Модуль 8. Управление программами и проектами - Разу М.Л., Воропаев В.И., Якутии Ю.В.. Модуль 8. Управление программами и проектами - Разу М.Л., Воропа. И проектами программами Управление
 Скачать 5.14 Mb.
|
|
3.3.3. Участие управляющей компании в управлении проектом и ее взаимоотношения с инициатором (заказчиком) проекта Переход на проектно-ориентированные методы управления обусловил необходимость создания адекватных организационных структур управления рыночного характера, способных обеспечивать решение как стабильных (функциональных), так и переменных (си туационных) задач — управляющих компаний. Включение управляющих компаний (УК) в систему управления позволяет устроителям проекта сосредоточиться на стратегических задачах управления проектом, передав функции по управлению про фессиональным менеджерам. Результатом деятельности УК является комплекс управленчес ких решений и действий в рамках Полного цикла подготовки и ре ализации. . Модуль «Управление программами и проектами» 95 Взаимоотношения УК с заказчиками определяются договорами на осуществление управления проектами. В зависимости от особенностей и масштабности проекта, а так же принятой Заказчиком системы управления по проекту, управля ющие компании могут выполнять различные работы и услуги на основании следующих видов договоров. 1. Договор на управление активами Заказчика является комплекс ным договором, включает условия доверительного управления, договора поручения, передачи функций управления, договора об оказании возмездных услуг, договора подряда. Договор наде ляет УК полномочиями в объеме, достаточном для выполнения в интересах Заказчика всего комплекса юридических и управ ленческих действий по управлению деятельностью Заказчика и управлению принадлежащих ему объектов собственности. Та кой договор включает: управление акциями компаний Заказчика; выполнение функций исполнительного органа компании Заказ чика; выполнение функций консультанта по вопросам инвестицион ной стратегии компании Заказчика, подготовку инвестицион- ных решений и разработку инвестиционных программ и проек тов, вопросы управления собственности, повышения доходности и обеспечения ликвидности активов; управление рисками; выполнение функций консультанта и.поверенного по вопросам привлечения финансовых средств для финансирования инвес тиционных потребностей Заказчика, включая организацию вы-, пуска акций и облигаций компании Заказчика,, создание инве стиционных фондов; выполнение функций поверенного по созданию новых дочер них компаний в системе Заказчика. 2. Договор на управление объектами собственности (зданиями, со оружениями) между Заказчиком и УК в основном строится на условиях договора поручения, но включает также условия дого вора о возмездных услугах и договора подряда на выполнение работ по надзору за эксплуатацией зданий и работой коммерче ских агентов, а также выполнение аналитических, информаци онных и проектно-изыскательских работ. В соответствии с данным договором УК обеспечивает по пору чению компании-титулодержателя функции поверенного по уп равлению объектами собственности, в том числе заключение и обеспечение исполнения договоров аренды, договоров на со держание и обслуживание (эксплуатацию) объектов недвижи мости, договора страхования, а также организацию работ по об- 96 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров следованию зданий и планированию ремонтов, включая функ ции по управлению доходностью и ликвидностью активов, уп равлению финансами и расчетами с заимодателями. 3. Договор на управление проектом между Заказчиком и УК явля ется комплексным, он включает условия договора поручения, договора об оказании возмездных услуг, договора подряда и ох ватывает полный комплекс обязательств УК по управлению про ектом, включая отбор, оценку и разработку проекта, организа цию его финансирования, оформление договора аренды земельного участка и получение разрешительной документации, подготовку объекта к проектированию и строительству, руко водству проектированием и строительством, выполнение функ ций технического заказчика, осуществление технического над зора за проектированием и строительством, выполнение других обязательств по управлению проектом вплоть до сдачи постро енного объекта в эксплуатацию с оформлением установленным законодательством Российской Федерации актов и других до кументов о завершении проектных и строительных работ и пе редачи здания (сооружения) в эксплуатацию, а также оформле нием правоустроительной документации и регистрации прав собственности на построенные здания, сооружения. 4. Договор по проведению работ по оценке и подготовке проекта . между Заказчиком и УК является подрядным и предусматрива ет проведение маркетинговых исследований, технико-экономи ческую оценку, отбор и подготовку проектов, перспективных для инвестирования, т.е. комплекса работ, предшествующих принятию инвестиционного решения. Данный договор заключается в тех случаях, когда соответствую щий объем работ нецелесообразно включать в договор на управ ление проектом, а целесообразно выделить в отдельный договор. Указанные случаи относятся к проектам, реализация которых не планируется сразу после завершения их оценки и подготовки. По таким проектам, предназначенным для формирования пер спективного инвестиционного портфеля, целесообразно созда ние в системе Заказчика венчурной компании-инвестора. В за дачи, данной компании будет входить финансирование, отбор, оценка и подготовка перспективных проектов и соответственно создание портфеля таких проектов для всей системы компаний Заказчика. Кроме того, в функции данной венчурной компании- инвестора будет входить создание банка земельных участков и соответственно финансирование расходов на оформление пер спективных земельных участков и освоение строительных пло щадок. Модуль «Управление программами и проектами» 97 Указанная венчурная компания-инвестор, таким образом, бу дет правообладателем отобранных и разработанных по ее заказу перспективных проектов и банка земельных участков. В дальней шем эти права могут быть переданы другим компаниям-застрой щикам в системе Заказчика или использованы в совместных инве стиционных соглашениях с заинтересованными внешними инвесторами. Принципиальная организационно-функциональная структура управления УК по выполнению работ и услуг в рамках вышеуказан ных договоров должна состоять из ряда блоков (рис. 3.2). 3.4. Организационный инструментарий управления проектом В современной медицине врач без медицинского инструмента рия не сможет правильно установить диагноз, а следовательно — курс лечения больного. Современный менеджер не сможет организовать нормальную работу по управлению проектом без организационного инструмен тария. В обоих случаях результат будет плачевный! 3.4.1. Виды организационного инструментария, области его применения Наиболее эффективным инструментом в управлении проектом являются так называемые сетевые матрицы (более высокий уровень научной разработки «сетевых графиков»). Сетевые матрицы долж ны использоваться на всех стадиях жизненного цикла проекта. Это позволит представить весь процесс осуществления проекта в весьма наглядной форме, а также выявить состав и структуру работ и при емлемые средства и методы их выполнения, проанализировать вза имосвязи между исполнителями и работой, подготовить научно обос нованный скоординированный план выполнения всего комплекса работ по проекту для более эффективного использования имеющихся ресурсов и сокращения сроков. Представляется также возможность быстро обрабатывать с помощью средств вычислительной техники большие массивы информации и обеспечивать руководство проекта своевременной и исчерпывающей информацией о фактическом состоянии работ, облегчающей корректировку принятых решений; прогнозировать ход выполнения работ по критическому пути и кон центрировать на них внимание менеджеров проекта. Используя Модуль «Управление программами и проектами» 89 Задание № 1 Для практического освоения целесообразно использовать эти схемы и напол нить их оригинальным содержанием, исходя из разрабатываемого проекта. 3.2.2. Содержание функций управления проектом Любая функция управления состоит из пяти видов управленческой деятельности, об ладающих относительной самостоятельностью: планирования, организации, координации, ак тивизации, контроля. Каждый предыдущий вид Деятельности является необходимой предпо сылкой последующего. Эти пять видов следу ют один за другим, пока данная функция не будет полностью реализована. Следовательно, степень полноты реализации функции управ ления зависит от комплексности управленчес кой деятельности. На предприятии возникли проблемы с планированием нового про екта. Оказалось, что персонал недостаточно был подготовлен к выполне нию функции планирования, так как не знал, что она должна включать пять управленческих видов работ, т.е. для разработки плана необходимо эту работу спланировать, организовать, скоординировать, активизировать и контролировать. Только тогда можно надеяться на успешное окончание работы. Рассмотрим виды управленческих действий, составляющие каж дую функцию Первый — планирование, т.е. определение оптимального резуль тата при заданных ограничениях по времени и ресурсам. В любом управленческом решении, распоряжении всегда есть ответы на во просы: кто должен сделать? что? сколько и когда? На вопрос, как сделать, дает ответ второй вид управленческой деятельности — организация, т.е. определение путей, методов и средств достижения поставленной цели (см. подробные схемы уп равления базовыми и интегрирующими функциями в конце этого элемента). Третий вид — координация, или гармонизация, т.е. установле ние гармонии в совместном труде участников планируемого про цесса. Четвертый вид — активизация, или мотивация, т.е. создание таких стимулирующих условий труда, при которых каждый работ ник трудился бы с наивысшей отдачей. Функции Виды деятельности 98 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров Рис . 3.2 . Принципиальна я организационно-функциональна я структур а управляюще й компани и Модуль «Управление программами и проектами» 99 математический аппарат, можно определять степень вероятности реализации проекта и правильно распределять ответственность по иерархическим ступеням управления. Становым хребтом системы управления проектом является ма трица разделения административных задач управления. Используя эту матрицу в системе управления проектом, можно разделить в команде проекта обязанности, права и ответственность всех участ ников проекта и на этой основе построить организационно-дина мическую структуру и информационную систему. Проектирование технологии управления проектом, т.е. фикса ция последовательности и взаимосвязи решения управленческих за дач, возможно при помощи так называемой информационно-тех нологической модели (ИТМ). 3.4.2. Методы разработки организационных инструментов Сетевые матрицы. Сетевая матрица представляет собой графиче ское изображение процессов осуществления проекта, где все работы (управленческие, производственные) показаны в определенной тех нологической последовательности и необходимой взаимосвязи и за висимости. Сетевая матрица совмещается с календарно-масштабной сет кой времени, которая имеет горизонтальные и вертикальные «ко ридоры». Горизонтальные «коридоры» характеризуют ступень уп равления, структурное подразделение или должностное лицо, выполняющие ту или иную работу; вертикальные — этап и отдель ные операции процесса управления проектом, протекающие во вре мени. При построении сетевой матрицы используются три основ ных понятия: «работа» (включая ожидание и зависимость), «событие» и «путь». Работа — трудовой процесс, требующий затрат времени и ре сурсов. На графике работа изображается в виде сплошной стрелки. В понятие «работа» включается процесс ожидания, т.е. процесс, тре бующий затрат не труда и ресурсов, а вре мени; он изображается пунктирной стрел кой с обозначением продолжительности ожидания. Зависимость между двумя или несколькими событиями свидетельствует об отсутствии необходи мости в затратах времени и ресурсов, но указывает на наличие связи между работами (начало одной или нескольких работ зависит от выполнения других), изображается пунктирной стрелкой без обо значения времени. 100 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров Событие — результат выполнения всех работ, входящих в данное событие, позволяющий начинать все выходящие из него работы. На сетевой матрице событие изображается, как прави ло, в виде кружка. Путь — непрерывная последовательность работ, начиная от исходного события и кончая завершающим. Путь, имеющий наибольшую про должительность, называется критическим и в матрице, как правило, обозначается утолщенной или сдвоенной стрелкой. Общие правила построения сетевых моделей, знание которых необходимо для сетевого моделирования Правило обозначения работ. В практике зачастую встречаются случаи, когда две и бо лее работы выходят из одного и того же собы тия, выполняются параллельно и заканчива ются одним и тем же событием. Например, одновременно в двух отделах ведутся расчет ные операции (работы «а» и «б»), результаты которых используются в третьем отделе (ра бота «в»). При таком изображении получают ся две работы с одним и тем же кодом, т.е. 1—2, а это недопустимо, ибо при расчете мо дели невозможно определить параметры этих работ. В сетевой мо дели между двумя смежными событиями может проходить только одна стрелка. Правило запрещения «тупиков». В сете вой модели не должно быть «тупиков», т.е. событий из которых не выходит какая-либо работа, за исключением завершающего со бытия сети (в многоцелевых моделях завер шающих событий несколько). Например, событие 3 — тупиковое. Наличие такого со бытия означает, что введены лишние работы или имеется ошибка в технологии их выполнения. Правило запрещения необеспеченных событий. В сетевой модели не должно быть событий, в которые не входит ни одной работы, конечно, если это событие не является начальным. Например, со бытие 3 — необеспеченное. Работа 3—5 не будет выполнена, так как событию 3 не предшествует ни одной работы (не заданы исходные условия для ее начала). Модуль «Управление программами и проектами» 101 Правило изображения поставки. Постав ка — это результат, который получен за пре делами системы, т.е. не является результатом работы данной фирмы. Поставка изобража ется кружком, внутри которого поставлен крестик. Рядом с кружком указывается но мер спецификации, раскрывающей содержание поставки. Из моде ли видно, что поставка необходима для выполнения работы 2—3. Правило организационно-технологи ческих связей между работами. В сете вой модели учитывается только непо средственная связь через зависимость. На схеме показаны работы «а», «б», «в», «г». Работе «г» предшествует только работа «в». Но если необходимо, например, показать, что работе «г» предшествует не только работа «в», но и работа «а», то модель должна быть изображена по- другому. Технологическое правило построения сетевых моделей. Для пост роения сетевого графика необходимо в технологической последова тельности установить, какие работы должны быть завершены до на чала данной работы, какие начаты после завершения данной работы, какие необходимо выполнить одновременно с выполнением дан ной работы. При кодировании сетевых моделей необходимо учитывать сле дующее: все события имеют самостоятельные номера; кодируются числами натурального ряда (без пропусков); номер последующего события присваивается после присвоения номеров предшествую щим ему событиям; стрелка (работа) должна быть всегда направле на от события с меньшим номером к событию с большим номером. Специфические правила построения сетевых матриц. Принадлеж ность работы (стрелки) к тому или иному горизонтальному «кори дору» определяется ее горизонтальным положением либо безмас штабным ее горизонтальным участком в данном «коридоре». Принадлежность работы (стрелки) к вертикальному «коридору» оп ределяется вертикальными линиями, определяющими масштаб вре мени матрицы. Из схемы (рис. 3.3) видно, что работы 1—2 и 2—4 выполняются директором, работы 1—3 и 3—4 — заместителем директора, работа 1—4 — главным экономистом. Работы 1—2 и 1—3 выполняются на этапе I решения; работы 2—4 и 3—4 — на этапе II, а работа 1—4 — в течение этапов I и II. 102 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров Рис. 3.3. Фрагмент сетевой матрицы Продолжительность каждой работы на сетевой матрице опре деляется расстоянием между центрами двух событий, заключающих эту работу (стрелку) в проекцию на горизонтальную ось времени. На схеме работы 1—2 и 1—3 имеют продолжительность, равную че тырем единицам времени. Местонахождение каждого события на сетевой матрице определяется окончанием наиболее удаленной впра во (на сетке времени) входящей в него стрелки. Все остальные стрел ки, менее удаленные вправо от оси ординат, входящие в это же со бытие, соединяются с ним прерывистой линией со стрелкой на конце. Зависимость, идущая на матрице с наклоном вправо от оси ординат, изображается в виде разорванной прерывистой линии со стрелкой на конце. Зависимость, идущая по вертикали (ее проек ция на горизонтальную ось времени — точка, а следовательно, продолжительность равна 0), изображается, как обычно, пунктир ной стрелкой. Отклонение стрелок влево от оси ординат на сетевой матрице не допускается. Длина волнистой линии показывает вели чину частного резерва времени. Рассмотрим фрагмент ситуации «Подготовка предложений по совершенствованию организации управления проектом в тресте» (табл. 3.1). Наносим на матрицу работу 1 (см. перечень работ). Как видно из рис. 3.4, горизонтальные участки работ 1—2 и 1—3 и работы 1—4 располагаются в со ответствующих «коридорах», которые и характеризуют исполнителя работы. Из матрицы видно, что продолжительность этих работ составляет два дня. Наносим на матрицу работы 2, 3, 4, 5, 6, 7. Они зависят от работы 1 (в ма трице — 1—2, 1—3, 1—4). Поскольку работы по оценке обстановки зависят от |