Теория. 2. Учебное пособие_ РК_Теория. Н. Г. Вильданова, Х. Н. Исмагилова, И. Б. Ковалёва
 Скачать 1.68 Mb.
|
|
V. Жанры письменной деловой речи 1. Заявление – это документ,краткое письменное обращение,содержащее конкретную просьбу, требование, пожелание. Заявление предназначено для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же организации (служебное заявление), частное лицо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным, когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или даже всего коллектива. Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены обычно одному вопросу. Структура заявления 1. Наименование адресата (лицо или организация) пишется в правом верхнем углу листа (для названия организации – в винительном падеже, например: «В деканат экономического факультета...»; для названия должностного лица – в дательном падеже, например: «Декану экономического факультета Петрову А.И....») 2. Фамилия, имя и отчество заявителя – строкой ниже под сведениями об адресате. Фамилия заявителя может быть оформлена в форме родительного падежа как с предлогом от, так и без него. С точки зрения норм литературного языка допустимы оба варианта. В первом случае подчеркивается адресующий характер документа и ставится вопрос от кого?, во втором случае подчеркивается принадлежность документа – чье заявление? В настоящее время более распространен второй вариант оформления именования адресанта – без предлога. Однако предлог от необходим в случае, когда не указывается фамилия адресата (а адресант – женская фамилия). 3. Наименование жанра также вызывает затруднения: писать ли слово заявление с прописной или строчной буквы и ставить ли после него точку? Используемые клише: Прошу + что делать (разрешить, предоставить, рассмотреть, освободить и т.п.). • Слово «Заявление» – в середине строки. Традиция признает варианты: заявление – Заявление. Точку можно ставить потому, что после слова заявление заканчивается предложение. Точку можно не ставить, так как слово заявление вынесено в отдельную графу, т.е. является своеобразной рубрикой. • Текст заявления – с красной строки. Содержательная часть заявления-просьбы обычно начинается со слов: «Прошу + инфинитив (разрешить, допустить, предоставить и т. п.)». Для ввода аргументации используются типовые конструкции: ввиду того что...; в связи с тем, что...; на основании того, что...; потому что...; так как...; учитывая (что ?)... . • Подпись заявителя – справа (с расшифровкой); дата – слева, в формате «Число-месяц-год» (29.10.2012 либо 29 октября 2012 г.) Примеры заявлений 1. Ректору Уфимского государственного нефтяного технического университета профессору А. М. Шаммазову студента группы ЭГ-12-01 Сидорова И. В. заявление. Прошу предоставить мне академический отпуск на период с 01.09. 2013 по 01.09.2013 гт. в связи с семейными обстоятельствами. 23.08.2013 г. А.И. Мансуров 2. Декану горно-нефтяного факультета УГНТУ проф. А.Р. Хафизову от студента группы БГР - 11 - 02 Ю.А. Короткова Заявление Прошу освободить меня от занятий в университете с 8 по 12 апреля в связи с поездкой в г. Москву для участия во Всероссийской межвузовской научно-практической конференции. 3 апреля 2013 г. Подпись 2. Резюмепредставляет собой группировку различных документов, характеризующих биографические, политические, деловые и личные качества работника. Наряду с официальными данными составитель может указать любую дополнительную информацию, характеризующую его как специалиста и личность. Например, окончил курс секретарей-референтов, делопроизводства; имею опыт работы с компьютерными программами (указать, какими); имею аттестат Минфина РФ первой категории на право совершения операций с ценными бумагами, имею водительские права и т. д. Резюме можно охарактеризовать как визитную карточку, представляемую работником при трудоустройстве в организации различных организационно-правовых форм. Установленной формы резюме нет, однако резюме должно содержать обязательные данные. План типового резюме 1. Фамилия, имя и отчество автора резюме (в именительном падеже). 2. Домашний адрес. 3. Контактная информация: номер телефона, номер факса, E-mail, ICQ и др. 4. Дата и место рождения. 5. Гражданство. 6. Семейное положение, наличие детей, их возраст. 7. Цель (вакансия и/или направление деятельности с указанием степени ответственности, (возможен предполагаемый уровень зарплаты), например: Трудоустройство на должность начальника отдела снабжения с окладом … рублей). 8. Сведения об образовании (излагаются в обратном хронологическом порядке; сначaла указываются месяц и год начала и окончания основных учебных заведений – (высших, средних) и специальность, которой автор овладел; затем дополнительные курсы, семинары, полученные аттестаты, выигранные конкурсы, премии, сертификаты и т. д.). 9. Опыт работы (в обратном хронологическом порядке): дата пребывания в должности, с указанием месяцев; место работы; должность; круг обязанностей; личный вклад). 10. Компьютерная грамотность (владение всеми специализированными программами, конкретно). 11. Владение иностранными языками (указать, какими именно, в какой степени, чем этот уровень подтвержден: спецшкола, спецкурсы и т. д.). 12. Дополнительная информация (наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, личностные качества, готовность к работе с ненормированным рабочим днем и командировками; наличие водительского удостоверения; сведения о спортивных предпочтениях, хобби). 13. Наличие рекомендаций с предыдущего места работы. Пример типового резюме (// ww.doc-style.ru) ЕГОРОВ АЛЕКСЕЙ АНДРЕЕВИЧ Адрес: 197001, Санкт-Петербург, ул. Некрасова, дом 82, кв. 16. Телефон: (812) 343-1644 (рабочий с 10:00 до 17:00), 922-4463; E-mail: vorl22@mail.ru Дата и место рождения: 23 февраля 1980 г., г. Волхов Ленинградской обл. Гражданин России. Женат. Дети: дочь 2006 года рождения, сын 2009 года рождения. Цель: трудоустройство на должность начальника отдела продаж с окладом не менее 70000 руб. Образование 2004 г. – Курсы по маркетингу предприятий малого бизнеса при учебном центре «Знания», Санкт-Петербург (Удостоверение № от…). 2000 г. – Курсы английского языка при СПбГУ (Удостоверение № от…). 1998-2003 г. – Санкт-Петербургский инженерно-экономический институт, экономический факультет. Диплом экономиста по специальности «Планирование народного хозяйства». Опыт работы 03.2010 г. – по настоящее время – Фирма «ПЛЮС» (оптовая торговля продовольственными товарами) – Россия, Санкт-Петербург. Начальник отдела продаж. Функции: организация продаж, контакты с розничными торговыми предприятиями, составление договоров, контроль за расчетами. 08.2007 г. – 03.2010 – ИЧП «ФОБОС» (розничная торговля продовольствием и ТНП) – Россия, Санкт-Петербург. Коммерческий директор. Функции: закупка товаров и организация реализации через торговые точки фирмы. 11.2003 – 08.2007 – Областная оптовая база «Ленснабсбыт» – Россия, г. Волхов Ленинградской обл. Инженер, старший инженер, зам. начальника отдела сбыта продовольственных, товаров. Функции: организация закупок продовольствия и его сбыта через сеть магазинов. Знаю английский язык (могу изъясняться и работать с технической документацией); Пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, Access). Прикладное программирование приложений для Excel и Access. Имею личный автомобиль, водительские права категории В, опыт вождения 4 года. Коммуникабелен. Сохранились деловые связи с фирмами-поставщиками продовольственных товаров, с торговыми фирмами в различных регионах России и за рубежом. 26.10. 2013 г. 3. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. На предприятиях, в организациях составляют протоколы : • заседаний совета директоров (учредителей); • общих собраний трудовых коллективов, акционеров, кредиторов. Проведению совещания любого уровня должна предшествовать подготовительная работа: для участников готовится и раздаётся информационный материал по вопросам, включённым в повестку дня. Протокол ведётся секретарём коллегиального органа или работниками, подготовившими собрание. Секретарь конспектирует выступления участников собрания. Протокол составляется на основании этих записей, а также из представленных тезисов докладов, выступлений, проектов и других материалов. Проект протокола визируется сотрудниками, выносившими вопрос на обсуждение. Протокол подписывается председателем и секретарём собрания. Структура протокола Номер протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года. Заголовок содержит название органа, проводящего собрание или протоколируемого мероприятия. Текст протокола состоит из двух частей: Вводная часть оформляется в следующей последовательности: Председатель – инициалы и фамилия; Секретарь – инициалы и фамилия; Присутствовали – инициалы и фамилия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашённых. Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение, каждый её пункт нумеруется и записывается с новой строки. Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы и через тире – краткое изложение текста выступления. Постановление (решение) указывается в протоколе полностью. Текст постановления сроится по образцу распорядительной части приказа. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады т.п. Пример протокола Инпромбанк ПРОТОКОЛ собрания кредиторов 19. 02. 2013 №1 Председатель: А.А. Ульянов Секретарь: Е.К. Демина Присутствовали: кредиторы «Инпромбанка» (12 человек., что составляет 90% голосов, см. приложение «Список присутствующих кредиторов») Повестка дня: Утверждение отставки конкурсного управляющего банком И.С. Бурханова Переизбрание комитета кредиторов. СЛУШАЛИ: Управляющего банком И.С. Бурханова – о переносе собрания кредиторов в связи с запретом Черёмушкинским районным судом иска частного вкладчика О.В. Смирнова. ВЫСТУПИЛИ: Н.Т. Леонов – выступил против переноса собрания кредиторов. М.А. Карцев – предложил перенести собрание до вынесения окончательного судебного решения. Л.А. Крюкова – предложила повестку дня следующего собрания кредиторов: «Рассмотрение требований частных вкладчиков «Инпромбанка». РЕШИЛИ: 1. Провести собрание кредиторов в первой декаде июня 2013 г. 2. Включить в повестку дня собрания следующий вопрос: «Порядок рассмотрения и удовлетворения требований вкладчиков» (отв. – И.С. Бурханов). Голосовали: 12 кредиторов. «за» – 11 человек, «против» – 1; «воздержались» – нет. Решение принято. Особое мнение – Н.Т. Леонов считает настоящее собрание кредиторов своевременным и правомочным принять решение по отставке конкурсного управляющего банком. Приложение: на 1 л. Председатель: Подпись А.В. Ульянов Секретарь: Подпись Е.К. Демина 4. Служебная записка, в отличие от докладных записок, обеспечивает связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляется работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки – это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Пример служебной записки Начальнику службы охраны Д.В.Мусину СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 14.02.2013 № 10 В субботу 18.02.2013 с 13.00 до 15.00 в офисе будут проводиться работы, связанные с сервисным обслуживанием кондиционеров. Прошу Вас разрешить доступ следующих сотрудников компании ООО «АэроВент» для выполнения этих работ: 1. Киселев Константин Юрьевич. 2. Сушко Петр Евгеньевич. Начальник отдела А.В. Храмов 5. Объяснительная записка – документ, поясняющий пункты отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Объяснительная записка адресуется конкретному лицу, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и содержит те же реквизиты, что и внутренняя докладная записка. Можно выделить две группы объяснительных записок: • сопровождающие основной документ и поясняющие его содержание; • составляемые в связи с какими-либо происшествиями, поступками, поведением отдельных работников. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: в первой отражаются факты, события, явившиеся поводом для ее составления, во второй – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительную записку подписывает составитель. Пример объяснительной записки Склад № 4 Директору ООО «Новстрой» С.Н. Алпатьеву ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 23.03.2013 № 21 Об изменении сроков поставки экологического оборудования В связи с временным приостановлением погрузочных работ на складе № 7 срок поставки экологического оборудования, указанного в договоре поставки № 8, переносится на 26 марта 2013 г. Зав. складом № 4 Подпись И.Е. Фирсов
6. Деловые письма и их виды Деловое письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения или уведомления. Набор реквизитов для деловых писем минимален: 1) угловой штамп или бланк, содержащий в себе наименование организации-адресанта, его почтовых, телефонных, телефаксных координат и дату; 2) адресат – наименование организации, ее адреса, служебного лица; 3) заголовок к тексту делового письма (при отсутствии наименования жанра данный реквизит необязателен); 4) текст, который несет основную информацию и мотивы ее сообщения; 5) подпись должностного лица. Структура текста делового письма Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указывается цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок, например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 июня 2009 г. № 620 «Об утверждении Типового положения…» В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т.д. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д. Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например: Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества. Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение… Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нормативно-правовых документах организации: С наилучшими пожеланиями, Генеральный директор подпись Л.И. Сидоров В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается: С наилучшими пожеланиями, подпись Л.И. Сидоров По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, одной проблеме. Многоаспектное письмо содержит однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, извинения, гарантии. Как правильно составить деловое письмо именно с психологической точки зрения, чтобы его не выбросили, не прочитав, чтобы оно возымело какое-то действие? 1. Разузнайте подробности о компании, куда собираетесь направить письмо. Выясните максимум информации о потенциальном партнере. И только после этого составляйте деловое письмо в его адрес. Если вы все-таки не сумели уточнить имя адресата, не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!» или «Ув. комм. дир. фирмы!». В данном случае сокращения неуместны. Слова уважаемый, господин, госпожа, заместитель директора, начальник отдела и им подобные следует писать полностью. 2. Деловое письмо должно содержать заголовок, в краткой и броской форме раскрывающий содержание текста. Такая краткая аннотация значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В любую организацию ежедневно приходит масса различных писем. Поэтому велика вероятность того, что на ваше послание могут не обратить внимания, даже если оно содержит выгодное предложение. В первую очередь, надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных. 3. Хорошее впечатление произведет деловое письмо, которое после приветствия будет содержать в себе некое вступление-комплимент. Вo вступлении обычно говорится о том, что вы рады приветствовать столь известную фирму, которой будете оказывать услуги как солидному партнеру. Не лишним будет также выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество. 4. Напротив, очень плохое впечатление производят деловые письма с «водянистым» текстом. Под «водянистым» понимается такой стиль, который включает в себя массу словесного мусора (например, «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам, неправда ли?»), излишней вежливости (например, «Будьте так добры, прочтите это письмо, пожалуйста»), лишних местоимений («мы все рады приветствовать вас и вашу фирму» вместо «рады приветствовать вас»). «Водянистый текст» всегда создает впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных. 5. Не стоит при оставлении деловых писем употреблять директивные фразы-указания типа «Если вас заинтересовало предложение, то вам следует связаться с нами по телефону...». Лучше написать: «Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону...». Смысл тот же, но тон менее категоричен и настраивает на более благожелательное отношение к вам. 6. Ключом к превращению предложений, которые просто описывают деятельность вашей фирмы, в предложения, которые создают впечатление о ее конкретных достижениях, является правильный выбор глаголов. Существует форма глагола, вызывающая у читателя представление о реальных результатах. Например, выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п. Это глаголы совершенного вида. Другие же глаголы и словосочетания с глаголами являются более неопределенными по отношению к результату деятельности. Такие глаголы, как производим, работаем, выполняем, участвуем, дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Они являются глаголами несовершенного вида. Использование глаголов совершенного вида создаст иллюзию конкретных успехов при выполнении какой-либо деятельности, а значит, произведет впечатление большей солидности и респектабельности вашей фирмы. 7. Для любого делового письма (даже посылаемого по электронной почте) необходимо использовать фирменный бланк. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, а значит, с вами можно иметь дело. 8. Письмо, содержащее серьезное деловое предложение, предполагающее денежные взаиморасчеты на большую сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или E-mail. В идеале же почтовый курьер должен вручать его лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом. Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-адресанту. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование предшествует изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола просить: Просим Вас предоставить…Просим Вас сообщить и т.п. Просьба может формулироваться и без глагола просить. Например: Надеемся на положительное решение вопроса…Надеемся в скором времени получить положительный ответ. |