корабейников. И. Н. Корабейни ков, Н. Е. Рябикова мво науки и высш образования Рос. Федера ции, Федер гос бюджет образоват учреждение высш образования Оренбург гос унт
 Скачать 1.59 Mb.
|
|
4.4 Влияние тайм-менеджмента на качество принимаемых управленческих решений Прежде чем приступать к применению тайм-менеджмента, руководитель должен обеспечить эффективность своей работы. Составляющими эффективности руководителя высшего звена являются: - делегирование полномочий; - система контроля поручений; - секретариат руководителя высшего звена. Персональная эффективность руководителя и максимально результативное использование его времени — это всего на 30% вопрос личной организованности и на 70% - вопрос грамотного делегирования полномочий. Руководитель должен знать, чем занят каждый сотрудник, в тот или иной момент времени. Организация времени по принятию и разработке управленческих решений проходит двумя путями: 1) выбор первоочередных больших задач и дел; 2) разбиение больших задач на более мелкие и принятие маленьких решений. В первую очередь нужно расставить приоритеты и выписать альтернативы. Уход от решения – это попытка убежать от проблемы, так называемая политика «страуса», который прячет голову в песок, чтобы не видеть охотника, и думает, что убежал. Для лучшего представления проблемы, необходимо нарисовать ее, изобразить схематично. Для этого существует программа майнд-менеджмента, , которая помогает нам представить проблему не только с помощью цифр и сухого текста, а схематично. Следующим шагом будет, SWOT-анализ, т.е. необходимо определить все плюсы и минусы, возможные пути исхода определенного решения. 89 После этого необходимо перейти непосредственно к выполнению решений. Нельзя исключить то, что могут измениться обстоятельства и принятое решение уже не будет актуальным, тогда руководитель окажется в растерянном состоянии и будет оттягивать выполнение решения. Для того чтобы это избежать, необходимо представить, что именно является причиной оттягивания решения. Самое главное тут быть честным перед самим собой, объективно видеть все причины неудач, даже самые страшные, и принимать новые решения, отменяя устаревшие, только тогда руководитель сможет решать все проблемы в кратчайшие сроки. Контрольные вопросы 1. Охарактеризуйте на примерах суть понятия «определение приоритетов» как процесса принятия решений, с помощью определенных критериев, определяющих, какие из поставленных задач и дел имеют первостепенное значение, какие – второстепенное. 2. Какие виды приоритетов выделяют в современной литературе? 3. Обоснуйте, почему основой группировки приоритетов являются т.н. ценностные приоритеты? Приведите примеры. 4. В чем состоит назначение матрицы Эйзенхауэра и особенности выработки решений по ней? 5. Почему матрицу Эйзенхауэра считают одним из популярных инструментов тайм-менеджмента, в частности для принятия решений по рабочим процессам работников по найму, менеджеров всех уровней управления? 6. В чем состоят цели применения матрицы Эйзенхауэра? 7. Как связаны между собой понятия «матрицы Эйзенхауэра» и «оптимизации рабочего графика», «оптимизация списка выполняемых задач»? Приведите примеры. 90 8. Охарактеризуйте квадранты матрицы Эйзенхауэра как особые элементы в матрицы и как единое целое – инструмент принятия управленческих решений. Приведите примеры. 9. Почему считается, что при идеальном планировании квадрант матрицы Эйзенхауэра (важные и срочные дела) должен оставаться не заполненным? Как это связано с понятием «организованности / не организованности», «допущения завала», «аврала в делах». Обоснуйте свой ответ. 10. Обоснуйте необходимость соблюдения решений – реакций для квадранта А. Обоснуйте свой ответ примерами. 11. Обоснуйте необходимость соблюдения решений – реакций для квадранта В. Обоснуйте свой ответ примерами. 12. Обоснуйте необходимость соблюдения решений – реакций для квадранта С. Обоснуйте свой ответ примерами. 13. Обоснуйте необходимость соблюдения решений – реакций для квадранта Д. Обоснуйте свой ответ примерами. 14. Оцените. На сколько практически реально практика использования матрицы Эйзенхауэра обеспечивает: хорошее настроение и бодрое расположение духа из-за осознания реальной экономии времени; возможности своевременно сделать все дела; осознания, что все дела в порядке; осознания, что все цели достигаются одна за другой. 15. В чем состоят особенности метода Парето в отличие от других методов регулирования процессов планирования времени? 16. Что собой представляет диаграмма Парето как инструмент принятия управленческих решений? Приведите примеры. 17. Какие особенности характерны для диаграммы Парето по результатам деятельности объекта /субъекта исследования? Приведите примеры. 18. Какие особенности характерны для диаграммы Парето по сложившейся проблемной ситуации? 91 19. Представьте характеристики и последовательность шагов «техники реализации методы Парето». Обоснуйте необходимость соблюдения последовательности действий для получения логичного результата анализа данных. 20. Что можно рассматривать в качестве «вертикали» в диаграмме Парето, т.е. количественной меры фактора. Приведите примеры «вертикали» в диаграмме Парето. 21. Обоснуйте значимость «Процентной меры фактора» в диаграмме Парето. 22. Охарактеризуйте «Горизонталь» в диаграмме Парето. Приведите примеры. 23. Какие правила рекомендованы при построении диаграммы Парето? Охарактеризуйте суть каждого правила и их последовательность выполнения. 24. В чем состоят достоинства метода Парето? 25. В чем состоят недостатки метода Парето? 26. Какие категории задач лежат в основе метода АВС? 27. Охарактеризуйте на примерах приоритеты в работе. 28. Охарактеризуйте на примерах приоритеты в бизнесе. 29. Охарактеризуйте на примерах приоритеты в коллективе. 30. Какую роль играют в формировании собственной системы приоритетов «возраст» и «события»? Приведите примеры в подтверждение своей позиции. 31. Какую роль играют в формировании собственной системы приоритетов «начитанность», «образование», «фамильный код», «способность аналитически мыслить»? Приведите примеры в подтверждение своей позиции. 32. Что означает «кайрос» как основа контекстного планирования? Обоснуйте свой ответ. 33. Какую роль в организации эффективного самоменеджмента призвано выполнять целеполагание как практическое осмысление человеком своей деятельности с точки зрения постановки и реализации целей? 34. Обоснуйте на примерах применение «мемуарника» как инструмента формирования «круга ценностей». 92 35. Обоснуйте понятия измеримости, конкретности, приемлемости целей для участников процесса их достижения. Приведите примеры. 36. Обоснуйте понятия измеримости; определенности во времени, сроках достижения; достижимости. Приведите примеры. 37. Обоснуйте понятия «разработка общих представлений о жизненных устремлениях». Приведите примеры. 38. Обоснуйте понятия «разработка путеводных представлений в профессиональной сфере»; «инвентаризация целей». Приведите примеры. 39. Может ли прогресс человечества (материальный, технический, интеллектуальный) являться целью жизни? 40. Как называется характеристика работника (коллектива), отражающая его способность осуществить что-либо в нужный момент времени? Почему во многих ситуациях эта характеристика выступает как условие и требование договоренности, выполнения заказа? Приведите примеры. 41. Что следует понимать в управлении под множеством элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определённую целостность? Перечислите основные свойства такой целостности. 42. Что понимается в управлении под систематизированной совокупностью шагов, действий, которые необходимо предпринять, чтобы решить определённую задачу? 43. Назовите и охарактеризуйте способность системы функционировать, не изменяя собственную структуру, и находиться в равновесии. 44. Кто из ученых выдвинул следующую теорию «работа занимает все отведенное на нее время»? 45. 80% усилий дает 20 % результата и наоборот. О каком законе идет речь? Каким исследователем установлена такая зависимость? В каких случаях эта зависимость помогает принимать эффективные управленческие решения? 46. Если неприятность может случиться, она обязательно произойдет. Чей это закон? 93 47. В чем разница между ожидаемым и самым поздним допустимым временем завершения дел? 48. Как называется процесс, предполагающий последовательное осуществление планирования, организации, мотивации и контроля, и необходимого для того, чтобы сформулировать и достичь рационального использования времени? 49. Охарактеризуйте процесс дистрибуции как процесса распределения, распространения или взаиморасположения каких-либо объектов. Приведите примеры. 50. В каких ситуациях тайм-менеджмент может рассматриваться как последовательность: разработка, создание, максимально эффективное управление и контроль за временем? 51. Под влиянием каких факторов может возникать противоречивая ситуация, выступающая в виде противоположных позиций в объяснении каких-либо явлений? Приведите примеры. 52. Назовите функцию управления, которая предполагает перепоручение дела или работы кому-либо, например, подчиненному. В чем состоит ее значимость для организации эффективной работы в коллективе? 53. Что можно считать результатом в тайм-менеджменте? Обоснуйте. 54. В чем полезность такой эмоции как энтузиазм? Почему энтузиазм определяют как положительно окрашенную эмоцию, как состояние воодушевления почему считается, что под влиянием этого настроения возникает желание совершать активные действия по достижению определённых целей? 55. Каким образом «работает» функция мотивации в самоменеджменте? 56. Промежуток той или иной длительности, в который совершается какая- либо деятельность – это….. 57. Обоснуйте понятия «разработка общих представлений о жизненных устремлениях»; «дифференциация жизненных целей во времени». Приведите примеры. 58. Как называются цели и задачи, для которых время исполнения известно заранее, в контекстном планировании? 94 5 Планирование личной работы руководителя. Делегирование полномочий Изучив пятый раздел, обучающийся должен: 1. знать: сущность и содержание понятий «план», «система планирования»; «техника планируемых работ руководителя»; цели и задачи планирования личной работы руководителя; роль плана в обеспечении эффективности деятельности современного руководителя и коллектива; 2. уметь: составлять план и распорядок рабочего дня; применять технику планирования времени; использовать планирование как эффективный инструмент повышения эффективности деятельности; 3. владеть: терминологией и навыками диагностики факторов / условий, определяющих процесс планирования рабочего времени; навыками структурирования предстоящих дел; навыками формирования позиций плана и распорядка дня; техникой планирования времени различных видов работ. 5.1 Истоки эффективного управления временем и роль данного процесса в повышении эффективности планирования Истоки эффективного управления временем древнее представления о них. О времени и его использовании лучше, наверно, не скажешь, чем философ, драматург, поэт и оратор, римский государственный деятель Сенека в переписке с Луцием Анней. Луцилия приветствует Сенека! Одно лишь время следует беречь. Не дай его украсть минутам неги, Пустым мгновеньям бесполезных встреч. Всю жизнь свою в делах проводим, но не Полезных, большей частью, а дурных... 95 Затем — безделье, а, на остальное — Годами не выкраиваем миг. Ты назовешь кого-то из знакомых, Кто б знал, что умирает каждый час? Ведь смерть — не предстоянье страшной комы, А — в каждом, ежедневно и сейчас. Все нам — чужое, только время — наше! А мы его совсем не бережем: Любой знакомый подставляет чашу, И мы ему — «по краешек» нальем. Стараюсь избегать подробных писем (Зачем перемывать в них дребедень): Тем менее от «завтра» ты зависим, Чем лучше контролируешь свой день. Я удивляюсь: сколь же люди глупы, И как ничтожна тщетность их пути... Дают в кредит — считают каждый рубль, А время — им никто не возвратит... Те, на кого ты целый день потратил, Не ощущают, что они — в долгу! Попробуй-ка призвать их всех к расплате: Один ответ: Простите, не могу! Я — расточитель, тщательный в подсчетах. Я знаю: с кем и сколько потерял... Ведь время больше требует учета, Чем популярный желтый минерал. Богат — лишь тот, кто малостью доволен, Кто не зовет на помощь докторов, Не понимая, отчего он болен... Не забывай про время. Будь здоров [36]. Люди во все времена стремились упорядочивать, рационализировать свою жизнь с тем, чтобы эффективно использовать время жизни. Поэтому осознанно или нет, но каждый из нас вырабатывает свою уникальную систему управления временем — поиск резервов и экономии времени. С развитием общества, индустриальных отношений, темп жизнедеятельности только ускорялся. В наши дни 96 так называемая «турбулентность» современной среды хозяйствования оказала значительное влияние на осознание фактора времени и поставила задачу формирования и совершенствования индивидуальной системы управления временем. Для современных руководителей это особенно важно, поскольку от эффективности его индивидуальной системы управления временем во многом зависит эффективность использования времени работников коллектива. На современном этапе роль руководителя возрастает, это обусловлено рядом условий: 1) усложнением принятия управленческих решений; 2) усилением ответственности за принятия решений в связи с ростом экономических, социальных и экологических последствий; 3) расширением самостоятельности всех звеньев управления. Чтобы правильно выполнять свои функции, чтобы достичь своих целей, руководитель должен ясно представлять себе бюджет своего времени. Планирование личного труда – это проект размещения процессов труда во времени на предстоящий период. Руководитель планирует не только личные и профессиональные цели, но и сопутствующие работе нагрузки, чтобы лучше справляться с принятием и реализацией решений. Для того чтобы эффективно распределять время, необходимо знать составляющие управления временем. Планирование. Включает в себя набор определённых операций и действий – исследования, анализ результатов, тестирование, сопоставление, консультации, разработка планов, доведение до исполнителей. План – ключ к принятию решения. Реализация плана. На этой стадии принимаются решения. Все конкретные задачи разбиваются на категории: первая – задачи индивидуального уровня (руководителя), вторая – задачи, для решения которых привлекаются другие люди. Задачи обеих категорий переплетаются и взаимосвязаны с планированием. Мониторинг и контроль. Это проверка, которая может быть простой или сложной. Первая – прогнать текст через словарный процессор для выявления ошибок, а вторая – привлечение множества других операций. 97 Взаимодействие с другими людьми. Люди – основа основ деятельности руководителя. Конкретные результаты деятельности – это высший критерий эффективности труда, в том числе и рационально использованного времени. Увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на реализацию и экономии времени в целом, поэтому руководителю нужно планировать личное время. При планировании необходимо ответить на вопросы: 1. чего я достиг? – оценка ситуации; 2. чего хочу достичь? – постановка целей; 3. как я этого добьюсь? – план действия по времени. Нерационально спланированный рабочий день имеет следующие признаки: 1. неизвестно, на что расходуется время; 2. неизвестно, сколько времени необходимо для решения задач; 3. неизвестно, какие факторы влияют на работоспособность руководителя или ограничивают её. Для эффективного планирования и управления временем рекомендуется соблюдать семь главных принципов. Принцип 1. Планируйте свои действия. Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи. Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий. Принцип 4. Расставляйте приоритеты. Принцип 5. Фокусируйтесь на главном. Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм- менеджмента. Принцип 7. Планируйте свой опыт. Управлять временем может каждый, но для начала нужно научиться планировать каждый день. 98 5.2. Система планирования личного труда руководителя Эффективная организация планирования как одна из основных функций менеджмента требует от руководителя не только доскональное знание ключевых позиций в картине объема работ, необходимого к исполнению, но и средней длительности каждой позиции в структуре заданий, выверенных в процессе проведения хронометража. Систему планирования труда можно представить, как закрытую систему. Прежде всего, необходимо сформировать общую картину объектов планирования рабочего времени. Таблица 5.1 Структура рабочего времени Структура рабочего времени 1. Время работы 1.1 Выполнение заданий Нормируемое время 1 2 3 1.1.1Подготовительно- заключительное время Нормируемое время 1.1.2 Оперативное время: Основное Вспомогательное Время ручной работы Время машинно-ручной работы Наблюдение за работой машины/исполнителя Нормируемое время 1.1.3 Обслуживание рабочего места: Техническое обслуживание Организационное обслуживание Время ручной работы Время машинно-ручной работы Наблюдение за работой машины/исполнителя Нормируемое время 1.2 Работа не по заданию Нормируемое время 1.2.1 Случайная работа 1. Непроизводительная работа 2. Время перерывов Нормируемое время 2.1 На отдых и личные нужды Регламентированное время Нормируемое время 99 Продолжение таблицы 5.1 1 2 3 2.2 Организационно- технического характера Нормируемое время 2.2.1 По технологии и организации производства Регламентированное время Нормируемое время 2.2.2 Нарушение норм производственного процесса Нерегламентированное время Ненормируемое время 2.3 Нарушение дисциплины Нерегламентированное время Ненормируемое время Планирование личного труда руководителя – основополагающая функция управления в организации индивидуальной работы руководителя и взаимодействия его с коллективом. Преимущества письменной формы планирования: 1. письменное планирование обеспечивает разгрузку памяти; 2. письменное планирование имеет психологический эффект в процессе само мотивации к работе; 3. меньше отвлечений и сосредоточение на работе; 4. благодаря контролю «не теряются» несделанные дела; 5. лучшая оценка потребности во времени и «помехи», реалистичное планирование; 6. совершенствование личной методики работы; 7. планирование и устранение «помех». После окончания срока действия плана нужно проанализировать его и, возможно, проредактировать, для большей его эффективности. Плановые периоды: долгосрочные – на всю жизнь. Начинать нужно именно с этих планов (главное расписать задачи по срокам, определить временные промежутки, обычно, разбивки полгода-год); среднесрочные – годовые (перечень важных работ на год, сроки работ, новые работы, которыми предстоит заняться в течение года); текущие – месячные, недельные (оперативные планы на сегодня и на завтра). 100 Планирование, составление долгосрочных, среднесрочных, текущих планов работы означает выигрыш во времени, достижение успехов, большую уверенность в себе. После определения бюджета времени и уточнения его затрат, необходимо сопоставить эти данные, определить их суммарное взаимоотношение. Оно сразу может выявить несоответствие между объемом планируемых дел и реальными возможностями их выполнения. Если они не совпадают, то нужно пересмотреть перечень планируемых дел. |