Модуль 8. Управление программами и проектами - Разу М.Л., Воропаев В.И., Якутии Ю.В.. Модуль 8. Управление программами и проектами - Разу М.Л., Воропа. И проектами программами Управление
 Скачать 5.14 Mb.
|
|
7.3.4. Заключительная оценка и анализ эффективности реализации проекта Оценка эффективности реализации проекта осуществляется как в целом по проекту, так и по отдельным комплексам работ, а также по специфическим задачам управления проектом (распределение ресурсов, регулирование денежных потоков, организация труда и др.). При завершении проекта производится заключительная (ито говая) оценка эффективности реализации проекта, которая носит интегральный характер, т.е. учитывает все критерии и показатели, принятые в расчет. При этом каждому показателю, включенному в сводную оценку, присваивается удельный вес, отображающей его относительную значимость (приоритетность). Интегральная оценка эффективности проекта имеет следующий вид: Заключительная оценка, а также вся совокупность принятых в расчет показателей служат основой для анализа эффективности ре ализации проекта. Анализ как научный прием представляет собой разбиение це лого на составные элементы, установление между ними причинно- следственных связей, определение формы и степени влияния от дельных частей на состояние всей системы. Пользуясь медицинской терминологией, анализ дает возможность поставить диагноз иссле дуемому объекту и назначить соответствующие оздоровительные и Модуль «Управление программами и проектами» 285 профилактические процедуры. Эффективность реализации проекта может «страдать» от неблагоприятных внешних условий и (или) не грамотного управления проектом. Анализ не только выявляет узкие места в проекте, но и предоставляет пути их «расшивки». Очень важно, что благодаря анализу факторы эффективности реализации проекта классифицируются по степени влияния на конечный ре зультат. Это дает возможность руководителям проекта выделить глав ные причины сбоев и сосредоточить на них основные усилия. Информационной базой анализа эффективности реализации про екта служат относительные и абсолютные величины, характеризую щие те или иные конечные или промежуточные результаты проекта, а также схема организации и управления проектными работами. Анализ эффективности реализации проекта должен носить си стемный и комплексный характер, т.е. учитывать внешние условия реализации и окружение проекта, его взаимосвязь с другими проек тами и экономическими системами, внутреннюю структуру проек та. Структура анализа эффективности может соответствовать орга низационной структуре проекта, структуре разбиения работ, дереву целей или дереву решений проекта. Вполне разумно проводить ана лиз в соответствии с деревом задач управления проектом (управле ние стоимостью, управление качеством, управление рисками и др.). Целесообразно сочетать анализ по всем указанным направлениям. Различают ретроспективный, текущий (оперативный) и пер спективный анализ эффективности проекта. В первом случае ана лизируются уже достигнутые результаты, во втором —. текущая си туация, в третьем — на основе ретроспективного и оперативного анализа изучаются возможные сценарии развития событий и даются соответствую щие прогнозы. Анализ эффективности проекта осуще ствляется на всех стадиях его реализации. Держа «руку на пульсе», проект-менеджеры получают возможность влиять на ход реализации проекта таким образом, чтобы обеспечить его максимальную эффективность. Однако анализ эффективности реализации проекта следует про водить не только непосредственно в процессе реализации проекта, но и после завершения проектных работ. Главная цель такого ана лиза, если он проводится инвестором или исполнителем, — избе жать повторения ошибок в будущем. Анализ эффективности реализации проекта позволяет его уча стникам определить, насколько достигнутые результаты соответст вуют поставленным целям, каковы причины отклонений от плано вых показателей, какие меры необходимо принять, чтобы устранить Постоянный анализ про исходящего — это нор мальное состояние управ ляющих проектом 286 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров дефекты из механизма реализации проекта. Анализ эффективности реализации проекта позволяет: выявить (идентифицировать) факторы (причины), влияющие на эффективность реализации проекта (установить причины сбоев в работе, отклонений от плановых показателей, нарушений сроков и т.д.); ранжировать эти факторы по степени влияния на эффектив ность реализации проекта (определить основные и второсте пенные факторы); обнаружить форму и степень взаимозависимости и взаимообус ловленности между отдельными факторами (что на что влияет и каким образом); определить возможные меры воздействия на отдельные факто ры с целью их устранения или, напротив, усиления; принимать оптимальные управленческие решения. Под эффективностью реализации проекта в общем случае по нимается соотношение результатов проекта и стоимости ресурсов (материальных, трудовых, финансовых и др.), потребленных в процессе его реализа ции. Кроме того, эффективность реализации проекта может определяться как мера соот ветствия достигнутых результатов постав ленным целям. Поскольку отличительной особеннос тью проекта является его четкая ориентация на достижение конкретных результатов, важ нейшим критерием (качественным призна ком) эффективности проекта следует считать факт достижения по ставленных целей. В этом состоит отличие управления производством от управле ния проектом. Принцип эффективности первого звучит так: «До стичь больших результатов при имеющихся ресурсах», второго: «По тратить как можно меньше ресурсов на достижение намеченного результата». Оценка и анализ эффективности реализации проекта должны проводиться с учетом интересов разных участников проекта, а так же особенностей внешней среды (окружения) проекта. Информационной базой оценки результатов проекта является разнообразная документация проекта, содержание которой опреде ляется спецификой самого проекта. Плановые показатели (состав и объем потребляемых ресурсов, сроки выполнения работ, выгоды от эксплуатации проекта и т.д.) формируются на стадии предынвести¬ ционных исследований, разработки ТЭО, подготовки рабочей доку Реализацию проекта нель зя считать эффективной, когда реальные результа ты по объему и содержа нию не соответствуют це лям проекта, даже если на их достижение ушло отно сительно меньше ресур сов и времени Модуль «Управление программами и проектами» 287 ментации. Фактические показатели «поступают» по мере выполне ния проекта. Эффективность реализации проекта имеет двойственную при роду. Еще Питер Дракер говорил о внешней и внутренней эффек тивности системы. Внешняя эффективность показывает, что «дела ются нужные вещи», внутренняя — «насколько правильно делаются нужные вещи». С одной стороны, проект можно изучать как бы извне, оценивая «внешние» результаты, с другой — исследуется «вну тренний фактор» - система управления проектом. Формирование системы критериев, показателей и методов ана лиза эффективности реализации проекта — процесс творческий, нешаблонный, требующий системного и комплексного подхода к исследованию проекта. Контрольные вопросы 1. Из каких этапов состоит стадия завершения проекта? 2. В какой последовательности осуществляется процесс закрытия проекта? 3. Что подлежит оценке при подведении итогов, достигнутых в ходе выпол нения работ по проекту? 4. В чем сущность послепроектного обслуживания? 5. Что понимается под эффективностью проекта? 6. Что такое показатель и критерий эффективности проекта? 7. Какие показатели используют при оценке эффективности проекта? 8. Каковы признаки эффективности управления проектом? 9. В чем заключается необходимость анализа эффективности проекта? Выводы Управление завершением проекта предполагает достижение за данных результатов и прекращение финансирования проекта. На этом этапе осуществляется закрытие проекта, т.е. процесс оконча ния всех договорных обязательств между участниками проекта. За крытие проекта осуществляется в несколько этапов по специально разработанному плану. Анализ и оценка итогов деятельности по проекту позволяют выявить все ошибки и недостатки, что является актуальным для реализации аналогичных проектов. После окончания проекта возможно дальнейшее сопровожде ние проекта, например, в виде гарантийного обслуживания, усло вия которого оформляются в гарантийном контракте. 2 8 8 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров Положительным итогом деятельности по осуществлению про екта можно считать достижение поставленных целей С наименьши ми затратами ресурсов и времени. В оценке результатов проекта заинтересованы все его участники. Состав и содержание показате лей, по которым оцениваются результаты проекта, а также крите рии оценки определяются исходя из интересов участников. Соотношение результатов и затрат в проекте позволяет сделать вывод об экономической эффективности проекта. Для оценки эко номической эффективности проекта используются критерии доход ности инвестиций и надежности проекта, а также ряд количествен ных показателей, которые характеризуют различные аспекты проекта. Эффективность проекта во многом определяет эффективность управления проектом, которую можно оценить либо по эффектив ности проекта в целом, либо через оценку собственно системы уп равления проектом. При завершении проекта производится итоговая оценка эффек тивности реализации проекта, которая носит интегральный харак тер и позволяет сделать окончательный вывод об экономических результатах проекта. Модуль «Управление программами и проектами» 289 Выводы и заключения по модулю «Управление программами и проектами» Модуль «Управление программами и проектами» представляет собой курс, состоящий из семи элементов. Во введении (первый элемент) даны Основные понятия о про екте и управлении проектом. Было рассмотрено несколько опреде лений проекта и предложено наиболее приемлемое раскрытие этого понятия. Кроме того, изложена история развития управления про ектом за рубежом и в России и представлена современная концеп ция управления проектом. Второй элемент раскрывает содержание проекта, рассматрива ет его характеристики и параметры, анализирует проект с точки зрения объекта управления, его окружающей среды. Дается поня тие жизненного цикла как последовательности определенных фаз проекта. Описываются участники проекта, их состав, роли, функ ции, взаимосвязи. Третий элемент описывает организацию управления проектом, которая включает изучение функций управления проектом, особен ностей структур управления проектом, а также уникального орга низационного инструментария управления проектом. Значительную роль в осуществлении проекта играет команда проекта, поэтому в элементе отводится место для рассмотрения подходов к ее формированию и развитию. Далее, в элементах четвертом, пятом, шестом и седьмом рас сматривается содержание работ по основным жизненным фазам проекта. В них описаны вопросы, связанные с технико-экономиче ским обоснованием, разработкой плана, управлением стоимостью, временем, ресурсами и качеством проекта. Рассматриваются мето ды управления риском в проекте. Модуль заканчивается анализом эффективности реализации проекта. Таким образом, модуль представляет собой описание обла сти знаний по управлению проектами и программами. Он основы вается на взаимосвязи с общим менеджментом и прикладными сферами. В модуле приведены рисунки, таблицы, примеры, иллю стрирующие и дополняющие содержание модуля. 2 9 0 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров Глоссарий Автоматизация управления проектом (АУЛ) (project management automation) — применение современной электронно-вычислительной техники для сбора, обработки, передачи данных и осуществления трудоемких рас четов в проекте, формирования рациональных потоков информации и повышения коэффициента ее использования, создания условий для объективного научного обоснования управленческих решений в про екте, их оптимизации на основе использования экономико-математи ческих методов. Аппарат управления проектом (project administrative staff) — административ но-управленческий персонал, т.е. менеджеры, специалисты, техниче ские и вспомогательные исполнители, выполняющие определенные функции по управлению проектом. Бизнес-план проекта (project business plan) — коммерческий документ, пред назначенный для всестороннего обоснования целесообразности реа лизации проекта и оценки желаемых результатов. Виды проектов (types of projects) — классификация и подразделение проек тов по характеру их предметной области. Можно выделить некоторые особенности и типичные условия, позволяющие отличить друг от дру га следующие виды проектов: инвестиционные, инновационные, эко номические, организационные, учебно-образовательные, проекты ис следования и развития, социальные, комбинированные (смешанные). Внешнее окружение проекта (project external environment) — факторы, явля ющиеся внешними по отношению к проекту и оказывающие прямое и косвенное воздействие в глобальном внешнем окружении проекта. Внутренняя среда проекта (project internal environment) — факторы, которые характеризуют условия его успешной реализации и действуют внутри самого проекта. Все они тесно связаны между собой и особенно вни мательно контролируются руководителями проектов. Дерево целей проекта (project tree of objectives) — схема представления иерар хической декомпозиции системы целей проекта. Миссия проекта, т.е. его основная общая цель, детализируется на цели, подцели и задачи более низкого уровня. Установленный приоритет целей определяет, что нижний уровень задач проекта обеспечивает выполнение целей более высокого уровня. Представление целей осуществляется с верх него уровня. Дерево целей представляет собой графическую модель соподчиненности целей проекта с учетом их взаимосвязей. Длительность проекта (project duration) — суммарная продолжительность всех рабочих периодов (не включая праздники или другие нерабочие пери оды), необходимых для осуществления работ по проекту. Договорная цена в управлении проектом (contract price in project management) — цена, устанавливаемая по договоренности между участниками проек та, которые являются договаривающимися сторонами. Документооборот в управлении проектом (document flow in project manage ment) — процесс циркулирования документов во внутренней среде проекта с момента их создания или получения до завершения проекта. Модуль «Управление программами и проектами» 291 Жизненный цикл проекта (project life cycle) — концепция, описывающая сту пени существования проекта с момента возникновения идеи до полно го завершения всех работ. Процесс осуществления проекта протекает во времени, поэтому жизненный цикл проекта складывается из совокуп ной продолжительности ступеней развития проекта. Жизненный цикл принято разделять на фазы, фазы — на стадии, стадии — на этапы. Эти характеристики зависят от параметров конкретного проекта, условий его осуществления, однако логика и основное содержание процесса раз вития различных проектов во всех случаях являются общими. Задача в управлении проектом (task in project management) — предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполне на установленным способом в заранее оговорённые сроки в ходе осу ществления проекта. Заказчик проекта (project customer) — главная сторона, заинтересованная в осуществлении проекта и достижении его результатов. . Иерархическая система моделей проекта (hierarchical system of project models) — совокупность специальных моделей для структуризации проекта. В нее входят дерево целей проекта, дерево решений проекта, дерево работ, дерево стоимости, дерево ресурсов, организационная структура управ ления проектом. Имитационные модели управления проектом (project management simulation) — модели, отображающие процессы или явления, аналогичные реаль ным в системах управления проектом. Инвариантность в управлении проектом (invariability in project management) — свойство проекта не применяться с изменением условий, при которых он существует. Инвестиции в управлении проектом (investment in project management) — вло жение частного или государственного капитала, имущественных или интеллектуальных ценностей в проект. Инвестор(ы) проекта (project investor) —. сторона(ы), осуществляющая(ие) инвестиции в проект. Инженер проекта (project engineer) — участник проекта, который несет от ветственность за руководство и координацию работ по всем техниче ским аспектам проекта за весь период его жизненного цикла. , Инициатор проекта (project initiator) — сторона, являющаяся автором глав ной идеи проекта, его предварительного обоснования и предложений по осуществлению проекта. Инициация проекта (project initiation) — 1) инициация проекта — выработка, «генерирование» определенной идеи или замысла, касающегося изме нений в любой общественной сфере деятельности, затем следуют ос мысление и продумывание проекта в его общих чертах; 2) инициация — поручение организации начать очередную фазу жизненного цикла проекта. Институциональный анализ проекта (project institutional analysis) — исследо вание проекта по его организационно-правовым аспектам. |