корабейников. И. Н. Корабейни ков, Н. Е. Рябикова мво науки и высш образования Рос. Федера ции, Федер гос бюджет образоват учреждение высш образования Оренбург гос унт
 Скачать 1.59 Mb.
|
|
5.3 Техника планирования личного времени руководителя Эффективность работы организации в значительной мере зависит от организованности руководителя, т.е. от его умения точно определять свои цели, планировать работу, правильности подбирать инструменты и периоды рационализации работ. Целесообразно придерживаться системы, которая реализуется в следующей последовательности: 1. анализ бюджета времени; 2. составление списка планируемых дел; 3. определение времени для выполнения этих дел; 4. сопоставление необходимых затрат времени на планируемые дела с личным бюджетом времени и личными возможностями; 5. составление списка дел на год; 6. составление тематического списка дел на месяц; 7. составление плана действий на неделю; 8. запись текущих дел и составление дел на день. Составление списка дел требует достаточной информированности руководителя об общей картине дел в коллективе, необходимости усилий по активизации степени включенности работников в реализуемые проекты, в соответствии со структурой дел индивидуальной загруженности. 101 Определение времени для выполнения планируемых дел требует достаточной информированности руководителя о состоянии дел в организации и подразделениях, степени выполнения заданий по проектам, выполненных объемах работ, соблюдении сроков по производственному графику и пр. Сопоставление величины необходимых затрат на планируемые дела обусловлена стремлением к повышению эффективности деятельности как руководителя, так и подчиненного ему коллектива. С этой позиции отслеживание затрат времени на запланированные процессы и операции является основой работы по сопоставлению и грамотному выстраиванию личной и коллективной загруженности. Составление списка дел на год необходим для формирования грамотного стратегического видения деятельности, создания резерва времени подготовки ресурсной и методической базы; определения оптимального периода и условий осуществления деятельности. Сложность данного этапа заключается в необходимости отслеживания изменений в среде хозяйствования, требующих своевременных изменений, пересмотра состава дел и структуры затрат на их проведение. Составление тематического списка дел на месяц. Тематическая структура списка дел позволяет рационализировать деятельность с позиции ресурсной, методической, и иной подготовки деятельности с учетом имеющегося лимита времени, технических и технологических возможностей подготовки и осуществления работ. Составление плана дел на неделю. Тематика реализуемых проектов, объемы и специфика деятельности определяет наполняемость недельного графика работы, установление приоритетов, возможность резервирования и грамотного распределения ресурсов; возможностей последовательно-параллельного выполнения дел и целесообразности такого приема повышения эффективности деятельности. Запись текущих дел и составление рабочих планов. Составление плана на день является логичным продолжением тематической структуры планирования времени, сил и дел, запланированных на неделю и более длительные периоды. Качественное выполнение дневного лимита дел в определенной степени гарантирует успех деятельности в целом. Сложность достижения этого обусловлена 102 возможным появлением т.н. разовых факторов, способных нарушить выстроенный ритм и содержательность этой деятельности. Для непредвиденных работ, а также оперативного решения текущих вопросов планируется резерв времени в соответствующие периоды рабочего дня. При планировании дня следует учитывать правило 60:40— планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени, около 40% должно быть оставлено в качестве резерва времени для неожиданных дел. Организация труда руководителя - использование эффективной системы приемов и методов личной работы на базе рациональной организации рабочего места, создания оптимальных условий труда и отдыха, планирования рабочего дня и ликвидации нерациональных этапов выполнения работ и операций. На организацию труда руководителя влияют стиль работы, используемые формы и методы управления коллективом, уровень руководства, техническое оснащение рабочего места и др. факторы. Эффективность работы организации (структурного подразделения) во многом определяется эффективностью повседневной работы руководителя. В свою очередь эффективность его деятельности обеспечивается рациональной организацией труда. Организация процессов труда руководителя включает проектирование и внедрение рациональных систем и методов выполнения возложенных на него функций с учетом применения необходимых технических средств и предполагает определенную степень регламентации труда по содержанию и времени. 5.4 План и распорядок рабочего дня План и план-график рабочей недели сами по себе не решают всех задач планирования, еще остаются учет текущих дел и планирование каждого отдельного дня, не смотря на любую регламентацию. Рабочий план должен состоять из временных блоков, заполненных А-делами, исполнению которых ничего не должно мешать, то что не предусмотрено, но наваливается на руководителя следует вмещать 103 в блоки Б- и В- дел, как бы второстепенные дела (таблица 5.2). Как стало ясно, в первую очередь нужно выполнять А-дела, от этого зависит успех всей выполненной работы. Нужно планировать время так, чтобы каждый час оставалось 15 минут на телефонные разговоры, факс и т.д. так же нужно учитывать время отдыха, т.е. нужно составлять режим не только труда, но и отдыха. Таблица 5.2 Примерный укрупненный режим дня мастера Вид деятельности Время работы, ч Вид деятельности Время работы, ч Подготовительная работа Управление производством Отдых Работа с документацией Управление производством Обеденный перерыв 7:45 – 8:00 8:00 – 9:50 9:50 – 10:00 10:00 – 11:00 11:00 – 12:00 12:00 – 13:00 Управление производством Работа с документацией Отдых Управление производством Заключительная работа 13:00 – 14:00 14:00 – 14:50 14:50 – 15:00 15:00 – 17:00 17:00 – 17:15 Сначала планирование, изменение, подгонка, редактирование, а потом уже превращение в постоянные нормы уклада жизни. Установление определенного регламента, четкого распорядка рабочего времени способствует организации времени руководителя. Для выполнения определённых обязательных видов работ руководитель намечает определенное время дня или определённый день недели. Весь план строится из расчета на имеющееся время. При разработке плана на рабочий день (месяц или неделю) руководителю рекомендуется применить единые принципы и правила: - в конце одной рабочей недели или дня составлять планы на аналогичный рабочий период; - если невыполненные дела не утратили своей актуальности, их нужно переносить на следующий рабочий день; 104 - устанавливать конкретные сроки для выполнения того или иного объема работы; - выполнять дела по степени их важности, определять ключевые направления деятельности, практиковать эффективное использование рабочего времени и т. д. При планировании рабочего времени директор, как правило, использует ежедневник, карту рабочего времени и стандартный план распорядок дня. Чтобы понять насколько эффективно расходуется рабочее время, руководитель должен проводить комплекс аналитических мероприятий. Процесс планирования рабочего времени является в определенном смысле замкнутым процессом, поскольку планированию рабочего времени на предстоящий период (день, неделю, декаду и т.д.) основано на результатах выполнения дел прошлых периодов и завершенного текущего дня. Целесообразно выработать индивидуальный алгоритм контроля выполненного объема работ, степени проработанности вопросов. Непрерывное отслеживание результатов призвано обеспечивать полноту охвата действительности в рамках запланированного диапазона дел. Проблемой может стать слишком подробный набор отслеживаемых параметров. Оптимальный набор формируется на грани необходимого с дополнениями при необходимости. Для максимально эффективного расходования рабочего времени руководители могут быть полезны и такие рекомендации: Поставить перед собой конкретные задачи. - внимательно изучить перечень дел. - для каждой задачи установить конкретную дату исполнения. - на первое место в списке ставить те дела, которые имеют конкретную дату исполнения. Контрольные вопросы 1. Чем обусловлена необходимость планирования личной работы руководителя? 105 2. Какие аспекты тайм-менеджмента характеризуют рассуждения Сенеки в отношении материи времени? 3. В чем состоят особенности «реализации плана» как составляющей управления временем? 4. В чем суть «мониторинга и контроля» как составляющей управления временем? 5. Почему процессы «взаимодействия с другими людьми» необходимо рассматривать как составляющую управления временем? 6. Что следует понимать под «формированием общей картины объектов планирования рабочего времени»? 7. В чем различие понятий «нормируемое время», «регламентированное время»? 8. В чем состоят преимущества письменной формы планирования? 9. В чем проявились особенности осознания фактора времени в результате построения индустриальных взаимоотношений в обществе? 10. В чем проявились особенности осознания фактора времени в результате постиндустриальных взаимоотношений в обществе? 11. Что понимается под «турбулентностью» среды бизнеса? Какие изменения провоцирует «турбулентностью» среды в системе тайм-менеджмента современного руководителя? 12. В чем состоит суть тайм-менеджмента как технологии организации деятельности во времени и повышения эффективности его использования? 13. Перечислите, на ваш взгляд, наиболее эффективные навыки, инструменты и методы технологии тайм-менеджмента. 14. По каким позициям в деятельности современного руководителя целесообразно осуществлять мониторинг? 15. В чем состоят трудности формирования желаемого результата в конкретные цели и задачи? 16. Какие приемы психологического и иного самоуправления обеспечивают максимальное фокусирование на главном? 106 17. Целесообразно ли фиксировать план действий? 18. Какие факторы и условия могут влиять на установление приоритетов? 19. Приведите примеры положительных результатов планирования в деятельности руководителя. 20. Почему необходимо анализировать свой и чужой опыт тайм- менеджмента? 21. Почему необходимо планировать отдых? Какие виды отдыха может считаться более или менее эффективными? 22. С использованием каких методов и инструментов может проводиться анализ бюджета времени? 23. Информированность о каких аспектах создает для руководителя основу формирования списка планируемых дел? 24. Какими инструментами определяют время для выполнения запланированных дел? 25. Зачем проводят сопоставление необходимых затрат на планируемые дела с личным бюджетом времени и личными возможностями руководителя / работника предприятия? 26. Какие аспекты формируют грамотное стратегическое видение деятельности? 27. Какие составляющие формируют список дел на год? 28. Какую роль в реализации деятельности современного руководителя играет определение оптимальных периодов и условий деятельности? 29. Какие факторы и условия могут спровоцировать пересмотр состава дел и структуры затрат на их проведение? 30. Каким образом формируется тематическая структура списка дел? 31. Какие меры позволяют рационализировать деятельность позиции ресурсной, методической и иной подготовки с учетом лимита времени технических и технологических возможностей подготовки и выполнения запланированных объемов работ? 32. Что определяет «грамотное и эффективное руководство»? 107 33. В чем состоят полезность планирования отдыха, досуга, формирования и реализации творческого подхода к решению задач основной деятельности? 34. Какие принципы и правила целесообразно применять при разработке плана на день, месяц, год? 35. В чем состоит суть непрерывного планирования в построении логичной системы тайм-менеджмента? 36. В чем состоит целесообразность применения карты рабочего времени и формирования распорядка дня? 37. Какой комплекс аналитических мероприятий необходимо осуществлять, чтобы понять, насколько эффективно расходуется рабочее время? 38. Почему целесообразно разрабатывать свои методы управления временем? 39. На какие результаты нацелен контроль в тайм-менеджменте? 40. Какие позиции должны формировать алгоритм контроля выполненного объема работ, степени проработанности вопросов? 41. В чем состоят особенности формирования оптимального набора параметров контроля выполняемого объема работ, степени проработанности вопросов? 42. Обоснуйте необходимость «делегирования» как передачи руководителем некоторого задания подчиненному, которое тот в состоянии выполнить качественно, исходя их своих полномочий и квалификации. Приведите примеры последствий нарушения этой рекомендации. 43. В чем особенности горизонтального делегирования, которое подразумевает передачу прав принимать решения подчиненный организации, которые не являются руководителями? Приведите примеры. 44. В чем особенности вертикального делегирования, которое подразумевает передачу прав принимать решения вниз по структурным уровням управления? Приведите примеры. 108 45. В чем особенности линейных полномочий, которые передаются непосредственно от начальника к подчиненному? Приведите примеры реализации таких полномочий с положительными и отрицательными проявлениями. 46. В чем особенности штабных полномочий, основанных на выполнении определенной функции? Приведите примеры реализации таких полномочий с положительными и отрицательными проявлениями. 47. В чем особенности «полного» делегирования полномочий, когда подчиненный несет полную ответственность за выполненную работы. В этом случае непосредственный начальник освобожден от работы. Приведите примеры реализации таких полномочий с положительными и отрицательными проявлениями. 48. Какую роль призвана играть «ответственность» как обязательство выполнять задачи и отвечать за их удовлетворительное решение это? Приведите примеры реализации ответственности с положительными и отрицательными проявлениями. 49. В чем суть «полномочий» как ограниченного права использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение задачи? Приведите примеры реализации полномочий с положительными и отрицательными проявлениями. 50. В чем суть «власти» как возможности навязать свою волю, управлять или воздействовать на других людей, даже вопреки их сопротивлению? Приведите примеры реализации власти с ответственностью и без с положительными и отрицательными проявлениями. 51. В чем суть «ограниченного» делегирования полномочий, когда выполнение возложено на подчиненного, а ответственность за конечный итог несет вместе с руководителем? Приведите примеры реализации ответственности с положительными и отрицательными проявлениями. 52. В чем состоят особенности такого предмета рассмотрения теории делегирования полномочий, как «организационно-управленческие отношений»? Приведите примеры реализации такого делегирования с положительными и отрицательными проявлениями. 109 53. Объясните понимание предмета делегирования труда – информации. Приведите примеры исследования такого предмета. Какие проблемы могут сопровождать этот процесс? Какие приемы решения проблем рекомендуется применять? 54. Объясните понимание и необходимость использования «делегирования полномочий» как процесса, с помощью которого руководитель передает часть своих полномочий подчиненным. Приведите примеры реализации делегирования с положительными и отрицательными проявлениями. 55. Объясните необходимость делегирования полномочий для повышения оперативности принятия решений. Приведите примеры с положительными и отрицательными проявлениями. 56. Объясните использование полномочий обязательного согласования, которые означают право «давать советы руководителю»; «корректировать принятые решения»; «добиваться внесения изменений в проекты решений». 57. Связаны ли между собой полномочия и ответственность? Обоснуйте свой ответ. 58. Может ли быть установлена прямая зависимость между полномочиями и ответственностью: чем больше объем полномочий, тем больше и ответственность? В каких случаях? Приведите примеры с положительными и отрицательными проявлениями. 59. Может ли быть установлена обратная зависимость между полномочиями и ответственностью: чем больше объем полномочий, тем больше и ответственность? В каких случаях? Приведите примеры с положительными и отрицательными проявлениями. 60. Приведите примеры психологических проблем в процессах делегирования организационных полномочий. Какими причинами эти проблемы могут быть вызваны? Какими приемами и способами есть возможность преодоления этих проблем? 61. Приведите примеры экономических проблем в процессах делегирования организационных полномочий. Какими причинами эти проблемы могут быть 110 вызваны? Какими приемами и способами есть возможность преодоления этих проблем? 62. Приведите примеры организационных проблем в процессах делегирования организационных полномочий. Какими причинами эти проблемы могут быть вызваны? Какими приемами и способами есть возможность преодоления этих проблем? 63. Приведите примеры эргономических проблем в процессах делегирования организационных полномочий. Какими причинами эти проблемы могут быть вызваны? Какими приемами и способами есть возможность преодоления этих проблем? 64. Что означает принцип единоначалия, при котором работник «должен иметь только одного непосредственного руководителя и только от него получать распоряжения»? Приведите примеры с положительными и отрицательными проявлениями и последствиями. |