Модуль 8. Управление программами и проектами - Разу М.Л., Воропаев В.И., Якутии Ю.В.. Модуль 8. Управление программами и проектами - Разу М.Л., Воропа. И проектами программами Управление
 Скачать 5.14 Mb.
|
|
Методы и средства для контроля изменений предметной области проекта. Для контроля изменений предметной области применяют ся следующие методы и средства. Эта система определяет процедуры, с помощью которых можно изменить предметную область проекта. Она включает работу с до¬ кументацией, системы мониторинга, проце дуры рассмотрения и утверждения, необхо димые для санкционирования изменений. Система должна быть взаимосвязана с сис темой общего контроля изменений. Когда проект выполняется по контракту, система управления изменения ми предметной области также должна отвечать необходимым усло виям контракта. Отчетность о выполнении проекта Запросы на изменения Система управления из менениями предметной области Модуль «Управление программами и проектами» 251 Технологии, которые помогают опреде лить величину каждого отклонения, появ ляющегося в проекте. Важной частью кон троля изменения предметной области является определение того, что вызывает отклонения, и принятие решений относительно того, требуют ли данные отклонения корректирующих воздействий. Не всегда удается выполнить проект по разработанному плану. Внесение необходи мых изменений в предметную область часто влекут за собой и изменения структурной декомпозиции работ. Все это требует модификации исходного плана, которая проводится на основе анализа альтернативных подходов. Результаты, полученные при контроле изменений предметной области. При контро ле изменений предметной области должны быть получены следующие результаты. Изменением предметной области называется любая согласован ная модификация предметной области проекта по сравнению с ра нее утвержденной ее версией. Изменения предметной области час то требуют приведения в соответствие запланированных стоимостей, сроков, качества и других параметров проекта. Согласно принятым изменениям, в проектную документации и планы проекта вносятся необходимые коррективы. Обо всех изменениях участников проек та извещают в установленном порядке. Это любые действия, предпринимаемые для того, чтобы предметную область проек та привести в соответствие с принятым пла ном проекта. Причины отклонений, обоснование выбора корректирующих воздействий и другой накопленный опыт при контроле изменений предметной области должны быть докумен тированы, чтобы стать частью архивной базы данных как по выполняемому проекту, так и по другим проектам данной организации. . 6.2.3. Контроль выполнения расписания работ проекта Контроль выполнения календарного плана является одним из важнейших процессов в управлении проектом. Контроль расписа ния необходим для: определения фактического состояния работ в проекте; выявления отклонений в расписании от запланированного хода работ; Определение степени от клонений от плана Модификация исходного плана Изменения предметной области Корректирующие воздей ствия Усвоенные уроки 252 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров определения факторов, оказывающих негативные влияния на выполнение проекта; • корректировки расписания работ проекта с учетом изменений; • одобрения уточненного расписания и доведения его до испол нителей и других участников проекта. Контроль расписания должен быть взаимосвязан с другими процессами контроля. Постановка задачи «Контроль выполнения расписания работ про екта». Сформулируем постановку этой задачи. Заданы: календарный план проекта; план управления расписанием проекта; • отчетность,об исполнении проекта; запросы на измененное Требуется: проанализировать запросы на изменения и определить необхо димые корректирующие воздействия на расписание работ про екта; скорректировать календарный план выполнения проекта с уче том изменений; задокументировать изменения и их причины, принятые коррек тирующие воздействия и внести их в архивную базу проекта. Информация, используемая при контроле выполнения расписания работ проекта. Для контроля календарного плана проекта необходи ма следующая информация. Утвержденный календарный план про екта является компонентом сводного плана проекта. Он служит основой для определе ния и оценки фактического уровня выпол нения проекта и составления отчетов. План управления расписанием описан в элементе № 5. Отчеты содержат информацию о сроках выполнения работ, анализ отклонений фактических сроков вы полнения от запланированных, а также про гнозируемые сроки выполнения работ. Нарушения сроков выполнения работ проекта могут потребо вать пересмотра расписания выполнения проекта. Предлагаемые изменения оформляются в форме запросов. Все вводимые в расписание корректировки должны согласовываться с остальными функциями проекта. Методы и средства контроля выполнения расписания работ про екта. Для контроля календарного плана проекта применяются сле дующие методы и средства. Календарный план про екта Отчетность об исполнении проекта Запросы на изменения Модуль «Управление программами и проектами» 253 Эта система определяет процедуры изменения календарного плана проекта. Она включает работу с учетной и отчетной докумен тацией, систему мониторинга, процедуры санкционирования и внесения изменений. Контроль изменений календарного плана должен быть интегрирован с системой общего контроля изменений. При определении степени выполнения проекта используют методы вычисления отклонений в ту или иную сторону от исходно го плана. Важной частью контроля кален дарного плана являются анализ отклонения и принятие решений о корректирующих воз действиях для ликвидации нежелательных отклонений от утверж денного расписания. Проекты не всегда выполняются строго по разработанному плану. Текущее состояние прогресса проекта и прогнозируемые из менения требуют актуализации и корректи ровки календарного плана проекта, в том числе они могут потребовать перераспреде ления ресурсов, пересмотра оценок продолжительности, зависимо сти между работами и их последовательности. При этом могут быть разработаны и проанализированы альтернативные варианты распи сания работ невыполненной части проекта. При контроле расписания используются те же программные продукты, что и при планировании работ проекта. Возможности таких программ сравнивать запланирован ные даты с фактическими позволяют опре делить степень выполнения работ проекта и делают их полезным инструментом в процессе контроля кален дарных планов. Результаты, получаемые при контроле выполнения расписания работ проекта. При контроле календарного плана необходимо полу чить следующие результаты. Эти модификации получают в результате актуализации инфор мации и корректировки расписаний работ. Соответствующие участ ники проекта будут уведомлены о приня тых изменениях по мере необходимости. Обновление календарного плана может по требовать, а может и не потребовать изменения других аспектов общего плана проекта. Это принятие решения и соответствующих процедур для кор ректировки расписания проекта. Все эти действия предпринимают ся для приведения ожидаемых и прогнози руемых сроков выполнения в соответствие Система контроля изме нений расписания Определение степени вы полнения проекта Актуализация и корректи ровка расписания Программные продукты по управлению проектами Модификации календар ного плана Корректирующие воздей ствия 2 5 4 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров с запланированными. Корректирующие воздействия при управле нии проектом по временным параметрам осуществляются для обес печения своевременного выполнения проекта или с минимальны ми отклонениями от установленных сроков. Модифицированное расписание, исходные и исполнительные (фактические) сетевые графики, причины отклонений, обоснова ния принятых корректирующих воздействий и другие типы извлеченных уроков из про цесса контроля календарного плана должны быть документирова ны, с тем чтобы стать частью архивной базы данного проекта, кото рая может использоваться и для других проектов, выполняемых данной организацией. 6.2.4. Контроль стоимости проекта Контроль стоимости в проекте необходим для: определения фактических затрат по проекту; выявления отклонений фактических затрат от планируемых; • определения факторов, оказывающих негативное влияние на затраты проекта и его стоимостные показатели; • корректировки бюджета проекта с учетом изменений; одобрения уточненного бюджета проекта и доведения его до исполнителей и других участников проекта. Контроль стоимости включает: • мониторинг исполнения бюджета проекта для определения от клонений от плана; корректное внесение соответствующих изменений в сметы и бюджет проекта; информирование соответствующих участников проекта о санк ционированных изменениях. Контроль стоимости включает анализ различных факторов, влияющих на позитивные и негативные отклонения. Он должен быть полностью интегрирован с другими функциями проекта (контроль изменений предметной области, контроль расписания, контроль качества и др.). Постановка задачи «Контроль стоимости проекта». Сформулиру ем постановку этой задачи следующим образом. Заданы: бюджет проекта; отчетность о выполнении проекта; • план управления стоимостью; • запросы на изменения. Требуется: проанализировать изменения и определить необходимые кор ректирующие воздействия на бюджет проекта; Усвоенные уроки Модуль «Управление программами и проектами» 255 пересмотреть сметы затрат и модифицировать бюджет проекта; определить прогнозную оценку стоимости проекта; документировать изменения и их причины, принятые коррек тирующие воздействия и внести их в архивную базу проекта. Информация, используемая при контроле стоимости. Для контро ля стоимости в проекте используется следующая входная информа ция. Бюджет проекта описан в элементе № 5. Отчетность о затратах в проекте. Коман да проекта должна обращать внимание осо бенно на аспекты, отраженные в отчете, ко торые в дальнейшем могут вызвать проблемы. Они должны быть рассмотрены в уста новленном в проекте порядке. Должно быть получено разрешение на внесение принятых изменений. Bce изме нения тщательно анализируются, так как могут привести к завыше нию бюджета или его снижению. План управления стоимостью описан в элементе № 5. Методы и средства контроля стоимости. Для контроля стоимос ти применяются следующие методы и средства. Эта система определяет процедуры изменения стоимости в про екте, содержит учетные и отчетные документы, акты о приемке выполненных работ, систему мониторинга, процедуры утверждения, необходимые для санкционирования изменений. Система должна быть интегрирована с общей системой контроля измене ний. Определение степени выполнения проекта по стоимостным показателям осуществляется на основе анализа фактических за трат и сметной стоимости выполненных работ. Данный анализ в различных фор мах является наиболее часто используе мым методом определения выполнения проекта по стоимости. С этой целью рассматриваются три ключевые величины для каж дой работы: бюджет (также называемый плановой стоимостью запланиро ванных работ) — утвержденная смета затрат для достижения результатов по запланированным работам, в определенный про межуток времени; реальная стоимость, иначе называемая фактическими затрата ми на выполненную работу — общая величина прямых и кос венных затрат, понесенных при достижении результата по дан ной работе в определенный промежуток времени; Отчетность о выполнении проекта Запросы на изменения Определение степени вы полнения проекта Система контроля изме нений стоимости 256 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров сметная стоимость выполненных работ, иначе называемая пла новой стоимостью запланированных работ, — процент общего бюджета, соответствующий проценту действительно завершен ной работы. Эти три величины используются в комбинации для определе ния того, была ли или не была работа выполнена так, как ее запла нировали Проекты не всегда выполняются в со ответствии с планом. Будущие изменения могут потребовать составления новых или пересмотра ранее составленных смет затрат. При этом могут рас сматриваться различные альтернативные варианты. Наиболее распространенные методы вычисления прогнозируемой оценки стои мости проекта. Фактические данные о затратах, понесенных на сегодняшний день, плюс оставшаяся часть бюджета проекта, модифициро ванного неким фактором исполнения, часто индексом измене ния цен. Этот подход наиболее часто используется в случае, если текущие отклонения рассматриваются как типичные для буду щего проекта. Фактические данные о понесенных затратах на сегодняшний день плюс новая смета всех оставшихся работ. Этот подход на иболее часто используется в случае, если предыдущая практика выполнения показывает, что изначальные сметы были принци пиально неверны или что они больше не действуют по причине изменения условий. Фактические данные о затратах, понесенных на сегодняшний день, плюс оставшаяся часть бюджета. В основном этот подход используется в случае, если текущие изменения рассматрива ются как нетипичные и команда проекта предполагает, что по добные изменения больше не проявятся в будущем. Программные средства стоимостного инжиниринга и управления проектами ши роко используются для мониторинга фак тических затрат по сравнению с плановыми затратами, для определения и прогнозиро вания отклонений от бюджета проекта, а также для оценки послед ствий изменения стоимости. Результаты, получаемые при контроле стоимости проекта. При контроле стоимости проекта должны быть получены следующие результаты. Корректировка стоимост ных показателей проекта Прогнозируемая оценка стоимости проекта Программные продукты для стоимостного инжини ринга и управления проек тами Модуль «Управление программами и проектами» 2 5 7 Это модификация информации по сто имости, которая используется для управле ния проектом. Соответствующие участники проекта в случае необходимости могут быть извещены. Пересмот ренные сметы затрат могут требовать, а могут и не требовать изме нения других аспектов общего плана проекта. Это специальная категория пересмот ренных оценок затрат. Обновления заклю чаются во внесении изменений в утвержденную базу стоимости. В некоторых случаях изменения исполнения стоимости бывают на столько большими, что приходится пересматривать стоимость про екта для определения возможности его выполнения. Это воздействия на стоимостные пока затели с целью приведения в соответствие с плановыми показателями. Оценка, складывающаяся из фактичес кой стоимости выполненной на дату рассмо трения части проекта плюс прогнозируемая стоимость оставшейся невыполненной части проекта. Динамика стоимостных показателей проекта, причины отклонений, обоснование выбора конкретных корректирующих воздействий и другие типы уроков, извлеченных из управления стоимостью, должны быть до кументированы так, чтобы стать частью исторической (архивной) базы данных как для этого проекта, так и для всех последующих проектов организации-исполнителя. 6.3. Создание коммуникационной системы проекта 6.3.1. Документы проекта, их форма, классификация, требования к ним Документом является носитель пись менной или графической информации. Он является основным первичным элементом коммуникационной системы проекта. В зависимости от назначения документы имеют различную форму. Но обязательными для всех документов как формальных, так и неформальных являются следующие реквизиты: автор документа (должность, фамилия и инициалы); • дата составления документа; адресат (кому документ предназначается). 18—4981 Корректирующие воздей ствия Прогнозируемая оценка стоимости проекта Усвоенные уроки Модификация бюджета Пересмотренные сметы затрат Документ — носитель письменной или графиче ской информации 258 Управление развитием организации: модульная программа для менеджеров i Документация может быть классифицирована следующим об разом: учредительная (уставы, учредительные договоры и пр.); инвестиционная (бизнес-планы, обоснования инвестиций, тех нико-экономические обоснования и пр.); проектно-конструкторская (чертежи, спецификации и пр.); проектно-сметная (проекты организации работ, сметы и пр.); нормативно-техническая (стандарты, нормы, правила и пр.); документация по качеству; технорабочая (рабочие Инструкции, технологические карты и пр.); • организационно-распорядительная: организационная (организационная структура, матрицы от ветственности, положения о подразделениях, о менеджере проекта, правила внутреннего распорядка и пр.); распорядительная (приказы, распоряжения, указания, ин струкции и пр.); информационно-справочная (протоколы, акты, письма, справ ки и пр.); • плановая (планы проекта, календарные графики, сетевые гра фики, S-кривые, гистограммы, таблицы и пр.), в том числе прогнозная; отчетная (балансы проекта и предприятий-участников, отчеты о понесенных затратах и пр.); • учетная (планы счетов, главная книга и другие регистры бух галтерского или управленческого учета и пр.); • расчетно-платежная (расчетные ведомости, чековые книжки, платежные поручения и пр.); • контрактная (договор о намерениях, договора (контракты), акты приема-сдачи, протоколы согласования цены и пр.); транспортная (накладные, маршрутные листы, уведомления, § коносаменты и пр.); документация стратегического характера (стратегические цели проекта, концепция проекта, политика в области качества, ка дров и пр.); документация общего характера. Требования к форме составления документа заключаются в ис полнении утвержденных обязательных реквизитов и соблюдении внутренней структуры документа. Форма вида документа должна быть разработана и утверждена руководством до начала реализации проекта. По содержанию документ должен представлять собой понят- ный связный, лаконичный текст (если не предусмотрено иного) |