Иструкция по КО_апрель 2011. Инструкция о порядке осуществления и документального оформления кассовых операций в фгуп Почта России Москва, 2011 Содержание
 Скачать 0.89 Mb.
|
3.5. Функции производственного контроля3.5.1. Ответственный работник (диспетчер, работник назначенный приказом) в Почтамте/МСЦ сверяет препроводительные письма ф. МС-4, поступившие из ОПС с данными выписки сверхлимитных остатков дневника ф.130. 3.5.2. По распоряжению ф. МС-45 сверяет сумму, утвержденную к отправке (графа 3) с оприходованной суммой подкреплений денежной наличности по дневнику ф.130 (с приложенными препроводительными письмами ф. МС-4). При этом в графах 6 и 7 распоряжения ф. МС-45 ответственный работник (диспетчер) Почтамта/МСЦ делает отметку о получении подкреплений денежной наличности. 3.5.3. Ответственный работник ГРК проверяет правильность оформления препроводительных писем ф. МС-4. Копии препроводительных писем ф. МС-4 подшиваются в подшивку документов дневника ф.130 по каждому ОПС отдельно за каждый месяц.. 3.5.4. Препроводительные письма ф. МС-4 на высылку подкреплений денежной наличности из ГРК в ОПС, вместе с распоряжениями ф. МС-45 хранятся в течение года в бухгалтерии Почтамта/МСЦ отдельно за каждый месяц. По окончании месяца брошюруются в хронологическом порядке. По окончании года установленным порядком сдаются в архив Почтамта/МСЦ. 3.5.5. Бухгалтерия Почтамта/МСЦ ежедневно на основании распоряжения ф. МС-45 и препроводительных писем ф. МС-4 ведет накопительную ведомость по каждому ОПС о суммах, высланных из ГРК и полученных в ОПС в качестве подкреплений. 3.5.6. Движение страховых сумок с подкреплениями денежной наличности, сверхлимитными остатками денежной наличности контролируется ответственным лицом, принимающим кодированные заявки и извещения. Ответственное лицо Почтамта/МСЦ составляет справку по форме ф. МС-46 (приложение № 18 к Порядку ведения кассовых операций организациями Федерального управления почтовой связи при Министерстве связи РФ, утвержденного генеральным директором Федерального управления почтовой связи при МС РФ от 11.08.1995) о суммах сверхлимитных остатков, оказавшихся в пути на основании маршрутных накладных ф. 24-и (приложение № 19 к Порядку ведения кассовых операций организациями Федерального управления почтовой связи при Министерстве связи РФ, утвержденного генеральным директором Федерального управления почтовой связи при МС РФ от 11.08.1995), которую передает в бухгалтерию. 3.6. Высылка подкреплений денежной наличности в ОПС3.6.1. Высылка из ГРК Почтамта/МСЦ денежных подкреплений в подчиненные ОПС производится на основании распоряжения ф. МС-45, подписанного руководителем Почтамта/МСЦ, либо лицом на это уполномоченным. 3.6.2. Высылка подкреплений денежной наличности в ОПС осуществляется в полных сотнях рублей. Денежные банкноты, формируются (подбираются) по достоинству и по их лицевой стороне, подсчитываются и обандероливаются (крестообразно) в корешки по 100 листов с указанием на бандероли пачки корешков суммы вложения и даты. Кассовый работник ГРК, производящий пересчет и упаковку, на каждой бандероли указывает свою фамилию и расписывается. Ветхие денежные банкноты в качестве подкрепления денежными средствами в ОПС не высылаются, а сдаются в обслуживающий банк. 3.6.3. Начальник (кассовый работник) ГРК на основании сумм, указанных в распоряжении ф. МС-45 составляет препроводительные письма ф. МС-4 на высылаемые подкрепления денежной наличности в разрезе каждого ОПС. Препроводительные письма оформляются в двух экземплярах, где указывается: - номер документа (числителем – порядковый номер препроводительного письма ф. МС-4, знаменателем – номер тары страховой сумки); - номер ШПИ сумки страховой (14-ти разрядный ШПИ, который наносится на адресный ярлык на сумку страховую); -назначение высылаемой денежной наличности (ненужные позиции вычеркиваются); - сумма цифрами и прописью; - купюрная опись высылаемой денежной наличности (составляется на оборотной стороне препроводительного письма). Порядковая нумерация препроводительных писем ф. МС-4 ведется в течение квартала. Препроводительные письма подписываются начальником ГРК и вторым работником, участвующим в заделке страховой сумки. ШПИ на сумки страховые с денежной наличностью изготовляются выделенным порядком. 3.6.4. Сумка с подкреплениями денежной наличности заделывается в следующем порядке. Подкрепление денежной наличности заделывается в страховые сумки двумя сотрудниками ГРК (начальником и кассовым работником) накануне дня высылки. Упакованные банкноты вкладываются в страховую сумку, а первый экземпляр препроводительного письма ф. МС-4 - в ее внутренний карман. Второй экземпляр препроводительного письма остается при кассовых документах ГРК. Сумка страховая закрывается накладкой шарнирного замка так, чтобы совпадали отверстия кольца накладки и рамы замка. В отверстие пропускается прочный льняной шпагат, концы которого завязываются двойным узлом, пропускаются в отверстия адресного ярлыка, и еще раз завязываются и пломбируются четким оттиском пломбира. Пломба накладывается в непосредственной близости к узлу. На оттиске пломбы должно быть обозначено сокращенное наименование Почтамта/МСЦ и его почтовый индекс. На адресном ярлыке к страховой сумке указываются (приложение № 1 к настоящей Инструкции): - номер препроводительного письма и через дробь номер тары страховой сумки; - 14-ти разрядный ШПИ на сумку страховую (данный ШПИ затем указывается в накладной поименной ф.16-и); - наименование ОПС, в адрес которого высылается сумка; - вес сумки; - сумма пересылаемых денег цифрами и прописью; - наименование Почтамта/МСЦ, отправляющего подкрепление денежной наличности; - подписи лиц, заделавших сумку и составивших препроводительное письмо ф. МС-4. 3.6.5. После заделки страховых сумок начальник (кассовый работник) ГРК в каждом экземпляре распоряжения на высылку подкреплений ф. МС-45 проставляет номера препроводительных писем и тары страховых сумок, а также номера ШПИ страховых сумок (14-ти разрядный ШПИ) по каждому ОПС. Первый экземпляр распоряжения ф. МС-45 остается в ГРК. Второй экземпляр распоряжения ф. МС-45 передается из ГРК диспетчеру, составившему распоряжение, для осуществления оперативного контроля за движением страховых сумок в ОПС. Контроль за прохождением сумок и отметки о получении подкреплений проводятся в гр. 6 и 7 распоряжения на основании поступивших от ОПС препроводительных писем. 3.6.6. При высылке страховых сумок выделенными рейсами, на каждую подготовленную к отправке страховую сумку с подкреплением денежной наличности составляется накладная поименная ф.16-и в 2-х экземплярах, в которой указывается (приложение № 2 к настоящей Инструкции): - номер накладной поименной ф. 16-и (16-ти разрядный ШИ на почтовую емкость, который наносится на адресный ярлык страхового мешка ф.17-И и на накладную ф.16-и); - наименование ОПС, в которое высылается страховая сумка; - наименование Почтамта/МСЦ, отправляющего подкрепление денежной наличности; - наименование отправления «страховая сумка»; - номер ШПИ страховой сумки (14-ти разрядный ШПИ); - номер препроводительного письма и номер тары страховой сумки; - сумма вложения денежной наличности, в соответствии с препроводительным письмом ф. МС-4; В накладной ф.16-и расписываются лица, заделывавшие страховую сумку, и проставляется оттиск календарного почтового штемпеля. Первый экземпляр накладной ф.16-и направляется вместе с страховой сумкой в ОПС, второй – остается при документах ГРК. 3.6.7. На основании распоряжения ф. МС-45 начальник ГРК на доставку подготовленных страховых сумок из почтамта/МСЦ составляет маршрутную накладную ф. 24-и в двух экземплярах. На лицевой стороне маршрутной накладной ф.24-и указываются: - номер маршрутной накладной (16-ти разрядный ШИ); - дата, часы и минуты отправления автомашины в рейс по маршруту; - фамилии сопровождающих (при высылке со сторонними инкассаторами – фамилии представителей сторонней службы инкассации); - наименование ОПС, подлежащих объезду; - номера заделанных страховых сумок (номер препроводительного письма, тары сумки, ШПИ страховой сумки); - сумма денежной наличности, вложенная в страховую сумку (цифрами и прописью); - номера подлежащих сдачи ОПС порожних страховых сумок. При доставке денежной наличности сторонней службой инкассации на втором экземпляре маршрутной накладной представители инкассаторской службы ставят подпись, проставляют количество принятых сумок и номер удостоверения. 3.6.8. После передачи страховых сумок начальник (кассовый работник) ГРК указывает внизу расходного кассового ордера ф. КО-2 дату, номер маршрутной накладной ф. 24-и и общую сумму (прописью) высланных денег в ОПС и расписывается. В графе «получил» подпись не проставляется. Расходный кассовый ордер ф. КО-2, к которому прилагается первый экземпляр распоряжения ф. МС-45, копии накладных поименных ф. 16-и, экземпляры писем МС-4 на каждую страховую сумку, копия маршрутной накладной ф. 24-и, передается в бухгалтерию почтамта вместе с «отчетом» кассира. 3.6.9. При отсутствии возможности высылки подкреплений в ОПС выделенными рейсами сумки с денежной наличностью отправляются со страховой почтой. При высылке подкреплений денежной наличности из ГРК Почтамта/МСЦв ОПС со страховой почтой на каждую страховую сумку с подкреплением денежной наличности составляется адресный ярлык на сумку страховую в котором указывается: - порядковый номер препроводительного письма ф.МС-4 и через дробь номер тары страховой сумки; - 14-ти разрядный ШПИ (данный ШПИ затем указывается в накладной поименной ф.16-и); - наименование ОПС, в адрес которого направляется сумка; - наименование Почтамта/МСЦ, отправляющего подкрепление денежной наличности; - вес сумки; - сумма пересылаемых денег цифрами и прописью. На адресном ярлыке страховой сумки расписываются лица принимавшие участие в заделке страховой сумки и проставляется оттиск календарного почтового штемпеля. На страховые сумки с подкреплением денежной наличности выписываются поименные накладные ф.16-и, которые формируются порядком, предусмотренным в п. 3.6.6. Кроме данных, указанных в п. 3.6.6 в поименной накладной ф.16-и указывается номер тары мешка, в котором пересылается страховая сумка. На все страховые сумки, отправляемые в адрес каждого ОПС, начальником (кассовым работником) ГРК составляется накладная отдельная ф.23-и (приложение № 3 к настоящей Инструкции) на сформированный страховой мешок в 3-х экземплярах, в которой указывается: - номер накладной (соответствует 16-ти разрядному ШИ на почтовую емкость, который наклеивается на все экземпляры накладной); - номер тары страхового мешка, который указан на мешке; - номер (наименование) ОПС назначения; - номер ШИ страхового мешка (16-ти разрядный ШИ, который наносится на адресный ярлык мешка ф.17-И (приложение № 4 к настоящей Инструкции) и в накладной ф.16-и к сумке с денежной наличностью); - вид емкости – «страховая сумка №…»; - вес мешка после заделки (с точностью до десятых граммов). На всех экземплярах накладной отдельной ф.23-и на сформированный страховой мешок расписывается начальник ГРК и проставляется оттиск календарного почтового штемпеля. Сумки с денежной наличностью в адрес каждого из прикрепленных ОПС и первые экземпляры накладных поименных ф.16-и вкладываются в отдельные брезентовые страховые мешки. На каждый страховой брезентовый мешок оформляется адресный ярлык ф.17-И. На адресном ярлыке ф. 17-И к страховому брезентовому мешку с денежной наличностью указывается: - наименование Почтамта/МСЦ, заделавшего мешок; - наименование ОПС, в адрес которого направляется мешок; - номер тары страхового брезентового мешка; - вес мешка (с точностью до десятых граммов); - 16-ти разрядный ШИ (данный ШИ затем указывается в накладной отдельной ф.23-и на почту, отправляемую в адрес ОПС, при приписке страхового мешка и соответствует номеру накладной поименной ф.16-и на сумку страховую). На адресном ярлыке ф.17-И расписываются лица принимавшие участие в заделке страхового брезентового мешка и проставляется оттиск календарного почтового штемпеля. Заделка страховых брезентовых мешков производится в соответствии с Временным порядком обработки исходящих и транзитных почтовых отправлений и почтовых емкостей. 3.6.10. Заделанные страховые брезентовые мешки с денежной наличностью для отправки в ОПС передаются в цех (участок) обработки страховой почты под расписку на третьем экземпляре накладной отдельной ф.23-и на сформированный страховой мешок или по общей накладной ф.23-а, которая составляется в двух экземплярах. Первый и второй экземпляр накладной отдельной ф.23-и на сформированный страховой мешок, передается вместе со страховым мешком в цех (участок) обработки страховой почты, а третий экземпляр, с росписью лица, принявшего страховой брезентовый мешок, прилагается к расходному кассовому ордеру ГРК Почтамта/МСЦ. После передачи страховых мешков в цех (участок) обработки страховой почты начальник (кассовый работник) ГРК Почтамта/МСЦ проставляет внизу расходного кассового ордера дату, номер накладной отдельной ф.23-и на сформированный страховой мешок, общей накладной ф.23-а (в случае ее составления), накладной поименной ф. 16-и, общую сумму (прописью) высланных денег и расписывается. Расходные ордера с приложением 1-го экземпляра распоряжения на высылку подкреплений ф. МС-45, вторых экземпляров препроводительных писем ф. МС-4, копий накладных ф. 16-и на каждую сумку, и третьих экземпляров накладных отдельных ф.23-и на сформированный страховой мешок с распиской работника цеха (участка) обработки страховой почты, передаются в бухгалтерию Почтамта/МСЦ вместе с «отчетом» кассового работника ГРК. В случае передачи страховых мешков в цех (участок) обработки страховой почты по общей накладной ф.23-а в бухгалтерию передается и второй экземпляр этой накладной с распиской работника цеха (участка). 3.6.11. Денежную наличность, подлежащую высылке в качестве подкрепления в ОПС, необходимо заделывать в страховые сумки и страховые брезентовые мешки накануне дня высылки. Передача страховых мешков в цех (участок), как правило, производится в день отправки почты по маршрутам. 3.6.12. В случае отправки транспорта до открытия ГРК Почтамта/МСЦ страховые брезентовые мешки передаются в цех (участок) обработки страховой почты накануне, где хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность. Списание этой наличности в расход по кассовой книге производится днем фактической передачи мешков из ГРК Почтамта/МСЦ в цех (участок) обработки страховой почты при наличии письменного подтверждения о получении подкрепления денежной наличности Основной кассой ОПС. На препроводительных письмах ф. МС-4 и накладных отдельных ф.23-и на сформированные страховые мешки в этих случаях указывается дата заделки, а на общей накладной ф. 23-а на сдачу почты - дата, соответствующая дню фактической передачи мешков из ГРК Почтамта/МСЦ в цех (участок) обработки страховой почты. |