Методическое пособие для курсантов А. К. Усов под ред. Н. М. Селивончика. Минск бнту, 2011. 371 с
 Скачать 2.9 Mb.
|
|
с указанием только должности и фамилии: «Командир части Станкевич». Командиры воинских частей (начальники учреждений) своими приказами могут ограничить круг должностных лиц воинских частей (учреждений), которым Наставлением предоставлено право подписи служебных документов. Служебные документы, как правило, подписываются одним должностным лицом. Для некоторых служебных документов уставами, положениями, наставлениями, инструкциями и т. п. могут быть предусмотрены подписи двух и более должностных лиц. Приказы, директивы, приказания, указания, а также все служеб- ные документы, представляемые на имя старшего командира (начальника), подписывает лично командир воинской части (на- чальник учреждения), а при его отсутствии – должностное лицо, временно исполняющее обязанности (должность) командира во- инской части (начальника учреждения). Служебные документы должны подписываться разборчиво, без сокращений и росчерков. Дату подписания (утверждения) доку- мента и, если необходимо, надписи «лично»и о срочности простав- ляет командир (начальник), подписывающий документ. В дате на документе название месяца пишется буквами, число и год – араб- скими цифрами. Например: 5 марта 2009 года. Допускается приме- нение цифрового способа оформления дат, а также пропуск двух первых цифр обозначения года, когда это не приводит к не- однозначности толкования даты. Например:дату5 марта 2009 г. можно оформлять05.03.2009 г. или 05.03.09 г. При составлении документа рядом с местом, где должна быть поставлена подпись командира (начальника), печатаются или раз- борчиво пишутся от руки его инициалы и фамилия. При направлении документа в подчиненные воинские части (учреждения) нескольким адресатам командиром (начальником) может подписываться только один экземпляр, который остается в делах отправителя. 77 Адресатам посылаются экземпляры документа, заверенные должностным лицом в пределах полномочий. При направлении слу- жебного документа нескольким адресатам в высшие инстанции командир (начальник) подписывает все экземпляры. В делах остает- ся копия документа, заверенная исполнителем. В подписанные (утвержденные) служебные документы вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения командира (начальника), подписавшего документ, запрещается. На документах, удостоверенных гербовой печатью (доверен- ности, предписания, отпускные билеты и т. п.), подчистки и неого- воренные исправления не допускаются. Копия служебного документа заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего ее соответствие содержанию подлиннику. Заверительная надпись составляется исполнителем по фор- ме: верно, наименование должности, воинское звание, личная под- пись, инициалы и фамилия. 3. ОБРАЩЕНИЕ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ. РАССМОТРЕНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ В каждой воинской части (учреждении) для организации документооборота и документирования создается делопроизводство, работа которого организуется в соответствии с требованиями Наставления по организации служебной переписки и делопроизводству и возлагается на канцелярию, строевой, общий, административно- хозяйственный отдел, отделение (часть), а там где они штатами не предусмотрены, ответственное лицо за ведение несекретного делопроизводства назначается приказом командира (начальника). 3.1. Основные задачи делопроизводства Основными задачами делопроизводства являются: – прием, отправка, учет и хранение служебных документов, веде- ние и оформление дел; 78 – доклад командованию о поступивших служебных документах и передача их на исполнение; – контроль за соблюдением исполнителями правил хранения служебных документов, обращения с ними, а также за своевре- менным возвращением их в делопроизводство; – учет, хранение, выдача, проверка наличия служебных доку- ментов с грифом «Для служебного пользования»; – учет печатей и штампов, множительных аппаратов и контроль за их использованием (где нет секретных отделов); – подготовка и передача служебных документов в архивы, а так- же отбор и уничтожение служебных документов и архивных мате- риалов. 3.2. Прием и учет служебных документов Прием поступающей служебной корреспонденции производится делопроизводством воинской части (учреждения). Поступившие служебные документы (в том числе приказы, директивы, приказания и указания) регистрируются в журнале учета служебных документов, а поступившие для временного пользования и не подлежащие постоянному хранению – в журнале учета переходящих документов. До регистрации служебные документы на доклад и исполнение передавать запрещается. Командир воинской части (начальник учреждения) в зависимости от объема переписки и количества исполнителей устанавливает, каким должностным лицам служебные документы докладываются непосредственно лицами, ответственными за делопроизводство. Остальной личный состав документы на исполнение получает в несекретном делопроизводстве или через уполномоченных несек- ретных делопроизводств в управлениях, отделах и службах воинской части (учреждения). 3.3. Хранение служебных документов, оформление и ведение дел, книг и журналов Все исполненные документы подшиваются в дела, которые заводятся в зависимости от содержания и разновидности доку- 79 ментов с учетом установленных сроков хранения. Дела, как пра- вило, заводятся на один год. На все заводимые дела, книги и журналы к началу года составляетсяноменклатура дел, книг и журналов с учетом важ- ности, однотипности поступающих документов и сроков их хране- ния. Она является основным учетным документом на текущий год. В номенклатуру вносятся все вновь заводимые дела, книги и журналы учета несекретного делопроизводства, а также не закон- ченные ведением в прошлом году. Подшивка документов в дела должна производиться периодически, по мере поступления исполненных документов. Не разрешается подшивать в дела неисполненные документы. Законченные ведением дела, книги, журналы хранятся в дело- производстве (в части касающейся) или сдаются на хранение в архив. В каждой воинской части (учреждении) ведется журнал учета объявления приказов, директив и других служебных докумен- тов личному составу и должностным лицам. 3.4. Рассмотрение и исполнение служебных документов Наставлением определен порядок рассмотрения и организации исполнения служебных документов. Поступившие служебные документы докладываются командиру воинской части (начальнику учреждения) и рассматриваются, как правило, в день поступления, а документы с отметкой «СРОЧНО» и телеграммы – немедленно. Решение и поручение по исполнению служебных документов пи- шутся на свободных от текста полях этих документов. Поручение по исполнению служебного документа дается в форме резолюции ко- мандира (начальника). В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: указание исполнителя (исполнителей), со- держание действий, срок исполнения, личная подпись должност- ного лица, дата резолюции. Писать поручения на тексте служебных документов запрещается. В необходимых случаях для написания поручения, а также для ознакомления с документами прилагаются специальные листы. Поручение по исполнению служебного документа дается, как правило, одному должностному лицу. 80 Если поручение дается нескольким должностным лицам, то указывается должностное лицо, ответственное за своевременное и качественное исполнение документа, в целом. Если в поручении ответственное лицо не указано, то за исполне- ние документа в целом ответственным является должностное лицо, указанное в поручении первым, которое и обязано организовать ис- полнение документа в установленный срок. Соисполнители должны представить все необходимые материалы и несут ответственность за своевременное и качественное исполнение поручения. Если командир (начальник), которому адресован документ, не имеет прав на решение поставленного вопроса, то он направляет его по команде или должностному лицу, в компетенцию которого вхо- дит решение этого вопроса. Служебные документы передаются исполнителю в день их рас- смотрения командиром (начальником), но не позднее следующего дня, через несекретное делопроизводство. Все служебные документы должны исполняться в установленный срок, который указывается в самом служебном документе либо в пору- чении (в резолюции) о его исполнении. При установлении срока испол- нения служебного документа командир (начальник) должен учитывать время, необходимое на доставку и исполнение служебного документа. Если срок исполнения служебного документа не указан ни в са- мом служебном документе, ни в поручении, тослужебный доку- мент должен быть исполнен не более чем в 10-дневный срок, а слу- жебный документ с пометкой «Срочно» – в трехдневный срок. Служебный документ считается исполненным, когда изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена. На исполненном документе должна быть отметка исполнителя с указанием, каким номером (входящим, исходящим или инвентарным) исполнен документ, дата исполнения и номер дела, в которое документ должен быть подшит. Эта отметка делается на обороте последнего листа документа и свидетельствуется подписью исполнителя. При необходимости продления срока исполнения служебного документа должностному лицу, давшему поручение, не позднее, чем за три дня (по срочному документу – за один день) до истече- ния срока исполнения представляется доклад с указанием: причин задержки, принимаемых мерах и срока, необходимого для испол- нения (доработки) служебного документа. 81 Служебные документы после их подписи командиром (началь- ником) регистрируются в журнале учета служебных документов и отправляются по назначению делопроизводством, как правило, в день их приема от исполнителей. Телеграммы и срочные документыотправляются немедленно. Отправка служебных документов без регистрации их в журнале учета запрещается. 3.5. Контроль за состоянием и исполнением служебных документов Один раз в год (в январе–феврале) состояние делопроизводства в воинской части (учреждении) проверяется комиссией, которая проверяет выполнение требований Наставления, наличие текущих и архивных дел, документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» бланков строгого учета, печатей и штампов (где нет секретных отделов). В воинских частях (учреждениях) должен быть установлен конт- роль за исполнением служебных документов. Контроль за исполнением служебных документов является одной из основных обязанностей всех должностных лиц и имеет целью обеспечить повышение персональной ответственности каждого должностного лица за порученное дело, своевременное и качественное решение вопросов, изложенных в служебных документах. Обязательному контролю подлежат служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о предоставлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных поручений (мероприятий). Контроль осуществляется за исполнением служебных доку- ментов как поступающих из вышестоящих органов военного управ- ления, так и направленных в подчиненные воинские части (учреж- дения). Служебные документы снимаются с контроля после полного раз- решения вопросов, поставленных в них. О снятии с контроля дела- ется отметка в журнале (карточке) контроля. Командир воинской части (начальник учреждения) лично осуществляет контроль за исполнением служебных документов. 82 Непосредственное ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лиц, назначаемых приказами соответствующих командиров (начальников). Лица, осуществляющие контроль за исполнением служебных до- кументов, обязаны: – постоянно контролировать исполнение служебных документов и иметь необходимые сведения о ходе их выполнения; – упреждать возможность невыполнения поручений в установ- ленные сроки, о всех случаях задержки исполнения докладывать со- ответствующим командирам (начальникам); – периодически обобщать работу по исполнению документов, исполнительскую дисциплину, в том числе и в подчиненных воин- ских частях; – разрабатывать мероприятия по усилению контроля исполнения и вносить командирам (начальникам) предложения об улучшении этой работы. Состояние контроля за исполнением служебных документов проверяется два раза в году (по состоянию на 1 января и 1 июля) специально назначенными комиссиями. Результаты проверок отражаются в актах. 3.6. Учет и рассылка приказов, директив, приказаний и указаний Издаваемые воинской частью (учреждением) приказы и дирек- тивы регистрируются в книге учета приказов (директив). Воинским частям (учреждениям), которым в полном объеме приказы и директивы не требуются, высылаются выписки из них. Командиры воинских частей (начальники учреждений) в своих приказах могут в изложении довести до подчиненных воинских частей (учреждений) отдельные требования приказов и директив вышестоящих начальников с обязательной ссылкой на них. Порядок ознакомления с приказами и директивами устанав- ливается командиром воинской части (начальником учреждения). 83 3.7. Особенности работы со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения На служебных документах (изданиях), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется огра- ничительный гриф «Для служебного пользования».Указанный гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы служебного документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. Ограничительный гриф «Для служебного пользования» на слу- жебных документах при переписке между воинскими частями, а также на документах, разработанных воинскими частями для внут- реннего пользования, не проставляется. К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены: – акты законодательства, устанавливающие правовой статус госу- дарственных органов, организаций, общественных объединений, а так- же права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации; – сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явле- ниях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидро- геологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного су- ществования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов; – сведения о нарушении законности, неправомерности действий или бездействии государственных органов и должностных лиц, криминогенной ситуации, правонарушениях, результатах социоло- гических исследований; – описание структуры местного распорядительного органа, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес; – порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также об– ращений граждан и юридических лиц; – решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке; – сведения об исполнении бюджета и использовании других госу- дарственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения; 84 – документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан. Служебные документы с ограничительным грифом «Для служеб- ного пользования»: – передаются только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение, и только под расписку; – пересылаются сторонним организациям фельдъегерской свя- зью, заказными или ценными почтовыми отправлениями; – размножаются (тиражируются) только с письменного разреше- ния соответствующего командира (начальника); – хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах); – разрешается брать для занятий (работы) в поле, на полигонах, в подразделениях, парках и т. п. Они выдаются под расписку руково- дителям занятий (работ) и должны переноситься и храниться в че- моданах (портфелях). Передача служебных документов и дел с ограничительным грифом «Для служебного пользования» от одного исполнителя другому осу- ществляется с разрешения их непосредственного командира (началь- ника). 4. УЧЕТ ЛИЧНОГО СОСТАВА В ПОДРАЗДЕЛЕНИИ В МИРНОЕ ВРЕМЯ Учет личного состава –одно из направлений деятельности ко- мандира и штаба подразделения, которое заключается в доку- ментальном отображении количественно-качественной информации о личном составе. Основные задачи по учету личного состава: 1) ведение учетных документов о прохождении военной службы (службы в резерве) военнослужащими (резервистами), трудовой деятельности гражданского персонала; 2) обеспечение командиров и начальников всех степеней справочными данными по личному составу, необходимыми для принятия решений по наиболее рациональному его использованию, 85 а также данными о штатной и списочной численности личного состава воинских частей для принятия решений о порядке их комплектования, материального и технического обеспечения, под- готовки для них резерва и восполнения потерь; 3) подготовка справочных данных по вопросам прохождения военной службы (службы в резерве) военнослужащими (резер- вистами), трудовой деятельности гражданского персонала и ро- зыску военнослужащих (резервистов), самовольно оставивших во- инские части (место службы); 4) извещение семей или близких родственников умершего (погиб- шего) личного состава о месте, времени, причине (обстоятельствах) смерти (гибели), выдача документов, необходимых для возбуждения ходатайства о назначении пенсии (пособия) и о предоставлении льгот, установленных законодательством Республики Беларусь. В отделении, расчете, экипаже военнослужащие учитываются лично командирами отделений, расчетов, экипажей в соответствии с должностным предназначением по списку личного состава (прил. 4). Во взводе на всех военнослужащих в журнале боевой подготовки взвода, а при отсутствии такого журнала – в служебной записной книжке ведется именной список по форме № 34. Командиры отделений, расчетов, экипажей, взводов обязаны лично знать подчиненных им военнослужащих в полном объеме требований, установленных Уставом внутренней службы Воору- женных Сил Республики Беларусь. В роте учет личного состава ведется в книге учета личного со- става по форме № 1, а для проведения вечерних поверок кроме того ведется именной список для вечерней поверкипо форме № 27. Учет личного состава в роте ведет командир роты, который обязан: – знать личный состав роты и вести его учет в соответствии с Инструкцией о порядке учета личного состава Вооруженных Сил Республики Беларусь; – ежедневно докладывать начальнику штаба батальона (полка, бригады) сведения о наличии и расходе личного состава роты; – ежемесячно проверять наличие военных билетов и служебных удостоверений у военнослужащих роты, их состояние и своевре- менную запись в них учетных данных; 86 – периодически проверять знание старшиной роты, командирами взводов, их заместителями и командирами отделений сведений о подчиненном личном составе в соответствии с их должностными обязанностями. Основные требования по ведению учетных документов. 1. Командиры подразделений обязаны уделять постоянное вни- мание правильному ведению учетных документов на военно- служащих, руководствуясь при этом требованиями, изложенными в соответствующих формах документов и Инструкции о порядке уче- та личного состава Вооруженных Сил Республики Беларусь. 2. По прибытии военнослужащих в подразделение записи в их учетных документах проверяются при личной беседе с военнослу- жащими. Все изменения, происшедшие у военнослужащего по службе (присвоение воинских званий, изменения в должностном положении, образовании, семейном положении и т. п.), обязательно отражаются в его документах. 3. Особое внимание уделяется правильному ведению военного билета. При заполнении соответствующих пунктов военного билета в них вносятся данные в порядке, определенном в Положении о во- енном билете и форме военного билета, утвержденном приказом Министерства обороны Республики Беларусь. 5. РАЗРАБОТКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 5.1. Требования к составлению и оформлению служебных документов Составление служебного документа должно начинаться с изуче- ния существа вопроса, подлежащего урегулированию действующего по данному вопросу законодательства, приказов, директив и справоч- ного материала. Проекты служебных документов составляются в рабочих тетрадях и на отдельных листах. При составлении и оформлении служебных документов должны соблюдаться правила, обеспечивающие законность и наибольшую 87 целесообразность документов и способствующие оперативному их исполнению. Служебный документ должен отвечать следующим требованиям: 1) соответствовать действующему законодательству, приказам, директивам и другим руководящим документам вышестоящих командиров (начальников); 2) основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания; 3) не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости – иметь ссылки на них; 4) составляться кратко, четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования; 5) составляться по следующей форме: – наименование документа (приказ, директива); – заголовок документа (за исключением служебных писем); – изложение содержания; – удостоверение документа (подпись, проставление печати); – дата; – адресование документа. Служебный документ должен быть написан служебно-деловым стилем при соблюдении всех общепринятых грамматических правил, кратко и четко. Применяемые термины должны соответ- ствовать терминологии, принятой в вооруженных силах, и упо- требляться в одном и том же значении. При составлении служебных документов рекомендуется: – пользоваться простыми предложениями; – применять устойчивые словосочетания и термины; – применять прямой порядок слов в предложении (подлежащие предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом), а вводные слова и выражения «ввиду того», «в связи с тем», «как правило» в начале предложения; – не применять устаревшие слова и выражения, отжившие канцелярские обороты, слова и выражения местного диалекта; – не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения. В служебных документах разрешается употребление общепри- нятых сокращенных форм слова (обл., р-н, пос., тов., м-ц) и сложно- сокращенных слов (МИД, Госплан, ГОСТ). 88 При употреблении в служебных документах цифровой информации однозначное число в записи воспроизводится словом, а однозначное число с указанием меры пишется цифрой (не более трех изделий, но 3 км). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда такие числа начинают предложения (двадцать пять изделий, но воинская часть получила 25 изделий). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (радиоприемник 2-го класса). Если к служебным документам кроме приказов, директив, приказаний прилагаются материалы, то о них указывается в конце текста, после слова «Приложение», перечислением наименований, номеров прилагаемых материалов и количества листов. При боль- шом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается: «Приложение: сог- ласно описи на ___ листах». В тексте служебных документов действительные наименования воинских частей (учреждений) пишутся без указания почетных наименований (кроме наименований «гвардейский» или «гвардей- ская») и государственных наград. Сокращенное обозначение воинских частей (учреждений) применя- ется в соответствии с Наставлением по службе оперативных штабов. В несекретных служебных документах запрещается указывать действительные наименования воинских частей (учреждений), которым присвоены условные наименования. Служебные документы, разрабатываемые на основании приказов, директив, приказаний и указаний, в тексте документа должны со- держать ссылку на них или иметь в конце приписку: «Основание: ... с указанием наименования, даты и номера документа». При необходимости ссылки в несекретных служебных докумен- тах на секретные и совершенно секретные документы могут ука- зыватьсятолько их даты и номера, раскрывать содержащиеся в них сведения запрещается! Для оформления служебных документов применяется бумага формата А-4 (210×297 мм) или А-5 (148×210 мм). Служебный документ формата А4 независимо от количества страниц должен иметь заголовок, который формулируется предель- но кратко, стилистически точно и отражает основное существо из- лагаемого вопроса. 89 Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглаголь- ного существительного, отвечая на вопрос «о чем?»: «О выделении ...», «Об утверждении ...», «О командировании ...». Если в служебном документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно или в соответству- ющих разделах документа могут составляться подзаголовки, отра- жающие содержание частей документа. Заголовок не пишется на телеграммах, актах, рапортах, справках и служебных документах, текст которых печатается на бумаге формата А5. В служебных документах при определении времени суток следует исходить из 24-часового исчисления, не употребляя слов «утра», «дня», «вечера», «ночи». В том случае, если служебный документ должен быть утвержден соответствующим должностным лицом, надпись УТВЕРЖДАЮ рас- полагается перед текстом документа в правом верхнем углу. 5.2. Порядок разработки служебных документов 5.2.1. Подготовка проектов приказов (приложение 2) Проекты приказов разрабатываются отделами, службами по указанию (распоряжению) командира (начальника, его замести- телей) или по своей инициативе. По своей инициативе службы и отделы разрабатывают проекты приказов при необходимости решения новых вопросов, возни- кающих на практике, устранения возможных противоречий в дейст- вующих приказах, устаревших требований, дублирующих правовых норм и множественности приказов по одному и тому же вопросу. Для подготовки многоплановых, сложных и больших по объему проектов приказов при необходимости создается комиссия или рабочая группа из представителей заинтересованных служб и отделов. Для подготовки проектов приказа назначается наиболее подготовленный и компетентный офицер службы (отдела) – раз- работчик. Разработке проекта приказа должно предшествовать детальное изучение существа вопросов, подлежащих урегулированию, дей- ствующих по этим вопросам законодательных актов, уставных по- ложений, наставлений, приказов и директив. 90 Структура приказа должна быть простой и удобной для пользо- вания, а текст его четким и лаконичным. Приказ должен иметь следующие реквизиты (приложение 3). 1.Титульная часть, куда входят слова: Приказ командира (начальника) воинской части (учреждения), дата, номер приказа и место его издания. 2. Заголовок, который должен кратко и точно отражать содер- жание: «О мерах ...», «О состоянии ...» и т. п. 3. Текст – констатирующая и распорядительная часть. Подпись. Заголовок проекта приказа печатается строчными буквами перед текстом, посередине листа и в кавычки и рамки не заключается. В констатирующей части текста излагаются основание и цели издания приказа. Она дается только тогда, когда без нее цель издания приказа непонятна и должна быть краткой. В распорядительной части приказа применяется приказная (повелительная) форма изложения. При наличии констатирующей части распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, напечатанном прописными буквами. Если в приказе нет констати- рующей части, словоПРИКАЗЫВАЮопускается. В распорядительной части излагаются требования (распоряже- ния) приказа, указываются должностные лица, которым они адресо- ваны, назначаются сроки исполнения, отдельными пунктамиопре- деляются: – на кого возлагается контроль за исполнением приказа; – какие вносятся изменения в ранее изданные приказы и какие признаются утратившими силу; – до кого довести приказ. Текст проекта приказа излагается в виде пунктов, каждый из которых должен выражать, как правило, законченную мысль, самостоятельное требование. Проекты инструкцийподразделяются на пункты, главы, разделы. Разделы обозначаются римскими цифрами, главы – арабскими цифрами, пункты – арабскими цифрами с точкой, подпункты имеют цифровую нумерацию. Разделы и главы должны иметь название, которое пишется про- писными буквами и размещается в центре строки. 91 Пункты и подпункты без названий размещаются на расстоянии 1,25 см (пять печатных знаков) от левого края строки. Сроки исполнения приказа (введение в действие) должны быть реаль- ными, с учетом времени, необходимого для издания и доведения приказ. Если в приказе срок введения его в действие не указан, приказ вступает в действие с момента подписания! Проект приказа печатается на одной стороне листа односортной, хорошего качества бумаги формата А4 (210×297 мм) четким шифром черного цвета. Вторые экземпляры приказов также должны иметь четкий текст. Текст проекта печатается через полтора межстрочных интервала, заголовки и должность подписывающего лица – через один интервал, между пунктами, абзацами – два интервала. Для проекта приказа устанавливается шрифт Times New Roman, обычный, размер 15 пт. В таблицах допускается уменьшение шрифта до 13 пт (когда текст не вмещается), междустрочный ин- тервал – одинарный. Номера страниц проставляются в центре верхнего колонтитула на расстоянии 10–15 мм от верхнего края арабскими цифрами, размер 14 пт. Первая страница не нумеруется. Оставляются свободными от текста поля: слева – 30 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – не менее 20 мм. Консультации по вопросам правового характера, возникающие при подготовке проектов приказов, дает начальник юридической службы. 5.2.2. Согласование проектов приказов До предоставления на подпись проекты приказов должны быть согласованы с заинтересованными службами и отделами. Согласо- вание производит служба (отдел), разрабатывающая проект приказа. Проект приказа до направления его на согласование должен быть рассмотрен начальником службы (отдела), в которой разра- батывался проект и им завизирован. На обороте последнего листа проекта делается запись о том, какой службой (отделом), на основании каких указаний разработан этот документ. Службы, получившие проект приказа на согласо- вание, обязаны рассмотреть его без задержки. При отсутствии воз- ражений проект приказа визируется начальником службы (отдела) в 92 пределах предоставляемых ему прав. Визы проставляются на об- ратной стороне последнего листа первого экземпляра проекта с указанием должности, воинского звания и фамилии лица, визи- рующего проект. Проекты приказов, выполнение которых требует финансового обеспечения, во всех случаях должны быть согласованы с финан- совой службой, а проекты, связанные с вопросами секретности, подлежат согласованию с восьмью отделениями. В случае несогласования с проектом приказа заинтересованной службой дается мотивированное заключение или замечание, а служ- ба, разрабатывающая проект, при согласовании с ними вносит необ- ходимые изменения. Окончательно текст проекта приказа сверяется с материалами, послужившими основанием для его издания, тщательно проверя- ются цифры, наименование воинских частей, воинские звания, фамилии, имена и отчества упомянутых лиц, ссылки на законо- дательные акты, статьи уставов, номера приказов. Проект приказа не должен иметь помарок и подчисток. 5.2.3. Предоставление проектов приказов на подпись После согласования и перед представлением на подпись, проекты приказов направляются начальнику юридической службы на контроль, который осуществляется в соответствии с Поло- жением о юридической службе Вооруженных Сил Республики Беларусь. Задача юридического контроля – обеспечить точное соответствие проекта приказа действующему законодательству, нормативным документам Министерства обороны Республики Беларусь, ранее изданным приказам. Проект приказа предоставляется на подпись командиру (начальнику) непосредственно начальником службы (отдела), разра- ботавшим этот проект. Одновременно предоставляются документы с резолюцией (указанием) командира (начальника) или другие мате- риалы, явившиеся основанием для подготовки проекта приказа. Рассмотренные вопросы по основам организации и ведения слу- жебного делопроизводства и служебной переписки в воинских частях и учреждениях имеют большое практическое значение в процессе формирования штабной культуры офицера, способствуют 93 формированию целостного представления о служебном делопроиз- водстве, главной задачей которого является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы органов управления воин- ских частей и учреждений. Офицеру в процессе всей его служебной деятельности приходится иметь дело как с документооборотом, так и с документированием, и знание всех аспектов работы со служебными документами позволит уверенно выполнять служебные обязанности. 94 ПРИЛОЖЕНИЯ К ЧАСТИ II ПРИЛОЖЕНИЕ 1 95 ПРИЛОЖЕНИЕ 2 ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА Р А Б О Т А И С П О Л Н И Т Е Л Я 96 ПРИЛОЖЕНИЕ 3 ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ПРИКАЗА КОМАНДИРА ВОЙСКОВОЙ ЧАСТИ 04147 Несмотря на требования министра обороны Республики Беларусь и начальника Генерального штаба Вооруженных Сил – первого за- местителя министра обороны Республики Беларусь по совершенст- вованию боевой подготовки, повышения качества ввода в строй мо- лодого пополнения, уровня исполнительской дисциплины в целом, в отдельных подразделениях продолжают иметь место случаи на- рушения требований правовых актов Министерство обороны по вопросам жизнедеятельности войск. В целях устранения указанных недостатков, повышения уровня исполнительской дисциплины 97 1. Заместителям командира войсковой части 55555, начальникам служб, командирам подразделений проанализировать ход боевой подготовки, обеспечить контроль за ее организацией в подчинен- ных подразделениях. 2. За необоснованный отрыв личного состава, в том числе моло- дого пополнения, от занятий по боевой подготовке командиру роты охраны капитану Иванову Сергею Николаевичу объявить выговор. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника штаба – первого заместителя командира войсковой ча- сти 55555. 4. Настоящий приказ довести до заместителей командира вой- сковой части 55555, начальников служб, командиров подразделений. 98 ОБРАЗЕЦ ОБОРОТНОЙ СТОРОНЫ ПОСЛЕДНЕГО ЛИСТА ПРИКАЗА, НА КОТОРОМ ИМЕЕТСЯ РЕКВИЗИТ «ПОДПИСЬ» ДОВЕДЕНО: Тарасов, 22 33, разработан в вещевой службе (дата, воинское звание и подпись разработчика) Начальник вещевой службы майор В.В. Петров 15.10.2008 Начальник финансовой службы майор А.В. Фомин 15.10.2008 Заместитель командира войсковой части 55555 по тылу подполковник С.Т. Статкевич 15.10.2008 Сведений, содержащих государственные секреты, не имеет начальник восьмого отделения – заместитель начальника штаба войсковой части 55555 по режиму секретности майор А.Н. Денисенко 15.10.2008 Соответствует законодательству Республики Беларусь начальник юридической службы войсковой части 55555 майор юстиций В.А.Климович 15.10.2008 99 ПРИЛОЖЕНИЕ 4 ДОКУМЕНТЫ УЧЕТА ЛИЧНОГО СОСТАВА Список личного состава 1-го отделения 1-го мотострелкового взвода 1-й мотострелковой роты Наимено- вание во- инской должности Воин- ское звание Фамилия, имя и отчество Дата рож- дения Об- разо- вание Семейное положение, адрес места постоянного проживания, номер домашнего телефона, фамилии, имена и отчества родителей (членов семьи) 1 2 3 4 5 6 Механик- водитель Рядо- вой ПЕТРОВ Владимир Иванович 12.10. 1986 Сред- нее Холост, г. Минск, ул. Садовая, д. 5, кв. 17, тел.: 224 94 12. Отец: Петров Иван Федоро- вич Мать: Петрова Мария Владимировна Именной список личного состава по форме 34 ведется на всех военнослужащих подразделения, включая командира. ИМЕННОЙ СПИСОК личного состава 1-го мотострелкового взвода 1-й мотострелковой роты (наименование подразделения) № п/п Фами- лия, имя и отче- ство Воинская долж- ность и воинское звание Год рожде- ния Образо- вание, граж- данская специ- альность Когда и каким военным комиссариа- том призван Состав и место жительства семьи (близких родственников) Куда, когда убыл 1 2 3 4 5 6 7 8 1 ПЕТ- РОВ Вла- димир Ивано- вич Меха- ник- води- тель, рядовой 1986 Среднее, водитель Советским РВК г .Минска Отец: Петров Иван Федорович Мать: Петрова Мария Владими- ровна г. Минск, ул. Садо- вая, д. 5, кв. 17, тел.: 224 94 12. Совет- ским РВК г. Минска, 12.10.2006 100 КНИГА УЧЕТА ЛИЧНОГО СОСТАВА РОТЫ (ФОРМА 1) (раздел 1) Краткие сведения о численности личного состава На __ _______200 г. Численность О ф иц еров П ра по рщ ик ов С ер ж ан то в Со лдат Итого Находится вне подразделения причины отсутствия оф иц ер ов пр ап ор щ ик ов се рж ант ов со лдат итого По штату 4 1 9 66 80 В отпуске 1 1 2 По списку 3 1 8 62 74 В команди- ровке 1 1 2 Налицо 2 1 7 58 68 На учебе 2 2 Сержантов и солдат сроч- ной военной службы по периодам призыва 2004 2005 20__ Итого I II I II I II 21 23 21 65 Итого вне подразделе- ния 1 1 4 6 (раздел 2) Штатно-должностной расчет № п/п Воинская должность Воинское звание по штату фактическое Фамилия и инициалы Время и год призыва (год рождения) Для отметок о временном убытии 1 2 3 4 5 6 1 Механик- водитель Рядовой Рядовой ПЕТРОВ Владимир Иванович I – 2005 отп. 101 (раздел 3) Список личного состава № п/ п Фа м ил ия , им я и от че ст во В оин ск ая до лж но ст ь и во ин ск ое з ва ни е Д ат а и но м ер пр ик аз а о за чи сл ен ии в сп ис ки в ои нс ко й ча ст и Чи сл о, м ес яц и го д ро ж де ни я О бр аз ов ани е, гр аж да нс ка я сп ец иа ль но ст ь К ог да , к ак им в ое нн ы м к ом ис са ри ат ом п ри зв ан (у ка за ть и о бл ас ть ). Н а пр ап ор щ ик ов , с ол да т и се рж ан то в, пр ох од ящ их в ое нн ую с лу ж бу п о ко нт ра кт у кр ом е то го , ког да з ач ис ле н на в ое нн ую с лу ж бу пр ап ор щ ик ом (с ер ж ан то м , с ол да то м п о ко нт ра кт у) С ем ей но е по ло ж ен ие Ф ам ил ия , и м я, о тч ес тв о ж ен ы (о тц а, м ат ер и ил и др уг ог о ро дс тв ен ни ка ) И м я и го д ро ж де ни я де те й. А др ес с ем ьи П о ка ко й пр ич ин е и ку да в ыб ыл Д ат а и но м ер пр ик аз а об ис кл юч ен ии из с пи ск ов в ои нс ко й ча ст и 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 ПЕТРОВ Влади- мир Ивано- вич Механик- водитель, рядовой 18.01. 2005 № 25 12.10. 1986 Среднее специ- альное, ПТУ-108, води- тель 18.01.2005 Советским РВК г.Минска Холост Отец: Петров Иван Федо- рович Мать: Пет- рова Мария Владими- ровна 220125, г. Минск, ул. Садовая, д. 5, кв. 17 Уволен по болезни. Совет- ский РВК г. Минска 25.10. 2005 № 138 102 Форма 27 ИМЕННОЙ СПИСОК для вечерней поверки ___________________________ (наименование подразделения) № п/п Воинское звание Фамилия, имя, отче- ство Октябрь (месяц) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 30 31 1 сержант Степанов Петр Николаевич + 2 рядовой Петров Владимир Иванович н 3 Прикомандированные: 6 рядовой Иванов Сергеи Петрович + 7 Подпись лица, проводившего поверку пр -к Ж ук ов Командир подразделения капитан _______ В.С.Сидоров (воинское звание, подпись, инициалы, фамилия) |