Иструкция по КО_апрель 2011. Инструкция о порядке осуществления и документального оформления кассовых операций в фгуп Почта России Москва, 2011 Содержание
 Скачать 0.89 Mb.
|
2.ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ адмистративно-хозяйственных касс2.1. Общие положения и структура АХК Предприятия2.1.1. АХК Предприятия осуществляют операции, связанные с оплатой труда, хозяйственными, представительскими, командировочными и другими аналогичными расходами. 2.1.2. При отсутствии возможности выделения в Почтамтах АХК, ее функции возлагаются на ГРК, а на уровне ОПС функции АХК ограниченно исполняются ООК в части оплаты труда, выплаты социальных пособий и выдачи денег в подотчет (в территориально отдаленных от Почтамта ОПС). 2.1.3. АХК получает наличные денежные средства на оплату труда работников и хозяйственно-командировочные расходы в обслуживающем банке по денежным чекам из чековых книжек. Чековые книжки хранятся в АХК аппарата управления/Филиала/Почтамта/МСЦ исключая при этом доступ к чековым книжкам случайных лиц. 2.1.4. Правила заполнения чеков и порядок выдачи денег кредитными организациями устанавливается Центральным банком РФ. Одновременно при заполнении чека должны быть заполнены все реквизиты корешка чека. Денежные чеки подписываются главным бухгалтером и руководителем структурного подразделения, или другими должностными лицами, которым предоставлено право подписи финансово-расчетных и денежных документов. Подписи указанных должностных лиц должны соответствовать образцам, имеющимся в обслуживающем банке. Категорически запрещается подписывать незаполненные чеки, а также заверять их оттисками печати. Никакие поправки в тексте чека не допускаются, так как делают его недействительным. Если при составлении чека допущена ошибка, то его перечеркивают и на нем делается надпись «Аннулирован». Аннулированные чеки хранятся в чековой книжке. Выдача чека кассовому работнику, получающему деньги, производится под расписку в корешке чековой книжки. Чеки являются именными и выписываются только на кассового работника. Категорически запрещается выдача чеков «на предъявителя». 2.1.5. Наличные денежные средства, поступившие из банка должны расходоваться только на цели, указанные в банковском чеке на получение наличных. 2.1.6. В АХК не допускается накопление денежных средств сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов. Сроки и условия хранения наличных денежных средств сверх установленных лимитов приведены п. 1.4.8 настоящей Инструкции. 2.1.7 Из АХК Аппарата управления/Филиала/Почтамта/МСЦ наличные денежные средства выдаются под отчет на хозяйственные и/или- командировочные расходы. 2.1.8. Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели, а именно: оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных и квартирных расходов на срок командировки по нормам в соответствии с локальными нормативными актами и действующим законодательством Российской Федерации. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию Аппарата управления/Филиала/Почтамта/МСЦ авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. 2.1.9. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому не допускается. 2.1.10. Расходные и приходные кассовые операции оформляются типовыми унифицированными формами первичной учетной документации согласно пункту 1.4.28 настоящей Инструкции. 2.2. Прием, выдача наличных денежных средств и оформление кассовых документов АХК2.2.1. При приеме денежных банкнот и монет в оплату предоставляемых услуг, кассовые работники структурных подразделений обязаны руководствоваться указанием Центрального банка РФ от 26 декабря 2006 № 1778-У «О признаках платежеспособности и правилах обмена банкнот и монеты Банка России»; приложение № 2 «Признаки и правила определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России» порядка ведения кассовых операций организациями федерального управления почтовой связи при Министерстве связи РФ, утвержденный генеральным директором Федерального управления почтовой связи при МС РФ от 11.08.1995. 2.2.2. Прием наличных денег АХК производится по приходному кассовому ордеру ф. КО-1 (утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88), подписанному главным бухгалтером Аппарата управления/Филиала/Почтамта/МСЦ или лицом уполномоченным распоряжением Предприятия/ Филиала/Почтамта/МСЦ. При получении наличных денежных средств из банка основанием для составления приходного кассового ордера является денежный чек, ссылка на который обязательна при заполнении приходного кассового ордера. В приходных кассовых ордерах указываются обязательные реквизиты: - номер приходного кассового ордера; - дата составления; - корреспонденция счетов; - сумма цифрами и прописью; - основание составления приходного ордера; - выделяемые налоги; - прилагаемые документы. Если нет информации- ставится прочерк. О приеме денег в кассу выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера структурного подразделения или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверяется печатью (штампом) Предприятия. Квитанция выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе и служит основанием для записи в кассовую книгу операции по приходу денежных средств. Квитанции к приходным кассовым ордерам на полученные наличные денежные средства из банка прилагаются к банковским выпискам. 2.2.3. Выдача наличных денежных средств производится по расходным ордерам ф. КО-2 (утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88) или другим надлежаще оформленным документам (платежным/расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. 2.2.4. Расходные кассовые ордера, а также другие документы, по которым могут выдаваться денежные средства, выписываются в одном экземпляре работником бухгалтерии. В расходных кассовых ордерах указываются: - номер расходного кассового ордера; - дата составления; - корреспонденция счетов; - сумма цифрами и прописью; - основание составления расходного кассового ордера, - прилагаемые к ним документы. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером Предприятия/ Филиала/Почтамта/МСЦ или лицами на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и т.п.) имеется разрешительная надпись руководителя Предприятия/ Филиала/Почтамта/МСЦ, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна. Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассовым работником по платежным/расчетно-платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. При этом на титульном листе ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера Предприятия/ Филиала/Почтамта или лиц на это уполномоченных. При этом в бухгалтерии Предприятия/ Филиала/Почтамта/МСЦ на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляется на лицевой стороне каждой платежной/расчетно-платежной ведомости. 2.2.5. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. 2.2.6. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру, выписанному на одно лицо, кассир требует предъявление документа удостоверяющего личность получателя (паспорт, либо внутреннее удостоверение, выданное структурным подразделением, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца), записывает в расходный кассовый ордер наименование документа, его дату, номер, кем выдан, после чего получатель расписывается в соответствующей графе ордера. При выдаче денег по документу, выписанному на нескольких лиц (ведомость) предъявляется документ, удостоверяющий личность, но запись о данных предъявленного документа работником не производится. Расписка в получении денег составляется получателем собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении денег по платежной/расчетно-платежной ведомости сумма прописью не указывается. 2.2.7. Если выдача денег осуществляется по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте расходно-кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя, бухгалтерией Предприятия/ Филиала/Почтамта/МСЦ указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по платежной/расчетно-платежной ведомости кассовый работник, перед распиской в получении денег, делает надпись: «По доверенности». Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в п. 2.2.6 настоящей Инструкции. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или платежной/расчетно-платежной ведомости. 2.2.8. По истечении установленных п. 1.4.8 настоящей Инструкции сроков оплаты труда (выплат пособий и стипендий) кассовый работник должен: - в платежной или расчетно-платежной ведомости напротив фамилии лиц, которым не произведены выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»; - составить реестр депонированных сумм; - в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и расписаться; - записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № ______». 2.2.9. Работник бухгалтерии должен проверить отметки, сделанные кассовым работником в платежных или расчетно-платежных ведомостях, и произвести подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер. К нему прикладываются заявления на взнос наличными на расчетный счет. 2.2.10. Сдача наличных денег в банк осуществляется на основании унифицированного документа «Объявление на взнос наличными» Порядка ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ. Объявление на взнос наличными подписывается лицом, сдающим в банк деньги. Порядок приема наличных денег кредитными организациями устанавливается банком Российской Федерации. 2.2.11. Выдача денег в структурных подразделениях, имеющих большой штат сотрудников по расчетным или расчетно-платежным ведомостям может производиться не только кассовым работником, но и другими сотрудниками (раздатчиками). На этих сотрудников должен быть издан приказ руководителя структурного подразделения. При этом совместная выдача денег кассовым работником и раздатчиком по одной ведомости запрещается. Если деньги по ведомости выдавались не кассовым работником, а раздатчиком, то на ведомости делается надпись: «Деньги по ведомости выдал», указывается должность, фамилия раздатчика и проставляется его подпись. Раздатчики, получившие под отчет денежные суммы для выдачи средств на оплату труда, и приравненных к ним выплат в соответствии с п. 1.4.8 настоящей Инструкции, обязаны предъявить в бухгалтерию структурного подразделения отчет об израсходованных суммах не позднее, чем через 3 рабочих дня, а в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях не позднее чем через 5 рабочих дней по истечении срока на который они выданы. Хранение выданных раздатчиком денежных сумм для оплаты труда и приравненных к ним выплат должно осуществляться порядком, обеспечивающим их сохранность. Раздатчики несут материальную ответственность в соответствии с договором о полной материальной ответственности, который заключается с каждым раздатчиком. 2.2.12. Для учета денег, выданных главным кассиром АХК другим кассовым работникам или раздатчикам, а также учета возврата наличных денег по произведенным операциям, применяется книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме КО-5 (утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88). В случае отсутствия в КО-5 расписки кассового работника/раздатчика в получении денег, документ в подтверждение расхода не принимается, и данная сумма считается недостачей денег в АХК. 2.2.13. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены работниками бухгалтерии четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны с помощью средств вычислительной техники. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров, или заменяющих их документов, на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Днем составления расходного или приходного кассового ордера считается день, соответствующий дате, указанной в расходном кассовом ордере. 2.2.14. При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассовый работник обязан проверить: а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или платежно-расчетной ведомости, кроме того разрешительной надписи (подписи) руководителя структурного подразделения или лиц на это уполномоченных; б) правильность оформления документов; в) наличие перечисленных в документах приложений. В случае несоблюдения одного из этих требований кассовый работник возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассовым работником, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью « Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). 2.2.15. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются работником бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3 (утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88). Расходные кассовые ордера, оформленные при платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней выплат регистрируются после осуществления выплат по ним. 2.2.16. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. |