Методы оптимизации управления для менеджеров - Зайцев М.Г.. Методы оптимизации управления для менеджеров компьютерноориентированный подход
 Скачать 7.64 Mb.
|
|
7.5. Использование программы MS-Project 2000 для планирования и анализа проектов Рассмотренные выше в разделе 7 приемы и алгоритмы нахождения критического пути и расчета соотношения "длительность/издержки" (CPMICost) с помощью MS-Excel помогают ясно понять принципы, лежащие в основе этих методов планирования и управления проектами, однако требуют слишком много времени и интеллектуальных усилий для своей реализации, чтобы быть использованными в практическом менеджменте. При этом совершенно ясно, что эти алгоритмы вполне могут быть поручены компьютеру. В настоящее время на рынке программного обеспечения можно найти несколько программ, предназначенных для автоматизации процесса планирования, анализа и мониторинга проектов. Среди них Microsoft Project, Time Line, Primavera Project Planner, Spider Project. Мы не будем анализировать все эти программы, а приведем лишь краткое описание использования Microsoft Project для нахождения критического пути, получения диаграммы Гантта и сетевой диаграммы, а также расчета стоимости проекта и соотношения "длительность/издержки". Заметим, что MS-Project имеет прекрасный обучающий блок (Tutorial) и справочную систему (on-line Help), однако все это на английском языке (программа не русифицирована). Поэтому автор надеется, что повторение решения уже решенных выше (с помощью MS-Excel) задач анализа проекта "Снеси-построй" будет небесполезно. Ввод информации о проекте в MS-Project 2000. Определение критического пути 1. Вызовите MS-Project 2000. Используя пункт меню Project _ Project Information, введите дату начала проекта, например на месяц вперед от сегодняшней даты (поскольку речь идет о планировании проекта). 2. В колонку Task Name введите инициалы этапов (А, В,... М), а в колонку Duration - и их длительности. На этой стадии ввода информации MS-Project, на диаграмме Гантта, вес стадии изображены в виде прямоугольников, построенных от базовой линии - даты начала проекта(рис. 46). 3. Следующий этап - задание соотношений "предшественник-последователь" между стадиями проекта. Стадии А, В и С не имеют предшественников. Поэтому начнем со стадии D. - Сделайте двойной щелчок в поле Task Name задачи D. - В Появившейся форме Task Information выберите вкладку Predecessors. - В ноле Task Name (имеется в виду имя предшественника) введите последовательно имена предшественников стадии D - А и B, по одному в каждой строке (рис. 47). Обратите внимание на вкладку Notes в том же окне. В нем вы можете ввести Ваши пометки относительно данной стадии (например, содержание задачи "Взорвать здание"). Начальный этап ввода информации в MS-Project (названия и длительности стадий) соотношения "предшественник - последователь" еще не задан. - Введите предшественников для всех стадий проекта. После этого MS-Project изобразит полную диаграмму Гантта (со связями между задачами, изображенными стрелками, но без указания критических стадий), вычислит длительность проекта, определит критический путь (хотя пока и не показывает его) и будет способна изобразить сетевую диаграмму проекта. 4. Определите вычисленную длительность проекта. Для этого - выберите пункт меню Project_Project Information. - в появившемся окне Project Information нажмите кнопку Statistics и прочтите даты старта и финиша и длительность проекта {Duration). 5. Вид изображенной диаграммы Гаи па можно изменить так, чтобы критические стадии были различимы. - Выберите пункт меню Format_GanttChartWizard. Это вызовет мастер диаграммы Гантта, который шаг за шагом проведет вас через процесс преобразования вида диаграммы. - "Нажмите" кнопку Next. В появившемся окне Step 2 установите переключатель на отметке "Critical Path" ("Критический путь"). - "Нажмите" кнопку Next. Мастер доставит вас сразу на 9-й шаг (Step 9). Мастер просит вас решить, какую еще информацию вы хотите видеть на диаграмме Гантта (ресурсы, даты). Для наших нынешних целей дополнительная информация не нужна. Поэтому поставьте переключатель в положение "No, thanks". - "Нажмите" кнопку Next. На следующем шаге (Step 13) вы можете выключить или оставить изображение связей между задачами в виде стрелочек (на ваше усмотрение). - "Нажмите" последовательно кнопку Next, в появившемся окне - кнопку Format it и затем - кнопку Exit Wizard. - Теперь критические стадии помечены красным цветом (рис. 49). 6. Посмотрите сетевую диаграмму проекта. Для этого - "Нажмите" кнопку-иконку Network diagram на экране (слева от колонки номеров стадий). - Получившаяся сетевая диаграмма слишком крупная, так как содержит много деталей относительно каждой стадии. Уменьшите ее, исключив эти детали. Выберите пункт Format_Layout и установите флажок в квадратик "Hide all fields except ID" в правом нижнем углу окна Layout (рис. 50). - Чтобы вернуться вновь к описанию стадий и диаграмме Гантта, нажмите кнопку-иконку Gantt chart, расположенную на экране в той же колонке иконок, что и кнопка-иконка Network diagram, прямо над ней. 7. MS-Project может также предоставить информацию о раннем и позднем старте и о временном резерве для каждой стадии. Для получения этой информации - выберите пункт меню View_Table и - в открывшемся подменю выберите пункт Schedule, - отодвиньте вертикальную границу диаграммы Гантта влево и прочтите искомую информацию. Диаграмма Гантта с изображением критических стадий (введены названия, длительности стадий и соотношения "предшественник - последователь"): a) Start, Finish - даты ранних старта и финиша, b) Late Start, Late Finish даты поздних старта и финиша, c) Free Slack и Total Slack. Последний - это временной резерв, рассчитанный в MS-Excel в разделе 7.2. Free Slack показывает, насколько можно сдвинуть данную стадию, не отодвигая стар г последователя, независимо оттого, является последователь критической стадией или нет. Если последователь - критическая стадия, то Free Slack равен Total Slack. Если последователь - некритическая стадия, то, даже если данная стадия сама некритическая, Free Slack равен нулю. Пример такой стадии в проекте "Снеси-построй" - стадия F. Это связано с тем, что, как указывалось в выводах к упражнению после раздела 7.2, последовательные некритические стадии фактически имеют общий временной резерв. 8. Поэкспериментируйте с длительностью критических и некритических стадий. Повторите упражнение "Влияние изменения длительности отдельных стадий на длительность проекта", приведенное после раздела Информация о стоимости ресурсов и исследование соотношения длительность/издержки в MS - Project Рассмотрение с помощью MS-Project задачи о соотношении между величиной сокращения стадий проекта и его стоимостью, решенной в разделе 7.3, можно провести, комбинируя MS-Project и MS-Excel (или калькулятор). В MS-Project нужно уменьшать длительность отдельных стадий, следить за тем, что при этом уменьшается длительность проекта (не появляется новых критических стадий), а стоимость сокращения проекта вычислять отдельно в MS-Excel (при этом понадобится нижняя часть таблицы с рис. 43) или просто на калькуляторе. Понятно, что с точки зрения практического использования это не более чем примитивный паллиатив. Разумеется, MS-Project должна сама рассчитывать стоимость проекта и ее изменение при сокращении длительности проекта. Однако в отличие от рассмотренной в разделе 7.2 задачи в MS-Project задается не стоимость той или иной стадии проекта и ее возрастание при сокращении стадии, а стоимость использования ресурсов (материальных и трудовых) для выполнения работ по этой стадии. Расписание работ по проекту и его бюджет в MS-Project полностью определяются наличием тех или иных ресурсов, стоимостью их использования в рабочее время и в сверхурочные часы. По терминологии разработчиков, весь проект является "Efforts driven" или "Resources driven" ("Движимый ресурсами"). Поэтому вместо цены сокращения стадии на 1 день и максимально возможного сокращения стадии, заданных в табл. 17 и использованных при анализе соотношения "длительность/издержки‖ в разделе 7.2, сейчас необходимо: - приписать каждой стадии свой ресурс; - рассчитать по данным табл. 17 стандартный и сверхурочный тарифы использования ресурсов для выполнения работ по каждой стадии; - ввести эту информацию в MS-Project. Стандартный почасовой тариф (Std. Rate) легко рассчитать, зная нормальную длительность и нормальную стоимость стадии: Std. Rate = Нормальная стоимость/Нормальная длительность. Например, для стадии A: Std. Rate = 6 у.е./5 дней = 1,2 у.е./ день. Сокращение стадии на 2 дня будем трактовать как результат использования сверхурочной работы. Вместо 5 дней по 8 рабочих часов (всего 40 ч за 5 дней) рабочие отработают три дня: 8 ч по стандартному тарифу и 16/3 сверхурочных часов каждый день (всего 40 ч за 3 дня). Поскольку удорожание стадии при ее сокращении на 2 дня составляет 2 у.е. (ее полная стоимость после сокращения 8 у.е. вместо 6 у.е.) и поскольку это удорожание произошло за счет использования 16 сверхурочных часов (двух дней работы по сверхурочному тарифу), найдем, что сверхурочный тариф (Ovt. Rate) равен Ovt. Rate = Std. Rate + Удорожание стадии / Кол-во сокращенных дней. Для стадии А Ovt.Ratc=I,2+ 2/2-2,2 у.е./день. Таким образом, рассчитаны две последние колонки в табл. 22. В тех случаях, когда сокращение стадии невозможно, сверхурочному тарифу можно приписать очень большое число (так, чтобы ее сокращение было экономически невыгодно). Именно это сделано в табл. 22 для стадий В,D и L. Теперь можно автоматизировать процесс вычисления изменения стоимости Проекта при его сокращении, введя в MS-Project информацию о ресурсах и почасовую стоимость их использования в Стандартные рабочие часы (Std. Rate) и сверхурочно (Ovt. Rate). Проведем последовательной сокращение проекта на максимально возможное количество дней и найдем соответствующие стоимости этих сокращений, используя MS-Project, сокращая на каждом шаге выбранную стадию на 1 день и записывая результатысокращения в таблицу. День сокращения Стадия Суммарные издержки (Так же, как это делалось в разделе 7.2 с помощью MS-Excel.) Ввод информации о ресурсах в MS-Project 1. Выберите пункт меню Window_Split. При этом экран разобьется на две части: в верхней части по- прежнему будет описание стадий проекта и диаграмма Гантта, а в нижней появятся формы для ввода информации (о ресурсах, предшественниках или последователях - в зависимости от текущих установок MS- Project). 2. Вам необходимо установить в нижней части экрана форму с информацией о занятости ресурсов - Resource Work. Для этого - выделите нижнюю форму, щелкнув где-нибудь на ней, - выберите пункт меню Format Details, - в появившемся подменю выберите пункт Resource Work (рис. 51). 3. Введите информацию об именах и почасовых стоимостях ресурсов, действуя следующим образом. - Выделите поле Task Name стадии в верхней части экрана, для которой собираетесь определять ресурс (начните со стадии A). Имя выделенной задачи появится в поле Name нижней формы (Resource Work). - Щелкните на поле Resource Name в нижней форме и введите имя ресурса, обозначив его так же, как и задачу (но строчной буквой). Нажмите кнопку Ok на нижней форме. - Дважды щелкните на имени вновь введенного ресурса. Появится форма Resorce Information. -Выделите вкладку Costs (Издержки). Появится форма (рис. 52), в которую нужно ввести стандартный и сверхурочный тарифы для данного ресурса, рассчитанные в таблице (см. выше). Не забудьте отметить, что это тариф за день (например, 1,2/d). После ввода этой информации нажмите кнопку Ok и форма исчезнет. - Щелкните по кнопке Next в нижней форме (Resource Work). В поле Name нижней формы (Resource Work) появится имя следующей стадии проекта. Повторите ввод информации о ресурсе для этой стадии и для всех последующих стадий проекта. - После введения информации о почасовых тарифах каждого из ресурсов MS-Project сосчитает стоимость проекта. Узнать величину этой стоимости можно, обратившись в пункт меню Project_Project Information и в появившемся окне Project Information нажав на клавишу Statistics. 4. Примем, что для сокращения времени выполнения работ по данной стадии у нас есть только один путь - использование сверхурочного труда. В этом случае сокращение времени работ неизбежно приведет к удорожанию стадии. Для введения количества сверхурочных часов - щелкните в поле Ovt. Work нижней формы (Resource Work). - введите в это поле 8h сверхурочных часов, если вы хотите сократить длительность стадии на 1 день, 16h- для сокращения на 2 дня и т.д., - проверьте, что стоимость проекта действительно увеличилась при введении сверхурочных часов, обращаясь в пункт меню Project_Projectlnformation_Statistics. 5. Проверьте, что другие "способы" сокращения длительности стадии не приводят к увеличению длительности. - Если просто уменьшить продолжительность стадии в верхнем списке стадий, то MS-Project воспримет это как уменьшение объема работ по данной стадии и снизит стоимость проекта. - Если привлечь дополнительные ресурсы при выполнении этой стадии, увеличив процент использования ресурса в нижней форме Resource Work (например, со 100 до 200%), длительность стадии сократится вдвое, но стоимость проекта не изменится (вдвое больше рабочих сделают ту же работу за вдвое меньшее время, но при почасовой оплате это тс же самые издержки). 6. Подумайте, какие стадии надо сокращать в первую очередь, а какие не надо (или нельзя) сокращать совсем. Используя MS-Project, сокращайте длительность проекта маленькими шагами: на каждом шаге только на один день. Следите внимательно, не изменился ли критический путь! - Сокращайте длительность тех стадий, которые вы считаете необходимым сократить для сокращения длительности проекта, с помощью увеличения Ovt.Work. - Проверяйте, как увеличилась стоимость проекта, обращаясь в пункт меню Project_Project Information_Statistics. 7. Постройте таблицу ―Длительность/издержки‖ В результате вы получите ту же табл. 19, но используя только MS-Project. Заключение к разделу 7 Все стадии проекта делятся на два различных типа : критические и некритические . Увеличение длительности критических стадий или отсрочка их выполнения неизбежно ведут к удлинению проекта , в то время как некритические стадии имеют некоторый временной резерв , так что отсрочка их окончания в рамках этого временного резерва не ведет к увеличению длительности проекта При необходимости сокращения проекта совершенно бесполезно сокращать некритические стадии , так как это приведет только к увеличению их временного резерва , но никак не изменит длительности проекта Сокращать следует только критические стадии Существуют два основных способа графического представления проекта : диаграмма Гантта и сетевые диаграммы С помощью диаграммы Гантта легко определить длительность проекта Однако она не всегда позволяет отличить критические стадии от некритических , особенно в сложных проектах Сетевые диаграммы более наглядно передают временные соотношения " предшественник - последователь " между стадиями проекта и позволяют ввести понятие пути как непрерывной последовательности стадий проекта , идущей от его начала к концу Путь на сетевой диаграмме , характеризуемый максимальной суммарной длительностью составляющих его стадий , называется критическим и определяет продолжительность проекта в целом Все стадии , составляющие критический путь , являются критическими . Количество критических путей для данного проекта может быть больше одного Сетевые диаграммы позволяют наглядно отобразить критический путь ( или несколько критических путей ) и проанализировать возможности возникновения дополнительных критических путей в процессе сокращения длительности стадий Определение критического пути ( путей ) сводится к расчету ранних и поздних стартов и финишей для каждой стадии проекта с учетом соотношений " предшественник - последователь ". Наглядно этот расчет может быть представлен как нахождение моментов старта ( и финиша ) каждой стадии с помощью построения двух диаграмм Гантта Одну нужно строить , откладывая последовательно от начала проекта к концу , длительность каждой стадии от момента окончания ее последнего ( самого длительного ) предшественника , т е начиная стадию " так рано , как только возможно ". Другую диаграмму нужно строить , откладывая последовательно от конца проекта к началу длительность каждой ста - дии от момента начала ее самого раннего последователя , т е начиная стадию " так поздно , как только возможно ", чтобы не изменить момент окончания проекта Разность между поздними и ранними стартами ( или финишами ) стадий даст временной резерв каждой стадии Если этот временной резерв равен нулю , то стадия критическая При необходимости сокращения длительности проекта на заданную величину при минимальных дополнительных издержках следует сокращать только критические стадии с шагом в 1 временную единицу ( день , неделя и т д .). На каждом шаге следует выбирать те критические стадии , стоимость сокращения которых на 1 временную единицу наименьшая ( самые " дешевые "). При каждом очередном сокращении необходимо следить , не появился ли дополнительный критический путь Если такой путь появляется , дальнейшее сокращение выбранной критической стадии обычно блокируется вновь появившейся критической стадией на " параллельной " ветви проекта Нередко при этом требуется сокращать сразу две " параллельные " критические стадии для сокращения проекта на единицу времени |