проектный менеджмент. объединяя движением пространства и людей
 Скачать 2.88 Mb.
|
|
1 ПРОЕКТИРОВАНИЕ КАК МЕТОД УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ Управление проектами 1 В этом разделе вы получите преставление о том: что такое проект; чем отличаются функциональная (операционная) и проектная деятельность; каковы основные характеристики проекта; какие бывают типы проектов; что собой представляет жизненный цикл проекта; каково место проекта в организации; какие типы структур управления проектом в организации существуют; что такое программы и управление программами; что представляет собой окружение проекта; что представляют собой участники проекта; что представляет собой процесс управления проекта, каковы его компоненты; в чем причины неудач и успеха проекта. • • • • • • • • • • • • Управление проектами 1 Почему внедряются проектные принципы управления? Управление проектами это – особая область менеджмента, направленная на ин- новационное развитие организации. Зачастую управление проектами путают с просто составлением бизнес-планов, и это не случайно, ведь для того, чтобы стать специалистом в этой области, надо освоить теоретические материалы и на- учиться применять их на практике. И, тем не менее, за проектами будущее. Любое предприятие или организация рано или поздно сталкивается с проблемами; меняется внешняя среда, сущес- твующая организационная структура предприятия малоподвижна, отсутствует заинтересованность работников в результатах деятельности, высокая стоимость ресурсов не дают предприятиям быстро развиваться и внедрять инновационные идеи и технологии и т.д. Проектный менеджмент на предприятии позволяет обнаружить «лишние» под- разделения, которые «съедают» деньги, выявить тех сотрудников, чьи функции дублируются либо конфликтуют. Применив проектный менеджмент, вы «увидите» болезнь, значит, вылечите или оздоровите свое предприятие или подразделение. «Прозрачность» проектного подхода, а также его «предсказуемость» являются неоспоримыми преимущест- вами по отношению к любому другому подходу управления. Ну кто же откажется от методики, с помощью которого можно четко определить, когда (с точностью до часа) будет происходить какой–то отдельный производс- твенный процесс, кто будет принимать участие в работе, какие материалы и в ка- ком количестве будут использованы, какое оборудование будет задействовано?! Основной целью главы является выделение необходимого теоретического матери- ала, который вы должны усвоить. Без усвоения этого материала вы не сможете на- писать свой проект, соответствующий современным требованиям к проектам и, тем более, защитить его, чтобы принять участие в молодежном Слете «Золотое Звено». Стратегия — 2030 Проекты ОАО «РЖД» — это перспектива, прогресс. Первым крупным проектом по строительству железной дороги была дорога Москва — Санкт–Петербург. И уже на этом первом крупном проекте, отечественные специалисты проявили себя как специалисты мирового уровня: Николаевская железная дорога получилась одной из крупнейших по протяженности в Европе. А уже в 1853 году на этой железной дороге будет поездом отечественного производства, установлен один из мировых рекордов скорости. Перенося опыт, имеющийся в истории, мы можем сказать, что сейчас ОАО «РЖД» имеет все возможности для его повторения. Экспертно–аналитические материалы Управление проектами 1 1. Что такое проект? Проект — (от лат. рroject — брошенный вперед) — временное предприятие, имеющее своей целью создание некоего уникального продукта, услуги или достижение конкретного результата в заданные сроки, в рамках указанного бюджета, с определенными затратами. Для чего нужен проект? С ростом конкурентоспособности предприятий, повышения требований к качес- тву потребления товаров и услуг, любая организация стремится к новым виткам своего развития. Одной из основных мировых тенденций организации труда является работа внедрение командного метода — работа небольших групп высоквалифициро- ванных специалистов, выводящих предприятия в лидеры мирового рынка. Здесь используется проектный подход, применеие которого значительно усиливает инновационный потенциал организации и значительно ускоряет изменения. Преимущества использования проектов связаны с решением важнейших страте- гических и тактических задач. Работа в проекте предоставляет сотрудникам ком- пании ОАО «РЖД» уникальную возможность проявить себя и достичь высоких результатов за непродолжительный срок. Особенности функциональной и проектной деятельности Организации выполняют работы для достижения ряда целей. Обычно работы можно представлять как проекты или как операции. Продукт проекта может быть материальным (например, новое техническое оснащение вагонов), или нематериальным (обучение рабочих кадров ОАО «РЖД»), или представлять со- бой комбинацию из материальных и нематериальных объектов. Уникальность продукта означает либо его существенные отличия от других аналогичных про- дуктов, либо отличия в условиях, в которых он создается. В целом деятельность любого предприятия или организации может быть определена либо как функци- ональная, либо как проектная (возможны их комбинации). Рис. 2. Характер протекания функциональной и проектной деятельности Управление проектами 1 Функциональная деятельность сама по себе не имеет ни начальной, ни конеч- ной даты. Работы повторяются по тиражированию одного и того же продукта (услуги). Проекты всегда ограничены во времени, имеют даты окончания, а их результат (продукт или услуга) всегда будут уникальны. Функциональная деятельность и проекты различаются, главным образом, тем, что оперативная деятельность — это продолжающийся во времени и повторяющийся процесс, в то время как проекты являются временными и уникальными. Рис. 3. Основные отличительные признаки операционной и проектной деятельности Задача проекта — достижение поставленной цели, после чего проект заверша- ется. Функциональная деятельность, напротив, обычно служит для обеспечения нормального течения работы предприятия. В функциональной деятельности ставятся новые задачи, и они продолжают выполняться. К проектам могут быть причастны как один человек, так и многие тысячи учас- тников. Их длительность может составлять от нескольких недель до нескольких лет. В проекте могут участвовать одно или несколько подразделений, временно принятые на работу сотрудники (ассоциированные сотрудники). Управление проектами 1 Примерами проектов могут быть: разработка нового изделия (продукта); осуществление изменений в структуре управления организации; внедрение нового вида услуг; запуск в производство нового изделия; разработка или приобретение новой или усовершенствованной информационной системы; строительство здания или сооружения; внедрение новых процедур управления. Проектами не являются: Контроль и качество отгружаемой продукции; Обеспечение графика движения поездов Плановое ТО или ремонт локомотивов; Замена старой оргтехники на новую; Ведение документооборота; Выполнение ежедневных плановых заданий • • • • • • • • • • • • • Эти виды деятельности не являются проектами, так как их могут выполнить со- трудники в рамках своих должностных обязанностей и объем работы для проек- та здесь слишком мал. Практикум 1 (пример) Руководством железной дороги принято решение о регулярном показе на ви- део–мониторах ж/д вокзалов рекламных роликов ОАО «РЖД». Проект это или нет? Это проект. Какова цель проекта? Опробовать новый вид сервиса, которого раньше не су- ществовало. Это уникальное предприятие? Да, подобных мероприятий не было раньше. Это вид сервиса, которого раньше не существовало. Имеет ли этот проект четко ограниченные временные рамки? Да, проект начи- нается в заранее определенное время и закончится в установленную дату. Как определить, что проект закрыт? После того, как ролики будут запущены, проект можно считать закрытым. Управление проектами 0 Практикум 2 Попробуйте самостоятельно определить, какие из ниже перечисленных видов деятельности являются проектными, а какие — функциональными: 1.Строительство новой ж\д платформы. . Ведение кадровой документации. . Проведение молодежного слета. . Реконструкция ж\д вокзала. . Научно–исследовательский эксперимент по разработке новой логистичес- кой схемы грузовых перевозок. . Расчет экономических показателей рентабельности эксплуатации пасса- жирских вагонов повышенной комфортности в зимнее время. . Установка нового программного обеспечения. . Обучение проводников техникам разрешения конфликтных ситуаций. Управление проектами 1 2. Принципы классификации проектов Характеристики проекта Отличительные признаки проекта: наличие фиксированной цели, изменение объекта или процесса, наличие четко определенной даты начала и окончания проекта, ограниченность требуемых ресурсов, новизна и комплексность. Проект закрывается, когда результаты достигнуты или когда выясняется, что цели проекта недостижимы. Успешным считается проект, если результат отвечает ожиданиям Заказчика. Успех проекта во многом зависит от точного определения цели. Цели проекта — это желаемый результат деятельности, достигаемый в итоге успешного осуществления проекта в заданных условиях его выполнения. Цели проекта описывают весь спектр основных вопросов, связанных с проектом и состоят из трех основных составляющих: результаты (продукция и услуги требуемого качества), время (длительность и конкретные даты), издержки (человеко–часы и затраты). В результате проекта могут получиться: Продукт и производимое изделие, которое можно измерить. Оно может быть конечным звеном производственной цепи или элементом. Предоставление услуги. Документы, информация и пр. — например, исследовательский проект (новая техническая разработка). Пример Несмотря на то, что станционные сооружения состоят из повторяющихся элемен- тов, каждая станция является уникальной, так как отличается от других место- положением и привязкой к местности, архитектурными решениями, качеством строительных работ. • • • • • • Наличие повторяющихся элементов не нарушает принципиальной уникальности каждого проекта. Ограниченность проекта по времени Термин «временное» означает, что у любого проекта есть четкое начало и четкое завершение. Завершение наступает, когда достигнуты цели проекта; или осозна- но, что цели проекта не будут или не могут быть достигнуты. «Временный» не обязательно краткий по времени проект. Многие проекты могут длиться в тече- ние нескольких лет. Управление проектами Последовательная разработка Последовательная разработка означает развитие по этапам и протекание по шагам. Содержание проекта формулируется в общих чертах на ранних стадиях проекта и впоследствии детализируется и конкретизируется. Последовательную разработку особенностей проекта необходимо согласовывать с правильным определением содержания проекта, особенно в случае выполнения проекта по контракту. Следующие примеры показывают, как осуществляется последовательная разра- ботка в проектах двух разных областях приложения. Пример Продукт проекта экономического развития первоначально может быть сфор- мулирован как повышение качества сервиса пассажирских перевозок. По ме- ре выполнения проекта формулировка продуктов может меняться на более точную, например: бронирование билетов с помощью системы он–лайн. На следующем этапе последовательной разработки проект может концент- рироваться исключительно на повышении качества сервиса пассажирских перевозок в типах вагонов «Плацкарт», а бронирование билетов с помощью системы он–лайн будет считаться второстепенной задачей, выполнение кото- рой следует начинать только после того, как процесс модернизации сервиса в типах вагонов «Плацкарт», будет налажен. Классификация проектов: классы, типы, виды Проекты неоднозначны по масштабам своей реализации, а также по поставлен- ным целям, области применения, предполагаемым результатам. Классы проектов. По составу и структуре проектов и его предметной области проекты разделяются на: монопроект, мультипроект, мегапроект. Создавая проект какого–либо класса, вы должны постоянно следить за тем от- вечает ли выбранный вами проект стратегическим целям ОАО «РЖД»? Может ли данный проект ускорить развитие предприятия? • • • Монопроект ориентирован на реализацию одной генеральной идеи, цели. Мультипроект ориентирован на реализацию комплекса целей и задач, охватывающие различные сферы — социальную, экономическую, техни- ческую и.т.п. Управление проектами Типы проектов. Проект выделяют по основным сферам деятельности: социальные, экономические, организационные, технические. • • • • Мегапроект — это широкомасштабный проект, ориентированный на ре- шение глобальной задачи, привлечение множества ресурсов и длитель- ный период выполнения. Социальный проект ориентирован на достижение социально–значимых результатов. Например, социальным будет проект по льготным тарифам для пенсионеров на пассажирские перевозки в летний период. Экономический проект направлен на увеличение прибыли. Например, проект по развитию логистических систем — нахождение наиболее вы- годных логистических схем грузовых перевозок (в конкретном регионе) с целью снижения затрат. Организационный проект направлен на повышение эффективности функционирования организации и ее отдельных структур, подразделе- ний. Например, проект по реорганизации финансовых подразделений компании. Технический проект ориентирован на модернизацию и техническое усо- вершенствование. Например, проект по модернизации системы крепле- ния сидений в вагонах пассажирских составов. Виды проектов. Проект выделяют по характеру области деятельности: учебно–образовательные, исследовательские, развитие персонала, новые технологии, инвестиционные, смешанные. • • • • • • Учебно–образовательный проект. Целью подобного проекта будет по- лучение знаний, умений и навыков в какой–либо наиболее востребован- ной для организации сфере. Например, в ОАО «РЖД» актуальным будет проект по подготовке молодых специалистов по программам: управление проектами, управление карьерой, стратегический менеджмент. Исследовательский проект. Основным назначением данного проекта будет научно–практические разработки, эксперименты по повышению деятельности компании в целом и в отдельных проблемных зонах. Управление проектами Также существуют и другие классификации типов проектов, с которыми вы сможете ознакомиться в указанной в приложениях литературе по проектному менеджменту. Проект, направленный на развитие персонала. Ориентиром этого вида проекта станет направленность на повышение эффективности в области управления персоналом. Например, проект по разработке и внедрению комплексной системы продвижения управленческого персонала компа- нии по карьерной лестнице. Проект по новым технологиям. Целью данного проекта станет исполь- зование уже разработанных современных технологий применительно к конкретной организации. Например, проект по внедрению системы бро- нирования он–лайн на ряд пассажирских перевозок. Инвестиционный проект: проект, воспроизводящий и развивающий те- кущие направления деятельности, приносящий операционный доход (ин- новационный проект), и проект, создающий новые направления (венчур- ный проект), которые будут приносить инвестиционный доход. Типология Д. Майстера Проекты первого типа («Мозги»): проблема клиента находится на пе- реднем крае профессионального или технического знания либо является очень сложной. Ключевые элементы такого рода профессиональных услуг — это творчество и инновации: новые подходы, концепции или способы. Иными словами, это новые решения новых проблем. Персонал фирмы, ориентированной на предоставление такого рода услуг, — это специалис- ты высочайшего класса. И ее обращение к рынку, по сути, будет звучать так: «Наймите нас, потому что мы самые умные». Проекты типа «Мозги» обычно требуют привлечения самых квалифици- рованных и самых высокооплачиваемых специалистов. Очень немногое делается по шаблону: каждый проект — единственный в своем роде. Проекты второго типа («Седина»), хотя и могут содержать высокоинди- видуализированный «продукт», требуют инноваций и творчества в мень- шей степени, чем проекты типа «Мозги». Общая природа проблемы из- вестна, и действия для ее решения могут быть аналогичны тем, которые уже были проведены на других, имеют дело с довольно известными про- блемами, то, по крайней мере, некоторые задачи (особенно на ранних этапах проекта) могут быть заранее точно определены и делегированы. Таким образом, появляется возможность занять больше младших сотруд- ников для выполнения этих заданий. Клиенты с проблемами типа «Седина» ищут фирмы с опытом в реше- нии именно определенного типа проблем. В свою очередь, фирмы про- дают свои знания, опыт, мнение. По сути, они говорят: «Наймите нас, потому что мы давно этим занимаемся. У нас есть практика решения таких задач». Использование младших сотрудников по сравнению с сотрудниками сред- него и старшего звена в проектах типа «Мозги», скорее всего, будет не- высоким. |