лекция по Логистике складирования. Логистика складирования 2014.docx. Конспект лекций тема Склад как элемент логистической системы

• Название: Конспект лекций тема Склад как элемент логистической системы
• Анкор: лекция по Логистике складирования
• Дата: 05.08.2022
• Размер: 2.1 Mb.
• Имя файла: Логистика складирования 2014.docx.docx
• Тип: Конспект; #641008
• страница: 13 из 15

7. 7. Формирование системы учета в складском хозяйстве
Складская система учета должна соответствовать требо­ваниям, предъявляемым к ведению учета товарно-матери­альных ценностей на предприятии, то есть корпоративному порядку ведения учета и документообороту. Для выполнения зада­ний по работе с товарно-материальными ценностями склад, с одной стороны, получает информацию от других подразде­лений предприятия и, в некоторых случаях, от поставщиков и получателей, а также от перевозчиков, а с другой стороны, управле­ние складскими операциями невозможно без постоянного получения информации о движении товарно-матери­альных ценностей внутри склада.

При формировании складской системы учета необходимо принимать во внимание следующие факторы:

• 
  установленные стандартные формы документов для ве­дения различных операций;
  
• 
  существующий порядок документооборота и учета товарно-матери­альных ценностей на предприятии;
  
• 
  возможности корпоративной информационной си­стемы;
  
• 
  перечень объектов, с которыми необходимо осуществ­лять обмен информацией;
  
• 
  степень детализации учета осуществляемых операций;
  
• 
  возможности используемого оборудования (терминалы сбора данных (ТСД) - специализированные устройства для решения задач автоматизации в розничной и оптовой торговле, при­нтера для распечатки этикеток со штрих-кодом и др.) и про­граммного продукта;
  
• 
  существующую систему управления складскими опера­циями;
  
• 
  знание технологического процесса на складе.
  

Складская система учета движения товарно-материальных ценностей должна обеспечивать оперативное управление и контроль их движения. Только наличие полной информации о том, что происходит на складе в режиме реального времени, позволит осу­ществлять планирование складских операций, осуществлять управление деятельностью персонала склада и принимать своевременные решения.

Степень детализации определяется потребностью в более полном получе­нии информации о происходящих процессах. Например, можно установить порядок контроля товарно-материальных ценностей только при их поступлении, размещении на хранение и отгрузке, а можно установить порядок сканирования товарно-материальных ценностей еще и при их размещении в зоне сортировки и при их перемещении из зоны сортировки в зону отгрузки. Можно ввести и другие места или моменты контроля. Все зависит от поставленных перед складским хозяйством задач и способов их достижения. На некоторых складах будет достаточно отслежи­вать только вход и выход товарно-материальных ценностей со склада. При разработке системы учета не­обходимо точно знать, какие результаты должны быть, и определить, что может помочь в их достижении.

При описании бизнес-процессов обязательно указывается, когда, кто и каким образом должен формировать и отправлять необходимую информацию.

Так как информация передается не только внутри склада, но и для внешних пользова­телей, и, соответственно, идет ее получение, то этот процесс необходимо регламентировать и установить порядок обмена информацией с внутренними и внешними контрагентами:

• 
  время передачи данных, ее регулярность (сразу после приема/отгрузки товарно-материальных ценностей, ежедневно в установленное время, раз в неделю и т.п.);
  
• 
  какая информация должна передаваться при приеме/отгрузке товарно-материальных ценностей, или о наличии товаров на складе (артикул, наименование, количество, вес, объем и т.п.);
  
• 
  в каком формате необходимо передавать информацию (в произвольной форме, согласно установленных форм документов или др.);
  
• 
  каким образом передавать ту или иную информацию, документы (по факсу, по электронной почте, курьером и т.п.);
  
• 
  кто имеет право передавать информацию (необходимо указание ответственных лиц с обеих сторон).
  

Порядок обмена информацией и документами внутри скла­да и между складом и внешними пользователями должен быть прописан в действующей складской технологии, соот­ветствовать возможностям используемой складской програм­мы, и регламентирован соответствующей инструкцией (поло­жением) в рамках предприятия.

Результатом получения и обработки информации явля­ются различные отчеты, формируемые складской програм­мой. Помимо стандартных форм отчетов, могут быть разрабо­таны дополнительные отчеты, необходимые для анализа де­ятельности склада. Наличие всех данных в базе данных об ожидаемом поступлении товарно-материальных ценностей, находящихся их на складе и ожидаемой отгрузке, позволяет формировать необ­ходимые отчеты.

В зависимости от назначения могут быть сформированы следующие виды отчетов:

• 
  отчето наличии товаров (качественных, бракованных);
  
• 
  отчето наполнении склада товарно-материальными ценностями и наличии свободных мест (по объему, ячейкам, весу);
  
• 
  отчето принятых/отгруженных товарах за сутки;
  
• 
  отчето наличии транспортных средств на территории склада (для сдачи и приемки товаров);
  
• 
  отчет по количеству товарно-материальных ценностей по отдельным наименованиям;
  
• 
  отчет по наличию товарно-материальных ценностей отдельных владельцев (для склада ответственного хранения);
  
• 
  отчетпо стоимости оказанных услуг за определенный период (сутки, неделю и т.д.);
  
• 
  отчетпо результатам инвентаризации;
  
• 
  отчетпо выполненным работам сотрудниками склада;
  
• 
  отчетпо учету рабочего времени сотрудников склада;
  
• 
  отчетпо расходованию материалов и др.
  

Для определения результатов деятельности складского хозяйства на ос­нове имеющихся данных возможно осуществление анализа по следующим показателям:

• 
  по стоимости оказанных услуг за определенные периоды;
  
• 
  по объемам обработки товарно-материальных ценностей за определенные периоды;
  

• 
  по степени заполняемости объема склада за определенные периоды;
  
• 
  по количеству принятых и отгруженных товарно-матери­альных ценностей за опреде­ленный период;
  
• 
  по экономической эффективности работы склада за опре­деленные периоды и т.п.
  

7. 8. Документы, используемые при работе с товарно-материальными ценностями на складах
В зависимости от назначения, документы, обрабатывае­мые на складе при работе с товарно-матери­альными ценностями, можно отнести к внешним и внутренним.

К внешним относятся документы, которые используются двумя или несколькими предприятиями:

• 
  товарно-транспортная накладная (ТТН);
  
• 
  товарная накладная (форма ТОРГ-12);
  
• 
  грузо­вая таможенная декларация (ГТД);
  
• 
  спецификация;
  
• 
  счет-фактура (инвойс);
  
• 
  упаковочный лист;
  
• 
  заявка на прием това­ров;
  
• 
  заявка на отгрузку товаров;
  
• 
  акт о приеме-передаче то­варно-материальных ценностей на хранение (форма МХ-1);
  
• 
  акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма МХ-3);
  
• 
  доверенность на получение товара со склада;
  
• 
  акт о выборочной проверке наличия товарно-матери­альных ценностей в местах хранения (формаMX-14);
  
• 
  инвентари­зационная опись;
  
• 
  сводная инвентаризационная опись;
  
• 
  сличительная ведомость;
  
• 
  таблица несоответствий;
  
• 
  акт инвента­ризации и т.п.
  

К внутренним относятся документы, которые используют­ся только складом и внутренними подразделениями предприятия (бухгалтерией и др.):

• 
  приходная накладная;
  
• 
  расходная нак­ладная;
  
• 
  журнал регистрации транспортных средств;
  
• 
  акт при­ема товарно-материальных ценностей с таблицей обнаруженных повреждений;
  
• 
  лист осмот­ра товара;
  
• 
  пропуска на въезд и выезд с территории склада и т.п.
  

Существуют и другие документы, которые используются для оформления различных операций с товарно-материальными ценностями (квитанции, ордера и др.) в зависимости от профиля деятельности предприятия.

Оператор склада, проверяя правильность оформления документов на посту­пающий и отправляемый груз, получает подтверждение или разночтение с ин­формацией, поступившей в базу данных от сканирования товарно-материальных ценностей. Таким образом, осуще­ствляется проверка поступающей информации. Также желательно, чтобы товаротранспортные документы проверялись кладовщиком при приемке товарно-материальных ценностей, а доверенность на получение товарно-материальных ценностей со склада, при отгрузке. Человеческий фактор (невнимательность, усталость и т.п.) может повлиять на тщательность про­верки данных, указанных в документах, выявление ошибок и расхождений.
7. 9. Автоматизированные системы учета товарно-материальных ценностей на складах
При использовании автоматизированной системы учетатоварно-материальных ценностей на складах, создание необходимых документов для выполнения каких-либо складских операций занимает минимум времени. Автоматизированная система позволяет формировать любой документ, используя информацию, имеющуюся вбазе данных. Эту информацию можно разделить на постоянную и переменную.

К постоянной (неизменной) информации относятся:

• 
  наименование, ад­рес и платежные реквизиты владельца товарно-материальных ценностей;
  
• 
  наименова­ния перевозчиков;
  
• 
  наименование, адрес и платежные рекви­зиты склада;
  
• 
  наименование, адрес и платежные реквизиты получателей товарно-материальных ценностей;
  
• 
  артикул и наименование товарно-материальных ценностей;
  
• 
  опре­деленные характеристики товарно-материальных ценностей и др.
  

К переменной (меняющейся) информации относятся:

• 
  данные о транс­портном средстве;
  
• 
  данные о водителе или экспедиторе;
  
• 
  время и дата;
  
• 
  данные о количестве товарно-материальных ценностей и др.
  

Подготовка документов при помощи автоматизированной системы позволяет значительно ускорить их изготовление и вносить точные данные о товарно-материальных ценностях, отправителе и получателе. При этом повышается надежность правильности внесения ин­формации, и обеспечивается последовательность выполнения операций (соблюдение технологического процесса).

При отработке технологии и создании технологической карты для каждой операции необходимо четко указывать круг обязанностей и порядок действий каждого сотрудника складского хозяйства, с какими документами или с какой информацией он должен работать. Каждый сотрудник должен твердо знать, как он должен по­ступить в любой ситуации, к кому он должен обратиться при наличии каких-либо сомнений.

В программе должна быть система доступа определенного сотрудника для выполнения возложенных на него обязанностей. Как правило, доступ сотруд­ника к внесению или изменению базы данных определяется личным паролем, который, в зависимости от должности и выполняемых обязанностей, наделяет сотруд­ника определенными полномочиями (правами доступа). Также необходимо наличие в программе возможности фиксирования доступа сотрудников, не имеющих надлежащих полномочий, или проникновения посторонних лиц. Время от времени необходимо менять пароли у всех сотрудников, так как эта информация может стать известной другим (посторонним) лицам.

Автоматический режим управления по системе «offline» или «online» охва­тывает управление всем складом, включающим и управление грузовыми потоками. Ра­бота системы «offline» заключается, главным образом, в централизованном авто­матизированном сборе данных (при возможности ими распоряжаться).

Отличие систем «online» и «offline» состоит, прежде всего, в изменении времени прохождения и обработки информации. Если в системе «online» информация обрабатывается в режиме реального времени, то в системе «offline» необходимо учитывать большую временную разницу между командой и ее выполнением. Компьютер в системе «online» принимает решение о выборе места складирования товарно-материальных ценностей на основе информации о запасах товарно-материальных ценностей, принципах скла­дирования груза заложенных в информационной системе, а также степени загрузки отдельных подъемно-транспортных средств.

Целесообразность системы управления «online» обусловливается следующими факторами:

• 
  большой емкостью склада;
  
• 
  значительным ассортиментным перечнем товарно-материальных ценностей;
  
• 
  процессом комплектации (сложностью заказов по ассортименту);
  
• 
  сокраще­нием времени выполнения заказов и др.
  

Логистический процесс на современных складах, и в первую очередь на автоматизированных складах, предполагает наличие систем управле­ния информационными потоками, которые осуществляют:

• 
  управление приемом и отправкой грузов;
  
• 
  управление запасами на складе;
  
• 
  обработку поступающей документации;
  
• 
  подготовку сопроводительных документов при отправке грузов и т. д.
  

В зависимости от уровня организации программно-тех­нических средств различают:

• 
  обработку информации вручную;
  
• 
  обработку информации в пакетном режиме, то есть подготовку данных о поступающих и отправленных грузах, которые периодически вводятся в ЭВМ, обрабатыва­ются вручную или автоматически. В этом случае, речь идет об использовании машинного времени, а вычислительная тех­ника может не являться собственностью склада;
  
• 
  обработку информации в режиме реального времени. В этом случае информация вводится в ЭВМ одновременно с движением грузов, или, точнее, в момент их перехода через контрольные пункты. Для ввода и обработки информации используются развитая терминальная сеть и определенная вычислительная мощность ЭВМ. В зависимости от конкрет­ных условий, это может быть отдельная машина, общая для нескольких складов, или управляющая всем производством. Системы управления информацией в пакетном режиме и в режиме реального времени не зависят от технических характеристик грузов и технологии их обработки на складе. Они могут приме­няться на складах с высоким уровнем механизации;
  
• 
  непосредственное управление с помощью компьютера. На практике это предполагает интегрированное управление материальными и сопутствующими им информационными потоками в режиме реального времени.
  

Информационная система является важнейшей из всего обеспечивающего комплекса при учете товаров на складах.В основу ее формирования должны быть положены следующие принципы:

• 
  полнота и пригодность информации для пользователя;
  
• 
  точность;
  
• 
  своевременность;
  
• 
  ориентированность;
  
• 
  гибкость;
  
• 
  подходящий формат данных.
  

1) Полнота и пригодность информации для пользователя. Складской персонал должен иметь в наличии необходимую и полную информа­цию для принятия решений, причем в необходимом ему виде. Например, информа­ция о наличии запасов или о заказах потребителей часто нуждается в предваритель­ной обработке, и обычно размещается не там, где логист принимает решения. Поэтому информационная система должна представлять информацию в том месте, того вида и полноты, которая требуется при выполнении соответствующих складских логис­тических функций и операций.

2) Точность исходной информации имеет принципиальное значение для принятия правильного решения. Например, информация об уровнях запасов в складской сети в современных логистических системах допускает не более 1% ошибок, или неопреде­ленности для принятия эффективных решений в сбыте, создании запасов и удовлетво­рении потребителей. Большое значение имеет точность и достоверность исходных дан­ных для прогнозирования спроса, планирования потребностей в закупках товарно-материальных ценностей и т.д.

3) Своевременность. Логистическая информация должна быть доставлена в систему менеджмента скла­да вовремя, как этого требуют многие логистические технологии, особенно основан­ные на концепции «JIT» (точно в срок). Своевременность информации важна практически для всех логистических функций складирования. Кроме того, многие задачи в транспорти­ровке, грузопереработке, управлении заказами и запасами решаются в режиме реаль­ного времени («online»). Этого же требуют и многочисленные задачи логистического мониторинга функционирования склада. Требования своевременности поступления и обработки информации реализуются современными логистическими технология­ми сканирования, спутниковой навигацией, штриховым кодированием, внедрением стандартов EDI/EDIFACT (Electronicdatainterchange - электронный обмен данными / ElectronicDataInterchangeForAdministration, Commerce, andTransport – электронный обмен данными в управлении, торговле и на транспорте).

4) Ориентированность. Информация в складской информационной системе должна быть ориентирована на выявление допол­нительных возможностей улучшения качества складского сервиса, снижения логис­тических издержек, повышения производительности персонала и технологического оборудования. Способы получения передачи, отображения и предварительной об­работки информации должны способствовать выявлению узких мест, резервов эко­номии ресурсов на складе и т.д.

5) Гибкость.Информация, циркулирующая в информационной системе, должна быть приспособлена для конкрет­ных пользователей, и иметь наиболее удобный для них вид. Это касается как склад­ского персонала, так и логистических посредников и конечных потребителей. Бу­мажный и электронный документооборот, промежуточные и выходные формы, отчеты, справки и другие документы, должны быть максимально приспособлены к тре­бованиям всех участников логистического процесса на складе и адаптированы к воз­можному многопользовательскому интерфейсу.

6) Подходящий формат данных.Форматы данных и сообщений, применяемые в компьютерных и телекоммуни­кационных сетях складской информационной системы, должны максимально эффективно использовать про­изводительность технических средств (объем памяти, быстродействие, пропускную способность и т.д.). Виды и формы документов, расположение реквизитов на бумаж­ных документах, размерность данных и другие параметры, должны облегчать машин­ную обработку информации. Кроме того, необходима информационная совмести­мость компьютерных и телекоммуникационных систем логистических посредников и других пользователей по форматам данных.

Для управляющего складским хозяйством персонала, компьютерные информационные техноло­гии являются одним из основных источников повышения эффективности принимаемых решений, производительности и конкурентоспособности. Логистичес­кие компьютерные информационные техноло­гии, применяемые на складе, можно определить как совокупность операций, связанных с получением и обработкой потоков информации в реальном масштабе времени о внутренних материальных потоках, характеристиках и товарных запасах, грузовых отправках, параметрах заказов, и других логистических характеристиках складской системы. С точки зрения внешней логистики, складское хозяйство предприятия нужда­ется в коммуникациях с логистическими посредниками (в обработке заказов, транс­портировке, грузопереработке, управлении запасами), банками, страховыми организация­ми и непосредственно с конечными потребителями.

В настоящее время существует большое количество компьютерных информационных техноло­гий и программных продук­тов, применяемых для автоматизации документооборота на складе и поддержки ра­боты технологического складского оборудования. Одним из наиболее перспектив­ных направлений развития складских компьютерных информационных техноло­гий является использование программы WMS (WarehouseManagementSystem – система управления складом)и некоторых других.

Остальные указанные подсистемы обеспечивающего комплекса строятся на прин­ципах, типичных для подобных структур в автоматизированных системах управления промышленными предприятиями (АСУПП) или автоматизированных системах управления технологическими процессами (АСУТП).