Модуль 8. Управление программами и проектами - Разу М.Л., Воропаев В.И., Якутии Ю.В.. Модуль 8. Управление программами и проектами - Разу М.Л., Воропа. И проектами программами Управление
 Скачать 5.14 Mb.
|
|
Продолжительность за вершающей фазы состав ляет 12% общей продол жительности жизненного цикла проекта Модуль «Управление программами и проектами» 267 Паспортизация — опреде ление соответствия доку ментации в количествен ном и качественном выра жении существующим нормам, стандартам, тех ническим условиям • II этап — паспортизация. Зарубежный опыт показывает, что данный этап це лесообразнее осуществлять на более ранних фазах реализации проекта; III этап — выявление невыполненных обязательств. Наиболее часто встреча ющимися видами невыполненных обя зательств являются поставки, брак и недоделки со стороны подрядных и субподрядных организаций; IV этап — завершение невыполненных обязательств. Заверше ние невыполненных обязательств со стороны участников про екта перед собственником (заказчиком) проекта осуществляет ся различными способами: своевременным и добросовестным исправлением брака и устранением недоделок в соответствии с требованиями за казчика, регулировкой взаимоотношений в финансовой части обязательств; выставлением претензий исполнителю заказчиком и взи манием штрафов и т.д.; • V этап — гарантийное обслуживание; • VI этап — окончательный расчет; • VII этап — подготовка итогового отчета; VIII этап — демобилизация. Данный этап включает следующие мероприятия: расформирование организационной структуры проекта, возврат арендованного имущества, оборудования, при способлений, ликвидация малоценных информационных, тех нических и других материалов. Закрытие проекта представляет собой особый проект со специ фическими ограничениями ресурсов. Для реализации этого «проекта», как правило, разрабатывается специальный план. План закрытия проекта представляет собой таб лицу обязанностей, которая отражает пакеты задач и работ, сфор мулированных в определенной структуре, и указывает лица или организационные группы, ответственные за их выполнение. 7.1.2. Подведение итогов и получение денных о результатах, достигнутых в ходе выполнения работ по проекту Анализ и оценка результатов деятельности по реализации проек та, Как правило, осуществляются консалтинговой фирмой (см. также модуль «Использование услуг профессиональных консультантов») сов местно с компанией — инициатором проекта. 2 6 8 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров При подведений итогов, достигнутых в ходе выполнения работ по проекту, подлежат оценке следующие основные вопросы. 1. Стратегия по достижению целей проекта. 2. Соответствие принятых решений предпроектному обоснованию инвестиций, другим предпроектным материалам, заданию на разработку проекта строительства, а также исходным данным, техническим условиям, регламентам и ограничениям, выдан ным заинтересованными организациями и органами государст венного надзора при согласовании места размещения объекта. 3. Выбор площадки (трассы) строительства с учетом инженерно- геологических, экологических и других факторов, согласований местных органов управления в части землепользования, разви тия социальной и производственной инфраструктуры террито рий, результатов сравнительного анализа вариантов размеще ния площадки (трассы)!. 4. Обоснованность определения мощности (вместимости, пропу скной способности) объекта, исходя из проектных решений, обеспечения сырьем, топливно-энергетическими и другими ресурсами, потребности в выпускаемой продукции или предо ставляемых услугах. 5. Достаточность и эффективность технических решений и меро приятий по охране окружающей природной среды, предупреж дению аварийных ситуаций и ликвидации их последствий. 6. Достаточность инженерно-технических мероприятий по защи те населения и устойчивости функционирования объектов в чрезвычайных ситуациях мирного и военного времени. 7. Обеспечение безопасности эксплуатации предприятий, зданий и сооружений, соблюдение норм и правил взрыво- и пожарной безопасности. 8. Соблюдение норм и правил по охране труда, технике безопасно сти и санитарным требованиям. 9. Обоснованность применяемой технологии производства на ос нове сравнения возможных вариантов технологических процес сов и схем, выбора основного технологического оборудования. 10. Оценка технического уровня созданного (реконструированного) предприятия (производства), его материало- и энергоемкости. 11. Обоснованность и надежность строительных решений. 12. Оптимальность решений по генеральному плану, их взаимоувяз ка с утвержденной градостроительной документацией, рацио нальность решений по плотности застройки территории и про тяженности инженерных коммуникаций. 13. Обеспечение архитектурного единства и высокого уровня архи тектурного облика зданий и сооружений, соответствие их гра Модуль «Управление программами и проектами» 2 6 9 достроительным требованиям в увязке с существующей заст ройкой. 14. Объем работ, график их осуществления. 15. Расходование бюджета проекта. 16. Эффективность использования источников и применяемых схем финансирования проекта. 17. Осуществление договорной работы. 18. Эффективность расходования материально-технических ресур сов. 19. Анализ коммерческих аспектов проекта. 20. Анализ финансовой части проекта. 21. Экономический анализ проекта. 22. Институциональный анализ. 23. Оценка деятельности по управлению риском. 24. Анализ механизмов контроля и отчетности по проекту по вре мени, затратам, показателям, ресурсам. Результаты, полученные в ходе подведения итогов деятельнос ти по проекту, позволяют расширить базу данных по проекту, а так же выявить все ошибки и недостатки, которые необходимо учиты вать при реализации аналогичных проектов. Положительным итогом деятельности по осуществлению про екта можно считать достижение поставленных целей с наименьши ми затратами ресурсов и времени. Хранить итоговый отчет по проему рекомендуется в течение 10 лет. Чертежи, карточки, отчеты, фотоснимки, данные испытаний и ввода в эксплуатацию, а также другая информация, Накопленная в ходе работы над проектом, должны быть проанализированы с точки зрения их необходимости в будущем (например, при отстаивании юридических прав). 7.2. Послепроектное обслуживание 7.2.1. Гарантийное обслуживание объекта проекта Гарантийное обслуживание — комплекс (программа) меропри ятий, осуществляемых функциональной группой поставщика. Ус ловия гарантии оговариваются в контракте, Они предусматривают: • определение начала срока гарантийно го обслуживания и его продолжитель ности; • определение перечня, объема ремонт ных работ; Гарантия (фр. garantie, англ. guarantee) — один из способов обеспечения ис полнения обязательств, применяемый в отноше ниях между хозяйствую щими субъектами 270 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров Сроки и состав услуг га рантийного обслуживания определяются индивиду ально в каждом конкрет ном проекте проверку соответствия проекту; наблюдение за вводом в эксплуатацию, началом работ и испы таниями; определение соответствующего исходного сырья, применяемых технологий; перечень запасных частей, передаваемых заказчику; определение допустимого режима работы оборудования; проведение испытаний для демонстрации соответствия паспорт ной производительности, а также качества продукции; ограничение ответственности; условия окончания действия контракта и др. Гарантийное обслуживание должно предусматривать передачу заказчику всей технической документации по оборудова нию (включая чертежи), руководства по его эксплуатации, технологической доку ментации, требований к сырью, материа лам, инструментам, программы обучения персонала. Обычно гарантийный срок (Г.с.) устанавливается на товар, предназначенный для длительного использования и хранения. В за висимости от его свойств и назначения можно назвать следующие виды: Г.с. эксплуатации и (или) гарантийная наработка. Гарантийная наработка явля ется разновидностью Г.с. эксплуатации, однако измеряется в других единица; Г.с. хранения. Г.с. хранения — период, в течение, которого поставщик (изготови тель) гарантирует все установленные стандартами эксплуатационные показате ли и потребительские свойства товара при условии соблюдения заказчиком пра вил эксплуатации и хранения; Г.с. годности; • Г.с. эксплуатации — период, в течение которого поставщик (изготовитель) гарантирует стабильность показателей качества товара в процессе эксплуатации. По общему правилу гарантийный срок на комплектующее из делие считается равным гарантийному сроку на основное изделие и начинает свой отсчет одновременно с гарантийным сроком на ос новное изделие. Однако гарантийным контрактом могут быть пре дусмотрены другие правила. | Гарантийный срок (англ. warranty period) — период, в течение которого прода вец (поставщик) ручается за нормальное функциони рование товара (оборудо вания, сырья, материалов) при условии его надлежа щего использования и хра нения Модуль «Управление программами и проектами» 271 7.2.2. Подготовка кадров для эксплуатации проекта Подготовку кадров для эксплуатации проекта необходимо осу ществлять в зависимости от категории обучаемого персонала. Обу чаемых подразделяют на три категории; • вновь набираемые сотрудники; работники общих категорий; управляющие. Вновь принимаемые на работу обычно прослушивают курсы лекций и обучаются на рабочем месте. Важная задача здесь — при нятие философии организации-инициатора проекта и получение тех нических навыков. Работники общих категорий обучаются функциональным дис циплинам, а также основам человеческих отношений. 'Подготовка ведется по трем направлениям: на рабочем месте, самоподготовка, вне рабочего места. Обучение работников общих категорий вне рабочего времени осуществляется в учебных центрах инициатора проекта и учебных заведениях различных организаций. Оно принимает формы, например, технических курсов, других курсов по функциональным дисциплинам. Подобное обучение субсиди руется организацией — инициатором про екта. Обучение управляющих осуществляет ся главным образом вне рабочего места. Цель обучения — повышение теоретических знаний и знаний в области человеческих от ношений. Подготовка кадров (управленческого, производственного персонала) для эксплу- атации проектов, связанных с использованием значительного объ ема технологического оборудования, как правило, является функ цией поставщика. Программы обучения предоставляются в комплекте с технической и другой документацией. Обучение вклю чает теоретические основы и практические знания. Сроки обуче ния определяются в зависимости от объема и сложности поставля емого оборудования и технологии,, Практика показала, что профессиональная подготовка кадров осуществляется в течение шести месяцев. Эксплуатацию объектов проекта, связанную с их содержанием (например, зданий), целесообразнее осуществлять силами специа лизированных управляющих компаний. Учебный процесс должен быть организован в форме программы курсов и семи наров. Программа обучения должна быть построена в соответствий с требова ниями каждой конкретной организации и с уровнем, набором и количеством задействованных ресур сов 2 7 2 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров Процесс подготовки кадров для эксплуатации проекта включа ет систему оценки кадров. Система оценки качеств будущего спе циалиста позволяет сделать заключение о пригодности специалиста занимать конкретную должность. Система оценок включает разде лы: оценка работника (оценка знаний, навыков, умений, черт ха рактера), оценка его опыта, оценка труда (оценка затрат времени, сложности труда), оценка результатов труда. 7.2.3. Накопление данных для осуществления последующих проектов Объемы информации о ходе развития работ по проекту, кото рые необходимо собирать, обрабатывать и анализировать, чрезвы чайно велики] В настоящее время существуют различные автомати зированные системы, которые включают базы данных по различным показателям, аспектам осуществления проекта. Накопление данных, как правило, осуществляется по следующим блокам: • планирование; управление ресурсами; контроль выполнения работ по проекту; • отчеты; • графические материалы; библиотека. Накопление данных для осуществления последующих проектов позволяет: во-первых, учесть ошибки, сделанные при реализации преды дущих проектов; во-вторых, принимать более эффективные управленческие ре шения; в-третьих, изучить влияние различных компонентов и факто ров на ход планирования и реализации проекта; в-четвертых, использовать имеющиеся формы документов, от четов для подготовки и реализации нового проекта; в-пятых, обеспечить систему повышения качества осуществле ния проекта. 7.3. Анализ эффективности реализации проекта Реализация любого проекта направлена на достижение заранее заданных и четко сформулированных целей и связанных с ними кон кретных результатов (см. также модуль «Общее управление органи зацией: принципы и процессы»). Цель может быть определена как Модуль «Управление программами и проектами» 2 7 3 намерение достичь того или иного результата. В свою очередь, пла нируемый результат является объектом целеполагания проекта. Цели и соответственно результаты проекта могут быть эконо мическими (например, получение прибыли, снижение себестоимо сти продукции, достижение определенного уровня эффективности работ, повышение конкурентоспособности продукции), социально- экономическими (создание новых рабочих мест, рост бюджетных поступлений), экологическими (внедрение «чистых» технологий, уменьшение выбросов в атмосферу) и др. Как правило, результаты выражаются в виде количественных пока зателей. Принятие менеджерами проекта адек ватных сложившейся ситуации управленче ских решений, направленных на максимально полное использова ние потенциала имеющихся ресурсов проекта и достижение поставленных целей в установленные сроки и при минимуме затрат, невозможно без грамотной оценки результатов и анализа эффек тивности проекта на стадии его реализации. Для этого прежде всего проводится сопоставление плановых и фактических показателей, за трат и результатов проекта, позволяющее сделать вывод о целесооб разности или нецелесообразности осуществления тех Или иных ме роприятий. 7.3.1. Оценка промежуточных и конечных результатов проекта В оценке результатов проекта заинтересованы все его участ ники. Форма и степень участия каждого конкретного участника в оценке результатов проекта зависит от при нятой схемы управления проектом. Состав и содержание показателей, по которым оце ниваются результаты проекта, а также кри терии оценки определяются исходя из ин тересов отдельных участников. Иными словами, участники проекта сами решают, что, как и когда надо оценивать. Заказчик, как правило, оценивает результаты проекта (контро лирует ход его реализации, а по завершении подводит итог), чтобы принимать решения о своевременном перечислении средств и соот ветствующем вознаграждении исполнителей. Критерием результата для заказчика выступает факт завершения проекта (достижения по ставленных целей) в заданные сроки и в пределах согласованного бюджета. 19—4981 Оценка достигнутого и анализ эффективности проекта означают сопос тавление плановых и фак тических показателей, за трат и результатов Участники проекта — за казчики, инвесторы, кре диторы, исполнители — сами решают, что, как и когда надо оценивать 274 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров Инвестору оценка результатов нужна для принятия инвестици онных решений и формирования стратегии и тактики инвестирова ния в будущем. Результатом здесь является доход на вложенный капитал в сочетании с конкретным сроком возврата (окупаемости) инвестиций. Кредиторы следят за ходом реализации проекта, чтобы вовремя направлять обусловленные соответствующим договором объемы кредитных ресурсов и принимать решения о дальнейшем кредито вании проекта. В качестве объектов внимания кредиторов выступа ют денежные потоки проекта, платежеспособность заказчика, лик видность активов собственника проекта. Исполнители проекта также оценивают его результаты. Реали зация проекта сопряжена с воздействием на него целого ряда внеш них и внутренних факторов, не учтенных или учтенных не полно стью на этапе стратегического, тактического и оперативного планирования. Эти факторы могут существенно влиять на фактиче ские параметры проекта, такие, как себестоимость работ, сроки и т.д. В связи с этим руководству проекта необходимо постоянно оце нивать фактически достигнутые промежуточные результаты, срав нивать их с плановыми показателями, выявлять причины отклоне ний и корректировать ход реализации проекта (контроль и управление изменениями проекта) (рис. 7.1). Рис. 7 . 1 . Оценка результатов проекта в системе управления проектом Оценка прогнозируемых конечных результатов проекта, прово димая на стадии его реализации, дает возможность определить, насколько правильно реализуется проект в целом. Анализ фактиче |