Лабораторные. Лабораторный_практикум_Анализ_и_совершенстование_БП. Практикум по дисциплине Анализ и совершенствование бизнес процессов Методические указания
 Скачать 1.19 Mb.
|
Вариант 5.ООО «Белань» основано в 1996 г. На сегодняшний день компания занимается производством и сбытом корпусной мебели. Продукция реализуется как в собственных торговых точках, так и через дилеров. Основное производство находится в Ульяновске. Также у компании есть торговые точки в Самаре и Тольятти. Структура управления ООО «Белань» регламентируется следующими документами: схемой организационной структуры аппарата управления, положениями о подразделениях предприятия, должностными инструкциями, штатным расписанием ИТР и служащих. Схема организационной структуры управления ООО «Белань» отражает взаимосвязь и соподчиненность всех структурных подразделений и должностных лиц предприятия, распределение работников по уровням и звеньям управления. Положения о подразделениях регламентируют основные задачи, функции и порядок взаимоотношений данного подразделения с другими, обязанности, права и ответственность руководителя подразделения. Должностные инструкции определяют права, обязанности и ответственность каждого работника, порядок взаимоотношений. Штатное расписание определяет квалификационно-должностной состав аппарата управления предприятия. Организационная структура ООО «Белань» является линейно-функциональной, то есть основанной на соблюдении единоначалия, линейного построения структурных подразделений и распределения функций между ними. Финансовый отдел управляет финансовыми операциями предприятия, разрабатывает планы его доходов и расходов, контролирует поступление на расчетный счет денежных средств и порядок их расходования, обеспечивает получение кредитов и выплату налогов в бюджет. Отдел кадров подчиняется непосредственно генеральному директору. На него возлагаются наем и увольнение работников, табельный учет явки персонала на работу, контроль за соблюдение режима рабочего дня и трудовой дисциплины, обучение кадров, проверка норм и инструктаж по технике безопасности. Отдел главного механика организует обслуживание, ремонт и модернизацию технологического, энергетического и теплового оборудования, обеспечивает поставки и распределение электрической и тепловой энергии, контролирует ее расход. Функции отдела сбыта – реализация продукции дилерам и через собственные торговые точки, контроль за своевременной отгрузкой продукции и расчетами потребителей, увязка планов запуска в производство и поставки продукции с производственными службами и цехом предприятия, с целью обеспечения сдачи готовой продукции в сроки и по номенклатуре, в соответствии с заключенными договорами; совершенствование сбытовой сети и форм доставки продукции, проведение выставок и мероприятий по ликвидации необоснованных расходов по сбыту продукции. Отдел снабжения производит поставки материалов и запасных частей для основного производства, а также поставку топлива и горюче-смазочных материалов для транспортного отдела. Производственный отдел реализует производство мебели в срок и по номенклатуре в соответствии с годовыми, квартальными и месячными планами предприятия. В задачу заместителя генерального директора по производству входит организация получаемых от руководителя предприятия производственно- технических заданий. Первостепенная задача заместителя директора по производству - своевременное вмешательство и качественное изготовление продукции. В тоже время заместитель директора по производству и подчиненный ему персонал отвечают за бережное отношение к выделенным ресурсам, соблюдение установленных нормативов расходования материалов, энергии, техники безопасности, санитарного содержания цеха. Кроме того, заместителю по производству в своей работе приходится выполнять функцию оперативного управления производством и персоналом, распределение производственных заданий, организация и контроль практически всей деятельности предприятия, начиная от закупки сырья и материалов, заканчивая сбытом, продвижением и отгрузкой готовой продукции и регулированием технологического процесса. Служба сбыта включает дизайнеров-конструкторов, продавцов, менеджеров по продажам (работают с дилерами и оптовыми клиентами), мастерами ОТК на складе готовой продукции и диспетчерами. Заместитель генерального директора контролирует деятельность службы сбыта, анализирует данные о работе отдела, он же является связующим звеном в структуре управления предприятия между производственным отделом, отделом снабжения и другими отделами ООО «Белань». Мастер ОТК занят оформлением заказов и несет ответственность за упаковку и комплектацию продукции фирмы. Дизайнер-конструктор занимается исследованием качественно-технических характеристик продукции конкурентов, а также разработкой и внедрением новой продукции. Продавец является связующим звеном между покупателем и предприятием. Заказ от продавца поступает к мастеру ОТК, затем к начальнику отдела продаж и к начальнику технологического отдела, где начинается изготовление заказа. Менеджер по продажам работает с дилерами и оптовыми покупателями. Диспетчер занимается организацией отгрузки, доставки и сборки готовой продукции. В его обязанности входит согласование с клиентами сроков доставки и сборки, а также составление соответствующих графиков. Если в ходе выполнения заказа возникают проблемы, диспетчер сообщает о них клиенту. После окончания производственного процесса упакованная мебель направляется на склад готовой продукции, далее предприятие автомобильным транспортом осуществляет отгрузку продукции клиентам. Собственная сбытовая сеть ООО «Белань» сориентирована исключительно на реализацию продукции своего предприятия. Таким образом, предприятие непосредственно контролирует ход реализации своей стратегии на рынке. Кроме того, такая система сбыта позволяет предприятию поддерживать прямой контакт с потребителями продукции. Система сбыта продукции крайне упрощена, так как предприятие реализует свою продукцию через собственные торговые точки и через дилеров. В существующей системе сбыта у предприятия имеется только один распределительный центр – это непосредственно сам склад готовой продукции. За последние годы компания прочно закрепилась на рынке, и число получаемых заказов возросло. Существующая схема приема и обработки заказов (практически не автоматизированная) не справляется, из-за чего периодически возникают ошибки и проблемы с выполнением заказов в срок. В отдельные периоды производственные мощности могут быть загружены только частично, а иногда имеются заказы на несколько месяцев вперед. В таких условиях необходимы гибкие механизмы планирования, которые позволят быстро скорректировать текущие графики производства и доставки продукции. В ходе предварительного собеседования с руководством было выяснено, что компания нуждается в системе приема и отслеживания заказов. Новая система должна будет работать с уже имеющимися системами: модуль 1С-Бухгалтерия (на компьютерах финансового отдела) и модуль 1С-склад (на компьютерах склада готовой продукции и в точках продаж). Цели разработки системы приема и отслеживания заказов
Для уточнения и детализации поставленных целей были проведены дальнейшие исследования проблемных мест работы организации. Для этого был проведен опрос сотрудников, непосредственно вовлеченных в соответствующие бизнес-процессы. В результате был выявлен ряд проблем. Продавец, оформляя заказ покупателя, может проверить по компьютеру, есть ли нужное изделие на складе. Если это так, то оговариваются стандартные условия доставки – в течение 3-х рабочих дней. Однако часто нужную покупателю мебель изготавливают по его заказу. В этом случае в договоре указывается стандартный срок 30 рабочих дней. При этом остается риск не выполнить заказ в срок, так как в момент заключения договора производство было сильно загружено либо не хватало некоторых комплектующих, и пришлось ждать их доставки. Оформленный заказ пересылается на производство электронной почтой, или передается по телефону. В отдельных случаях бланк заказа может быть передан непосредственно кем-то из сотрудников компании. Это вносит задержки между моментом получения заказа и его включением в план производства. Также иногда возникают проблемы со снабжением производства комплектующими. Их закупка производится по мере исчерпания запаса, в результате чего образуется избыток либо недостача конкретного вида материалов. Однако это проблема не является критичной, поэтому соответствующая цель в таблице 2 имеет низкий приоритет реализации. Доставка заказа клиенту осуществляется с помощью грузовых машин, принадлежащих компании, и сотрудников службы доставки. Сборкой мебели занимаются отдельные сотрудники. Автоматизация планирования их работы отсутствует, диспетчер вручную распределяет заказы и согласовывает с сотрудниками время. При этом клиентам иногда в течение нескольких дней после доставки приходится ждать сборщика, что вызывает их нарекания. Большая часть работ по доставке и сборке заказов приходиться на вечернее время и выходные дни, поэтому составлять графики достаточно сложно. У компании есть ряд дилеров, которые либо выкупают готовые изделия и реализуют их через свои каналы продаж, либо передают в компанию заказы, собранные от своих клиентов. При этом возникают те же проблемы, что и с непосредственными клиентами компании, за исключением сборки и доставки (дилеры самостоятельно вывозят готовую продукцию со склада). |