Методическое пособие для курсантов А. К. Усов под ред. Н. М. Селивончика. Минск бнту, 2011. 371 с
 Скачать 2.9 Mb.
|
|
ЧАСТЬ II. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И СЛУЖЕБНОЙ ПЕРЕПИСКИ В ВОИНСКИХ ЧАСТЯХ Одним из обязательных элементов высокой штабной культуры офицера является знание порядка ведения служебной переписки и делопроизводства в штабах, управлениях, отделах и службах, кото- рый определен Наставлением по служебной переписке и дело- производству. Служебная переписка и делопроизводство составляют зна- чительную часть работы органов управления воинских частей и учреждений Министерства обороны Республики Беларусь. 1. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ СЛУЖЕБНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Служебное делопроизводство организуется в каждой воинской части (учреждении) и возлагается на канцелярию, строевой, общий, административно-хозяйственный отдел (отделение, часть). Под делопроизводством понимается деятельность аппарата уп- равления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Главной задачей делопроизводства являетсяобеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы органов, управления воинских частей и учреждений. Делопроизводство состоит из двух основных частей: документооборота и документирования. Документооборот – это комплекс работ с готовыми документами, изданными в данной воинской части, учреждении и полученных извне, включающий: прием, распределение, регистрацию, контроль исполнения, справочную работу, хранение и использование доку- ментации, движение документной информации по инстанциям. Документирование – это совокупность процессов включающих в себя все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению служебных документов. 68 Преобладающая часть используемой в управлении войсками информации фиксируется, ее материальным носителем является документ. Документ – это закрепленная на физической основе (бумажной, машинной и т. д.) различными способами разнообразная информация. Документы классифицируются: – по видам деятельности; – происхождению; – назначению; – месту составления; – наименованию; – количеству; – срокам исполнения и хранения; – степени подчиненности; – технике издания и т. д. 1. По видам деятельности различают административные или об- щие документы и документы специальные. Документация, применяемая при оформлении распорядительно- исполнительной деятельности, называется организационно-распо- рядительной и условно может быть разделена на три группы: – организационная (положения, уставы, инструкции, правила); – распорядительная (приказы, директивы, указания); – справочно-информационная (письма, докладные и объяснительные записки, протоколы, акты, отчеты, обзоры, списки, перечни и т. д.). 2. По происхождению документы делятся на служебные и личные. 3. По назначению документы характеризуются: – как средства фиксированных фактов, явлений, событий (акты, отчеты, протоколы); – средства передачи информации на расстояние (письма, теле- граммы и т. д.). 4. По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. 5. По наименованию: акты, анкеты, ведомости, инструкции и т. д. 6. По количеству отраженных в них вопросов документы бывают простые и сложные. 7. По срокам исполнения и хранения документы делятся на следу- ющие виды: – по срокам исполнения: срочные и несрочные; 69 – по срокам хранения: постоянного (вечного) и временного хранения. 8. По степени подчиненности документы подразделяются на черновики, подлинники, копии. 9. По технике издания документы бывают рукописные, машино- писные и типографские. 2. ВИДЫ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ, ВИЗИРОВАНИЯ И ПОДПИСАНИЯ ДОКУМЕНТОВ Одним из обязательных элементов высокой штабной культуры офицера является знание порядка ведения служебной переписки и делопроизводства в штабах, управлениях, отделах и службах. В Вооруженных Силах Республики Беларусь применяются следующие служебные документы: приказ, директива, приказание, указание, постановление, положение, наставление, руководство, ин- струкция, правила, план, отчет, доклад, донесение, протокол, акт, ки- нофотонегативы и позитивы, звуко- и видеозаписи, алгоритмы, про- граммы, заявка, рапорт, телеграмма, служебное письмо, справка, пред- писание, командировочное удостоверение, отпускной билет и другие, разработанные в установленном порядке, служебные документы. К служебным документам также относятся текстовые и графи- ческие материалы, выполненные любым способом, написанные от руки, нарисованные, начерченные, напечатанные на машинке, из- данные типографическим и другим способом. Основные служебные документы Приказ – распоряжение командира (начальника), основной рас- порядительный служебный документ, правовой акт военного управ- ления, издаваемый на правах единоначалия командира воинских частей (начальниками учреждений), который содержит нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Директива – письменный распорядительный служебный доку- мент, содержащий указания по боевой и идеологической подго- товке, обучению, воспитанию, штатной организации и другим воп- росам жизни и деятельности войск (сил). 70 Приказы и директивы издаются во исполнение законодательных актов, решений органов государственной власти и управления, постановлений коллегиальных органов, на основании (во исполне- ние) приказов и директив вышестоящих командиров (начальников), а также в инициативном порядке. Приказание – распорядительный служебный документ, изда- ваемый начальником штаба от имени командира воинской части (начальника учреждения) или военным комендантом гарнизона от имени начальника гарнизона. Указание – разъяснение, указывающее, как действовать. Постановление – правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности органа военного управления. Наставление, руководство, инструкция, правила – регламенти- руют организационные, научно-технические, хозяйственные, финан- совые и иные специальные стороны деятельности воинских частей (учреждений) и должностных лиц. Положения, наставления, руководства, инструкции и правила вводятся в действие, как правило, приказами соответствующих должностных лиц. План – перечень намечаемых к выполнению работ или меро- приятий с указанием последовательности и сроков их исполнения и исполнителей. Отчет, доклад – сведения о выполнении планов, заданий, провеении мероприятий и другие сведения, представленные вышестощему командиру (начальнику). Протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях. Акт подтверждает установленные факты и события, он состав- ляется несколькими лицами и подлежит утверждению долж- ностным лицом в пределах полномочий. Телеграмма – служебный документ для передачи распоряжений и сообщений только срочного характера. Служебное письмо – обобщенное название различных по содер- жанию других пересылаемых служебных документов. Справка – описание или подтверждение тех или иных фактов и событий. К служебным изданиям относятся (за исключением издания, предназначенного для открытой продажи): наставления, руковод- 71 ства, инструкции, правила, курсы, программы, учебные и методи- ческие пособия, нормативы, справочники, военно-учебные плакаты, эксплуатационная и ремонтно-техническая документация и другие документы, регламентирующие служебную деятельность, боевую и идеологическую подготовку воинских частей. Служебные издания должны быть подписаны и утверждены должностными лицами в пределах их полномочий. Служебные документы на пути от момента их написания до мо- мента доведения до исполнителей проходят, как правило, сле- дующие этапы: –подготовка проекта служебного документа (его написание) со- ответствующими должностными лицами; – согласование проекта служебного документа с заинтересо- ванными должностными лицами; – утверждение (подписание) служебного документа; – доведение служебного документа до исполнителя. Составление служебного документа должно начинаться с изуче- ния существа вопроса, подлежащего урегулированию, действу- ющего по данному вопросу законодательства, приказов, директив, справочного материала. Проекты служебных документов составляются в рабочих тетрадях или на отдельных листах. Служебные документы составляются от имени юридического лица – воинской части, учреждения. При составлении и оформлении служебных документов должны соблюдаться правила, обеспечивающие законность и наибольшую целесообразность документов и способствующие оперативному их исполнению (требования). Служебный документ должен отвечать следующим требованиям: – соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и другим руководящим документам вышестоящих командиров (начальников); – основываться на фактах и содержать конкретные, реальные предложения или указания; – не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них; – составляться кратко, четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования; 72 – составляться по следующей форме: наименование документа (приказ, директива), заголовок документа (за исключением служеб- ных писем), изложение содержания, удостоверение документа (под- пись, заверение печатью), дата, адресование документа. Служебный документ должен быть написан служебным стилем при соблюдении общепринятых грамматических правил, кратко и четко. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в Вооруженных Силах Республики Беларусь. При составлении служебных документов рекомендуется: – пользоваться простыми предложениями; – применять устойчивые словосочетания и термины. В служебных документах разрешается употребление общепри- нятых сокращенных форм слова (г., обл., р-н, пос., м-ц) и сложно- сокращенных слов (аббревиатура: МИД, ГОСТ). Если к служебным документам, кроме приказов, директив, прика- заний и указаний, прилагаются другие материалы, то о них сообщается в конце текста, после слова «Приложение», с перечислением наименований, номера прилагаемых материалов и количества листов. Приложения к проектам служебных документов должны быть подписаны должностными лицами в пределах полномочий. В тексте служебных документов действительные наименования воинских частей (учреждений) пишутся без указания почетных наименований (кроме наименования «гвардейский» или «гвар- дейская») и государственных наград. Сокращенные обозначения воинских частей (учреждений) применяются в соответствии с Наставлением по службе опера- тивных штабов. Запрещается указывать в несекретных служебных документах действительные наименования воинских частей (учреждений), которым присвоены условные наименование. Полные действительные наименования воинских частей (учреждений) включая почетные наименования и государственные награды, пишутся только в адресах служебных документов, когда это необходимо по содержанию документа. Если разрабатываемые служебные документы по своему содержа- нию являются секретными, они оформляются секретным порядком. При необходимости ссылки в несекретных документах на секретные и совершенно секретные документы могут указываться 73 только их даты и номера. Раскрывать содержащие в них сведения запрещается. В конце проектов приказов командиров (начальников) указывается, до каких воинских частей (учреждений) разослать или до кого довести приказ. Служебные документы, разрабатываемые на основании приказов, директив, приказаний и указаний должны содержать в тексте доку- мента ссылку на них или иметь в конце приписку «Основание…» с указанием наименования, даты и номера документа. Распорядительная часть приказа, директивы, приказания, указания излагается в виде пунктов. Вводимые в действие при- казами положения, наставления, инструкции, руководства, правила и другие документы подразделяются на разделы, главы, статьи. Каждый раздел должен иметь свой заголовок. Проекты служебных документов должны согласовываться с за- интересованными должностными лицами, которые обязаны без задержки рассматривать поступившие на согласование документы. При отсутствии возражений проект визируется должностным лицом в пределах полномочий. В случае несогласия с проектом дается мотивированное заключение с предложениями по существу вопроса. Должностное лицо, разрабатывающее проект, при согласовании с заключением вносит в проект необходимые изменения. Представляемый на подпись проект служебного документа дол- жен иметьвизулица, представившего проект на подпись, а также визы должностных лиц, с которыми проект согласован. Визы проставляются на экземпляре проекта, остающегося в деле воинской части (учреждения), ниже текста и подписи. На проектах приказов и директив визы проставляются на первом экземпляре. Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату согласования. При необходимости могут быть указаны должности и воинское звание визирующего и расшифровка его подписи (фа- милия и инициалы). При размножении подписанного документа визы не воспроиз- водятся. Если проект служебного документа согласовывается со многими штабами, управлениями, то к нему может прилагаться лист согласования. При наличии разногласий по проекту од- 74 новременно с ним представляются заключения по предложениям, которые не учтены в проекте. В необходимых случаях к представляемым на подпись проектам служебных документов прикладывается доклад, в котором указыва- ется основание для составления проекта служебного документа, с кем согласовывается проект, а также излагаются разногласия, возникшие при подготовке проекта, и мотивы непринятия поступивших предложений. Доклады должны быть предельно краткими. После того как служебный документ согласован с заинтересованными лицами, ответственный исполнитель представляет его на подпись. Служебные документы в пределах полномочий подписывают: – приказы и директивы – командиры (начальники), которым предоставлено право издавать приказы и директивы; – приказания – начальники штабов и военные коменданты гар- низонов; – указания – начальники главных управлений, Министерства обороны, начальники главных управлений и управлений видов Во- оруженных Сил, командующие (начальники) родами войск, началь- ники управлений, служб и отделов. Указания адресуются ниже- стоящим должностным лицам по роду своей деятельности. Приказы по вопросам боевой готовности, оперативности и бо- евой подготовки, по результатам инспектирования (проверок) войск, организационным, мобилизационным и другим важнейшим вопросам подписываются командиром (начальником) и началь- ником штаба, а в воинской части (учреждении), где должность начальника штаба штатом не предусмотрена, приказы подписывает командир (начальник). В воинской части (учреждении), кроме того, издается письменный приказ по строевой части, который может содер- жать следующие вопросы: – зачисление в списки личного состава воинской части, на обеспечение и исключение из списков личного состава воинской части, с обеспечения; – изменения в персональных учетных данных личного состава; – нахождение на излечении и возвращение на службу из лечеб- ного учреждения; – освобождение от выполнения служебных обязанностей (заня- тий) по состоянию здоровья и о выходе на службу после болезни; 75 – назначение на должности, присвоение воинских знаний; – прием на работу и увольнение рабочих и служащих; – убытие (прибытие) в командировки, отпуска, на учебу; – применение поощрений и взысканий; – состав суточного наряда; – другие вопросы, право решения которых предоставлено коман- диру воинской части (начальнику учреждения). Приказы командира воинской части (начальника учреждения) печатаются на машинке или пишутся от руки на отдельных листах или в специальных книгах и подлежат регистрации в книге учета приказов и директив. Нумерация приказов ежегодно начинается с первого номера. Приказы командира воинской части (начальника учреждения) по строевой части о составе суточного наряда (ст. 219 Устава внутренней службы ВС) издаются отдельно и имеют свою нумера- цию с добавлением индекса «НР». Эти приказы в архивы не сда- ются и по истечении одного года уничтожаются. Право подписи служебных документов, кроме приказов, директив, приказаний и указаний, в пределах полномочий предоставляется: – в воинской части, соединении – командиру и его заместителям; – в учреждении, военно-учебном заведении, на предприятии, в организации – начальнику (руководителю) и его заместителям; – в гарнизоне – начальнику, его заместителям и военному комен- данту гарнизона. Право подписи служебных документов во время отсутствия долж- ностных лиц принадлежит тем должностным лицам, на которых приказом возложено временное исполнение обязанности (должности) отсутствующего. Издание приказа в этом случае обязательно. Подписывать служебные документы с предлогом «за» или про- ставление черты перед наименованием должности запрещается. Предписание лицам офицерского состава о направлении к месту службы по окончании военно-учебного заведения может подписывать начальник отдела кадров, а отпускные билеты слушателям (курсан- там) – начальник строевого отдела военно-учебного заведения. Служебные документы, предназначенные для воинских частей (учреждений) Вооруженных Сил Республики Беларусь, подписыва- ются (утверждаются) должностными лицами, которым предостав- лено право подписи служебных документов, с указанием долж- |