Модуль 8. Управление программами и проектами - Разу М.Л., Воропаев В.И., Якутии Ю.В.. Модуль 8. Управление программами и проектами - Разу М.Л., Воропа. И проектами программами Управление
 Скачать 5.14 Mb.
|
|
Построение структурной модели Уровни управления Организационно-экономический уровень Технологический уровень Уровни иерархии 1 2 3 4 5 6 7 Наименование уровня иерархии Общая программа (мега- или мультипроекта) Проект ' Подпроект Часть подпрректа Комплекс (пакет) работ Детальная работа Единичная работа Отметим наиболее существенные из них: Дерево целей и результатов (см. также модуль «Общее управле ние организацией: принципы и процессы») — первая по време ни разработки структурная модель декомпозиции цели проекта на составные части. Ее можно построить в соответствии со структурой результатов проекта. Структурная организация проекта, представляющая иерархиче скую декомпозицию организационной и производственной структур проекта. На основе структурных моделей работ проекта и организации проекта строится матрица распределения ответственности и работ по исполнителям. На основе структурной модели проекта с использованием де рева целей, структуры организации проекта и матрицы ответ ственности строится сетевая модель проекта, или система се тевых моделей, с заданной степенью детализации, отвечающей Модуль «Управление программами и проектами» 65 Принятая структура проекта с выделенной в ней иерархией устойчивых элементов образует основу информационного языка проекта, на котором общаются все участники проекта и ведется документирование. Поэтому принятая структура, и только она, долж¬ но использоваться на протяжении всего жизненного цикла проекта, хотя и может претерпеть изменения в ходе выполнения проекта, В этом случае во всю документацию проекта должны быть внесены соответствующие изменения. Понимание проекта как структурированного информационно¬ го объекта, подчиняющегося логическим суждениям и формальным правилам, является основой профессиональных методов управле¬ ния проектом. Необходимым инструментом структуризации служит код эле¬ мента структуры проекта. Он должен проходить по всей системе документации проекта: технологической, экономической, финан¬ совой, организационной, управленческой и другим видам доку¬ ментации. Структурный код элемента проекта вместе с другими присущими этому элементу данными (объемы, стоимость, время, ресурсы, исполнитель и др.) позволяет формализовать расчетные процедуры по различным функциям управления проектами и обес¬ печить всех участников проекта необходимой и достаточной для них информацией. Типы структурных моделей проекта. Структурная модель проек¬ та и принцип структуризации широко используются для построе на и других структурных моделей, применяемых в управлении проектом (рис. 2.7). 66 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров требованиям различных уровней управления и участников про екта. На основе структуры проекта и данных о стоимости элементов проекта можно построить дерево стоимости — структурную декомпозицию стоимостных показателей ресурсов. Структурная контрактная декомпозиция работ проекта. Дерево распределения рисков проектов и решений по его ми нимизации. На основе композиции различных структурных и информаци онных моделей можно построить дополнительные композиционные структурные модели, необходимые для решения задач управления проектом различными его участниками. Рис. 2.7. Примеры структурных моделей проекта Модуль «Управление программами и проектами» 67 2.3. Жизненный цикл проекта 2.3.1. Понятие жизненного цикла проекта Каждый проект от возникновения идеи до полного завершения проходит ряд последовательных фаз развития. Полная совокупность фаз развития проекта образует жизненный цикл проекта. Общая схема жизненного цикла проекта представлена на рис. 2.8. Жизненный цикл принято разделять на фазы, фазы — на более мелкие составляющие: стадии, этапы и т.д. Общепринятого подхода, определяющего количество фаз, их содержание, а также после довательность, не существует и, по-видимому, не может существовать, поскольку эти характеристики зависят от кон кретного проекта, условий его осуществления и опыта основных уча стников. Тем не менее логика и основное содержание процесса раз вития проектов во всех случаях являются общими. Концепции жизненного цикла проекта и ее системному представлению посвя щен ряд известных работ по управлению проектами (5, 32, 33). Жизненный цикл про екта — набор последо вательных фаз, выде ляемых для лучшего контроля и управления Рис. 2.8. Концептуальная схема жизненного цикла проекта 68 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров Процесс осуществления проекта протекает во времени. Он имеет начало и окончание, требует в течение этого времени определенных затрат «усилий». На рис. 2.9 представлено типичное соотношение «время—усилия», характеризующее динамику процесса развития проекта по фазам жизненного цикла. Из него видно, что жизнен ный цикл проекта начинается от нулевых значений (начало проек та) и заканчивается нулевыми значениями (когда проект завершен). Кривая «время—усилия» имеет характерную форму, отражающую ти пичную динамику развития проекта. Эта динамика связана с фазами жизненного цикла проекта. В общем случае проект проходит четыре фазы развития: концепцию (начальная фаза), фазу разработки, фазу реализации и фазу завер шения. Понятие жизненного цикла является од ним из центральных, используемых в методо логии управления проектами. С его помощью: • определяется начало и окончание проекта, а значит, и его продолжительность; • формируется структура проекта и устанав ливается состав работ проекта; • в первом приближении определяется дина мика затрат и занятости персонала, привлекаемого к выполне нию проекта; Фаза проекта — это набор логически взаи мосвязанных работ, по завершении которых достигается один из основных результатов проекта Рис. 2.9. Обобщенный жизненный цикл проекта Модуль «Управление программами и проектами» 69 на основании структуры жизненного цикла устанавливаются основные этапы, или вехи, проекта для обеспечения лучшего контроля и управления проектом. 2.3.2. Фазы проекта Фаза проекта является структурным элементом его жизненного цикла. Завершение каждой фазы знаменует достижение одного или нескольких результатов проекта. Рассмотрим состав и содержание четырех фаз жизненного цик ла проекта: начальной фазы (концепция), фазы разработки, фазы реализации, фазы завершения. Главным содержанием работ на начальной фазе является разра ботка концепции проекта, включающая: инициацию проекта и очередной фазы про екта; сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование); • выявление потребности в изменениях (проекте); определение проекта; установление и сравнительную оценку альтернатив; представление концептуальных предложений, их апробацию и экспертизу; утверждение концепции и получение одобрения для начала работ следующей фазы. В этой фазе главным является разработка основных компонен тов системы управления проектом. Общее со держание работ этой фазы: инициация работ фазы; назначение руководителя и формирование команды проекта, в первую очередь ее клю чевых членов; установление деловых контактов и изуче ние целей, мотивации и требований заказ чика и владельцев проекта, а также других ключевых участников; развитие концепции и планирование пред метной области и других элементов проекта; разработка сводного плана проекта; организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями; Фаза разработки План проекта — ут вержденный документ, используемый для ру ководства при выпол нении и контроле про екта Начальная фаза 70 , Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров организация выполнения базовых проектных и опытно-конст рукторских работ; утверждение сводного плана проекта и получение одобрения на продолжение работ. Содержание фазы реализации проекта следует из ее наименова ния — выполнение основных работ проекта, необходимых для до стижения цели проекта. Это: • организация и проведение торгов, заклю чение контрактов; полный ввод в действие разработанной системы управления проектом; организация выполнения работ; ввод в действие средств и способов коммуникации и связи уча стников проекта; ввод в действие системы мотивации и стимулирования коман ды (участников) проекта; детальное проектирование и технические спецификации; оперативное планирование работ; установление системы информационного контроля за ходом работ; организация и управление материально-техническим обеспече нием работ, в том числе закупками, покупками, поставками; выполнение работ, предусмотренных проектом; руководство, координация работ, согласование темпов, мони торинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта; решение возникающих проблем и задач; подтверждение окончания работ и получение одобрения для работ следующей фазы. На этой фазе достигаются конечные цели проекта, осуществля ется подведение итогов, разрешение конфлик тов и закрытие проекта. Основное содержание работ этой фазы, как правило, состоит в следу ющем: планирование процесса завершения проекта; • эксплуатационные испытания окончательного продукта про екта; подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта; подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию; оценка результатов проекта и подведение итогов; • подготовка итоговых документов; закрытие проекта. Фаза завершения Фаза реализации Модуль «Управление программами и проектами» 71 2.4. Участники проекта 2.4.1. Общий состав участников проекта Состав участников проекта, их роли, распределение функций и ответственности зависят от типа, вида, масштаба и сложности про екта, а также от фаз жизненного цикла проекта. Функции, связанные с реализацией проекта в ходе его жизнен ного цикла, являются постоянными, а состав участников, их роли, распределение ответственности и обязанностей могут меняться. Здесь не существует общепринятых или жестких правил. Неизменными можно считать следующие функции, связанные с осуществлением проекта. 1. Проект должен быть осмыслен, придуман и инициирован, зна чит, у него должен быть инициатор. 2. Проект должен обрести главное заинтересованное лицо (орга низацию) — сторону, которая станет будущим владельцем и пользователем результатами проекта и будет нести за него от ветственность. В нашей терминологии это обычно заказчик проекта. В рыночной экономике это владелец (собственник), часто в литературе по управлению проектами — клиент. 3. Осуществление проекта требует привлечения инвестиций, зна чит, у него должны быть инвесторы, так как средств заказчика обычно недостаточно. 4. Проект нужно готовить и осуществлять, значит, у него должны быть соответствующие исполнители. 5. В результате реализации большинства проектов должно что-то производиться или оказываться какие-то услуги, значит, у про екта должны быть свои производители, продавцы и потребите ли, которые в конечном счете должны возместить все расходы по проекту и принести прибыль остальным его участникам. 6. Проектом нужно управлять, значит, у проекта должен быть менеджер. Каждый проект, кроме того, может затрагивать интересы раз личных сторон: местных властей, общественных групп, населения и отдельных граждан — это все участники проекта. На рис. 2.10 при ведена принципиальная схема участников проекта по выпуску но вой продукции. Очевидно, что для любого проекта принципиальный состав функций остается неизменным. В простейшем случае (например, теплица на дачном участке) все основные функции проекта могут осуществляться одним лицом. В, другом крайнем случае (например, строительство новой очереди автозавода) мы, очевидно, сталкива- 72 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров Рис. 2.10. Принципиальная схема участников проекта емся с полным набором участников с детальным разделением функ ций. На практике же мы имеем дело с промежуточными структура ми участников проекта. Каково же распределение ролей и как связаны с проектом и между собой основные участники проекта? 2.4.2. Состав, роли и взаимосвязи участников проекта Сторона, являющаяся автором главной идеи проекта, его предварительного обоснова ния и предложений по осуществлению проекта. В качестве иници атора может выступать практически любой из будущих участников проекта, но в конечном счете деловая инициатива, направленная на осуществление проекта, должна исходить заказчика. Главная сторона, заинтересованная в осу ществлении проекта и достижении его резуль татов, будущий владелец и пользователь резуль татов проекта. Заказчик определяет основные требования и масштабы проекта, обеспечивает финансирование проекта за счет своих средств или средств привлекаемых инвесторов, заключает контракты с основными исполнителями проекта, несет ответствен- Заказчик Инициатор Модуль «Управление программами и проектами» 73 ность по этим контрактам, управляет процессом взаимодействия между всеми участниками проекта. Несет ответственность за проект в целом перед обществом и законом. Сторона, вкладывающая в проект средст ва, например путем привлечения кредитов.' Цель инвесторов — максимизация прибыли на свои инвестиции от реализации проекта. Если инвестор и заказчик не являются одним и тем же лицом, то в качестве инвесторов обычно выступают банки, инвестиционные фонды и другие организации. Инвесторы вступают в контрактные отношения с заказчиком, контролируют выполнение контрактов и осуществляют расчеты с другими сторонами. Инвесторы являются полноправными партне рами проекта и владельцами всего имущества, которое приобрета ется за счет их инвестиций, пока им не будут выплачены все сред ства по контракту с заказчиком или кредитному соглашению. Юридическое лицо, которому заказчик и инвестор делегируют полномочия руководить работами, связанными с осуществлением про екта: планированием, контролем и координацией работ всех участ ников проекта. Состав функций и полномочий руководителя про екта определяется контрактом с заказчиком. Однако перед менеджером проекта и его командой обычно ставится задача все объемлющего руководства и координации работ на протяжении жиз ненного цикла проекта, до достижения определенных в проекте целей и результатов при соблюдении установленных сроков, бюд жета и требований к качеству. Специфическая организационная структу ра, возглавляемая менеджером и создаваемая на период осуществления проекта. Задача команды проекта — осуще ствление функций управления проектом до эффективного достиже ния его целей. Состав и функции команды проекта зависят от мас штабов, сложности и других характеристик, однако во всех случаях состав команды должен обеспечить высокий профессиональный уровень выполнения всех возложенных на нее обязанностей. В ка честве примера на рис. 2.11 приводятся типовой состав команды строительного проекта и основные функции ее членов. Команда проекта формируется в зависимости от потребностей проекта, опыта и квалификации персонала, а также от условий и организации выполнения проекта. Сторона или участник проекта, вступаю щий в отношения с заказчиком и берущий на себя ответственность за выполнение работ и услуг по контракту; в отношении всего проекта или его части. В функции генконтрактора Контрактор Команда проекта Руководитель проекта (проект-менеджер) Инвестор 74 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров Рис . 2.11 . Приме р структурно й схем ы типово й команд ы проект а Модуль «Управление программами и проектами» 75 входит заключение контракта с заказчиком (инвестором), отбор и заключение договоров с субконтракторами, координация их работ, принятие и оплата работ соисполнителей. В качестве контрактора могут выступать генконтракторные, инжиниринговые, консалтин говые фирмы (см. также модуль «Использование услуг профессио нальных консультантов») и профессиональные организации по уп равлению проектами. Вступает в. договорные отношения с кон трактором или субконтрактором более высоко го уровня, несет ответственность за выполнение работ и услуг в соответствии с контрактом. Организации, выдающие лицензии на пра во владения земельным участком, ведения тор гов, выполнения определенных видов работ и услуг и т.п. Сторона, удовлетворяющая свои интересы путем получения налогов от участников проек та, выдвигающая и поддерживающая экологи ческие, социальные и другие общественные и государственные тре бования, связанные с реализацией проекта. Юридическое или физическое лицо, явля ющееся владельцем участка земли, вовлеченно го в проект. Вступает в отношения с заказчи ком и передает на договорной основе право пользования или владения этим участком. Осуществляет эксплуатацию созданных основных фондов и производит конечную про дукцию. Главная цель — получение прибыли от продажи готовой продукции потребителям. Принимает участие на всех фазах проекта и взаимодействует с основными участниками проекта. Его роль и функции зависят от доли собственности в ко нечных результатах проекта. Во многих случаях является заказчи ком и инвестором проекта. Юридические и физические лица, являю щиеся покупателями и пользователями конеч ной продукции, определяющие требования к производимой продукции и оказываемым услугам, формирующие , спрос на них. За счет средств потребителей возмещаются затраты на проект и формируется прибыль всех участников проекта. На осуществление проекта оказывают влияние и другие сторо ны из окружения проекта, которые по существу также могут быть отнесены к участникам проекта: конкуренты основных участников проекта; общественные группы и население, чьи экономические и вне экономические интересы затрагивает осуществление проекта; |