проектный менеджмент. объединяя движением пространства и людей
 Скачать 2.88 Mb.
|
|
Использование приемов визуальной коммуникации в презентации проекта 18 Андрей Скворцов, директор группы «Меркатор». Когда нужна презентация ? Презентация, в известной степени, та же реклама. Но весьма специфического свойства. Она нацелена на довольно узкий круг специалистов (как правило, не- сколько десятков человек), отличающихся здоровым цинизмом и консерватиз- мом, не испытывающим никакой изначальной симпатии ни к вашему бизнесу, ни к вашим бумагам. Их интересует потенциальная прибыльность, причем не сама по себе, а в сравне- нии с рынком. Надежность вашей компании также воспринимается в терминах денег — от нее зависит, по какой цене будут размещены бумаги. Встречают, как известно, по одежке, поэтому качественная презентация снижает дисконт при размещении. То есть приносит вам деньги. А что считать качеством — обсудим ниже. Хорошая презентация решает следующие задачи: Объясняет и закладывает в умы потенциальных инвесторов ваши базовые тезисы. Вы надежны, прибыльны, ваш бизнес устойчив, а долги невелики относительно активов и доходов. Формирует окраску вашего бизнеса, создает впечатление. Работает на бренд. Это очень важный пункт, часто недооцениваемый, особенно при IPO. Презентация работает тут на переднем краю. Именно из–за этого пункта инвестиции в презентацию окупаются многократно. Остается на память. Каждый, уходя с Road–Show, несет в руках папочку с документами и DVD–диском. А то, что можно потрогать и унести — воспринимается уже почти как свое. Кто работает над презентацией? Инвестиционный банк, компания–консультант. Они готовят отчет о компании, анализируют цифры. Надо сказать, что работать с ними одно удовольствие — у нас общий язык, общие ценности и взгляды на вещи. Мы понимаем их аргументы, а они — наши. Компания–изготовитель презентации. В данном случае — мы. Наши проекты ведут специалисты по убеждающей коммуникации, а также аналитики с бизнес–образованием. Им необходимо из отчета 1 http://www.mercator.ru/articles/article.php?articleID= • • • • • • Управление проектами 1 инвестиционного консультанта отобрать самое важное, нужное и, что очень важно, интересное. Интерес — ключ к успеху. Они готовят презентацию «по сути» — и передают дизайнерам и аниматорам. Дизайнер и группа специалистов по компьютерной графике занимаются подбором визуальных образов и их воплощением. Аналитик следит за тем, чтобы визуальное решение строго соответствовало бизнес– задачам, а дизайнер — за тем, чтобы оно отвечало имиджу компании и вызывало положительные эмоции. Дизайн — еще один ключ к успеху. Менеджер проекта все координирует. Заказчик, как правило, в лице CFO, контролирует и стратегически направляет процесс. Из чего состоит презентация? 19 Приведем стандартный план презентации для Road–Show. 1. Старт. Эффектная заставка на 5–7 секунд позволяет моментально добиться тишины и внимания. Затем мы на двух–трех слайдах представляем компанию, и сразу выдаем все самое интересное. Это важный принцип убеждающей коммуникации и драматургии. Не надо долгих подводок— начинаем сразу с главного. Что за бизнес, какова наша доля рынка, каковы продажи и доходы, важнейшие конкурентные преимущества. 2. Обзор индустрии. Объем и динамика рынка, конкуренция (здесь мы повторяем про нашу долю — второй раз!), сильные и слабые стороны, возможности и риски. На это уходит обычно 5–7 слайдов. 3. Описание компании. Структура собственников, основные активы, где и как зарабатываем (структура доходов), кто наши клиенты, главные расходы, эффективность бизнеса, другие важные особенности. Эта часть — ключевая. Инвестиционный консультант в от- чете напишет почти обо всем, будут приложены отчеты о прибылях и убытках и баланс. Задача презентации — показать основные цифры и заострить внимание на самом важном и интересном. Например, показать, что в структуре расходов энергоносители занимают малую долю, а значит, бизнес мало зависит от цен на нефть, а клиентская база такова, что даже уход крупнейшего клиента уменьшит доходы всего на 4%. Повторяем основные конкурентные преимущества второй раз. На все — 7–8 слайдов. 4. Что–то еще. В этот раздел попадает все уникальное, что есть в компании и в бизнесе. Он очень специфичен и не подается обобщению. 2–3 слайда. 5. Финансы. Перекликается с пунктом 3, но на этот раз имеет довольно жесткую структуру. Показываем основные строки из отчета о прибылях и убытках, заостряем вни- 1 Образцы мультимедийных презентаций — http://www.mercator. ru/works/index.php?workID= • Управление проектами 1 мание на красноречивых цифрах. То же — с балансом. Даем основную финансо- вую статистику — EBITDA/interest и debt/EBITDA. 5–6 слайдов. 6. Инвестиционная политика и контроль. На что пойдут привлеченные деньги, почему это правильно, еще раз о гарантиях безопасности и надежности компании— теперь уже с точки зрения внутренних рисков. 2–3 слайда. 7. Бумага. Собственно, рассказ о размещаемом инструменте. Обычно хватает одного слай- да. Часто «бумаге»уделяется отдельный доклад и отдельная презентация, но это уже не «презентация компании». 8. Заключение. Часто это несколько слов первого лица компании о том, чего он хочет добиться. 1 слайд, 10–20 секунд. В сумме презентация занимает не более 15–ти минут. Как все происходит? Здесь два варианта. 1. Презентационная графика используется как сопровождение доклада человека (технически это так: DVD–плеер или ноутбук подсоединяется к плазменной панели, и, управляя показом при помощи пауз и пунктов меню, докладчик докладывает). 2. Презентационная графика озвучивается диктором (за кадром) и первыми ли- цами компании (в кадре) и проигрывается до начала персональных презентаций. В этом случае она должна быть не длиннее 10 минут, и скорее напоминать ин- формационный бизнес–видеоклип, нежели презентацию. Часто применяются и первый, и второй вариантвместе. Что такое хорошая презентация? Презентацию мы считаем хорошей, если: В ней выделено главное, и это главное повторяется 2–3 раза под разными углами. Этого «главного» не много — 3–4 тезиса. Она интересна и увлекательна. Она помогает понять отчет о прибылях и баланс, высвечивая в нем самое существенное. Она составлена честно. В ней отсутствуют ошибки и несовпадения. Дизайн профессионален — все легко читается, понятно и красиво. Визуальные образы и анимация функциональны, т.е. подчеркивают факты и цифры, а не красуются сами по себе. Она не длиннее 15–ти минут. Она работает на успех мероприятия. • • • • • • • • • • Управление проектами 1 Важно Было бы наивно думать, что презентация, насколько бы замечательной она не была, даст пытливому уму инвестора ответы на все вопросы. В лучшем слу- чае— она заинтересует, вызовет положительные эмоции, и направит интерес в выгодном для Компании ключе. Сам же интерес необходимо удовлеторить предоставлением всех необходимых материалов (годовой отчет, аналитичес- кий отчет) в печатной форме. Со всеми цифрами, с подробным разъяснением затронутых в презентации тем. Только сочетание хорошейпрезентации и до- ступности всех цифр и документов вызывает доверие и уважение инвестора. Рассказываем о приемах визуальной коммуникации, использованных в презентации для road–show ОАО «РЖД». Первое правило: Скажите сразу главное. В первые 45 секунд внимание слушате- лей максимально. Именно в эти секун- ды они должны узнать главное. А так- же заинтересоваться темой, чтобы досмотреть презентацию до конца. Карта необходима, когда надо показать что–то, распределенное географически. А для ОАО РЖД карта — это, по сути, ее «operations». Все объясняет заголо- вок — «Объединяя российские терри- тории». Правило второе: в заголовке надо пи- сать не название картинки, а ту глав- ную мысль, которую она доказывает. Это простое и удивительно эффек- тивное правило. ОАО РЖД — третья в мире по ж/д перевозкам, но за грани- цей рынок делят несколько компаний, а у нас — одна. Следовательно — она крупнейшая в мире. Так и пишем. Управление проектами 1 Объясняющая анимация. Говорим о до- ле ж/д перевозок в разных странах. Нет смысла сравнивать страны с помощью столбчатых диаграмм — они только за- грузят. А вот «живой блин» — то что надо. Как стрелка спидометра — спер- ва показали долю железных дорог в Ев- ропе, потом — в США, и, наконец, — в России. Кстати пришлась и игра слов — «US railways» и «European railways» — это всего лишь обозначение региона и вида транспорта, а «Russian Railways» — еще и название компании. И еще один пример, когда анимация ра- ботает. Только мы проассоциировали весь «блин» с рынком грузоперевозок, как он «превращается» в столбик (мы просто смотрим на него теперь чуть «сбоку»), показывающий рост рынка по годам. Практически бесшовный, плавный и логичный переход от слай- да к слайду. Но рано или поздно настает момент, когда слайд стоит довольно долго (долго — это более 20 секунд). В таких случаях слайд немного анимируется — плашка медленно (но заметно) ме- няет перспективу. Ощущение того, что кадр «живет», не дает отвлечься. Здесь анимация не объясняет, но удерживает внимание. Этот слайд говорит о простоте струк- туры собственников. Наверно, вы дога- дываетесь, какими ветвистыми бывают такие схемы — с гроздьями оффшоров, квадратиками «частные лица» и прочи- ми. А рисовать все равно надо — ин- вестор хочет знать. Нарочитая про- стота этого слайда подчеркивает суть. Инвесторы, привыкшие к «деревьям» акционеров, видят этот примитивный слайд и улыбаются. Это хорошо. Управление проектами 1 Этот слайд представляет собой «цита- ту» из Income Statement, обращающий внимание на структуру доходов. Ког- да, говоря о доходах, рисуют только «блин», это выглядит легкомыслен- ным, когда же только таблицу — не на- глядным. Вот мы их и объединили, и сделали анимацию строго под текст. Повторю основные приемы, которые мы здесь применили: Главную информацию — в начало. Тезис слайда — в заголовок. Анимация — не развлечение, а метод передачи информации. Анимация — еще и средство привлечения и удержания внимания. Трансформация одного слайда в другой позволяет не терять логику визуального рассказа. Если что–то устроено просто, рисовать надо еще проще. И последнее, что легко сказать, но нелегко сделать: визуальная привлекатель- ность и эмоциональность. Цитату из журнала Harvard Business Review на эту тему мы даже выложили на первую страницу нашего сайта. Хорошее исполне- ние — это ключ к вниманию и пониманию, уважение к аудитории, приятные впечатления от просмотра. Благодарим компанию «Российские Железные Дороги» за любезное разрешение использовать фрагменты презентации в этой статье. • • • • • • Управление проектами 10 Секреты успешного выступления 20 Ю. Любашевский 1. Вы иногда завидуете ярким ораторам? Вы хотите, чтобы Вас слушали, не зе- вая и не поглядывая на часы? Вы хотите, чтобы Вас понимали и с Вами соглаша- лись? Вы хотите, чтобы Ваши слова запоминали, а Ваши призывы и рекоменда- ции выполняли? При этом Вы не хотите читать и изучать толстые книги по риторике от Аристо- теля до наших дней! Если пока все так, дочитайте до конца этот короткий текст! 2. Для начала запомните пять ключевых слов: контакт, понимание, согласие, за- поминание, использование. Ведь это именно то, чего Вы хотите добиться — проверьте в первом пункте — выступая перед любой аудиторией! Закройте глаза (или первое предложение второго пункта) и повторите эти слова несколько раз — пока не запомните. 3. Вы уже отлично поняли, что первое — это контакт. Важно, чтобы Вас слу- шали с первых минут до последних. Не читая специальных книг, Вы прекрасно понимаете, что в первые минуты контакт обеспечивается одним способом, в се- редине выступления — по другому и в конце — иначе. Готовясь к выступлению, подумайте, как с первых слов заставите себя слушать, как удержите внимание в середине выступления и как встряхнете напоследок. Придумайте сами способы и слова для Вашего первого предстоящего выступления. У Вас обязательно полу- чится, и очень скоро проблема контакта перестанет для Вас существовать! 4. Но Вам будет очень трудно, иногда невозможно сохранить контакт, если Вас перестанут понимать. Забудьте, какой Вы умный и как красиво можете гово- рить. Прозрачность логики (и плана выступления), простота аргумента, доступ- ность терминов, употребление понятных слов — гарантия понимания и признак умелого оратора. Если не получается — этот вопрос пока не готов для устного сообщения. Поработайте над письменным текстом, а потом «переводите» его на устный язык. Итак, подумайте, поймут ли Вас, и сделайте для этого все, что сумеете. Вы смо- жете решить и эту проблему! 5. Вас слушают и понимают — это уже успех, но еще не полный. Вам хочется, чтобы с Вами согласились. Оцените аудиторию, что ей важнее — разум или эмо- ции. Обратитесь к своему жизненному опыту и Вы легко вспомните, что людей более образованных убеждают логикой и фактами, а женщины склонны верить чувствам. Докажите слушателю, что Вы твердо убеждены в том, что говорите — это действует сильно. Докажите, что то, что Вы говорите, — правильно; это действует еще сильнее. 6. Вам недостаточно согласия, Вам хочется, чтобы слушатели запомнили то, что Вы сказали. Помогите им! Вы знаете, что при запоминании и вспоминании че- ловек использует опорные точки и сам пытается их выстроить. Не затрудняйте 0 © Ю. Любашевский, «Секреты успешного выступления (самая короткая рекомендация)». Управление проектами 11 ваших слушателей, а дайте им эти опорные точки. Какие опорные точки были в моем выступлении об эффективном устном выступлении? Попробуйте быст- ро вспомнить пять ключевых слов. Итак: контакт, понимание, согласие, запо- минание, использование. Это и есть опорные точки: теперь Вы их запомнили надолго, может быть навсегда. Так же должно получиться у Ваших слушателей. Они запомнят Ваши слова. 7. Вы предложили слушателям опорные точки, и они запомнили то, что Вы сказали. Вам и этого мало. Вы хотите, чтобы слушатели поступали по Вашим словам. Обратитесь к их потребностям и интересам. В нашем случае, если Вы дочитали до этих строк, значит Вы хотите научиться выступать эффективно. Вы дочитали (значит, контакт был), надеюсь, поняли (понимание), возможно, согласились (согласие), уверен, запомнили (запоминание) пять ключевых (опор- ных слов). Повторите на всякий случай еще раз. Уже в первом выступлении, где Вы примените наши рекомендации, Вы почувс- твуете, что дела идут лучше. После нескольких выступлений появится уверен- ность. 8. Раскрою секрет. Вам предложено самое краткое изложение формулы не толь- ко успешного выступления, но любого словесного сообщения, любого текста. Если Вы еще раз прочитаете текст с начала, то увидите, что предлагаемый ме- тод был применен и в нашем тексте, точнее письменный текст (сообщение) был построен по излагаемому в нем методу. Разве не убеждает? Так бывает не всегда. Мне приходилось читать книги и по ораторскому искусству, и по рекламе, и по PR, написанные так скучно, что мухи дохнут. Неизбежно возникают сомнения в профессионализме авторов. Попробуйте год следовать нашим советам. Если не получится, читайте книги по ораторскому искусству. Возможно, все равно не получится, но тогда совесть бу- дет спокойна. Список сокращений, используемый в проектном менеджменте 21 Сокращение Название КРП Куратор проекта РП Руководитель проекта (со стороны исполнителя) РПЗ Руководитель проекта со стороны заказчика РСК Руководитель службы качества ПП Проектное подразделение ЛПР Лицо, принимающее решение ИСУП Информационная система управления проектом УСП Устав проекта ПГ План график (расписание проекта) КП Команда проекта ОУП Офис управления проектом 1 Ильин В.В. Проектный менеджмент: Практическое пособие. - М.: «Альфа-Пресс», 00. С. 1. Управление проектами 1 ЭФО Эксперт по функциональной области САР Системный архитектор проекта ИСР Иерархическая структура работ проекта УП Управление проектом (проектами) УПП Управление программами и проектами УЦ Управление целями УИ Управление инвестициями ПУП План управления проектом АП Администратор проекта ВА Внутренний аудитор проекта ВПА Внутренний проектный аудит ИС Информационная система ИТ Информационные технологии ИКТ Информационно–коммуникационные технологии ДОУ Документационное обеспечение управления ССП Сбалансированная система показателей ЖЦ Жизненный цикл КПД Ключевые показатели деятельности Управление проектами 1 Глоссарий 22 Анализ дерева решений (Decision Tree Analysis) [Метод] Дерево решений — это диаграмма, описывающая процесс принятия решения путем рассмотре- ния альтернатив и последствий выбора той или иной имеющейся альтерна- тивы. Используется в случаях, когда будущие сценарии или исход операций неясны. В диаграмме отражаются вероятности и величины затрат и выгод каждой логической цепи событий и будущих решений и используется ана- лиз ожидаемой денежной стоимости для помощи организациям в определе- нии относительной стоимости альтернативных операций. |