текст_1(all). Контрольные вопросы для самостоятельной про верки освоенного материала. Для студентов специальности 062100 Управление пер соналом
 Скачать 1.61 Mb.
|
|
Тема 12. ПОНЯТИЕ КОРПОРАТИВНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ Роль корпоративных информационных систем (ИС) в управлении компанией за последние годы коренным образом изменилась. С разви- тием компьютерной техники, программных средств, методов управле- ния информацией менялся и смысл, вкладываемый в это понятие – сей- час корпоративная ИС обеспечивает не только формирование отчетов, но и ведение учета одновременно по российским и международным стандартам (ISA и GAAP). Современные ИС являются сложными ин- тегрированными комплексами, которые включают в себя модули, отве- чающие практически за все направления работы современного предпри- ятия: модуль управления финансами (автоматизированная бухгалтерия, финансовое планирование, управление затратами и т.п.); модуль управления запасами; модуль управления складом; кадровая система; модуль управления логистикой и сбытом; система документооборота; маркетинговая подсистема; система управления взаимоотношениями с клиентом. Таким образом, с точки зрения программных технологий ИС – это не один и даже не несколько программных комплексов. Это набор ме- ханизмов, методов и алгоритмов, направленных на поддержку жизнен- ного цикла информации и включающих три основных процесса: обра- ботку данных, управление информацией и управление знаниями. Разработка корпоративной ИС – чрезвычайно дорогостоящий и трудоемкий процесс. К настоящему времени на рынке присутствует ряд готовых систем, разработанных крупнейшими фирмами- производителями программного обеспечения, такими как SAP (система R/3), Oracle (Oracle Applications), PeopleSoft, Baan и др. Внедрение тако- го рода систем требует, как правило, значительной перестройки бизнес- процессов, адаптации системы бухгалтерского учета, организационных изменений. При изучении процесса внедрения ИС на предприятиях анализ про- водят по нескольким направлениям, связанным с определением полез- ности (ценности) информации. В литературе можно найти определение ценности информации как разницы между результатами решений, при- нятых с использованием данной информации, и результатами решений, которые были получены без ее использования. Под «результатами» подразумеваются экономические и другие последствия управленческих 106 решений, измеряемые в виде прибыли (краткосрочной и долгосрочной), роста компании, улучшения морального состояния персонала; затрат на информационное обеспечение. Следует оценить затраты (кадровые, фи- нансовые затраты, технические средства и время), которые предполага- ется выделить (или могут быть выделены) на разработку и эксплуата- цию системы информационного обеспечения; степени агрегирования информации. Это направление связано с учетом запросов на разных иерархических уровнях управления; полноты информационного обес- печения, которая находит отражение в составе и подчиненности теку- щих и перспективных задач и используемых данных. Внедрение корпоративной ИС представляет собой пример органи- зационных изменений, а поэтому при анализе этого процесса можно исходить из принципов управления ситуациями изменений. Теория ме- неджмента, рассматривающая управление изменениями с различных точек зрения, позволит в совокупности дать всестороннее понимание этой сложной деятельности и оценить эффективность управления про- цессом внедрения ИС. Для принятия решения о внедрении корпоративной ИС (или отдель- ных ее модулей) необходимо уделить внимание следующим вопросам: 1) обоснованию необходимости внедрения ИС; 2) определению сдерживающих сил изменения; 3) выбору стратегии по преодолению сопротивления изменению; 4) этапам внедрения ИС; 5) оценке результатов внедрения ИС. 12.1. Обоснование необходимости внедрения ИС Поскольку постоянно увеличивающееся число предприятий и орга- низаций приобретает необходимые знания, квалификацию и техноло- гию, чтобы использовать ИС, конкурирующее преимущество не может быть достигнуто лишь с помощью стандартных способов, в которых эта технология развивается. Простое использование инструмента бизнеса, которым может обладать любое предприятие, не предполагает никакого отчетливого конкурирующего преимущества для него. Было бы неверо- ятным, чтобы организация не имела телефона и факса. Однако проник- новение этих, привычных для нас сегодня, устройств в бизнес в свое время было постепенным. Сегодня такая же ситуация возникла и с ИС. Многие предприятия не осознают, какими информационными ресур- сами они обладают. У них могут быть хорошие системы сбора и хранения текущей бухгалтерской документации, данные об объемах продаж, но ко- гда эта информация срочно требуется, они не находят нужных сведений. Распространению информации препятствует и принятая на многих предприятиях организация каналов распределения информации, которая 107 ограничивает доступ к ней тех, кто по роду службы «не имеет к ней от- ношения». Но если обмен информацией организован на общих принци- пах и подчиняется общим стандартам, действующим в компании (это касается применяемых систем, языков, протоколов, процедур управле- ния файлами и т.п.), это облегчает унификацию данных, включая дан- ные о сделках, производственных процессах, а также стимулирует по- иски новых подходов к решению управленческих задач. Предприятия, в которых лучше поставлено дело по сбору внешней информации и ее внутреннему распределению, могут лучше спрогнози- ровать динамику рыночных тенденций и действовать без промедления, более обоснованно принимать решения. Первоочередной является ин- формация о новой продукции, технологических процессах и применяе- мых стратегиях, ее использование уменьшает у предприятий степень риска столкнуться с неприятностями. Как правило, организации приходят к осознанию внедрения ин- формационных систем самыми различными путями. Данная необходи- мость может выявиться при решении какой-либо проблемы, при пере- стройке процесса деятельности предприятия, или даже при анализе дея- тельности конкурентов. Для анализа внешних факторов, вызывающих у предприятий по- требность соответствовать современным требованиям развития инфор- мационных систем и технологий изменения, используем общепризнан- ную классификацию СТЭП-факторов и факторов конкурентного окру- жения (рынок и конкуренция). Аббревиатура СТЭП составлена из пер- вых букв слов: Социальные, Технологические, Экономические и Поли- тические факторы. В каждом конкретном случае вряд ли возможно оп- ределить все внешние СТЭП-факторы, но осознание менеджерами ши- рокого спектра факторов, влияющих на работу предприятия, позволит увидеть взаимосвязи между ними и определить значимость отдельных факторов. Рассмотрим факторы внешнего окружения подробнее. 12.1.1. Социальные факторы В настоящее время растет число молодых людей, владеющих со- временными достижениями науки и техники, новыми информационны- ми технологиями. Основную ответственность за подготовку и перепод- готовку специалистов, владеющих современными знаниями, несут обра- зовательные учреждения, которые в своей деятельности используют программно-техническое обеспечение средств обучения, системы дис- танционного обучения, электронные учебники, системы компьютерного тестирования и др. Наем специалистов, прошедших соответствующую подготовку в сфере ИС и технологий, облегчает проблемы внедрения ИС для многих организаций. 108 12.1.2. Технологические факторы Сфера использования информационных систем и технологий в управ- лении и маркетинге постоянно расширяется благодаря растущим возмож- ностям и эффективности телекоммуникаций и систем переработки данных. Компьютеры обеспечили возможность высокоскоростной обработки дан- ных и решение сложных производственных проблем. Доступ к основным информационным ресурсам через сеть Internet / Intranet, системы электрон- ного документооборота на предприятиях, защита передаваемой информа- ции от несанкционированного доступа, технологии интеграции корпора- тивных приложений, их оперативного анализа и хранилищ данных позво- ляют управлять возрастающими объемами информации. 12.1.3. Экономические факторы Внедрение информационных систем стало необходимым условием повышения гибкости и эффективности системы корпоративного управ- ления. Компании все чаще прибегают к помощи современных ИС и тех- нологий, чтобы следить за увеличивающимися внешними и внутренни- ми потоками информации, использовать ее для анализа, прогнозирова- ния, принятия управленческих решений. Большие инвестиции в созда- ние собственных ИС или поддержание имеющихся систем, программ- ное обеспечение и специалистов заставляют руководителей компаний сосредоточиться на решении этой проблемы. Информационные издержки могут рассматриваться как важнейшая часть транзакционных издержек и как ресурс, определяющий условия доступа на рынок и эффективность предпринимательской деятельности. 12.1.4. Политические факторы В результате законотворческой и регулирующей деятельности ор- ганов власти ужесточаются требования к достоверности и своевремен- ности отчетно-статистической информации предприятий. Информационное сопровождение бизнеса является необходимым условием полноты и своевременности сбора налогов, что является ос- новным условием развития самого государства, которое превращается в главного потребителя информации. 12.1.5. Рынок В распоряжении руководителей предприятий имеется широкий вы- бор методов управления, информационных систем, программного обес- печения и консультантов, располагающих собственными методиками повышения конкурентоспособности организации. Возникают разнооб- разные сетевые и виртуальные организации, деятельность которых по- строена на принципах аутсорсинга. 109 12.1.6. Конкуренция Проблема поддержания конкурентоспособности заключается в том, что если организация не желает отставать от своих конкурентов, она должна использовать современную технологию и быть готовой приоб- рести и применить новые разработки. Внутренние факторы, вызывающие необходимость использования ИС, могут быть связаны, например, с: 1 – информационными переменами: – увеличением ценности информации; – возрастающими требованиями к качеству информации; – ростом доверия к результатам анализа или исследования; 2 – организационными переменами: – необходимостью сокращения административного персонала; – пересмотром выполнения некоторых мероприятий и процессов; – развитием компьютерной базы, а также наличием специалистов в области информационных технологий; 3 – изменениями в результатах деятельности предприятия: – укреплением позиции предприятия на рынке; – увеличением прибыли; – ориентацией на отдельного потребителя; – увеличением точности определения целевых групп и др. Внутренние силы для преобразований в рамках предприятия можно проследить и через призму проблем процесса и поведения. Проблемы процесса – это срывы в принятии решений. Решения либо не принима- ются, либо принимаются слишком поздно, либо эти решения оказыва- ются слабыми по своему качественному уровню; задачи не ставятся или не решаются до конца. Срывы в процессах поведения обычно возника- ют по причине отсутствия коммуникаций между отдельными личностя- ми или подразделениями предприятия: заказ клиента не выполняется, жалоба не рассматривается, счет поставщику не выписывается или по- ставка груза не оплачивается и т.п. Различают заказные (уникальные) и тиражируемые КИС. Под за- казными КИС обычно понимают системы, создаваемые для конкрет- ного предприятия, не имеющего аналогов и не подлежащие в дальней- шем тиражированию. Подобные системы используются либо для автоматизации деятель- ности предприятий с уникальными характеристиками, либо для реше- ния крайне ограниченного круга специальных задач. Заказные системы, как правило, либо вообще не имеют прототипов, либо использование прототипов требует значительных его изменений, имеющих качественный характер. Разработка заказной КИС характеризу- ется повышенным риском в плане получения требуемых результатов. 110 Тиражируемые (адаптируемые) КИС. Проблема адаптации ти- ражируемых КИС (т.е. приспособления к условиям работы на конкрет- ном предприятии) в том, что в конечном итоге каждая КИС – уникаль- на, но вместе с тем ей присущи и общие, типовые свойства. Требования к адаптации и сложность их реализации существенно зависят от про- блемной области, масштабов системы. Даже первые программы, ре- шавшие отдельные задачи автоматизации, создавались с учетом необ- ходимости их настройки по параметрам: веб-сайты, недорогое создание сайтов, веб-программирование. 12.2. Этапы внедрения ИС В теории управления изменениями выделяют следующие основные этапы осуществления изменения: 1 – подготовка; 2 – размораживание; 3 – изменение; 4 – замораживание. Применяя теорию управления изменениями, проведем анализ осу- ществления и оценки процесса внедрения ИС. 12.2.1. Этап 1. Подготовка На этом этапе формулируется сущность предстоящего изменения, проводится анализ его необходимости, а также выявляется разница ме- жду текущим и желаемым положением дел на предприятии. Сформули- руем основные положения первого этапа процесса внедрения ИС: – Определение изменения: внедрение корпоративной ИС, отвечаю- щей наиболее общим для различных типов компаний функциям (финан- сы, персонал, бухгалтерский учет и т.п.), плюс дополнительное про- граммное обеспечение, отражающее специфику деятельности компании за счет отраслевых решений. – Понимание текущего и желаемого состояния организации. Клю- чевыми компонентами этого понимания являются задачи, выполняемые ИС; организационные структуры и системы, включающие линии подот- четности, должностные инструкции, механизмы контроля и др., органи- зационную культуру, а также учет требуемых навыков, знаний и опыта людей, которых затронут эти изменения. Другими словами, если пред- полагается автоматизация какого-либо направления менеджмента, то это направление должно быть не только формализовано, но и регламен- тировано посредством внутренних документов – положений, приказов, инструкций, что повлечет за собой изменения в системе управления предприятием. 111 – Изучение рынка корпоративных ИС: масштабов, стоимости, при- менимости для конкретного предприятия. – Выбор соответствующей ИС, основанный на стоимости отдель- ных систем, сравнении содержания функций, выполняемых компанией, с содержанием функциональных модулей предлагаемых ИС. Обычно на этом этапе также проводится анализ внутренних и внешних факторов, способствующих и препятствующих внедрению изменения, рассмотренный нами ранее. 12.2.2. Этап 2. Размораживание На этом этапе осуществляется подготовка персонала к предстоя- щим изменениям. Людей убеждают в необходимости отказаться от ста- рых способов работы и начать осваивать новые. Это необходимо в слу- чаях сопротивления изменениям. Основные вопросы менеджмента на данном этапе связаны с выбором способов коммуникации, таких как: – совещания руководителя предприятия с менеджерами, ответст- венными за внедрение и функционирование ИС, а также с менеджера- ми, являющимися пользователями ИС; – совместные обсуждения процессов внедрения производителей корпоративных ИС и сотрудников компании. Понимание сотрудниками сущности внедряемой на предприятии ИС заинтересует их в более бы- стром освоении системы. Они не станут перекладывать всю ответствен- ность за внедрение на производителя ИС, считая это исключительно его обязанностью и ссылаясь на свою занятость и нехватку времени; – обучение сотрудников компании; – посещение несколько предприятий (лучше родственных или с по- хожим типом производства) с целью выяснить, как происходило вне- дрение КИС, и избежать ошибок. Основываясь на анализе сдерживающих и движущих сил, необхо- димо отметить, что наиболее предпочтительные подходы к преодоле- нию сопротивления – это: – участие и вовлечение; – помощь и поддержка. 12.2.3. Этап 3. Изменение На этапе непосредственного осуществления изменения необходимо избрать определенную стратегию. Существуют 2 основных подхода к решению задачи внедрения ИС: – поэтапная разработка корпоративных ИС собственными силами (включая покупку готовых компьютерных программ по отдельным мо- дулям системы); – внедрение готовой ИС корпоративного уровня. Крупные корпо- рации обычно отдают предпочтение готовым программам. Однако эф- 112 фективность использования этих программ в значительной степени за- висит от готовности предприятия работать по правилам, диктуемым новой ИС. В этой связи встает вопрос о полной или частичной адапта- ции организационной структуры предприятия к структуре ИС. 12.3.4. Этап 4. Замораживание Изменение терпит неудачу, если закреплению изменения (замора- живанию) уделяется недостаточно внимания. Существует опасность, что рутинные дела не позволят успешно завершить процесс заморажи- вания. В этом случае необходим тщательный контроль и управление этапом замораживания. Необходимо отметить, что процесс внедрения ИС заканчивается неудачей, когда требуется непрерывное дальнейшее сопровождение вновь созданной системы, исправление ошибок и недочетов, добавление недостающих элементов. Если ИС совершенно не отвечает требованиям организации, то лучше отказаться от нее и создавать новую, используя полученный опыт. Если же система отвечает не в полной мере предъявляемым к ней требованиям и частично может быть использована, то решение вопроса о ее замене часто откладывается. В дальнейшем это может привести к еще большим затратам, поскольку «латание дыр» со временем будет усложняться. Таким образом, основным элементом создания ИС является именно разработка стратегии ее внедрения. Если инициаторы введения новой системы упустили из виду необходимость соответствия ИС организаци- онной структуре и культуре предприятия, то может оказаться, что ка- кие-то важные требования к системе не учтены, а поэтому пользователи интуитивно или осознанно сопротивляются ее внедрению. 12.3.5. Оценка результатов внедрения ИС Затраты, связанные с разработкой конкретной ИС относительно легко измерить, по крайней мере прямые. Обычно их можно измерить во время технического анализа использования системы. Косвенные за- траты, возникающие при задержках внедрения информационных систем или при сопротивлении организации изменениям, фактически невоз- можно оценить. Однако при сравнении гораздо труднее получить чет- кие свидетельства ожидаемых выгод, чем ожидаемых затрат. Очень часто менеджеры организации затрудняются правильно оп- ределить, в чем же будут заключаться ключевые функции разрабаты- ваемой информационной системы, во сколько обойдется компании ус- тановка и эксплуатация такой системы, и, самое главное, каким образом оценивать те выгоды, которые данная система призвана внести в орга- низацию. Проекты по разработке и эксплуатации информационных сис- 113 тем могут быть весьма дорогими и не всегда очевидно, принесет ли это пользу организации, а если и принесет, то как количественно оценить данный вклад. Вопросы для самопроверки 1. Дайте определение корпоративной информационной системы. 2. Приведите пример (примеры) корпоративных информационных систем. 3. Чем вызвана необходимость создания корпоративных информа- ционных систем? 4. Чем отличаются КИС от функционально направленных систем (САПР и т.п.)? 5. Какие различают КИС? 6. Какие факторы можно отнести к социальным факторам внешнего окружения? 7. Какие факторы можно отнести к политическим факторам внеш- него окружения? 8. Какие факторы можно отнести к технологическим факторам внешнего окружения? 9. Какие факторы можно отнести к экономическим факторам внеш- него окружения? 10. С чем могут быть связаны внутренние факторы, вызывающие необходимость использования ИС? 11. Перечислите основные этапы внедрения ИС? |