Модуль 8. Управление программами и проектами - Разу М.Л., Воропаев В.И., Якутии Ю.В.. Модуль 8. Управление программами и проектами - Разу М.Л., Воропа. И проектами программами Управление
 Скачать 5.14 Mb.
|
|
Модуль «Управление программами и проектами» 45 Выводы Понятие «проект» обозначает комплекс взаимосвязанных ме роприятий, предназначенных для создания новых продуктов или услуг. Проект обладает новизной и неповторимостью и Имеет строго определенные во времени начало и окончание. Управление проектом в широком понимании — это професси ональная творческая деятельность, основанная на использовании современных научных знаний, навыков, методов, средств и техно логий и ориентированная на получение эффективных результатов в созидательной деятельности путем успешного осуществления про ектов как целенаправленных изменений. Основным предметом изучения дисциплины «Управление про ектом» являются процессы, функции, задачи, методы и средства управления проектами. Множество процессов управления проектом, применимых к большинству проектов, может быть разделено на пять групп, каж дая из которых включает процессы инициации, планирования, вы полнения, контроля, завершения. Применять профессиональные методы управления проектами нужно для успешного достижения целей и результатов проекта с требуемым качеством, в установленные сроки, в рамках бюджета и для удовлетворения участников проекта. Применение методов управления проектами выгодно всем уча стникам проекта. Использование методологии управления проектами полезно при осуществлении технических, организационных, социальных, эконо мических и других типов проектов и программ. Критериями успеха проекта являются: завершение проекта в ус тановленные сроки; завершение проекта в рамках бюджета; соблюде ние требований к качеству результатов; минимальный (согласован ный) объем изменений в предметной области проекта; сохранение текущей работы «родительской» организации, ее производственной культуры и ценностей. Для всех проектов можно выделить наиболее существенные функции управления проектом: управление предметной областью проекта; управление качеством в проекте; управление временем в проекте; управление стоимостью в проекте; управление человечес кими ресурсами в проекте; управление контрактами и поставками в проекте; управление коммуникациями в проекте, управление изме нениями в проекте. В управлении проектами используется широкий спектр орга низационных, экономических и математических методов и инфор- 46 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров мационных технологий, позволяющих решать разнообразные зада чи для эффективного управления проектом. Управление проектами как самостоятельная сфера деятельнос ти включает научные основы и прикладные знания, сферы прило жений, методологию и практику применения, профессиональные кадры специалистов. Современные методы и средства управления проектами явля ются методологией успешного осуществления программ и проектов в условиях рыночной экономики. Управление проектами за последние 40 лет стало общепризнан ной в мире методологией осуществления проектов и превратилось в неотъемлемую часть цивилизованного предпринимательства и об- щечеловечецкой культуры. Основные этапы развития методов управления проектами в России включают: истоки управления проектами; сетевые методы планирования и управления (СПУ); применение ЭВМ для управле ния отдельными проектами; управление организацией (мультипро ектное управление); интегрованные системы управления; совре менные методы профессионального управления проектами. Модуль «Управление программами и проектами» 47 Учебный элемент № 2 . Основные понятия и содержание проекта Проекты изменяют наш мир: строительство жилых и общест венных зданий, возведение промышленных объектов, разработка комплекса программ для ЭВМ, создание новых технологий и тех ники, конверсия оборонного предприятия, полет на Луну, рефор мирование существующей или создание новой организации, прове дение международного симпозиума, разработка и введение в ' действие нового закона, подготовка спектакля, введение новой на логовой системы, новой специальности в вузе, развитие региона — все это примеры мероприятий, носящих характер проекта. Так что же такое «проект»? Что общего между разными названны ми мероприятиями? Что объединяет их в общее понятие «проект»? Данный учебный элемент посвящен ответам на эти вопросы. Учебные цели элемента В результате освоения материала элемента слушатели должны: знать: основные понятия, признаки и характеристики проекта; • разновидности и классификационные признаки проектов; знать и уметь: • применять на практике структурные модели проектов; использовать в практической работе понятия контекста проек та, его жизненного цикла, участников, окружения; формировать цели проектов. 2.1. Основные понятия, признаки и характеристики проекта 2.1.1. Существующие трактовки понятия «проект» До недавнего времени в отечественной практике термин «про ект» использовался преимущественно в технической сфере и с ним связывалось представление о совокупности документации по созда нию каких-либо сооружений или зданий. Соответственно разработ ка такой документации называлась проектированием. 48 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров Единого, общепринятого определения понятия «проект» в ли тературе не существует, поэтому рассмотрим лишь его некоторые определения, используемые в управлении проектами. 1. Толковый словарь Webster's: «Проект (англ. project) — это что-либо, что задумывается или планируется, большое предприятие». 2. Свод знаний по управлению проектами, PMI, США (Л Guide to the Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, 1996) {Библ. 33): . , «Проект — временное предприятие, предназначенное для со здания уникального продукта или услуги». 3. Английская Ассоциация менеджеров проекта: «Проект — это отдельное предприятие с определенными целя ми, часто включающими требования по времени, стоимости и каче ству достигаемых результатов». 4. DIN 69901 (Германия) дает следующее нормативное определе ние понятия «проект»: «Проект — это предприятие (намерение), которое в значитель ной степени характеризуется неповторимостью условий в их сово купности, например: заданием цели; временными, финансовыми, людскими и другими ограничени ями; отграничениями от других намерений; специфической для проекта организацией его осуществления». 5. Мировой банк: «Понятие «проект» обозначает комплекс взаимосвязанных ме роприятий, предназначенных для достижения в течение заданного периода и при установленном бюджете поставленных задач с четко определенными целями...» Признаки проекта. Как видно из приведенных выше определе ний, предприятия или намерения, обладающие признаками проек та, имеют междисциплинарный, а также надфункциональный и надпредметный характер, т.е. признаки, общие для всех проектов. Что же это за признаки? Анализируя известные определения проекта {Библ. 5), выделим следующие его основные признаки. Нет цели, нет проекта! Достижение цели определяет заверше ние проекта. Определение цели стоит, несомненно, и перед всей организацией в целом, в рамках которой осуществляется проект. Но цели проекта ограничены во времени. При успешном завершении проекта целевая установка, дан- | ная руководителю проекта заказчиком, отпадает 1 Признак «наличие цели» Модуль «Управление программами и проектами» 49 Как отмечено, все проекты несут признак изменений. Строительство нового больничного комплекса (начальное состояние системы — большинство значений характеристик нулевые; конечное со стояние — характеристики больничного комплекса, сданного в эксплуата цию). Реконструкция автомобильного завода (начальное состояние систе мы — характеристики существующего завода, конечное состояние — ха рактеристики завода после реконструкции). В качестве примеров цели — результата проекта можно привести: • ввод в эксплуатацию в установленные сроки автозаправочного комплекса на Дмитровском шоссе; • ввод в действие Закона о налогообложении физических лиц; • высадка человека на Марс и его безопасное возвращение на Землю; • проведение избирательной кампании, обеспечивающей победу кан дидата. Этот признак является наиболее важной характеристикой проекта, так как осуществле ние проекта всегда несет изменения вещественной системы или предметной области, в которой реализуется проект. По сути реали зация проекта всегда связана с изменениями некоторой системы и является целенаправленным ее переводом из существующего в некоторое желаемое состояние. На рис. 2.1 приведена принципи альная схема системного представления проекта. Линии К 1 , K 2 , ..., К п отождествляются с жизнеспособными альтернативными (допус- Чимыми) концепциями проекта. Таким образом, проект является динамическим процессом пе ревода системы S из существующего в желаемое состояние по вы бранной траектории К (концепции осуществления проекта). Этот признак также является одной из важнейших характеристик проекта. Он озна чает, что любой проект имеет определенное начало и завершение, которые ограничивают продолжительность осуществления проекта. Начало проекта обыч но ассоциируется с началом затрат усилий и средств на инициацию проекта. Завершение проекта наступает, когда достигаются цели проекта или когда становится ясно, что цели проекта не могут быть достигнуты и проект прекращается. Неповторимость относится не к отдельным составляющим частям проекта, а к проекту в целом. Даже в проектах с высокой степенью новизны, несомненно, имеются процессы, которые характерны не только для данного проекта, но и используются во многих других проектах. В проекте также может встретиться мероприятие повтор ного характера, например мелкосерийное производство, входящее в него. Признак «неповторимость» Признак «ограничен ность во времени» Признак «изменения» 50 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров Рис. 2.1. Принципиальная схема системного представления проекта: S н - существующее (начальное) состояние системы; S K - желаемое (конечное) состояние системы; Т Н - начало проекта; Т К - окончание проекта; |X| - вектор исходных характеристик системы; |У| - вектор конечных характеристик системы. Осуществить санацию и реформирование предприятия за 18 месяцев. Начало проекта — формально принятое заказчиком решение об осуществ лении проекта. Проведение международного форума. Определяются даты проведения и продолжительность форума.. Началом этого проекта будет принятие ре шения о его осуществлении, окончанием — подготовка и сдача заказчику (спонсору) отчета о его результатах. Форум может длиться три дня, а весь проект — два года. Разработка новых лекарственных средств. Каждый из, таких проектов обладает признаком неповторимости (уникальности) по определению. Строительство жилого дома определенной серии. Продукт (дом) се рийный, но каждый такой проект отличается от других местоположением, отделкой, составом исполнителей, схемой финансирования и обеспечения и т.д. В каждом проекте используются различные ресурсы: финансы, люди, техника, оборудование, материалы и др. Объем выделяемых Модуль «Управление программами и проектами» 51 на проект ресурсов тесно связан с бюджетом и всегда конечен. Объем ресурсов в ряде случаев может быть изначально жестко лимитирован, и тогда при заданных ограничениях на ресурсы могут быть определены сроки и продолжительность проекта. В слу¬ чае жестко заданных сроков может быть определено необходимое количество требуемых ресурсов. Суть этого признака в том, что во всех случаях утвержденный вариант реализации проекта имеет спе цификацию и график потребления ресурсов. Производство художественного фильма. Проект всегда ограничен по времени контрактом, имеет жесткую смету, требует четко определенного специального оборудования, материалов, производственных площадей, а также исполнителей и персонала. Комплексность проекта означает учет всех внутренних и внешних факторов, прямо или косвенно влияющих на результаты проекта. В то же время каждый проект имеет четко определенные рамки своей предметной области и должен быть от- делен от других проектов или предприятий. Этот признак позволяет рассматривать проект как целостную комплексную систему с опре деленными характеристиками. Проект ввода в действие технологической линии по изготовлению плит ПКЖ-6 на заводе сборного железобетона разграничивается с другими про ектами и повседневной деятельностью завода, так как в его состав включа ются только те работы и ресурсы, которые необходимы и достаточны для подготовки и сдачи в эксплуатацию технологической линии по производ ству плит ПКЖ-6. Комплексность такого проекта состоит в том, что при его подготовке и реализации учитываются платежеспособный спрос на про дукцию, технологичность при изготовлении, транспортировке и монтаже, обеспечение исходными материалами и другие внешние и внутренние фак торы. Организационный аспект проекта выделен в определении DIN как «специфическая для проекта организация». Большинство крупных проектов не может быть выполнено в рамках существующих организационных струк тур (см. также модуль «Организация и ее деловая среда») и требует на время реализации проекта создания «специфической для проек та организационной структуры». В то же время для отдельных мел ких или относительно простых проектов создание специальной ор ганизации не требуется и (или) неоправданно. Однако во всех случаях необходимо назначение менеджера про екта, персонально ответственного за успех. Признак «специфичес кая организация про екта» Признак «комплекс ность и разграниче ние» Признак «ограничен ность требуемых ре сурсов» 52 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров «Сам себе менеджер проекта». Проекты дачного строительства и осво ения участка в большинстве случаев осуществляются силами владельца, который одновременно является менеджером проекта, проектировщиком, исполнителем, снабженцем, финансистом и т.д. Успех проекта, как прави ло, зависит от того, насколько владелец участка хорошо справляется с ро лью менеджера проекта, т.е. планирует и организует выполнение работ. Сложному проекту — «команда профессионалов». Строительство Брат ской ГЭС потребовало создания специфической организации для управле ния этим проектом — Управления БратcкГЭСстрой, которое насчитывало свыше 2 тыс. человек и имело сложную организационную структуру. Общее определение проекта. На основе анализа определений и признаков проекта можно сформулировать более общее определе ние этого понятия, которое удовлетворяет всем основным призна кам и не противоречит ни одному из приведенных определений. Включение в определение понятий «от дельная система» и ее «целенаправленное из менение» не только указывает на целостность проекта и его разграничение с другими пред приятиями, но и подчеркивает единственность проекта (в отличие от серийного производст ва), а значит, его неповторимость или уникаль ность. Нетрудно убедиться в том, что все пере численные в учебном элементе № 2 проекты соответствуют данному определению и позво ляют их отнести к классу мероприятий, объе диненных понятием «проект». 2.1.2. Взаимосвязь понятий «проект» и «программа» Понятие программы. Различные проекты могут не иметь никаких связей и выполняться изолированно. Каждый из них выступает как самостоятельный объект управления. В то же время конкретные проекты могут иметь различ ные связи. При определенных условиях мно жество взаимосвязанных проектов объединяют ся в программу. Определение программы. Программа может быть сформулиро вана в терминах проектов и представлена как совокупность проек тов, объединенных общей целью, выделенными ресурсами, време нем на ее выполнение, технологией, организацией и др. В дальнейшем мы будем рассматривать программы как совокупность проектов. Программа — это сово купность проектов и различных мероприя тий, объединенных об щей целью и условия ми их выполнения Проект — это ограни ченное по времени, це- ленаправленное изме нение отдельной сис темы с установленны ми требованиями к качеству результатов, с возможными ограни чениями расходования средств и ресурсов и со специфической ор ганизацией Модуль «Управление программами и проектами» 53 Программа, так же как и проект, является объектом управле ния. Однако в отличие от отдельного проекта она требует специаль ных методов мультипроектного управления, обеспечивающих дости жение общей цели программы при соблюдении заданных ограничений и условий ее выполнения. Выполнение отдельного проекта в составе программы может не давать ощутимого результата (дохода), в то время как осуществле ние всей программы обеспечивает максимальную эффективность (прибыль). Строительство курортного комплекса. Отдельный проект этой про граммы может не привлекать отдыхающих, только весь комплекс может работать эффективно. Программа жилищного строительства микрорайона включает проек ты жилых корпусов, соцкультбыта и инфраструктуры. Программа производства вертолета содержит проекты разработки но вого двигателя, конструирования и совершенствования отдельных техни ческих систем и т.д. Виды программ. Программы можно условно разделить на муль- типроекты — комплексные проекты, или программы, осуществляе мые в рамках крупных организаций и предприятий. К этому классу проектов относятся, например, проекты созда ния новых производственных или организационных структур, кон версии оборонных предприятий, трансформации госпредприятий, создания системы внутрифирменного управления для выполнения множества заказов (проектов) и услуг в рамках производственной программы фирмы, ограниченной ее производственными, финан совыми, временными возможностями и требованиями заказчиков. Мегапроекты — целевые программы, содержащие множество взаимосвязанных проектов, объединенных общей целью, выделен ными ресурсами и временем выполнения. Такие программы могут быть международными, государственными, национальными, реги ональными, межотраслевыми, отраслевыми и смешанными. Как правило, программы формируются, поддерживаются и координи руются на верхних уровнях управления: государственном (межго сударственном), республиканском, областном, муниципальном и т.д. Целевые программы, как правило, носят макроэкономический характер, затрагивают интересы всего или значительной части насе ления и требуют тщательной подготовки и специальных методов координации и управления при их осуществлении. |