проектный менеджмент. объединяя движением пространства и людей
 Скачать 2.88 Mb.
|
|
Правила подачи информации Первый шаг — это определение главной идеи, вокруг которой и будет строиться ваша презентация. Главная идея должна быть связана с вашим объектом и долж- на служить стержнем, на который каждый присутствующий должен нанизывать получаемую от вас информацию. Ваша цель — разработать такую главную идею, чтобы сделать презентацию интересной осязаемой для аудитории и сделать объ- ект презентации для присутствующих таким же понятным и интересным, каким он является для вас. С хорошо разработанной главной идеей вашего выступления, можете присту- пить к планированию времени и структуры вашего выступления. Структура, которую вы утвердите для выступления, должна быть соответствовать цели и предмету презентации, аудитории и отведенному для выступления времени. Структурирование информации В ходе презентации всегда сохраняется опасность, что вас могут прервать или перестать внимательно слушать, поэтому используйте прием «Перевернутая пи- рамида». Для каждого человека естественно начинать излагать материал с при- чин и предыстории события, то есть, расширяя содержание от менее значимых событий к более значимым — по принципу пирамиды. Прием «перевернутая пирамида» наоборот предписывает начинать с наиболее важной информации, постепенно переходя к объяснению причин, и подкреплению информации при- мерами и фактами, если аудитория продолжает внимательно слушать. Важный параметр — размер аудитории: чем меньше поставленные цели предпо- лагают участие аудитории в презентации, тем больше может быть размер ауди- тории и тем меньшее значение может придаваться качественным характеристика людей пришедших на презентацию (например — знание общей ситуации). Стратегия — 2030 Все самое современное в РЖД В период с 2007 по 2011 год будет обеспечено управление движением на основе спутниковых технологий и автоматической идентификации подвижного состава. На станциях будут внедрены компьютерные системы управления, увязанные с цифровым радиоканалом, системы интервального регулирования движения поездов без светофоров с применением спутниковой навигации и цифрового радиоканала. В дальнейшем планируется создание «интеллектуальных» поездов со встроенной системой автоведения и самодиагностики, а также «интеллектуальных» грузовых станций, которые позволят обеспечить безаварийное движение поездов и перемещение грузов. «Актуальные аспекты Стратегии— 2030». Железнодорожный съезд «Развитие—2030». 24–25 октября 2007 г. Управление проектами 1 Прием — «Перевернутая пирамида» Рис. 39. Таким образом, события подаются по степени значимости для решения конкрет- ной задачи. Еще одна система структурирования информации при публичных выступлени- ях позволяет подвести внимание слушателей к самой важной части и добиться эмоционального отклика. «Хук» Запоминающееся эмоциональное нача- ло, немедленно привлекающее внимание аудитории. Рамка Тема, ситуация, проблема, действующие лица, которые вовлечены в проблемную ситуацию. Ссылка на авторитет Один или несколько ярких примеров со, подтверждающих важность проблемы (мнение общественности, уважаемых людей, научного сообщества, публика- ции в прессе, статистические данные, конкретные события). Позиция Обоснование необходимости действия определенным образом. Выбор Набор возможных вариантов действий в вашу поддержку, из которого каждый в аудитории мог бы выбрать близкое для себя как ответную реакцию на проблему. Призыв Запрос, призыв к специфическому, осо- бенному, конкретному действию, которое аудитория может либо выполнить немед- ленно, либо обязаться выполнить вскоре. Таблица 10. Управление проектами 1 Использование демонстрационно–наглядных материалов Текстовые материалы — помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в за- поминании. Графические иллюстрируют главные пункты выступления, создают образы, ко- торые влияют морально и создают более глубокое и основательное впечатление от презентации, помогают в запоминании. Визуальное воздействие документов ограничено, но когда вы делаете презен- тацию, выбор средств для визуализации ваших идей довольно широк. В начале презентации полезно предоставить публике план вашего выступления, чтобы она следила за ходом разворачивания содержания. Тексты на экране особенно хороши для небольшой аудитории активно участву- ющей в процессе, но они могут принести и негативный эффект, т. к. вовлекают слушателей в чтение материалов, отвлекая их от вашей речи. Когда вы адресуете выступление небольшой группе людей и хотите нарисовать схему, иллюстрирующую главную мысль, то доска (для мела или маркера) явля- ется наилучшим средством. Диаграммы наиболее эффективны, когда они яр- кие и просты для понимания. Проекторы, компьютерные презентации и другие технические средства требуют профессиональной подготовки материалов и отработанного навыка пользова- ния ими. Планирование времени выступления Как только распланировано содержание, можно более точно спланировать необ- ходимое для презентации время. Средний оратор говорит со скоростью 100–125 слов в минуту. Впечатление о выступающем складывается в первые 40 секунд, постарайтесь сра- зу быть собранным, естественным и максимально направленным на содержание презентации — это должно обеспечить значительную часть успеха. Внимание среднего человека задерживается на чем–то одном не более чем на 6 минут, поэтому лучше построить выступление в виде коротких компакт- ных сюжетов длительностью — 3—5 минут, четко обозначая переходы от одного к другому. Планируя время — зарезервируйте значительную его часть для ответов на воп- росы. Некоторые части выступления лучше дать конспективно, если вы увере- ны, что на данную тему вопрос будет задан обязательно. Ответы на вопросы Это особая часть презентации, где можно как значительно улучшить впечатле- ние о презентации, так и совершить серьезные ошибки. Приведенные правила чрезвычайно полезны при ответе на вопросы: 1. Прежде, чем отвечать на вопрос, отдайте дань уважения спросившему, поб- лагодарите за вопрос. Например: «Спасибо за вопрос, он позволяет мне более детально раскрыть данную тему». 2. В случае, если вопрос был задан нечетко или многословно — уточните его, посредством перефразирования: Управление проектами 1 максимально близко по смыслу, используя ключевые слова автора вопроса. Например: «Спасибо за вопрос (следование правилу 1), правильно ли я понял, что Вас интересуют условия предоплаты и порядок заключения договоров с постав щиками?(Следование правилу 2). 3. Не воспринимайте вопросы как знак агрессии против вас, поэтому не защи- щайтесь и не оправдывайтесь. 4. Не затягивайте ответы на вопросы. Отвечайте коротко, не вдаваясь в дета- ли. Не превращайте ответ на вопрос в еще одну коммерческую презентацию. Когда вы затягиваете ответ на агрессивный вопрос, это выглядит так, будто вы оправдываетесь. Отвечайте по известной формуле «КиЯ»: Коротко и Яс- но. 5. Ответив на вопрос, заданный в середине презентации, вернитесь к исходной точке презентации, не дайте увлечь себя в сторону. 6. Отвечая на вопросы, ведите себя как свободный человек, у которого всегда есть выбор вариантов: Вежливый отказ. Отсрочка ответа. Переформулирование вопроса. Прямой ответ. Вы не обязаны отвечать всегда. • • • • • • • Полезные советы выступающим: Подготовка выступления: запишите все идеи пришедшие вам в голову на выбранную тему; сгруппируйте их по темам и напишите тезисы; подготовьте полный текст выступления; отпечатайте текст с разбивкой на смысловые части (можно с новой страницы); составьте план выступления (тезис каждой смысловой части и начальная фраза). В ходе выступления: дайте понять, что вы рады всем присутствующим; помните: читают, слушают, смотрят только то, что интересно присутствующим; выступайте стоя — вы лучше запоминаетесь — вы стоите и вы хозяин положения; старайтесь встречаться взглядом с каждым отдельным слушателем привлекайте их взглядом на свою сторону, увидев, что он с вами согласен — улыбнитесь и переходите к следующему; не теряйте зрительного контакта с аудиторией больше, чем на 10 секунд; • • • • • • • • • • Управление проектами 10 не раздавайте материалов для чтения пока не закончите говорить — публика начнет их просматривать, даже если вы попросите их этого не делать, и будет контакт разорван; внимание среднего человека задерживается на чем–то одном не более чем на минут, поэтому лучше построить выступление в виде коротких компактных сюжетов. Рисуйте картинки словами! составьте список тезисов, которые должны в первую очередь запомниться слушателям, в каждом эпизоде — тезисе — сюжете необходимо выставить «флаг»:» я хотел бы подчеркнуть! и т.д.; если выступление групповое — меняйте оратора каждые минут; частая смена ораторов — хорошо, выступая в паре — не вставайте на одно и то же место, не мешайте друг другу, если один говорит, второй отступает в сторону и назад; никогда не пытайтесь противостоять аудитории, не спорьте, не критикуйте, не задевайте тех, кто в зале; • отношение аудитории к вам складывается в течение первой минуты вашего выступления; • выступая перед большой аудиторией, помните, она вам сопереживает, она всегда на вашей стороне! Однако, стоит вам задеть (критиковать, сделать замечание, оборвать и пр.) кого–либо из сидящих в зале, сим- патии большой аудитории тут же перейдут от вас к этому человеку; • большая аудитория — как ледокол, обладает большой инерцией, ее трудно сдвинуть, но и трудно остановить. • • • • • • Стратегия — 2030 Проекты ОАО «РЖД» — это перспектива, прогресс. Компания в настоящий период переживает этап серьезных изменений и стремительного развития сразу по нескольким направлениям. Это означает, что помимо обычных специалистов, обладающих стандартной узкопрофессиональной квалификацией, компания как никогда будет нуждаться в большом количестве людей, способных вести проекты развития и изменений, то есть обладающих особой управленческой квалификацией. Современный менеджер ОАО «РЖД» должен уметь анализировать современные образцы менеджмента в международном масштабе, перенимать опыт, коммуницировать с представителями менеджмента западных компаний, создавать свои образцы управления и организации. Экспертно–аналитические материалы Управление проектами 11 4. Особенности мультимедийной презентации Информационная структура презентации определяется, естественно, ее видом и задачами, стоящими перед презентацией. Информационную структуру пре- зентации можно уподобить скелету, к которому будут прикрепляться мышцы содержания (даже если значительная часть этих мышц уже разработана). Элементами информационной структуры презентации являются отдельные слайды или группы слайдов, идущие последовательно, содержащие обособлен- ную по какому–либо признаку информацию. Вариант классификации таких элементов (информационных блоков) приведен ниже. Их одновременное наличие в любой презентации необязательно. Поря- док, в котором они приведены, никак не связан с порядком их демонстрации в презентации. Введение Очерчивает круг вопросов, о которых пойдет речь в презентации. Необходи- мость введения и его содержание полностью зависит от того, знакома аудитория с вопросом, или нет. Позитивный эмоциональный блок Эмоциональные блоки рассчитаны на создание у аудитории определенного на- строения. Причем непосредственно к теме презентации это настроение может и не относиться. эмоциональные блоки нужно очень осторожно и учитывая осо- бенности аудитории. Негативный эмоциональный блок Негативные эмоциональные блоки могут использоваться по той же, описанной выше, схеме, только предмет презентации будет не привязываться в хвост пози- тивной эмоции, а исправлять негативную. Весьма эффектно и эффективно пар- ное использование негативного и позитивного эмоциональных блоков (именно в такой последовательности, если, конечно, вы заинтересованы в позитивном результате). Сравнительный блок Содержание сравнительного блока очевидно — сравнивается Россия с Амери- кой, например, или 3–й микрорайон с 5–м. Следует лишь отметить, что сравне- ний должно быть немного — они достаточно сложны для восприятия — так как информации в них, фактически, в два раза больше против обычного (и это если сравниваются только две стороны). Блок–повествование В повествовательном блоке, чаще всего, содержится информация о каком–либо процессе. Например, об этапах работы над проектом. Повествовательные блоки, как правило, скучны и тяжело воспринимаются аудиторией — их нужно или из- бегать вообще, или максимально сокращать. Информационно–справочный блок Информационно–справочные блоки используются для «поясняющих отступле- ний». Иногда, по ходу презентации, возникает необходимость, например, в ста- тистической информации или строгих определениях. Управление проектами 1 Блок–вывод Действительно функциональным блок–вывод будет только тогда, когда в ходе всей презентации (или, по меньше мере, на нескольких предшествующих бло- ках) аудиторию навязчиво или ненавязчиво к нему готовят. Блок–призыв Отличается от рассудительного и бесстрастного блока–вывода только эмоцио- нальной окраской и, как и предыдущий блок, максимально эффективен при пра- вильной расстановке эмоциональных акцентов по ходу презентации. Блок–вопрос Лучше всего описывается знакомыми с детства вопросами — «Что делать?», «Кто виноват» и «Едят ли курицу руками?». Будучи написанными большими буквами во весь экран, такие (и подобные) вопросы очень впечатляют аудиторию. Блок–ответ Как это ни странно, блоки–ответы встречаются в презентациях реже, чем бло- ки–вопросы. Часто разработчик презентации предполагает, что аудитория сама с удовольствием ответит на животрепещущие вопросы, используя представлен- ные в презентации материалы. Проблемный блок Проблемный блок, безусловно, очень похож на блок–вопрос. С той лишь разни- цей, что проблемный блок часто менее афористичен, менее эмоционален, гораз- до ближе к существу вопроса и предлагает несколько альтернатив разрешения проблемы. Часто проблемный блок становится точкой ветвления информаци- онной структуры презентации. Блок–доказательство Этот блок по месту и функциям в презентации близок блоку–выводу и блоку– призыву и его специфические свойства определяются не только содержанием, но и сочетанием с другими блоками. Использовать блоки–доказательства следует осторожно, так как они не всегда хорошо воспринимаются аудиторией — иногда откровенный призыв «Налетай — подешевело!» может быть воспринят лучше, чем попытка что–то аргументировано доказать. Блок–убеждение Основной признак этого блока — переход на личности. Восклицать, призывать, спрашивать и доказывать можно, в общем–то, аудиторию, как единое целое. Убеждать (и очень эмоционально) нужно каждого конкретного человека, сидя- щего в зале. Блоки–убеждения совершенно неэффективны в неоднородной ау- дитории — вспомните телевизионные продажи удочек. Блок–предложение Блок предложение — это блок–убеждение для неоднородной аудитории. В нем вы не уговариваете каждого конкретного человека присоединиться вам, но пред- лагаете ему это сделать. По своей эмоциональной и информационной нагрузке блок–предложение очень близок к привычной телевизионной рекламе — «Это, безусловно, круто. Но покупать или нет — решайте сами». Интерактивный блок Типичный пример интерактивного блока — оглавление презентации, в ко- тором список разделов реализован в виде набора гиперссылок, позволяющих пользователю самостоятельно определить порядок работы с презентацией. Управление проектами 1 Проблемный блок, описанный выше, является частным случаем интерактив- ного блока. Заглушка Такого рода блоки бывают полезны в больших презентациях, объединяющих несколько достаточно самостоятельных тем. Или в презентациях, просматри- ваемых слушателями на отдельных компьютерах под управлением докладчика. Их очень удобно использовать для организации пауз (для отдыха аудитории или соблюдения единого темпа работы с презентацией). Блоки–заглушки содержат минимум информации. Например, надпись «Пожалуйте, подождите» на черном фоне. Заключение В качестве заключения могут использоваться многие из уже перечисленных бло- ков — призыв, вывод, ответ и т.д. Однако, в зависимости от размера, содержания и эмоционального фона презентации, может возникнуть необходимость, напри- мер, в кратком резюме по всей изложенной информации. Информация для контактов Почти всегда — один слайд, содержащий информацию о том, как и с кем нуж- но связаться, чтобы присоединиться к процессу, описываемому в презентации. Этот блок может содержать информацию и о разработчиках презентации. Документальные приложения Под приложениями здесь и далее понимается информационный блок, не де- монстрируемый аудитории по умолчанию, но доступный по специальному за- просу. Документальные приложения часто являются просто текстовыми файла- ми с оформленными на них ссылками из презентации. Они могут содержать, например, устав организации, образец договора, какой–либо нормативный акт и тому подобную информацию. Справочные приложения Справочные приложения аналогичны информационно–справочным блокам. Они оформляются отдельно, если представленные в них данные достаточно объемны и будут плохо восприняты аудиторией при публичной демонстрации презентации, но могут быть интересны специалистам при индивидуальном про- смотре презентации. |