Краткий конспект лекций по теории управления СЭС. Конспект лекций по дисциплине Теория управления сэс Тема Введение в дисциплину Теория управления сэс. Сущность и содержание менеджмента Цель учебной дисциплины
 Скачать 3.25 Mb.
|
|
Тема 8. Контроль как функция менеджмента. План: 1. Контроль как вид управленческой деятельности. 2. Роль функции контроля в управлении 3. Объекты и субъекты контроля 4. Виды контроля 5. Взаимосвязь контроля с другими функциями управления 6. Принципы контроля 7. Этапы процесса контроля 8. Основные рекомендации для осуществления контроля 9. Методы контроля. Бенчмаркинг. Тотальный контроль качества и тотальный менеджмент качества, международные стандарты на системы качества. 1. Контроль как вид управленческой деятельности. Контроль — это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. Контроль является одной из ведущих функций управления. И в любой организации он занимает второе место после целеполагания. Когда руководство ставит перед сотрудниками цель, то контроль становится тем процессом, с помощью которого обеспечивается достижение организацией этой цели. Проще говоря, контроль это та функция, которая обеспечивает успешную работу предприятия. Основная задача контроля – это оценка результатов работы организации. Причин необходимости контроля несколько - он предупреждает возникновение кризисных ситуаций путем обнаружения ошибочных действий до того как они нанесут вред предприятию, а также позволяет сопоставить плановые показатели и фактические результаты продвижения предприятия к цели. А для того чтобы привести предприятие к успешной деятельности, необходимо знать основные функции контроля в системе управления: • диагностическая – помогает изучить реальное положение дел в организации; • стимулирующая – по итогам контроля работников будет ожидать поощрение либо наказание, поэтому они стремятся к более эффективной и качественной работе; • коммуникативная – помогает устанавливать и поддерживать обратную связь; • ориентирующая – помогает выявить, на что нужно обратить особое внимание; • корректирующая – способствует исправить ошибки и улучшить дальнейшую работу на основе полученных данных. 2. Роль функции контроля в управлении 104 Что касается сферы управления, то ни одна организация не сможет полноценно существовать без надлежащего контроля. Сущность функции контроля в управлении заключается в выполнении ряда задач: 1. Контроль обнаруживает факторы, которые могут оказать негативное влияние на деятельность организации, позволяет подготовиться к ним и своевременно на них отреагировать. 2. Помогает выявить ошибки и промахи в деятельности организации, и оперативно принять меры для их устранения. 3. По результатам контроля оценивается деятельность организации, работы персонала и эффективности системы управления. 4. Результат контроля позволяет скорректировать текущее положение дел в организации и создать новые условия для мотивации. Необходимость контроля заключается в том, что он является неотъемлемым элементом сущности всякой организации. «Контроль и определение направления - это синонимы» - считал П. Друкер. Множество разнообразных обстоятельств может помешать реализации планов и задуманных организационных структур. Изменение законов, социальных ценностей, технологий, условий конкуренции, могут сделать планы невыполненными. Источником неопределенности являются и люди, работающие в самой организации. Ошибки, возникающие внутри организации, переплетаются, множатся, и если их вовремя не исправить могут привести к катастрофе, банкротству коммерческой организации и развалу учреждения. Известно, что в большинстве создающихся мелких предприятий не понимают важности функции контроля, допущенные ошибки накладываются и нарастают, пока не происходит банкротство. Нередко организация не гибнет, а существует, но постоянно переходит из одного кризиса в другой. Следовательно, контроль - функция управления, выполняющая стабилизирующую роль в процессе управления. Непрерывно контролируя результаты работы, организация имеет возможность оперативно принимать управленческие решения и стабилизировать ситуацию в случае ее негативного развития. Контроль как функция управления – это деятельность не одного или нескольких людей. Он должен соблюдаться всем персоналом организации, поскольку самоконтроль – лучшее средство для стимуляции деятельности и достижения её положительных результатов. Говоря о сотрудниках, не стоит забывать и про социальный контроль, как функцию социального управления. Он выступает в качестве составной части любой деятельности, выполняет функцию обеспечения безопасности общества, а также поддерживает социальный порядок. В управлении социальной сферой главным образом реализуется социальная политика государства и гражданские права человека. Социальный контроль, в качестве функции социального управления определяется деятельностью людей. Эта деятельность направлена на удовлетворение социальных отношений и общественных потребностей. Поэтому социальный контроль является необходимым атрибутом развития общества, а функция контроля в управлении играет важную роль в создании социальной стабильности в обществе и исполнении законов. В общественной жизни контроль проявляется в виде различных санкций, например принуждении и наказании, а также в виде мер поощрения и мотивации активной гражданской позиции. Социальный контроль содействует поддержанию единого и организованного общества, совершенствованию исторически сложившихся общественных отношений и укреплению конституционного порядка. Факторы необходимости контроля: 1) неопределенность внешней и внутренней среды организации 2) предупреждение кризисных ситуаций. В процессе контроля мы обнаруживаем отклонения от запланированных результатов, но необходимо обратить внимание и на причины, которые привели к этим отклонениям. (Выявляя причины отклонений, мы можем скорректировать различные процессы, чтобы в будущем не возникло кризисных явлений) 3) поддержание успеха. Обнаруживаем не только проблемы, но и выявляем то, благодаря чему мы сумели достичь успеха. Выявляя факторы и условия, которые приводят к 105 успеху, мы можем попытаться закрепить эти факторы и сделать их основой наших конкурентных преимуществ. 3. Объекты и субъекты контроля В качестве объектов контроля выступают не только показатели деятельности организации или отдельного исполнителя, но и ресурсы (людские, информационные, финансовые, материальные), время, затраты, риски, состояние внешней и внутренней среды и поведение сотрудников и руководства организации. В качестве субъекта контроля выступает лицо, принимающее решение, вне зависимости от места положения в иерархии и занимаемой должности. То есть контроль может осуществляться как руководителем, которому подчиняются работники и который, соответственно, контролирует результаты и эффективность их труда, так и самим исполнителем, например, отслеживающим финансовые ресурсы, состояние технологической линии или диагностирующим положение организации на рынке. Субъекты контроля различаются по объемам контрольной деятельности и уровню ответственности за принимаемые решения. Любому руководителю необходимо создавать рычаги воздействия на подчиненных, чтобы работа выполнялась вовремя и с требуемым качеством. 4. Виды контроля По периодичности контроля Тесная связь контрольной функции с функцией планирования проявляется в том, что временные периоды осуществления обеих управленческих функций должны совпадать. Это означает, что по периодам проведения контроль должен быть трех видов: стратегический, тактический и оперативный. Стратегический контроль ставит задачу оценки и регулирования деятельности организации с позиций выполнения ею долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой. Этот вид контроля наиболее сложен в силу большой зависимости стратегии организации от изменений в окружающей ее среде и некоторой абстрактности стратегических установок по развитию организации в целом. Непредсказуемость внешней среды усложняет разработку стандартов и параметров на длительный период, а следовательно, и проведение контроля их выполнения. Несмотря на это, многие фирмы и крупные корпорации создали в составе своих структур службы стратегического контроля. При этом они могут быть как централизованными на верхнем уровне, так и децентрализованы по разным уровням иерархии. Централизация стратегического контроля имеет место в диверсифицированных компаниях с большим числом подразделений, если окружающая среда относительно стабильна и предсказуема. В противном случае централизация контроля неэффективна. Тактический контроль нацелен на анализ выполнения тактических планов организации, неразрывно связанных с ее стратегией. Он осуществляется как в целом по организации, так и по ее ключевым подсистемам. Все сравнения достигнутых показателей с запланированными охватывают в первую очередь показатели, отражающие состояние внутренней среды организации — ее ресурсов, структуры, культуры. Периодичность тактического контроля совпадает с длиной периода, на который составляются планы тактического развития. Его осуществляют службы, создаваемые в составе структуры управления. Их главная задача — своевременное выявление отклонений от стандартов и целевых установок и проведение корректировочных мер. Наряду с этим в организациях широко используется метод самоконтроля, когда контрольные функции выполняют сами работники или группы. Оперативный контроль выполняется ежедневно по периодам, характерным для оперативного планирования. Он включает контроль выполнения работ и методов, используемых для производства продукции и услуг и выполнения всех видов процессов в организации 106 Выделив такие элементы процесса как «вход», «преобразование» и «выход», мы можем осуществлять предварительный контроль как контроль входных параметров, текущий контроль какконтроль параметров самого процесса, и заключительный контроль какконтроль выходных параметров 1) Предварительный контроль. Этот вид контроля предшествует началу любой деятельности предприятия и включает целый ряд направлений: готовность людей выполнять соответствующую работу по своей профессии, специальности и квалификации; состояние и готовность материально-технической базы - средств и предметов труда; финансовое обеспечение производственного процесса; предварительная оценка возможностей поставок сырья, материалов, энергии, топлива и пр.; предварительные прогнозы условий сбыта готовой продукции и др. Предварительному контролю подлежит техническая документация и разработанная технология на соответствие требованиям стандартов, нормам и нормативам по данному продукту. Осуществляется также предварительная проверка организационной и управленческой структур, знаний руководящими кадрами миссии, целей и задач, которые предстоит выполнять предприятию, их готовность к работе, состояние долгосрочных, среднесрочных и оперативных планов, планов-графиков, инструкций и пр. В ходе предварительного контроля выясняются знание непосредственными исполнителями своих обязанностей, условия работы, формы оплаты труда и гарантии социального обеспечения. Кроме того, предварительный контроль может быть направлен на подготовку предприятия к текущему плановому контролю. Например, к аккредитации или получению сертификата на право осуществлять определенный вид деятельности. предварительный контроль (контроль входных ресурсов) Контроль сроков, качества, количества поступаемых ресурсов. Ресурсы: финансовые. Инструмент контроля – бюджет компании (позволяет контролировать потребность в ресурсах и эффективность распределения ресурсов). материальные. Инструмент – различные методики выбора поставщиков, статистические процедуры контроля качества. человеческие ресурсы. Инструмент – различные процедуры отбора персонала (тестирование, ролевые игры). 2) Текущий контроль. Применяют два основных вида текущего контроля - стратегический и оперативный. Стратегический предполагает выяснение эффективности использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов и резервов. При этом главный акцент делается на вопросы соответствия избранной стратегии и перенацеливание имеющихся средств на стратегически важные участки и направления. В ходе этого вида контроля готовится база стратегических данных, на основе которых могут вноситься соответствующие коррективы в ход производственного процесса. Оперативный контроль предполагает проверку текущей технической, технологической и хозяйственной деятельности предприятия: выработанных и применяющихся норм и нормативов, норм выработки и временных нормативов, загрузки оборудования, машин, станков вход выход обратная связь преобразования 107 и механизмов, запасов сырья и материалов, комплектующих изделий и пр. Выясняются возможности устранения сверхнормативных запасов, сокращения незавершенного строительства и другие производственные, кадровые и финансовые вопросы. текущий контроль (контроль процесса преобразования) – контроль процесса осуществления операционной деятельности. Осуществляем сравнение и оценку результатов деятельности сотрудников в процессе изготовления продукции на соответствие заданным стандартам и нормативам. Необходимо создание эффективной системы обратной связи. Сотрудники должны своевременно получать информацию о результатах этой оценки. 3) Итоговый контроль. По результатам предварительного и текущего контроля проводится итоговый контроль. Суть его состоит в том, чтобы оценить результаты деятельности предприятия в целом или отдельных его подразделений. По его итогам проводится ряд мероприятий планового характера. Назначаются работники, ответственные за ход выполнения замечаний, предложений и распоряжений руководства, намечаются сроки, способы и средства реализации планируемых изменений. заключительный контроль (контроль выходных ресурсов) Сравниваем запланированные показатели по качеству и количеству продукции с реально достигнутыми. 2 функции заключительного контроля: предотвращение проблемных ситуаций в будущем мотивация персонала Контроль может быть частным, общим, внутренним и внешним. Название этих видов контроля показывает, в каких объемах и кем он осуществляется. Важным условием успешной работы менеджера является также самоконтроль. Во- первых, это обеспечивается грамотным и действенным руководством, и, во-вторых, сознательным отношением менеджера к своему делу и обязанностям. В результате на предприятии складывается хорошая морально-психологическая обстановка, возникает высокая организационная культура и улучшаются показатели работы. 5. Взаимосвязь контроля с другими функциями управления Контроль является функцией процесса управления, его важнейшей частью, которая обеспечивает обратную связь и позволяет непрерывно повторять циклический процесс управления на новой основе. Он неразрывно связан с остальными функциями управления и, с одной стороны, зависит от них, с другой же — предопределяет их содержание. Поэтому при организации контроля на предприятии необходимо учитывать факторы, предрешающие эффективность проведения этой управленческой функции. В их составе выделим главные: организационные — объекты контроля (что должно контролироваться), субъекты контроля (кто контролирует), место контрольной функции в организационной структуре управления (кому подчиняется, права, ответственность, полномочия); масштабы контроля — количество и точность контролируемых параметров, частота и скорость проведения контроля; контрольная информация — объем, частота, точность и своевременность необходимой для контроля информации; затраты на контроль — средства, связанные с организацией контрольной функции и ее информационным обеспечением. В настоящее время, когда организациям все сложнее предсказать, как будут развиваться дальнейшие события, актуальнее процесс управления рассматривать не как строгую последовательность планирования, организовывания, мотивации и контроля, а как переплетение этих функций из-за ускорения их взаимодействия и постоянной корректировки решений в рамках каждой функции (рис. 1.1а и 1.1б). При этом контроль всегда выступает заключительным звеном в цепи управленческой деятельности и создает базу для нового управленческого цикла. 108 Рис. 1.1а. Последовательное представление управленческого процесса Рис. 1.1б. Параллельно-последовательное представление управленческого процесса Контроль как функция управления предполагает тесную взаимосвязь с планированием, мотивацией и организацией рабочего процесса. Взаимодействие контроля и планирования выражается в том, что запланированные результаты выступают в роли стандартов или критериев для осуществления контроля. Информация, полученная на заключительной стадии процесса контроля, является входным ресурсом при планировании. Связь контроля с планированием проявляется в формулировании целей и конечных показателей, которые прописываются в планах предприятия. Периоды продолжительности контроля и планирования, как правило, должны совпадать, а сам контроль должен делиться на три вида: стратегический, тактический и оперативный. Функция организовывания, задавая организационный каркас, тем самым определяет степень централизации/децентрализации контрольной деятельности и основной объект контроля. Взаимосвязь контроля с функцией организации помогает в решении проблемы централизации, децентрализации, а также способствует установлению объекта и субъекта контроля. При этом объекты и субъекты контроля, т.е. персонал и различные подразделения компании должны быть четко прописаны в различных положениях и должностных инструкциях. В линейно-функциональной структуре в качестве такого объекта выступают конкретные функции: маркетинг, производство, сбыт, персонал, финансы и т.д.; в дивизиональной структуре – процесс наращивания добавленной стоимости; в проектной и матричной структурах – проект; в сетевой структуре – объединяющая участников задача. Контроль параметров эффективности организационной деятельности формирует информационную базу для принятия решений о совершенствовании организовывания, в частности о реструктуризации или о сохранении действующей структуры. Также результаты контроля являются неотъемлемым условием мотивации персонала. Результат и степень достижения цели способствует удовлетворению сотрудников своим трудом и их стремлению повторить то поведение, которое породило это чувство. Поэтому эффективность мотивации сотрудников зависит от эффективности контроля. Взаимодействие контроля и мотивации прямо влияет на исполнительскую дисциплину в организации. Если существует прозрачная и четкая связь между вознаграждением и контрольными параметрами, качественно и количественно измеряющими выполнение задачи, |