текст_1(all). Контрольные вопросы для самостоятельной про верки освоенного материала. Для студентов специальности 062100 Управление пер соналом
 Скачать 1.61 Mb.
|
|
Тема 2. ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА Термин «система» употребляется в двух смыслах: (1) система – объект, обладающий достаточно сложной, определенным образом упо- рядоченной внутренней структурой (например производственный про- цесс); (2) система – некоторое свойство, состоящее в рациональном со- четании и упорядоченности всех элементов так, что каждый из них со- действует успеху деятельности всего объекта. С такой трактовкой свя- зано понимание координации действий персонала управления. Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям. Структуру информационной системы составляет сово- купность отдельных ее частей, называемых подсистемами. Подсистема – это часть системы, выделенная по какому-либо при- знаку. 2.1. Основные свойства системы Целостность и делимость. Система – это прежде всего целостная совокупность элементов. Это означает, что, с одной стороны, система – целостное образование и, с другой – в ее составе отчетливо могут быть выделены целостные объекты (элементы). При этом следует иметь в виду, что элементы существуют лишь в системе. Вне системы это в лучшем случае объекты, обладающие системнозначимыми свойствами. При вхождении и систему элемент приобретает системноопределенное свойство взамен системнозначимого. Для системы первичным является признак целостности, т.е. она рассматривается как единое целое, со- стоящее из взаимодействующих частей, часто разнокачественных, но одновременно совместимых. Наличие устойчивых связей. Наличие существенных устойчивых связей (отношений) между элементами или (и) их свойствами, превос- ходящих по мощности (силе) связи этих элементов с элементами, не входящими в данную систему, является следующим атрибутом систе- мы. Система существует как некоторое целостное образование, когда мощность (сила) существенных связей между элементами системы на интервале времени, не равном нулю, больше, чем мощность связей этих же элементов с внешней средой. Организация. Это свойство характеризуется наличием определен- ной организации, что проявляется в снижении энтропии (степени неоп- ределенности) системы H{S} по сравнению с энтропией системоформи- рующих факторов H{F), определяющих возможность создания системы. 15 Эмерджентность. Эмерджентность предполагает наличие таких качеств (свойств), которые присущи системе в целом, но не свойствен- ны ни одному из ее элементов в отдельности. Наличие интегрированных качеств показывает, что свойства систе- мы хотя и зависят от свойств элементов, но не определяются ими пол- ностью. Отсюда можно сделать выводы: 1) система не сводится к простой совокупности элементов; 2) расчленяя систему на отдельные части, изучая каждую из них в отдельности, нельзя познать все свойства системы в целом. Любой объект, который обладает всеми рассматриваемыми свойст- вами, можно называть системой. Одни и те же элементы (в зависимости от принципа, используемого для их объединения в систему) могут обра- зовывать различные по свойствам системы. Поэтому характеристики системы в целом определяются не только и не столько характеристика- ми составляющих ее элементов, сколько характеристиками связей меж- ду ними. Наличие взаимосвязей (взаимодействия) между элементами определяет особое свойство сложных систем – организованную слож- ность. Добавление элементов в систему не только вводит новые связи, но и изменяет характеристики многих или всех прежних взаимосвязей, приводит к исключению некоторых из них или появлению новых. 2.2. Понятие информационной системы Информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Первые информационные системы появились в 50-х гг. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных ма- шинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов. 1960-е гг. знаменуются изменением отношения к информационным системам. Информация, полученная из них, стала применяться для пе- риодической отчетности по многим параметрам. Дня этого организаци- ям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, спо- собное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать сче- та и считать зарплату, как было ранее. В 1970 – начале 1980-х гг. информационные системы начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений. К концу 1980-х гг. концепция использования информационных систем вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого про- 16 филя. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое. 2.3. Процессы в информационной системе Процессы, обеспечивающие работу информационной системы лю- бого назначения, условно можно представить в виде схемы (рис. 2.1), состоящей из блоков: ввод информации из внешних или внутренних источников; обработка входной информации и представление ее в удобном виде; вывод информации для представления потребителям или пере- дачи в другую систему; обратная связь – это информация, переработанная людьми дан- ной организации для коррекции входной информации. Рис. 2.1. Процессы в информационной системе Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой инфор- мационной системы может быть представлена совокупностью обеспе- чивающих подсистем (рис. 2.2). Рис. 2.2. Структура информационной системы как совокупность обеспечивающих подсистем 17 Информационное обеспечение – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в орга- низации, а также методология построения баз данных. Унифицированные системы документации создаются на госу- дарственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель – это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления. Методология построения баз данных базируется на теоретиче- ских основах их проектирования. Техническое обеспечение – комплекс технических средств, пред- назначенных для работы информационной системы, а также соответст- вующая документация на эти средства и технологические процессы. Комплекс технических средств составляют: – компьютеры любых моделей; – устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода ин- формации; – устройства передачи данных и линий связи; – оргтехника и устройства автоматического съема информации; – эксплуатационные материалы и др. Математическое и программное обеспечение – совокупность ма- тематических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функ- ционирования комплекса технических средств. К средствам математического обеспечения относятся: – средства моделирования процессов управления; – типовые задачи управления; – методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др. В состав программного обеспечения входят общесистемные и спе- циальные программные продукты, а также техническая документация. К общесистемному программному обеспечению относятся ком- плексы программ, ориентированных на пользователей и предназначен- ных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контро- ля и управления процессом обработки данных. Специальное программное обеспечение представляет собой сово- купность программ, разработанных при создании конкретной информа- 18 ционной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватно- сти, отражающие функционирование реального объекта. Правовое обеспечение – совокупность правовых норм, опреде- ляющих создание, юридический статус и функционирование информа- ционных систем, регламентирующих порядок получения, преобразова- ния и использования информации. В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановле- ния государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти. В правовом обеспечении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование любой информационной системы, и локальную часть, регулирующую функционирование конкретной сис- темы. Функциональная подсистема обеспечивает выполнение задач и назначение информационной системы. Обычно в информационной сис- теме функциональная часть разбивается на подсистемы по функцио- нальным признакам: – уровень предметной деятельности, например управления (выс- ший, средний, низший); – вид управляемого ресурса (материальные, трудовые, финансовые и т.п.); – сфера применения (банковские, фондового рынка и т.п.); – функции управления и период управления. 2.4. Понятие структурированности задач Различают три типа задач, для которых создаются информацион- ные системы: структурированные (формализуемые), неструктурирован- ные (неформализуемые) и частично структурированные. Структурированная (формализуемая) задача – задача, где из- вестны все ее элементы и взаимосвязи между ними. Неструктурированная (неформализуемая) задача – задача, в ко- торой невозможно выделить элементы и установить между ними связи. В структурированной задаче удается выразить ее содержание в форме математической модели, имеющей точный алгоритм решения. Подобные задачи обычно приходится решать многократно, и они носят рутинный характер. Целью использования информационной системы для решения структурированных задач является полная автоматизация их решения, т.е. сведение роли человека к нулю. Решение неструктурированных задач из-за невозможности созда- ния математического описания и разработки алгоритма связано с боль- шими трудностями. Возможности использования здесь информацион- 19 ной системы невелики. Решение в таких случаях принимается челове- ком из эвристических соображений на основе своего опыта. Информационные системы, используемые для решения частично структурированных задач, подразделяются на два вида (рис. 2.3): – создающие управленческие отчеты и ориентированные главным образом на обработку данных (поиск, сортировку, агрегирование, фильтрацию). Используя сведения, содержащиеся в этих отчетах, управляющий принимает решение; – разрабатывающие возможные альтернативы решения. Принятие ре- шения при этом сводится к выбору одной из предложенных альтернатив. Рис. 2.3. Классификация информационных систем по признаку структурированности решаемых задач 2.5. Классификация информационных систем Функциональный признак определяет назначение подсистемы, а также ее основные цели, задачи и функции. Структура информационной системы может быть представлена как совокупность ее функциональ- ных подсистем, а функциональный признак может быть использован при классификации информационных систем. В хозяйственной практике производственных и коммерческих объ- ектов типовыми видами деятельности, которые определяют функцио- нальный признак классификации информационных систем, являются: производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая. Производственная деятельность связана с непосредственным вы- пуском продукции и направлена на создание и внедрение в производст- во научно-технических новшеств. Маркетинговая деятельность включает в себя: анализ рынка производителей и потребителей выпускаемой продукции, анализ продаж; 20 организацию рекламной кампании по продвижению продукции; рациональную организацию материально-технического снаб- жения. Финансовая деятельность связана с организацией контроля и анализа финансовых ресурсов фирмы на основе бухгалтерской, стати- стической, оперативной информации. Кадровая деятельность направлена на подбор и расстановку не- обходимых фирме специалистов, а также ведение служебной докумен- тации по различным аспектам. В крупных фирмах основная информационная система функцио- нального назначения может состоять из нескольких подсистем для вы- полнения подфункций. Например, производственная информационная система имеет следующие подсистемы: управления запасами, управле- ния производственным процессом, компьютерного инжиниринга и т.д. 2.6. Прочие классификации информационных систем Классификация по степени автоматизации В зависимости от степени автоматизации информационных про- цессов в системе управления фирмой информационные системы опре- деляются как ручные, автоматические, автоматизированные (рис. 2.4). Рис. 2.4. Классификация информационных систем по разным признакам 21 Ручные ИС характеризуются отсутствием современных техниче- ских средств переработки информации и выполнением всех операций человеком. Например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутст- вуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС. Автоматические ИС выполняют все операции по переработке ин- формации без участия человека. Автоматизированные ИС предполагают участие в процессе обра- ботки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру. В современном толковании в термин «ин- формационная система» вкладывается обязательно понятие автоматизи- руемой системы. Классификация по характеру использования информации Информационно-поисковые системы (производят ввод, система- тизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных. Например, информационно- поисковая система в библиотеке, в железнодорожных и авиакассах про- дажи билетов. Информационно-решающие системы осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму. Среди них можно провести классификацию по степени воздействия выработанной результатной информации на процесс принятия решений и выделить два класса: управляющие и советующие. Управляющие ИС вырабатывают информацию, на основании ко- торой человек принимает решение. Для этих систем характерны тип задач расчетного характера и обработка больших объемов данных. Примером могут служить система оперативного планирования выпуска продукции, система бухгалтерского учета. Советующие ИС вырабатывают информацию, которая принимает- ся человеком к сведению и не превращается немедленно в серию кон- кретных действий. Эти системы обладают более высокой степенью ин- теллекта, так как для них характерна обработка знаний, а не данных. Классификация по сфере применения Информационные системы организационного управления пред- назначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто любые информационные системы понимают именно в данном толковании. К этому классу относятся информационные систе- мы управления как промышленными фирмами, так и непромышленны- ми объектами: гостиницами, банками, торговыми фирмами и др. ИС управления технологическими процессами (ТП) служат для автоматизации функций производственного персонала. Они широко 22 используются при организации для поддержания технологического процесса в металлургической и машиностроительной промышленности. ИС автоматизированного проектирования (САПР) предназначе- ны для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конст- рукторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники или технологии. Основными функциями подобных систем являются: инже- нерные расчеты, создание графической документации (чертежей, схем, планов), создание проектной документации, моделирование проекти- руемых объектов. Интегрированные (корпоративные) ИС используются для авто- матизации всех функций фирмы и охватывают весь цикл работ от про- ектирования до сбыта продукции. Создание таких систем весьма за- труднительно, поскольку требует системного подхода с позиций глав- ной цели, например получения прибыли, завоевания рынка сбыта и т.д. Информационная система определяется следующими свойствами: любая информационная система может быть подвергнута ана- лизу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем; информационная система является динамичной и развиваю- щейся; при построении информационной системы необходимо исполь- зовать системный подход; выходной продукцией информационной системы является ин- формация, на основе которой принимаются решения; информационную систему следует воспринимать как человеко- компьютерную систему обработки информации. Вопросы для самопроверки 1. Дайте определение системы. 2. Что такое информационная система? 3. Что такое подсистема? 4. Охарактеризуйте основные этапы развития ИС. В чѐм заключает- ся особенность современного этапа? 5. Что понимается под функциональными компонентами информа- ционной системы? 6. Как соотносятся понятия «информационная система» и «инфор- мационная технология»? 7. В чем назначение информационных систем? 8. Охарактеризуйте области применения информационных систем. 9. Каковы функции информационных систем? 10. Техническое, информационное, программное, организационное и правовое обеспечение информационной системы. 23 11. Как, по вашему мнению, организация определяет выбор инфор- мационной системы? 12. Как, по вашему мнению, информационная система влияет на организацию? Приведите примеры соответствующих информационных решений в организациях. 13. Какие задачи называются структурированными, неструктуриро- ванными и частично структурированными? 14. Для чего предназначены управляющие ИС? 15. Какую информациювырабатывают советующие ИС? |