Модуль 8. Управление программами и проектами - Разу М.Л., Воропаев В.И., Якутии Ю.В.. Модуль 8. Управление программами и проектами - Разу М.Л., Воропа. И проектами программами Управление
 Скачать 5.14 Mb.
|
|
«Управление программами и проектами» 10З трех работ 1—2, 1—3, 1—4, соединим результаты этих стрелок через зависи мость и сведем их к событию 4, откуда берут начало все работы по оценке обстановки. Наносим на матрицу работу 8, технология работ которой (см. перечень работ) зависит от всех работ, оценивающих обстановку. В связи с этим объе диняем результаты всех работ в одно событие при помощи зависимости. За канчиваем построение фрагмента сетевой матрицы путем нанесения остав шихся в перечне работ (9—12). Таблица 3.1 Перечень работ Номер предшест вующей работы - 2 - 7 8 9 10 Номер данной работы 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Содержание данной работы Определение замысла и цели действий Оценка обстановки: по кадрам по финансово-экономическим ресурсам по технике по мощности оборудования и энергоресурсам по производительности труда и заработной плате по социальным вопросам Прогнозирование результата Информационный цикл Анализ фактического распределения прав и обязанностей в аппарате управления треста Рассмотрение результатов анализа Ориенти ровочная продолжи тельность, дн. 2 2 3 3 2 1 2 1 1 4 3 2 Исполнитель Управляющий трестом, главный инженер, общественные организации Начальник отдела кадров Начальник финансового и планово-экономического отделов Главный инженер Начальник технического отдела Начальник технического отдела, главный механик, главный энергетик Начальник отдела труда и заработной платы Управляющий трестом, общественные организации Управляющий трестом, главный инженер Все исполнители Управляющий трестом, главный инженер Управляющий трестом, главный инженер, общественные организации 104 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров Рис . 3.4 . Сетева я матриц а Модуль «Управление программами и проектами» 105 работы плюс ее продолжительность (t j - i ). равняется минимальному (min) позднему на- Важнейшее преимущество сетевой матрицы состоит в том, что отпадает необходимость производить расчеты параметров матриц, так как они наглядно показаны на рис. 3.4. Но знать, как рассчиты ваются эти параметры, необходимо, поскольку это позволяет осу ществлять в проектах маневрирование ресурсами, повышает уро вень эффективности управления. Остановимся кратко на расчете важнейших параметров сетевых графиков. Время раннего начала (РН) данной работы (i=j) равняется максимальному (max) времени ран него окончания (РО) непосредственно предшеству ющих ей работ (j - i). Время раннего окончания (РО) данной работы (j - i) равняется времени раннего начала данной Время позднего начала (ПН) данной работы (i - j) равняется времени ее позднего окончания (ПО) минус ее продолжительность (t i - j ). Время позднего окончания данной работы чалу (ПН) непосредственно следующих за ней ра бот (j - k). Эти равенства характерны для критиче ских, т.е. самых напряженных, работ, выпол нение которых обязательно в строго установ ленные сроки, так как критические работы не имеют резервов времени. Этот алгоритм определяет полный резерв вре мени данной работы (R i -j ); он показывает, на ка кое время можно отодвинуть начало данной работы либо увеличить ее продолжительность, не изменяя общего срока выполнения проекта. Этот алгоритм определяет частный резерв вре мени данной работы (r i -j ); он показывает, на какое время можно отодвинуть начало данной работы либо увеличить ее продолжительность, не изменяя раннего начала непосредственно следующих за ней 10б Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров работ. На сетевой матрице этот резерв изображен волнистой линией (точками и др.). Этот алгоритм определяет коэффици ент напряженности работы (К н ), где R i - j — полный резерв времени; t кр — общая про должительность критического пути; t кр (с) — продолжительность критических работ, совпадающих с максимальным путем, в состав которого входит ра бота, для которой определяется К н Знание коэффициента напряженности позволяет математичес ки определять ответственность каждого менеджера проекта за вы полнение той или иной работы проекта по всем иерархическим уровням управления. ' Поскольку для построения сетевой матрицы нужно определить время выполнения каждой операции, то возникает необходимость научно обоснованного формирования оценок времени в условиях за данных ограничений по ресурсам. Рекомендуется определять продол жительность выполнения работ на основе вероятностного метода. Для этого необходимо правильно выбрать соответствующий закон рас пределения вероятностей, которому подчинена продолжительность выполнения операций. Установлено, что наилучшее распределение продолжительнос ти работ согласуется с законом нормального распределения случай ных величин. Но поскольку определение кривой распределения и других параметров — процесс довольно трудоемкий, то в практике моделирования используются следующие упрощенные формулы: где t HB — наиболее вероятная продолжительность выполнения дан ной операции; t оп — «оптимистическая» продолжительность выпол нения данной операции; t nc — «пессимистическое время» выполне ния данной операции; t р — реальная продолжительность данной операции. Определение продолжительности выполнения работ осуществ ляется, как правило, методом экспертных оценок. Модуль «Управление программами и проектами» 107 Таким образом, у обеих работ в сетевой матрице будет одна и та же продолжительность, но будут ли они выполнены в определенное расчетное время? Такая уверенность, безусловно, выше по работе «б». Следовательно, за ходом выполнения работы «а» необходимо установить четкий контроль. Чтобы контролировать весь процесс с помощью сетевой матрицы, необхо димо определить еще один параметр, а именно математическое ожидание квадрата отклонения случайной величины от математического ожидания случайной величины, т.е. дисперсию случайной величины о. Эта величина и будет характеристикой степени неопределенности выполнения действий в ожидаемое время. 108 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров делениям и службам аппарата управления проектом, а также обес печить их комплексную реализацию. Матрица разделения административных задач управления (мат рица РАЗУ) представляет собой таблицу, в подлежащем которой рас полагаются наименования должностей, подразделений и служб, а в сказуемом перечисляются задачи, выполняемые этими исполнителя ми. Условным знаком обозначается отношение каждого подразделе ния, службы или конкретного работника к решению определенной задачи (см. табл. 3.2). Матрицу разделения административных задач управления мож но рассматривать как средство согласования входов и выходов сис темы. В наименованиях столбцов располагаются входы — функци ональные подразделения, службы, должности участников проекта. В графах наименований строк перечисляются задачи, т.е. виды де ятельности, составляющие процесс управления проектом. В поле матрицы условными знаками обозначаются функции преобразова ния, связывающие совокупности входов и выходов. № п/п 1 1. 2. Должностные лица и структурные подразделения Задачи, решаемые в структурных подразделениях 2 Разработка перспективного плана Обеспечение проекта материально- техническими ресурсами Загруженность должностных лиц и структурных подразделений (С,) к 1 3 Директо р 4 ' ! ' • ' - Зам . директор а 5 РОК' яо Плановы й отде л 6 ТП п Производственны й отде л 7 П Т Лаборатори я № 1 8 П П 9 Лаборатори я № п 10 П п Таблица 3.2 Фрагменты матрицы РАЗУ Модуль «Управление программами и проектами» 109 Деятельность по реализации функций управления при проек тировании матрицы РАЗУ заключается в следующем: ответственность за решение той или иной задачи управления проектом; содержание деятельности исполнителя по реализации задачи; содержание деятельности исполнителя по подготовке и техни ческому обслуживанию реализации задачи. Предлагается список условных обозначений, которые символи зируют те или иные аспекты деятельности по осуществлению функ ций управления. Для первого аспекта: Я — единоличное решение и персональная ответственность за решение той или иной задачи (с подписью); ! — персональная от ветственность за решение той или иной задачи при коллегиальной форме принятия решений (с подписью); Р — участие в коллегиаль ном решении данной задачи без права подписи. Для второго аспекта: П — планирование; О — организация; К — контроль; X — коор динация совместных усилий участников процесса; А— активизация. , Для третьего аспекта: С — согласование, визирование; Т — исполнительство; М — подготовка предложений; ± — расчетные операции, необходимые для осуществления функции (задачи); в работе не участвует. В столбце К т указывается коэффициент трудоемкости решае мых задач, в строке С 3 — загруженность должностных лиц и струк турных подразделений. Для того чтобы определить соотношение символов, использу ется один из методов экспертного опроса и дальнейшей обработки экспертных оценок. Одним из наиболее доступных методов эксперт ного опроса является составление матрицы предпочтений (парных сравнений). При помощи этой матрицы определяются сравнитель ные (весовые) оценки символов. В приведенном ниже примере матрицы символы сравниваются друг с другом. При этом используются следующие обозначения. Более предпочтительному символу присваивается число 2, менее предпочтительному — 0. Если символы равны по значимости, то каждому из них присваивается число 1. Техника заполнения: прежде всего заполняется диагональ, где символы сравниваются сами с собой, по диагонали ставится 1, за тем заполнение производится построчно. При этом если символу присваивается 2, то сразу же по горизонтали в столбце сравнивае мого символа — 0 и т.д. Таким образом, сначала заполняется 1-я строка и 1-й столбец, затем 2-я строка и 2-й столбец и т,д. Пример заполнения одной из таких матриц приведен в табл. 3.3. 110 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров Таблица 3.3. Матрица предпочтений Например, при сравнении К, и К 2 выявлено, что символ К, предпочтитель нее символа К 2 . Тогда в четвертый столбец первой строки матрицы записыва ют число 2 и по аналогии, поскольку символ К 2 менее значим, чем К,, в третий столбец второй строки — 0. К 1 по значимости равен К 5 , так как в седьмом столбце первой строки записана 1. Особенность данной матрицы состоит в том, что по каждой ее строке даны значения К-го символа по сравнению со всеми остальными. Следовательно, суммируя числа предпочтений по строке, можно получить значимость каждого символа функциональной матрицы. Так, К, имеет значимость 12, К 2 = 8 и т.д. Проверка правильности заполнения матрицы: 1. Сумма оценок символов должна равняться квадрату числа сим волов. 2. Сумма оценок любого символа по горизонтали и вертикали должна равняться удвоенному числу символов. Далее происходит обработка экспертных оценок. Для этого за писываются индивидуальные ценки (суммы баллов по символам). Так как все оценки принадлежат группе участников, но являются индивидуальными, необходимо найти коллективную оценку. Определение коэффициентов трудоемкости решения управлен ческих задач (К т ) происходит аналогично, т.е. с помощью матрицы предпочтений. Этот коэффициент заносится в столбец матрицы (К т ). Информационно-технологическая модель управления. Главное предназначение информа ционно-технологической модели (ИТМ) — описание технологии управления проектом, т.е. ИТМ является основ ным документом, ха рактеризующим про цесс управления про ектом Модуль «Управление программами и проектами» 111 фиксация последовательности и взаимосвязи решения всего ком плекса задач по управлению проектом. Основные этапы разработки ИТМ: • на первом этапе разрабатываются так называемые информаци онные таблицы: Наимено вание задачи, решаемой в процессе управления 1 Содержание информа ции, необходи мой для решения задачи 2 Источники информа ции, необходи мой для решения задачи 3 Документ, получае мый в . результате решения 4 Исполнители задачи (документа) 5 Срок исполне ния задачи 6 Потре бители данного доку мента 7 • второй этап состоит в формировании информационно-техно логических моделей на базе информационных таблиц. При разработке ИТМ управления проек том необходимо: • отразить взаимосвязь задач в процессе при нятия решений; обеспечить четкое распределение должно стных обязанностей и ответственности (матрица РАЗУ); определить виды и формы документов, отражающих результаты решения задач. Для решения любой задачи необходима прежде вceгo исходная информация. Носителями почти всей управленческой информации являются документы, поэтому исходная информация представляет собой совокупность документов различного характера. Формализация процесса управления проектом требует четкого определения результата решения каждой управленческой задачи, поэтому ИТМ содержит конкретные формы результирующих доку ментов и их потребителей. ИТМ управления содержит также ось времени, на которой от мечаются сроки решения задач. Это, как правило, конечный срок представления результирующего документа. Каждой задаче со всеми ее элементами (исполнителями, исход ной информацией, потребителями и временными характеристика ми) на схеме соответствует вертикальная полоса. Все элементы схемы изображаются следующими символами: — процедура задачи (3); ИТМ — это модель про цесса управления, со держащая стандарт ное описание порядка и условий решения за дач управления про ектом 112 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров - документ (Д); — исполнители, входная информация, потребители, ис точники входной информации. Допускаются любые удобные для разработчика обозначения, например: ОР —входная информация, И — исполнители, П — по требители; — информационная связь с обозначением точки ее пересече ния с исполнителем, потребителем, входной информа цией; — обозначение основного исполнителя, потребителя; — связь между задачами и документами (логическая). Последовательность отражения задач диктуется сроками реше ния и логикой информационных связей. Все элементы схемы (кроме связей) имеют код. Для входной информации, ее источника, исполнителей и потребителей в качест ве кода используется их порядковый номер, одинаковый во всех схемах. Код задачи состоит из трех элементов: 3 — задача, ее номер, а затем порядковый номер ИТМ. Такой же порядок кодирования применяется и для разрабатываемых документов. На третьем этапе формируется сводная модель управления про ектом, являющаяся эффективным организационным инструмен том для построения системы обеспечения целевых функций управления. Для построения данной модели необходимо: • выделить целевые функции управления; определить обеспечивающие подсистемы; установить место каждой задачи <с помощью информационных таблиц) в модели. Для этого следует проверить соответствие задачи целевой функ ции управления обеспечивающей подсистеме и записать ее в соот ветствующий квадрат матричной модели. Модуль «Управление программами и проектами» 113 Целевая функция 1. Управление научно-исследо вательскими работами 2. Управление маркетингом Управление качеством проекта Обеспечивающая подсистема Планово- экономическое обеспечение Правовое обеспечение Аналитическое обеспечение В результате получается сводная модель управления проектом, которая позволяет проанализировать выполнение всех целевых функций управления и построить классификатор работ по испол нителям. Он представляет собой практически должностную инст рукцию (см. также модуль «Управление человеческими ресурсами») исполнителя, по которой удобно работать специалисту и легко конт ролировать руководству. |