Модуль 8. Управление программами и проектами - Разу М.Л., Воропаев В.И., Якутии Ю.В.. Модуль 8. Управление программами и проектами - Разу М.Л., Воропа. И проектами программами Управление
 Скачать 5.14 Mb.
|
|
Модуль «Управление программами и проектами» 241 предквалификации, разработку и подачу оферт, оценку оферт и выбор победителя, подготовку и подписание контракта. Торги представляют собой тщательно разработанный процесс, характеризующийся определенным документооборотом. Основны ми документами процесса подрядных торгов являются объявление о торгах, опросник предварительной квалификации, тендерная до кументация, заявление и оферта, заключение о результатах торгов, контракт. Оценка оферт производится тендерным комитетом с привлече нием консультационных организаций методами балльной, эконо мической и смешанной оценки. Необходимым условием реализации контрактов является мо ниторинг и контроль за их исполнением. 2 4 2 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров Учебный элемент № 6. Управление реализацией проекта Учебные цели элемента В результате освоения материала элемента слушатели должны: знать процессы управления проектом при его реализации, вклю чая: выполнение плана проекта; • проверку состояния предметной области проекта; обеспечение качества; организацию обеспечения ресурсами; руководство контрактами; распределение информации; развитие команды управления проектом; знать процессы контроля и регулирования хода выполнения проек та, включая: представление отчетности о ходе выполнения работ проекта; управление изменениями; контроль и регулирование предметной области проекта; контроль и регулирование сроков выполнения работ и стоимо сти проекта; контроль качества и регулирование его обеспечения; контроль и регулирование мероприятий по снижению рисков в проекте; • контроль выполнения контрактов. 6.1. Организация работ и выполнение проекта Процесс управления проектом при его выполнений включает такие задачи, как: выполнение сводного плана проекта — реализация плана про екта путем выполнения включенных в него работ; • подтверждение предметной области — процесс формальной приемки предметной области проекта; обеспечение качества — процесс регулярной оценки выполнен ных работ проекта для подтверждения того, что проект будет удовлетворять принятым стандартам качества; Модуль «Управление программами и проектами» 243 развитие команды — освоение индивидуальных и групповых навыков и квалификации для улучшения выполнения проекта; распределение информации — периодическое доведение необ ходимой информации до участников проекта; получение предложений — поступление подходящих заявок, тендерных предложений, предложений по поставкам и контрак там; выбор источника — выбор из числа потенциальных поставщи ков и контракторов; руководство контрактом — регулирование отношений с испол нителями работ и поставщиками. 6.1.1. Управление выполнением сводного плана проекта Выполнение сводного плана проекта — это основной процесс осуществления проекта. Большая часть бюджета проекта будет из расходована именно на его выполнение. В этом процессе менеджер проекта и его команда должны организовать работу в проекте, ко ординировать и направлять усилия участников проекта на его эф фективное выполнение. Состав и содержание процесса выполнения плана проекта зависят от сферы приложения, типа и вида проекта. Постановка задачи «Управление выполнением сводного плана про екта». Сформулируем постановку этой задачи. Заданы: сводный план проекта, содержащий: результаты планирования по всем функциям управления проектом, дополнительные данные по всем функциям управления про ектом; базовый уровень плановых показателей и информация об усло виях выполнения проекта в рассматриваемой организации; ограничения и допущения, учитываемые и используемые при выполнении проекта; список открытых вопросов; корректирующие воздействия. Требуется: определить выполненные и невыполненные работы проекта; определить степень отклонения от плана по всем функциям проекта; • составить запросы на изменения. Информация, необходимая при управлении выполнением сводного плана проекта. Для управления выполнением плана проекта необхо дима следующая информация. 244 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров Сводный план проекта описан выше. Все организации, вовлеченные в про ект, могут иметь собственную формальную или неформальную политику, которая мо жет влиять на выполнение плана проекта. Корректирующие воздействия — это любые действия, предпринятые для того, чтобы ликвидировать нежелательные откло нения от запланированных параметров и осуществлять выполнение проекта в соответствии с планом. Методы и средства, используемые при управлении выполнением сводного плана про екта. Для выполнения плана проекта применяются общие навыки менеджмента, такие, как лидерство, методы общения между участ никами проекта, ведение переговоров и др. Управление проектом осуществляется в соответствии с проектно-сметной и техни ческой документацией, отражающей резуль таты проекта по всем его аспектам и позволяющей учитывать при кладную специфику проекта. Формальная процедура, разрешающая выполнение работ по проекту в определен ной последовательности и в установленное время. Для санкционирования начала работ выпускаются соответствующие организационно-распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения, указания и др.). При разработке системы санкционирования работ необходимо обос новать и учесть затраты на осуществление принятого типа контро ля. Во многих мелких проектах бывает достаточно устного санкци онирования. Регулярно проводимые оперативные встречи участников проекта (совещания, планерки, оперативки и др.) для обмена информацией по текущему состоянию работ проекта. В большинстве проектов оперативные встречи проводятся на разных уровнях, с разной частотой. Оперативные встречи могут проводиться путем организации: • оперативных совещаний основных участников проекта с исполь зованием сети Интернет; • оперативных совещаний основных участников проекта' с исполь зованием селекторной связи — междугородной, ведомственной, местной; • оперативных совещаний (планерок) с приглашением ответствен ных Представителей организаций — участников и исполнителей проекта. Политика организаций — участниц проекта Корректирующие воздей ствия Общие навыки управления Технические знания и на выки Система санкционирова ния работ Оперативные совещания Модуль «Управление программами и проектами» 245 Информационная система управления проектами описана в эле менте № 5. Результаты, получаемые при управлении выполнением сводного плана проекта. При выполнении плана проекта должны быть получены следующие ре зультаты. Информация о выполнении проекта содержит данные о выпол ненных и невыполненных работах, об объемах выполненных работ, о степени достижения стандартов качества, произведенных затратах и др. Вся учётная информация собирается вместе, как части про цесса выполнения плана проекта, и включается в отчетность по исполнению проекта. Во время выполнения работ проекта возникает необходимость во внесении из менений. Эти изменения оформляются в виде запросов и в установ ленном порядке представляются в команду проекта. Изменениям в проекте наиболее часто подвергаются: • предметная область (цели и результаты проекта); • бюджет и сметы затрат; • сроки выполнения работ; • технология и организация работ; • исполнители, поставщики и др. 6.1.2. Проверка и анализ состояния предметной области при выполнении проекта Подтверждение предметной области при выполнении проекта. Кон троль и анализ состояния предметной области при выполнении про екта — это процесс формальной приемки результатов проекта инве сторами, заказчиками, клиентами, покупателями и т.д. Он предпола гает рассмотрение полученных результатов работ проекта, для того чтобы убедиться, что все выполнено удовлетворительно, и затем при нятие решения об одобрении полученных результатов заказчиком. Если проект прекращается на ранних стадиях, необходимо докумен тировать уровень и степень завершенности результатов проекта. Постановка задачи «Подтверждение предметной области при вы полнении проекта». Рассмотрим постановку этой задачи. Заданы: • информация о выполненных работах проекта (отчетные мате риалы, в том числе об объемах выполненных работ, о степени достижения стандартов качества, произведенных затратах и др.); Запросы на изменения Результаты работ 246 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров • документация, содержащая описание результатов проекта; допущения при выполнении работ. Требуется: определить соответствие полученных результатов при выполне нии проекта установленным требованиям; формально подтвердить выполнение работ и получение резуль татов. Информация, необходимая для подтверждения предметной об ласти. Для подтверждения Предметной области при выполнении про екта необходима следующая информация. Результаты работ описаны выше. К документации, описывающей резуль таты проекта, относятся планы, специфи кации, проектно-сметная и техническая до кументация, рабочие чертежи и т.д. Тип документов зависит от назначения проекта и области его приложения. Методы и средства, используемые для подтверждения предметной области при выполнении проекта. Для подтверждения предметной об ласти при выполнении проекта используются следующие методы и средства. Измерения, экспертизы, тестирования для определения степени выполнения работ предметной области и формального под тверждения выполненных работ и полученных результатов. Анализ состояния предметной области и прогнозирование выполнения проекта. Результаты подтверждения предметной области при выполнении проекта. Документальным подтверждением того, что заказчик одо брил и принял выполненные работы проекта, является формальный документ о приемке работ. Для строительного проекта формальными документами приемки ра бот являются акты о: • выполнении строительно-монтажных работ; • приемке проектно-сметной документации; • сдаче объекта в эксплуатацию и др. 6.2. Контроль и регулирование хода выполнения проекта Для эффективного управления проектом необходимо знать ре альное его состояние для принятия соответствующих решений по его дальнейшему осуществлению. Контроль и регулирование хода выполнения проекта заключается в: Документация, описываю щая результаты проекта Инспекция (проверки, ау диты) Анализ Модуль «Управление программами и проектами» 247 определении степени выполнения проекта; анализе отклонений от плана; выработке регулирующих решений. Процессы контроля и регулирования включают такие задачи, как: общий контроль изменений — координация изменений в про екте в целом, по всем его аспектам и участникам; контроль изменений в предметной области проекта; контроль расписания — проверка изменений в календарном плане (расписании) проекта; контроль затрат. — контроль изменений, относящихся к бюдже ту проекта; контроль качества — контроль соответствия результатов и ра бот, выполняемых в проекте, стандартам качества; выработка корректирующих воздействий для устранения при чин и последствий неудовлетворительного выполнения; представление отчетности об исполнении — сбор и распределе ние информации о ходе выполнения проекта с целью обеспече ния прогресса в его осуществлении. Включает отчет по состоя нию, определение прогресса и прогнозы; контроль реагирования на рисковые события — реагирование на изменения риска на протяжении всего хода выполнения про екта. 6.2.1. Общий контроль изменений Общий контроль изменений предусматривает; утверждение всех изменений, которые должны быть отражены в плане проекта; подтверждение того, что изменения результатов проекта (про дукта или услуг) полностью отражены в определении предмет ной области проекта; координацию изменений по всем аспектам, функциям и про цессам управления проектом. Постановка задачи «Общий контроль изменений». Постановка этой задачи может быть представлена в следующем виде. Заданы: сводный план проекта; отчетность об исполнении проекта; запросы на изменения в проекте. Требуется: проанализировать причины изменений, разработать и утвердить корректирующие воздействия для выполнения проекта; сформировать сводный план проекта с учетом изменений; 248 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров задокументировать изменения, корректирующие воздействия и внести их в архивную базу проекта. Информация, используемая при общем контроле изменений. При общем контроле изменений используется следующая исходная ин формация. Сводный план проекта — основа про екта, изменения в котором и должны кон тролироваться. Отчетность об исполнении должна со держать информацию о ходе и степени вы полнения проекта. Запросы на изменения могут проявлять ся во многих формах — устной или пись менной, прямой и непрямой, инициирован ной извне или изнутри. Методы и средства, используемые при общем контроле измене ний. При общем контроле изменений используются следующие методы и средства. Информационная система управления проектом описана в эле менте № 5. Это набор формальных документиро ванных процедур, которые определяют воз можные шаги к изменению ранее принятых официальных документов проекта. Он включает различные систе мы отслеживания и уровни рассмотрения и принятия решений, не обходимые для санкционирования изменений. Во многих случаях организация-исполнитель имеет сложившу юся систему контроля изменений, которая может быть использова на в проекте. Однако если таких систем нет, то команде проекта необходимо разработать систему контроля изменений как часть проекта. В проекте должна быть создана группа контроля изменений (ПСИ), которая будет нести ответственность за утверждение или отклонение запросов на изменения. Права и ответственность ГКИ должны быть четко определены и согласованы между основными участниками проекта. В больших, сложных проектах может сущест вовать ряд ГКИ с разными правами и обязанностями. Системы контроля изменений должны также включать проце дуры для обработки изменений, которые могут быть утверждены без предварительного рассмотрения (например, в результате чрез вычайных ситуаций). В типичном случае система контроля измене ний позволит «автоматически» утверждать определенную категорию изменений, которые должны быть документированы и сохранены. Система контроля изме нений Сводный план проекта Отчетность об исполнении проекта Запросы на изменения в проекте Модуль «Управление программами и проектами» 249 Эти методы основаны на сопоставлении базового уровня плановых показателей про екта с показателями фактического выпол нения проекта. Они могут быть представлены в виде табличных дан ных или в графическом виде. Проекты редко могут выполняться в точности согласно плану. Предполагаемые изменения могут потребовать разработки новых или пересмотра существующих смет затрат, модификации по следовательности работ, анализа альтернатив мер реагирования на риск или других уточнений плана проекта. Результата, получаемые при общем контроле изменений. При общем контроле изменений должны быть получены следующие ре зультаты. Модифицированный сводный план проекта содержит изменения или дополни тельную информацию, которая доводится до сведения соответствующих участников проекта. Корректирующие воздействия описаны выше. Причины отклонений, обоснования выбора корректирующих воздействий и дру гие аспекты выполнения проекта должны быть документированы, чтобы стать частью исторической базы данных, общей для данного проекта и других проектов организации-исполнителя. 6.2.2. Контроль изменений предметной области проекта Контроль изменений предметной области должен быть полно стью интегрирован с другими процессами контроля (контроль вре мени, контроль стоимости, контроль качества и др.) и обеспечивать уверенность в том, что принятые изменения произошли и принесли определенный эффект. Постановка задачи «Контроль изменений предметной области про екта». Рассмотрим постановку этой задачи. 'Заданы: структурная декомпозиция работ проекта; отчетность о выполнении проекта; запросы на изменения; план управления предметной областью. Требуется: определить изменения, которые необходимо внести в предмет ную область проекта; Методы оценки выполне ния проекта Дополнительное планиро вание Обновленный сводный план проекта Усвоенные уроки 250 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров • проанализировать причины изменений и разработать коррек тирующие воздействия для выполнения предметной области проекта; документировать изменения и их причины, принятые коррек тирующие воздействия и внести их в архивную базу проекта. Информация, используемая при контроле изменений предметной области проекта. Для контроля изменений предметной области про екта необходима следующая информация. Структурная декомпозиция работ проекта описана в элемен те № 5. Отчеты о выполнении содержат данные о: • выполнении работ предметной области; • промежуточных продуктах, полученных при выполнении проекта. Анализируя отчетные данные о прогрессе в предметной облас ти, команда проекта должна обращать внимание на те вопросы, которые могут в будущем вызвать проблемы. Изменения могут потребовать расшире ния или сужения предметной области. Большинство запросов на изменения являются результатом: • внешнего события (изменения в правительственных актах); • ошибки или упущения в определении результатов проекта (по явилась возможность улучшить характеристики результата); • ошибки или упущения в определении предметной области про екта (для улучшения характеристик результата проекта необходи мо изменить структурную декомпозицию работ); • изменений, повышающих ценность (в проекте по восстановле нию окружающей среды можно снизить затраты путем использо вания технологии, которая была недоступна в момент начального определения предметной области). План управления предметной областью описан в элементе № 5. |