Книга Бухучет для начинающих Закон сохранения энергии и двойная запись Кто и зачем изобрел бухгалтерский учет Почему бухгалтеры учитывают стоимость, а не количество Отчего главный закон бухучета это закон сохранения энергии Зачем так необходима двойная запись Активы,
 Скачать 0.88 Mb.
|
|
Откуда поступает информация для первички Данные для первичных бухгалтерских документов бухгалтерия обычно получает непосредственно от участников фактов хозяйственной жизни. Также они могут поступить от руководства компании, партнеров по сделками т. д. Нов любом случае, прежде чем составить или принять к учету первичный документ, бухгалтер должен убедиться этих сведений достаточно для того, чтобы считать их достоверными. Какие сведения должны присутствовать в первичном документе Чтобы помочь бухгалтерам проверить, так ли это, законодатели утвердили обязательные реквизиты первичного документа. Другими словами — графы, которые должны присутствовать в любом первичном документе. И при этом непременно быть заполненными. Правило Есть ряд реквизитов, которые по закону обязательно присутствуют в любом бухгалтерском первичном документе. Перечень обязательных реквизитов установлен частью 2 статьи 9 Федерального закона О бухгалтерском учете от 6 декабря 2011 г. No 402-ФЗ. Он не такой уж большой, поэтому приведем его полностью. 1. Наименование и дата составления документа. 2. Название компании, составившей документ. Полное или сокращенное — значения не имеет. 3. Содержание факта хозяйственной деятельности. То есть описание операции или какого-то события, которые вы отражаете в учете. 4. Натуральное или денежное измерение (рубли, штуки, упаковки и т. п. 5. Должности сотрудников, совершивших операцию и ответственных за нее (ответственных за оформление события, их подписи и ФИ. О. (или иные данные для идентификации. Где взять бланки для заполнения первички Формы первичных документов, которые подтверждают большинство событий в жизни предприятия, бухгалтерия разрабатывает сама. А утверждает их руководитель предприятия — ведь по закону ответственным за организацию бухучета является он. К примеру, бухгалтерия компании должна самостоятельно придумать бланки, которые заполняются при приемке на склад материалов или основных средств. Или при передаче тех же материалов в производство. Включая в эти бланки какие-либо графы помимо обязательных, нужно руководствоваться спецификой работы предприятия. Зачем согласовывать бланки первички с партнерами по сделке Для документов, которые компания подписывает вместе с контрагентом, жесткую форму первички можно не устанавливать. Иначе может быть так. Компания утвердит какой-то бланк. А по требованию контрагента в него придется вносить поправки. Кроме того, у партнера вообще может быть предусмотрена другая форма для данной операции. Важно Первичные документы, которыми компания обменивается с партнерами, должны устраивать обе стороны. Для таких случаев руководитель обычно утверждает правила, которые позволяют использовать формы первички, одобренные контрагентом. Например, для торговых операций бланки первичных документов можно утверждать в договоре или дополнительном соглашении к нему. Нужно ли применять унифицированные бланки Раньше первичные документы надо было оформлять по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России. В настоящее время применять постановления данного ведомства с бланками первички необязательно. Однако во многих случаях их удобно брать за основу для разработки своих бланков. Скажем, при продаже (отпуске) товарно-материальных ценностей продавец обычно оформляет товарную накладную в двух экземплярах. Для себя и для покупателя. Для продавца накладная — это основание для списания выбывших ценностей, а для покупателя — основание для принятия приобретенных ценностей к учету. Важно Разработать свои бланки первичных документов можно на основании унифицированных форм Раньше для товарной накладной была обязательна форма No ТОРГ, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. No 132. Сейчас ее можно не использовать. Тем не менее руководители многих компаний сочли форму No ТОРГ удобной и решили применять ее и дальше. Ведь все обязательные реквизиты в ней есть. Как можно усовершенствовать типовые формы Если унифицированная форма перегружена ненужными графами, их можно удалить. Скажем, в той же ТОРГ можно спокойно отказаться отданных о виде упаковки и массе, а также от банковских реквизитов. В тоже время, если каких-то важных для конкретного предприятия граф в бланке нет, их можно добавить. Например, в ТОРГ можно включить данные о доставке товаров и о том, сколько ценностей получил покупатель. Один из вариантов бланка видоизмененной товарной накладной приведен ниже. А образец заполненного на его основании документа — в решении задачки в конце данного подраздела. Если компания является плательщиком НДС, вместе с накладной на отгрузку она должна выписывать счет-фактуру. Однако для удобства эти два документа можно объединить в один универсальный передаточный документ (УПД). Его примерная форма, а также рекомендации по заполнению приведены в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. No ММВ-20-3/96 @. Для каких бумаг унифицированные бланки все еще нужны Впрочем, из любых правил есть исключения, и из этих тоже. Ряд бумаг чиновники по-прежнему требуют выписывать по унифицированным формам. Вот их перечень. 1. Приходный и расходный кассовые ордера по формам No КО и No КО. 2. Расчетно-платежная и платежная ведомости по формам No Т и No Т. 3. Кассовая книга по форме No КО. 4. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме No КО. 5. Платежное поручение и другие расчетные банковские документы. 6. Формы по расчетам с применением ККТ (No КМ — КМ. Важно Для кассовых и некоторых других документов унифицированные формы все еще нужны Почему в общее правило не вписались именно эти формы Все просто. Закон О бухгалтерском учете применять унифицированные бланки действительно уже не обязывает. Нов некоторых других нормативных актах требования об этом остались — как раз таки в отношении форм, которые мы перечислили. Часть из них можно найти в Порядке ведения кассовых операций, утвержденном Положением Банка России от 12 октября 2011 г. No П. Имейте ввиду игнорировать эти требования небезопасно. Может ли документ быть не бумажным, а электронным Первичные документы можно составлять не только на бумажном носителе. Но ив виде электронных файлов — новейшие информационные технологии добрались и до бухгалтерии. Главное, чтобы эти файлы были подписаны электронной подписью. Требования к ней установлены в Законе от 6 апреля 2011 г. No 63-ФЗ. Когда составлять и сколько хранить первичку Первичные документы составляют при совершении операции (сделки, события. А если это невозможно — сразу же после того, как факт хозяйственной жизни произойдет. Хранить первичку положено не менее пяти лет после отчетного года, иногда — больше. Для этого документы обычно подшивают в специальную папку, из которой они не смогут пропасть или потеряться. Если хозопераций много, таких папок может быть несколько. Одна для кассовых документов, другая — банковских, третья — товарных накладных и т. д. Правило Первичные документы надо хранить не менее пяти лет после отчетного года. Почему без первичного документа нет операции Вот мы и подошли к очередному базовому правилу бухучета. Кратко его можно сформулировать так Нет первичного документа — нет операции. И нет оснований для учета ее последствий при подсчете активов и пассивов предприятия. Без первички чувствительный нерв бухучета эти последствия просто не видит. Но предположим, первичный документ есть ион правильно оформлен. Тогда нервная клетка дает сигнал о том, что в активах или пассивах компании что-то поменялось. Куда же этот сигнал пойдет дальше Решение задачки 1 ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ ↓ Вы уже познакомились с видами активов и пассивов. Научились группировать их в укрупненном виде — по статьям бухгалтерского баланса. Делая проводки, сортировали содержимое каждой полочки-статьи баланса по бочкам-счетам. Пришло время перейти к не менее важным ингредиентам бухгалтерской кухни — бухгалтерским документам. Они бывают трех видов первичные документы, учетные регистры и отчетность. Все движения активов или пассивов в компании последовательно отражаются в каждом из них. Зачем нужны регистры бухгалтерского учета и какими они бывают Задачка 2 С простейшим регистром хронологического учета вы уже знакомы — это мемориальный ордер. Вы оформляли его, делая проводки для ООО «СуперБлок». Теперь познакомьтесь с возможным вариантом регистра систематического учета. Ниже приведен фрагмент этого регистра, который относится к счету 51 Расчетные счета. Заполните его, записывая в левой части суммы, которые влились в дебет счета 51, а в правой — те, что вытекли из кредита этого счета. Все необходимые данные возьмите из мемориального ордера No 1 (см. приложение 1 здесь. Чтобы облегчить вам работу, номер и дату этого ордера мы в регистр уже внесли. Также как и номера счетов, которые корреспондировали со счетом 51 в декабре. Остальное — завами. Решая задачку, советуем заглянуть в схему проводок здесь. Ответ, как всегда, приведен далее. Вы уже умеете составлять основные бухгалтерские проводки. Но вот вопрос что является сигналом к тому, чтобы сделать запись на счетах учета Непросто же ваше решение. Пришло время прояснить эту ситуацию. Основание для любой бухгалтерской проводки — это первичный документ. По сути, проводка — это лишь его отражение. С помощью нее фиксируют данные, полученные из первички. Осталось выяснить, куда же бухгалтер вносит эти данные. Ответ — во вторичный бухгалтерский документ, который по-другому называют учетным регистром. Почему для регистров учета нет стандартных бланков Главбух предприятия может придумать и утвердить у руководителя любой регистр, какой ему понравится. Или даже несколько. Для регистров учета унифицированные формы не установлены. Главное, обобщающие учетные документы обязательно должны быть. Правило Формы применяемых компанией регистров бухгалтерского учета устанавливает ее руководство. Из этого правила нет исключений даже для микропредприятий, которые упростили учет, отказавшись от бухгалтерских проводок. Они тоже собирают и систематизируют информацию из первичных документов в учетных регистрах. Просто не указывают там счета учета. Составлять регистры можно как на бумаге, таки в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Требования к ней есть в Законе от 6 апреля 2011 г. No 63-ФЗ. Какие обязательные реквизиты должны быть в регистрах учета Важно Есть ряд реквизитов, которые должны быть в регистрах бухучета обязательно Регистры учета должны содержать сведения, необходимые для заполнения бухгалтерской отчетности. Поэтому законодатели предъявили к ним ряд требований. А именно, установили перечень граф, которые должны присутствовать в регистрах обязательно. Вот эти графы. 1. Наименование документа и период, за который он составлен. Или даты начала и окончания ведения регистра. 2. Название компании, составившей регистр. 3. Признаки группировки объектов бухучета — хронологические и (или) систематические. 4. Единица денежного измерения (обычно — рубли. 5. Должности сотрудников, ответственных заведение регистра. А также их подписи с расшифровкой (или иные данные для идентификации. Что помогают делать регистры хронологического учета Простейший учетный регистр вы уже видели и даже заполняли на практике. Помните, в разделе Дебет, кредит, бухгалтерские счета и проводки мы решали задачки про предприятие по изготовлению кирпичей ООО «СуперБлок»? Важно Регистры хронологического учета помогают контролировать полноту учета активов и пассивов Тогда мы вписывали проводки в табличку с пятью столбцами — мемориальный ордер (см. приложение 1 здесь. С помощью этого документа мы фиксировали хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершались. Такую запись называют хронологической. Она помогает обеспечивать контроль за полнотой учета активов и пассивов предприятия. В нашем практикуме мы использовали один мемориальный ордер. Хотя на практике их может быть и несколько один для проводок по расчетному счету, другой для кассовых операций, третий — для расчетов с поставщиками и т. д. В этом случаев конце месяца данные из всех мемориальных ордеров обычно сводят в единый документ. Например, это может быть регистрационный журнал. Итог по журналу должен равняться сумме всех дебетовых оборотов и сумме кредитовых оборотов за месяц по всем бухгалтерским счетам синтетического учета. Зачем нужны регистры систематического учета Кстати, о счетах. Помимо хронологических записей бухгалтеру очень важно иметь обобщенные данные по каждому счету. Регистром, обеспечивающим такие данные, может быть Т-образный счет или лист Главной книги. Или любой другой придуманный вами документ. Важно Регистры систематического учета — основание для оформления бухгалтерской отчетности Главное, чтобы он позволял видеть обороты по дебету и кредиту каждого счета и его сальдо наконец отчетного периода. А также аналогичные данные по секциям этого счета, то есть субсчетам и аналитическим счетам. Все это нужно для заполнения бухгалтерской отчетности. Лист регистра систематической записи, посвященный счету 51 Расчетные счета, может выглядеть, например, так, как показано в задачке выше. Он похож на Т- образный бухгалтерский счет, в который внесли дополнительные данные. В частности, это сведения о корреспонденции счетов. Посмотрите сами. В столбце Дебет есть графы не только для сумм, которые поступили насчет. Но и для номеров счетов, из кредита которых эти суммы вытекли. Аналогично устроен и столбец Кредит. Загляните в мемориальный ордер ООО «СуперБлок» No 1 за 2013 год см. приложение 1 здесь) ив схему бухгалтерских проводок за этот же месяц (см. здесь. В дебет счета 51 Расчетные счета пришли две суммы. Первая — 1 500 000 руб. со счета 75 субсчет Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал. Запишите эту сумму в столбец Дебет — в клетку под цифрой 75. Вторая сумма — 80 000 руб. — поступила насчет со счета 62 Расчеты с покупателями и заказчиками. Эту сумму надо внести в клетку под цифрой 62 столбца Дебет. А потом сложить все поступления насчет и указать результат — 1 580 000 руб. (1 500 000 + 80 000) в графе итого. Из кредита счета 51 Расчетные счета тоже вытекли две суммы. Аванс, уплаченный в счет будущей поставки материалов — 50 000 руби оплата за производственные услуги по изготовлению кирпичей — 10 000 руб. Оба платежа перешли в дебет счета 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками. Поэтому в столбце Кредит под цифрой 60 мы запишем их сумму — 60 000 руб. (50 000 + 10 000). Эту же сумму надо проставить в графе итого. По аналогичной схеме советуем вам составить таблички к регистру систематического учета и для остальных счетов, которые применяло ООО «СуперБлок». Чем удобна схема бухгалтерских проводок Вы уже поняли, что, заполняя регистры-счета, очень удобно заглядывать в схему бухгалтерских проводок. Раньше с помощью нее мы просто иллюстрировали движение активов и пассивов ООО «СуперБлок». Но теперь мы пойдем дальше. И скажем вам, что такая схема тоже вполне может служить самостоятельным регистром учета. Единую форму этого регистра можно сделать, например, такой. Взять большой лист бумаги и выписать на нем все применяемые компанией счета бухгалтерского учета. Расположить их лучше так, чтобы часто корреспондирующие друг с другом счета стояли рядом. Для наиболее распространенных проводок можно даже нарисовать стрелочки, показывающие направление, по которому стоимость перетекает с одного счета на другой. То есть соединяющие кредит одного счета и дебет другого. Важно Регистр в виде схемы бухгалтерских проводок помогает не заучивать корреспонденцию счетов Такой регистр позволяет, во-первых, наглядно видеть все кругообороты, которые совершает стоимость в процессе деятельности предприятия. Во-вторых, безошибочно делать основные проводки, не зазубривая при этом корреспонденцию из Плана счетов Все необходимые взаимосвязи счетов будут у вас перед глазами. Ну ив- третьих, этот регистр может быть полезен для финансового анализа. Данный регистр учета можно заполнять ежемесячно. А в конце каждого месяца подсчитывать обороты за этот период времени и сальдо по каждому бухгалтерскому счету. И конечно же, как ив любом другом регистре учета, в нем должны присутствовать все обязательные реквизиты. Подобная схема успешно применяется для обучения студентов в Региональном финансово- экономическом институте. Разработал ее ректор РФЭИ Сергей Аксенов. Как учетные регистры помогают управлять предприятием Какую информацию может почерпнуть главбух из регистров учета Разную. Но главное — из нее вполне можно сделать выводы о состоянии дел на отдельных участках предприятия. Например, оперативно узнать, как обстоят дела с расчетами за отгруженные товары и услуги. Если много просроченных долгов, об этом можно сообщить руководителю отдела продаж, чтобы тот принял соответствующие меры. Также из регистров можно увидеть, что в бухгалтерию своевременно не поступили счета-фактуры от поставщиков. И потребовать их у ответственных за эти документы сотрудников. Если бумаги найдутся, компании не придется переплачивать НДС. Ведь, как вы помните, НДС к уплате — это разница между налогом, начисленным со своих продажи налогом, указанным в счетах-фактурах, полученных от поставщиков и исполнителей. Почему регистр бухучета можно сравнить с нервным центром А теперь вернемся к нашей аналогии с нервной системой человека. Из всего вышесказанного следует, что регистр — это и есть то место, куда чувствительный нерв бухгалтерского учета передает свой первичный нервный сигнал. Оформление и анализ данных в учетном регистре можно сравнить с работой нервного центра. Упрощенно говоря, нервные центры — это узлы думающих нервных клеток. Они получают информацию от чувствительных клеток (рецепторов, классифицируют ее, обобщают и складывают в единую картину. И даже могут сами принимать решения для устранения некоторых текущих проблем. Для этого они отдают приказ исполнительным нервам, которые в свою очередь заставят мышцы выполнить какие-то действия. Например, если вам холодно, то ваша кожа покрывается пупырышками ивы начинаете дрожать. Если вам жарко, то, наоборот, кожа начинает выделять пот, чтобы как-то охладить организм. Ив томи в другом случае вы не даете из своей головы осознанную команду. Кожа и мышцы тут управляются не сознанием (мозгом, а своим нервным центром. Нервный центр — это как бы примитивный заменитель мозга. Он берет на себя решение узких задач, чтобы освободить головной мозг от лишней работы. Какие еще бывают регистры учета Повторим еще раз ни один из рассмотренных нами обобщающих документов не является обязательным. Некоторые компании вместо мемориальных ордеров используют журналы-ордера, накопительные ведомости и т. д. |