончание любого дела, но и его продолжительность. Этот способ стоит применять, когда уже выработалась привычка останавливаться и анализировать свою деятельность в течение дня. 3-й способ. Можно оценивать любое дело не только количественно – по затраченному на него времени, но и качественно, учитывая свое эмоциональное отношение к данному виду работы, дополнительные условия, примечания и более подробную информацию, дающие представление о рациональности произведенных 54 временных затрат. Это поможет определить, насколько эффективно расходуется время, а также выявить свои индивидуальные поглотители и то количество часов, которое они у вас «похищают». 4-й способ. Можно оценить только результаты дня (недели, года). Используя шкалу значимости результатов. Итак: результат (количество времени на его получение с учетом подготовки), за вычетом времени на бытовые надобности, сон, отдых. Отдельное время на мотивацию себя к активности. Есть смысл измерить усилия и затраты времени по этим составляющим. Принимая во внимание, что набор поглотителей времени везде разный требуется еще время на выбор метода их устранения. При этом эмоциональное недовольство также отнимает время и силы. Поэтому целесообразно концентрировать внимание только на результатах Может быть смысл не в том, чтобы посчитать затраты времени, а в том, чтобы, оценивая свою жизнедеятельность в малых, средних, крупных результатах. Рекомендация: просто записывать сделанное или вычеркивать из списка запланированных дел. Попробуем представить изложенные выше рассуждения в виде формул. Формула для подсчета времени, потраченного неэффективно «Время брутто»- «Время нетто» = количество нерационального использования времени Формула для расчета коэффициента полезного использования времени «Время нетто»/ «Время брутто» = коэффициент полезного использования времени Техника сокращенного хронометража Она применяется в том случае, когда у вас уже сформировалось внутреннее «чувство времени» и выработалась устойчивая привычка вести его учет. При сокращенном варианте ведения хронометража нет необходимости учитывать затраты времени на все ежедневные дела и задачи. Учет ведется только по определенным показателям (от одного до трех) в течение периода, необходимого для их изменения до желаемого результата. При этом все шаги ведения хронометража остаются неизменными. 55 Метод простой письменной фиксации и фокусировки сознания на проблеме, лежащий в основе хронометража, хорошо известен в психологии. Один из принципов работы с проблемными ситуациями гласит: «Если хочешь, чтобы проблема была решена, – нарисуй ее и просто фиксируй все, что с ней происходит». Особенность человеческой психики такова, что, как только мы фокусируем на чем- либо свое внимание, ситуация сама начинает меняться в желаемую сторону. При этом важным условием положительного результата является регулярность: нужно отслеживать изменения до тех пор, пока желаемое состояние не будет достигнуто. Это же правило относится и к технике хронометража. Мы не пытаемся ничего насильно изменить. Мы просто фиксируем и наблюдаем, не прилагая никаких усилий к изменению ситуации. Самое главное здесь – не торопиться, и результат будет достигнут. Вот что рассказал о своем опыте ведения хронометража в статье «О системе Любищева» Г. С. Альтшуллер. Применение различных методов учета использования времени руководителя позволяет сформировать необходимую базу данных для совершенствования режима работы руководителя и руководимого им коллектива. Контрольные вопросы 1. Обоснуйте суть понятия «фактора времени как невосполнимого ресурса». Какие свойства временного ресурса это раскрывают? Каким образом осознание «фактора времени как невосполнимого ресурса» может обеспечить эффективность использования рабочего времени в деятельности человека, руководителя, работника? 2. Обоснуйте необходимость тайм-менеджмента как науки управления временем, которая предлагает разнообразные техники и приемы, позволяющие распределять его более рационально и с большей вероятность достигать поставленных целей. 3. Какой приоритет человека в жизни характеризует формула: «Время > деньги»? Обоснуйте свой ответ примерами. 56 4. Какой приоритет человека в жизни характеризует формула: «Время < деньги»? Обоснуйте свой ответ примерами. 5. Кто из известных философов и исследователей является автором высказывания: «Не смешно ли весь век по копейке копить, если вечную жизнь все времени не упустить»? 6. Кто из известных философов и исследователей является автором высказывания: «Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках свое время, держит в руках свою жизнь»? 7. Кто из известных философов и исследователей является автором высказывания: «Время − самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распорядиться ничем другим»? 8. Кто из известных философов и исследователей является автором высказывания: «Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех или неудачу». 9. Какое значение для построения эффективного тайм-менеджмента могут иметь высказывания Альберта Энштейна: «Учитесь у вчера, живите сегодня, надейтесь на завтра»? Разъясните свою позицию, приведите примеры. 10. Перечислите потери времени на стадии «постановка целей». Расставьте приоритеты по причинам. Объясните свою позицию. 11. Перечислите потери времени на стадии «планирование времени по целям». Расставьте приоритеты по причинам. Объясните свою позицию. 12. Перечислите потери времени на стадии «выработка решений». Расставьте приоритеты по причинам. Объясните свою позицию. 13. Перечислите потери времени на стадии «организация работы». Расставьте приоритеты по причинам. Объясните свою позицию. 14. Перечислите потери времени на стадии «начало работы». Расставьте приоритеты по причинам. Объясните свою позицию. 57 15. Перечислите потери времени на стадии «обработка информации». Расставьте приоритеты по причинам. Объясните свою позицию. 16. Охарактеризуйте основное правило планирования времени (запланированное время, непредвиденная активность; спонтанная активность), необходимость его соблюдения для обеспечения эффективного тайм-менеджмента. 17. Как сказывается на эффективности тайм-менеджмента перенос принятия решения проблемы на завтра? Обоснуйте свой ответ примерами. 18. Как сказывается на эффективности тайм-менеджмента выполнение работы не до конца? Обоснуйте свой ответ примерами. 19. Как сказывается на эффективности тайм-менеджмента стремление сделать все сразу? Чем обусловлено такое стремление? Обоснуйте свой ответ примерами. 20. Как сказывается на эффективности тайм-менеджмента стремление сделать все самому? Чем обусловлено такое стремление? Обоснуйте свой ответ примерами. 21. Что следует понимать под так называемым «Абстрактным стилем принятия решений»? В каких ситуациях «абстрактный стиль мышления и принятия решений» можно считать оптимальным подходом к управлению? В каких случаях «абстрактный стиль мышления и принятия решений» − враг успеха? Объясните свой ответ. 22. Что следует понимать под так называемым «шаблонным мышлением»? В каких ситуациях «шаблонное мышление» можно считать оптимальным подходом к управлению? В каких случаях «шаблонное мышление» - враг успеха? Объясните свой ответ. 23. В чем состоит опасность практики превышения численности решений для планируемого периода и возможностей их реализации? Приведите примеры в подтверждение своей позиции. 24. В чем состоит опасность работы по принципу: «подгоним в рабочем режиме». Приведите примеры в подтверждение своей позиции. 58 25. Как влияет на эффективность тайм-менеджмента слабая проработка решений из-за динамичности режима деятельности? Обоснуйте свой ответ примерами. 26. Как влияет на эффективность тайм-менеджмента неумение правильно разграничить функции между подчиненными. Обоснуйте свой ответ. 27. Охарактеризуйте основной перечень «поглотителей времени», выделяемый Л. Зайвертом. Проранжируйте их с позиции значимости. Обоснуйте свою позицию. 28. Чем обусловлена значимость принципа планирования рабочего времени «60 к 40»? Обоснуйте на примерах. 29. Почему необходимо строить деятельность с использованием принципа отслеживания «дневных помех»? Обоснуйте примерами. 30. Какую роль в построении эффективного тайм-менеджмента играет принцип хронометража деятельности? Приведите примеры последствий игнорирования возможностей хронометража как эффективного инструмента. 31. В чем состоят преимущества и недостатки принципа структуризации целей, задач, проблем применительно к формированию системы тайм-менеджмента? Приведите примеры в подтверждение своей позиции. 32. Что следует относить к правилам личной организованности и самодисциплины? С чем вы согласны и не согласны? Охарактеризуйте свой ответ. 33. Какую роль в обеспечении эффективной системы тайм-менеджмента призваны играть рациональные балансы рабочего времени линейных ИТР? 34. Зачем нужен контрольный лист оценки подготовки и проведения совещания? 35. Как «работает» матрица самооценки работоспособности менеджера? В чем ее значимость, преимущества, недостатки? 36. Представьте схему самооценки влияния поведения руководителя на репутацию. В чем смысл деятельности по данной схеме? В чем опасность игнорирования такой самооценки? Обоснуйте. 59 37. Представьте схему самоконтроля результатов деятельности менеджера за год, месяц. В чем смысл деятельности по данной схеме? В чем опасность игнорирования такого самоконтроля? Обоснуйте. 38. Представьте схему самоконтроля деятельности менеджера за день, неделю. В чем смысл деятельности по данной схеме? В чем опасность игнорирования такого самоконтроля? Обоснуйте. 39. В чем смысл анализа данных возможностями матрицы анализа основных «поглотителей» времени? Преимущества? Недостатки? Пакет «готовых решений»? 40. Как «работает» матрица самооценки качества делегирования полномочий? В чем ее значимость, преимущества, недостатки? 41. Как «работает» матрица оценки качества публичного выступления? В чем ее значимость, преимущества, недостатки? 42. В чем особенности и значимость применения балансового метода анализа в тайм-менеджменте как процесса установления необходимых соотношений, пропорций распределения ресурсов, в том числе времени по процессам в деятельности руководителя? 43. Перечислите основные правила начала рабочего дня. В чем суть соблюдения рекомендуемой последовательности осуществления правил? Какие последствия возможны при нарушении рекомендуемой последовательности? 44. Перечислите основные правила завершения рабочего дня. В чем суть соблюдения рекомендуемой последовательности осуществления правил? Какие последствия возможны при нарушении рекомендуемой последовательности? 45. Какие факторы внешнего окружения влияют на эффективность планирования личного/рабочего времени руководителя? Охарактеризуйте наиболее значимые факторы, постройте ранжир по степени их влияния на эффективность планирования рабочего времени руководителя. 60 3 Тайм-менеджмент как важный инструмент организационного развития. Виды тайм-менеджмента Изучив третий раздел, обучающийся должен: 1. знать: сущность и содержание понятий «личный тайм-менеджмент», «корпоративный тайм-менеджмент», «социальный тайм-менеджмент»; «корпоративная культура», «корпоративная эффективность»; виды тайм- менеджмента; условия логики внедрения корпоративного тайм-менеджмента; понятие и параметры формирования корпоративного стандарта организации времени персонала; параметры готовности персонала к изменениям; возможности снижения негативных моментов в процессе реализации нововведений; факторы формирования тайм-менеджмента в системе управления организацией; 2. уметь: организовывать личный, социальный и корпоративный тайм- менеджмент; идентифицировать тайм-менеджмент как основу изменений в системе управления организацией; обеспечивать эффективность личного, социального и корпоративного тайм-менеджмента; формировать и увязывать параметры корпоративной культуры и тайм-менеджмента; выстраивать логику внедрения корпоративного тайм-менеджмента; формировать параметры корпоративного стандарта организации времени персонала; формировать параметры готовности персонала к изменениям; использовать возможности снижения негативных моментов в процессе реализации нововведений; 3. владеть: терминологией и навыками диагностики факторов / условий, определяющих тайм-менеджмент как основу изменений в системе управления организацией; алгоритмом построения и применения личного, социального и корпоративного тайм-менеджмента; алгоритмом внедрения корпоративного тайм- менеджмента; технологией организации корпоративного стандарта организации времени персонала; снижения негативных моментов в процессе реализации нововведений. 61 3.1 Личный тайм-менеджмент и корпоративная эффективность Личная эффективность − ключевое понятие тайм-менеджмента: она тем выше, чем более четкие цели мы перед собой ставим, чем осмысленнее и организованнее относимся к использованию своего времени. Личная эффективность − использование человеком своего времени для достижения поставленных целей; рассматривается в контексте всей жизни, без привязки к конкретному месту работы или сфере деятельности. Говоря о корпоративном тайм-менеджменте, очевидно, что нужен иной угол зрения на вопросы личной эффективности в организации времени. Необходимо учитывать контекст работы, специфику сферы деятельности, особенности конкретной компании, поэтому необходимо ввести новое понятие персональной эффективности. Персональная эффективность − личная эффективность человека как сотрудника конкретной организации, обусловленная его собственными усилиями и навыками самоорганизации. Таким образом, персональная эффективность - это личная эффективность человека плюс контекст конкретной сферы деятельности. Как правило, применение либо неприменение технологий тайм-менеджмента оставлялось руководством организации на собственное усмотрение сотрудника. Поэтому в научном менеджменте сравнительно редко затрагивались вопросы самоменеджмента и персональной организации труда. Классики научного менеджмента, например, Ф. У. Тейлор, впервые поставили вопрос о централизованном внедрении технологий персональной организации труда, рассматривая при этом в основном физический труд. В 20-е годы XX в. директор Центрального Института Труда А. К. Гастев механистическому подходу в таком внедрении «сверху» противопоставил идею «организационно-трудовой бациллы», побуждающей сотрудника организации самостоятельно совершенствовать рабочие процессы. Председатель Лиги «Время» 62 П. М. Керженцев с общей организации труда перенес акцент на время, стал рассматривать его как один из важнейших ресурсов организации и сотрудника. Наконец, классик западной теории менеджмента П. Друкер, обратив внимание на сложность управления творческим и управленческим трудом «сверху» без задействования самостоятельной инициативы сотрудника, обозначил задачу повышения эффективности управленческого и творческого труда как ключевую для менеджмента в XXI в. Таким образом, в истории вопроса об управлении временем сотрудника организации можно выделить две основные ветви исследований: классический тайм-менеджмент и направления общего менеджмента, так или иначе затрагивающие вопросы персональной организации труда. Эти ветви в ходе развития сближаются, что делает закономерным постановку вопроса о разработке методов встраивания тайм-менеджмента в корпоративный менеджмент. Корпоративный тайм-менеджмент – совокупность технологий «встраивания» методов тайм-менеджмента в систему управления организацией. Таким образом, если корпоративный менеджмент − путь «сверху вниз», от построения системы к эффективности входящих в нее элементов, в частности, эффективному использованию времени сотрудника, то личный тайм-менеджмент − путь «снизу вверх», от персональной эффективности сотрудников к повышению эффективности подразделения или организации. |