корабейников. И. Н. Корабейни ков, Н. Е. Рябикова мво науки и высш образования Рос. Федера ции, Федер гос бюджет образоват учреждение высш образования Оренбург гос унт
 Скачать 1.59 Mb.
|
|
3.2 Тайм-менеджмент как важный инструмент организационного развития. Виды тайм-менеджмента На первый взгляд организация личного времени сотрудников − далеко не те 20 % возможных мероприятий, которые дадут 80 % прироста эффективности фирмы. Действительно, доля фонда оплаты труда в обороте предприятия в нашей стране сравнительно мала, даже в интеллектоемких отраслях. При этом в большинстве случаев еще не использованы другие способы повышения эффективности – налаживание элементарного регулярного менеджмента, разработка корпоративной 63 стратегии и т. д. Таким образом, складывается впечатление, что тайм-менеджмент нужно внедрять в последнюю очередь – когда будут исчерпаны другие резервы эффективности. Такой взгляд на тайм-менеджмент справедлив, если считать его исключительно инструментом повышения эффективности. Тайм-менеджмент может быть также инструментом организационного развития, изменения корпоративной культуры, готовящего почву для других преобразований и облегчающего их осуществление. Существует область управленческих технологий, непосредственно связанных с управлением временем фирмы, которые касаются в первую очередь систем управления. Если изобразить отдельного работника небольшим квадратом внутри большого квадрата – фирмы, то эта «сюжетная линия» будет изображена заштрихованным внешним квадратом при нетронутом внутреннем. Здесь основное внимание уделяется организации работы системы в целом, а эффективное использование времени каждого отдельного работника становится следствием правильно выстроенной системы. В наше время за это направление «отвечают» реинжиниринг бизнес-процессов, проектный менеджмент, тотальное управление качеством и т. п. Все это – технологии «управления временем фирмы». Вторая «сюжетная линия» в корпоративном управлении временем говорит об организации личной работы, которую человек осуществляет по собственному почину, не желая тратить напрасно невозобновимые ресурсы своего времени, а в конечном итоге – своей жизни. Итак, «корпоративных тайм-менеджментов», как выясняется, есть как минимум два очень разных вида. Его значение не ограничивается повышением эффективности свободных, принимающих решения, самостоятельно организующих свою деятельность работников. «Личный» тайм-менеджмент благодаря своим глубоким и не очевидным на первый взгляд свойствам оказывается достаточно сильным двигателем не только личной, но и корпоративной эффективности. 64 3.3 Тайм-менеджмент и корпоративная культура Корпоративная культура представляет собой систему ценностей, которая характерна для этой организации. Менеджеры по персоналу проводят регулярные занятия с сотрудниками компании, цель которых – довести ценности, символы корпоративной культуры до каждого работающего. Информацию о корпоративной культуре организации можно получить в консалтинговой компании, а также на домашней странице компании в Интернете под рубрикой «Наши ценности» или «Корпоративная культура» и т. п. Зная корпоративную культуру компании, можно эффективно строить свою линию на переговорах, увязывая свои аргументы с теми ценностями, которые компания-партнер официально объявляет, как свои корпоративные ценности. Если информация о корпоративной культуре партнера трудно доступна, придерживайтесь общечеловеческих ценностей: забота о сотрудниках, защита окружающей среды, меценатская деятельность. Тайм-менеджмент в организации влияет на ее корпоративную культуру. В структуре корпоративного тайм-менеджмента выделяется несколько логических уровней: язык, общий глоссарий терминов тайм-менеджмента; командные договоренности, устные либо формализованные письменно; регламенты – корпоративные стандарты, соблюдение которых подкреплено формальными стимулами; «инструменты», воплощающие в себе регламенты или договоренности. 3.4 Логика внедрения корпоративного тайм-менеджмента Необходимость управлять личным временем – аксиома для современного менеджера. Освоив «искусство успевать», руководители задумываются, как передать его подчиненным, как с помощью тайм-менеджмента повысить эффективность всей фирмы. Корпоративный тайм-менеджмент предлагает взаимодополняющий подход: «От личного времени сотрудников – к самостоятельной оптимизации ими бизнес- процессов». Хотя личное время сотрудника и «продано» работодателю, оно 65 продолжает оставаться единственным невосполнимым ресурсом человека. Увидев потери этого ресурса из-за окружающего беспорядка, сотрудник сам начинает совершенствовать бизнес-процессы. Причем зачастую такая оптимизация снизу более эффективна, чем традиционная оптимизация сверху. Этот процесс движения от личного к корпоративному тайм-менеджменту классик научной организации труда Алексей Гастев назвал «бациллой эффективности». Типична следующая логика распространения «тайм-менеджерской бациллы» в компании: освоение тайм-менеджмента первым лицом; передача руководителем опыта и навыков применения инструментов тайм-менеджмента на практике коллективу сотрудников; целевое обучение сотрудников положениям тайм- менеджмента; внедрение корпоративных ТМ-стандартов. Внедрение «бациллы эффективности» в трудовые процессы коллектива А.Гастев характеризовал через последовательное осуществление следующих этапов. Этапы: 1 «Посев». Основная задача данного этапа - вызвать у сотрудников и коллег свободную заинтересованность темой организации времени. Способы: 2 «Мотивация через ценности». Объяснение и предъявление сотруднику, в чем его личный интерес грамотно распоряжаться его личным ресурсом времени. 3 «Делай как я». Самый сильный прием на этом этапе - личный пример руководителя с явно видными внешними позитивными результатами. Еще один способ - грамотно донести до сотрудников, коллег, вышестоящего руководства идеи тайм-менеджмента. 4 «Мотив». Создавайте мотивацию для использования навыков и знаний тайм- менеджмента в реальной практике сотрудников. Один из способов на этом этапе - введение количественных показателей, делающих время подразделения, отдела осязаемым ресурсом и позволяющее отслеживать изменения в процессе применения инструментов тайм-менеджмента. 66 3.5 Корпоративный стандарт организации времени персонала, формирование готовности персонала к изменениям, снижение негативных моментов в процессе реализации нововведений В XX веке менеджмент в совершенстве овладел искусством повышения эффективности физического труда. Задача менеджмента в XXI веке – научиться управлять эффективностью управленческого и творческого труда. Отчасти эту задачу решает тайм-менеджмент (управление временем, организация времени). Проблема в том, что классические технологии управления личным временем разрабатывались для свободного применения людьми, уже мотивированными на повышение личной эффективности. Классические пособия по тайм-менеджменту не содержат информации о том, как оптимально «встроить» предлагаемые методы в систему управления фирмой, далеко не все сотрудники которой имеют четкие жизненные цели и мотивацию на их достижение с помощью инструментов управления временем. Корпоративный стандарт призван регулировать отношения «по вертикали», причем как от начальника к подчиненному, так и в обратную сторону. Причем направление «снизу вверх» здесь представляется наиболее интересным. Для того, чтобы «построить» подчиненных оптимальным образом, у руководителя есть все необходимые инструменты; а вот предложить руководителю новые схемы его деятельности, которые могут повысить эффективность подразделения, подчиненному бывает не так просто. Существует несколько способов внедрения корпоративных стандартов: 1 Язык, глоссарий тайм-менеджмента − система понятий, используемых в организации деятельности. Слова «срочность», «важность» и аналогичные им могут пониматься совершенно по-разному. Для одного подразделения «важная задача» означает «имеющая серьезные финансовые последствия», для другого − «поставленная руководителем высокого уровня». В идеале термины, относящиеся к планированию времени, в компании должны быть прописаны. 67 2 Договоренности − общие правила хорошего тона в отношении времени. Например, система флажков, когда красный флажок на столе означает «занят» и предполагает, что сотрудника не следует отрывать от работы, кроме неотложных вопросов. 3 Регламенты − договоренности, исполнение которых подкреплено санкциями. Например, получивший e-mail без заполненного поля «Тема» имеет право стереть его, не читая − вся ответственность на отправителе. 4 Вещи, инструменты − доски планирования, готовые пустографки, бланки, схемы движения документов, другая справочная информация и т.п., «воплощающие» грамотные техники работы. В идеале корпоративные стандарты должны воплощаться только в «вещах», поскольку любое письменное правило работает гораздо хуже, чем то же самое правило, воплощенное в некотором инструменте. Но не все методы управления временем − новинка. Зачастую актуальные сегодня методы − это отголоски хорошо забытых советских приемов. Они используются не только при управлении временем сотрудников, но и для иных целей. К таким относится «фотография рабочего дня», когда отслеживается время, которое необходимо сотруднику для совершения той или иной операции. Обычно эти методы применяются в головных офисах структур, разрабатывающих стандарты качества обслуживания клиентов. Таким образом, корпоративные стандарты тайм-менеджмента помогают наиболее эффективно использовать рабочее время сотрудников, повышают их уровень организованности и ответственности, способствуют улучшению корпоративной культуры организации. 3.6 Место тайм-менеджмента в системе управления организацией В последние годы все большее количество организаций осознают потребность в централизованном корпоративном внедрении технологий тайм-менеджмента. Эта потребность обусловлена следующими факторами: 68 Растущие темпы изменений среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы. Особенно это актуально для мультипроектной деятельности, а также при большом количестве внешних запросов (от клиентов, поставщиков, субподрядчиков и т.п.), обращенных непосредственно к сотруднику и требующих от него самостоятельной расстановки приоритетов (без обращения к непосредственному руководителю) в условиях ограниченных ресурсов времени. Возрастает удельный вес нематериальных активов в стоимости организации; «ключевые компетенты» и эффективность их работы становятся основным фактором успешности все большего числа компаний. При этом крайне затруднен внешний контроль за деятельностью сотрудника, имеющей творческий характер, но повышается актуальность самостоятельной организации таким сотрудником своей работы. Для организаций становятся нормой, а не редким исключением, постоянные существенные изменения деятельности - разработка новых продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления. Для топ- менеджеров и специалистов организации, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться. Указанная потребность современных организаций в централизованном корпоративном внедрении тайм-менеджмента обусловила необходимость определить место технологий тайм-менеджмента в системе управления организацией, и соответственно, место тайм-менеджмента как научно-практической дисциплины в общем менеджменте. Контрольные вопросы 69 1. Обоснуйте суть, значение и особенности понятия «личный тайм- менеджмент». 2. Охарактеризуйте основные правила формирования личного тайм- менеджмента. 3. В каких случаях личный тайм-менеджмент можно считать фактором саморавития и самосовершенствования? 4. Обоснуйте, что значит «располагая своим информационным капиталом и опытом, разрабатывать свою систему использования времени и организации трудовой деятельности. 5. В чем состоит суть, значение и особенности профессионального (ролевого) тайм-менеджмента? 6. Соблюдение каких правил предполагает эффективный профессионального (ролевого) тайм-менеджмента? 7. Обоснуйте с помощью примеров особенности профессионального (ролевого) тайм-менеджмента с позиции С. Калинина: «Профессиональный (ролевой) тайм-менеджмент – это 50% психология трудовой деятельности и 50% - методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ». 8. Какие аспекты межличностных отношений раскрывает социальный (корпоративный) тайм-менеджмент? Приведите примеры. 9. Какие аспекты совместного управления нескольких участников сообщества как инструмента оптимизации процессов взаимодействия раскрывает социальный (корпоративный) тайм-менеджмент? Разъясните свою позицию, приведите примеры. 10. В чем состоит роль социального (корпоративного) тайм-менеджмента как основы изменений в организациях в условиях нестабильности мировой экономики и конъюнктуры рынка; постоянной потребности в изменениях и инновациях? Объясните свой ответ примерами. 11. В чем состоят особенности принципа планирования фактора времени? Перечислите положительные и отрицательные условия реализации принципа планирования времени. Приведите примеры. 70 12. В чем состоят особенности принципа формирования образа результата в конкретные цели и задачи при использовании фактора времени? Объясните свою позицию на примерах. 13. В чем состоят особенности принципа фиксации плана действий в структуре фактора времени? Объясните свою позицию в отношении необходимости отражения последовательности действий в письменной форме. 14. В чем состоят особенности принципа расстановки приоритетов при распределении ресурсов времени? Какие методы, на ваш взгляд, являются наиболее продуктивными? Объясните свою позицию. 15. В чем состоят особенности принципа фокусирования на главном в стремлении обеспечить высокую эффективность использования фактора времени? Объясните свою позицию. 16. Каковы могут быть последствия игнорирования принципа планирования фактора времени? Приведите примеры в подтверждение своей позиции. 17. Каковы могут быть последствия игнорирования принципа формирования образа результата в конкретные цели и задачи при использовании фактора времени? Объясните свою позицию на примерах. 18. Каковы могут быть последствия игнорирования принципа фиксации плана действий в структуре фактора времени? Приведите характеристики типичных ситуаций − последствий. 19. Каковы могут быть последствия игнорирования принципа расстановки приоритетов при распределении ресурсов времени? Приведите примеры в подтверждение своей позиции. 20. Каковы могут быть последствия игнорирования принципа фокусирования на главном в стремлении обеспечить высокую эффективность использования фактора времени? Объясните свою позицию на примерах. 21. Что, по вашему мнению, включает в себя «грамотный и системный тайм- менеджмент»? Приведите сравнительные характеристики ситуаций. 71 22. Обоснуйте суть и значение корпоративной культуры как инструмента структурного развития компаний через стимулирование инноваций и управление изменениями. 23. Каким образом связаны корпоративная культура и тайм-менеджмент современной организации? 24. Обоснуйте роль корпоративной культуры в позиционировании философии компании в условиях современного мира бизнеса и развития общества. Приведите примеры. 25. Обоснуйте роль корпоративной культуры в сокращении расходов компании, в том числе на подбор персонала. Приведите примеры. 26. Обоснуйте суть и значение корпоративной культуры как системы ценностей и методов управления в построении эффективной системы тайм- менеджмента компании. 27. Что подразумевается под словом «срочно» в процедурах тайм- менеджмента? Приведите примеры. 28. Каким образом оценивается корпоративная культура, если в организации действует алгоритм взаимодействия: «зайди ко мне»? В чем преимущества и недостатки такого подхода к построению коммуникаций? 29. Охарактеризуйте основные шаги алгоритма выявления временных потерь отдельного работника, структурного подразделения, компании в целом. С какими проблемами приходится сталкиваться в этом процессе? 30. Охарактеризуйте основные стадии алгоритма определения, сколько времени требует выполнение тех или иных дел? 31. Какие факторы и условия стимулируют или ограничивают работоспособность и, как следствие, снижение эффективности использования рабочего времени? Приведите примеры. 32. По каким параметрам целесообразно вести учет рабочего времени руководителя? Что значит «вести достоверный учет времени»? Как вы оцениваете охват внимаем широкий круг вопросов, касающихся анализа «узких мест» в профессиональной деятельности? 72 33. По каким параметрам целесообразно вести учет рабочего времени специалиста? Что значит «вести достоверный учет времени»? Как вы оцениваете охват внимаем широкий круг вопросов, касающихся анализа «узких мест» в профессиональной деятельности? 34. По каким параметрам целесообразно вести учет рабочего времени рабочего? Что значит «вести достоверный учет времени»? Как вы оцениваете охват внимаем широкий круг вопросов, касающихся анализа «узких мест» в профессиональной деятельности? 35. В чем суть и особенности долгосрочного планирования / структуризации рабочего времени? Приведите примеры. 36. В чем суть и особенности среднесрочного планирования / структуризации рабочего времени? Приведите примеры. 37. В чем суть и особенности краткосрочного планирования / структуризации рабочего времени? Приведите примеры. 38. Что следует понимать под рационализацией использования рабочего времени? Приведите примеры. 39. В чем состоит роль делегирования в рационализации использования рабочего времени руководителя? Обоснуйте свой ответ примерами. 40. Охарактеризуйте основные составляющие Вашего алгоритма рационализации процессов осуществления работы. В чем состоят особенности построения алгоритма? Какие принципы являются его основой? Обоснуйте. 41. Обоснуйте на примерах, почему выработка корпоративных стандартов передачи информации может позволить сократить время, которое теряется в процессе обработки полученной информации? 42. Какие термины и понятия должны составлять основу корпоративных стандартов? Почему? 43. Охарактеризуйте перечень параметров, по которым необходимо собирать информацию о событии, явлении, фактах или предмете исследования, и которые, в конечном счете, обеспечивают соответствие «требованиям полноты информации». 73 44. Какие факторы и условия формируют в организации явление «безвозвратной утраты наработок конкретного работника / коллектива из-за организационного или информационного беспорядка – отсутствия должностных инструкций, грамотного корпоративного планирования и пр. 45. Каким образом симбиоз корпоративной культуры и тайм-менеджмента может обеспечивать эффективное управление проектами? Приведите примеры. 46. Каким образом симбиоз корпоративной культуры и тайм-менеджмента может обеспечивать формирование эффективной информационной системы организации? Приведите примеры. 47. Каким образом симбиоз корпоративной культуры и тайм-менеджмента может обеспечивать формирование эффективной системы менеджмента качества? Приведите примеры. 48. Какие меры в организации способствуют формированию и развитию корпоративной системы тайм-менеджмента? По каким принципам должна строиться корпоративная система тайм-менеджмента? Какие инструменты позволяют наилучшим образом решать проблемы формированию и развитию корпоративной системы тайм-менеджмента? 49. В чем состоим суть и значение «принципа земледельца» в процессе внедрения корпоративного тайм-менеджмента? Охарактеризуйте действие принципа примерами. 50. В чем состоим суть и значение принципа формирования «Центра кристаллизации нововведений» в организации эффективного тайм-менеджмента? Охарактеризуйте действие принципа примерами. 51. Что, на ваш взгляд, кроме «пилотной группы», «командной работы» и «форм демонстрации действий по новой схеме» может быть использовано при создании «Центра кристаллизации нововведений»? Приведите примеры в подтверждение своей позиции. 52. В чем состоит полезность создания «пилотной группы» для «обкатки» осваиваемых технологий тайм-менеджмента перед массовым внедрением в деятельность компании во подразделениях? Обоснуйте на примерах. 74 53. Какими действиями, на ваш взгляд, гарантированно обеспечивается системный эффект командной работы? Охарактеризуйте свой ответ примерами. 54. В чем, на ваш взгляд, состоит полезность принципа «свобода самостоятельности» как возможности распоряжаться собственным временем? Охарактеризуйте преимущества подхода «Свобода самостоятельности». Обоснуйте примерами. 55. В каких случаях целесообразно применять подход организации своего времени, основанный на самостоятельном выборе инструментов рационализации рабочего времени? Приведите примеры в подтверждение своей позиции. 56. В каких случаях целесообразно применять подход организации своего времени, основанный на условии невмешательства в развитие идей тайм- менеджмента? Обоснуйте свой ответ примерами. 57. Почему личной эффективностью сотрудников необходимо управлять? 58. Обоснуйте утверждение: «Сущность любого управления и координации – создание предсказуемости с помощью некоторых правил, стандартов, планов, целей. 60. Благодаря использованию каких инструментов , разрабатываемых в рамках системы менеджмента качества по стандартам ISO, корпоративный тайм-стандарт может воплощаться в формальных регламентах? 61. Какую роль в формировании корпоративного тайм-стандарта играет система сбалансированных показателей? 62. Что понимается под личным (персональным) тайм-менеджментом? 63. Под влиянием каких факторов и условий может обеспечиваться баланс между свободой и принуждением в тайм-стандарте? 64. Какие аспекты корпоративного вмешательства являются наиболее значимыми в построении эффективных тайм-стандартов? 65. В чем состоят особенности т.н. командного тайм-менеджмента? 66. Что означает «взаимодействие по горизонтали»? 67. Посредством каких инструментов тайм-менеджмента обеспечивается эффективное «взаимодействие сотрудников»? 75 68. Посредством каких инструментов тайм-менеджмента обеспечивается согласование индивидуальных целей, планов, приоритетов в системе тайм- менеджмента? Приведите примеры в подтверждение своей позиции. 69. Какими инструментами тайм-менеджмента обеспечивается «корпоративное регулирование управление рабочим временем»? 70. Объясните, какую роль в тайм-менеджменте может играть т.н. механизм идентификации процессов, операций, процедур, эталонов, поведения и пр.? Обоснуйте свой ответ примерами. 71. Объясните, какую роль в тайм-менеджменте может играть т.н. механизм выработки ценностей, целевых ориентаций в построении индивидуального тайм- менеджмента, корпоративного тайм-менеджмента, эффективной системы нововведений тайм-менеджмента? 72. Объясните, какую роль в тайм-менеджменте может играть эмотивный механизм как сбалансированная оценка нововведений (удовлетворенность или не удовлетворенность нововведениями)? 73. Объясните, на сколько эффективно использование в тайм-менеджменте механизмов выработки способов рационального использования времени, подходов решения проблем применительно к сложившейся ситуации? 74. В чем состоят особенности применения в тайм-менеджменте диагностических методов исследования, принятия решений? 75. В чем состоят особенности применения развивающих методов исследования, принятия решений? 76. В чем состоят особенности применения тонизирующих методов поддержки, одобрения, участия, а в стрессовых ситуациях – сдерживающих развитие негативной мотивации, в частности, как следствие нововведения в форме давления на отдельного работника (личный тайм-менеджмент), на коллектив (корпоративный тайм-менеджмент). |