Языковые особенности официально-делового стиля речи. Программа подготовки специалистов среднего звена по специальности 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
 Скачать 146.32 Kb.
|
2.4Типичные ошибки в языке и стиле служебных документовСтиль - это особенность языка, отраженная в выборе, сравнении и организации языковых средств применительно к коммуникативным задачам. Существует такой функциональный стиль, то есть стиль, который соответствует основным особенностям языка, связанным с той или иной сферой человеческой деятельности, например публицистической, научной, художественной или литературной, разговорной, а также бытовой, формальной и профессиональной. Каждая часть информации нуждается в языке, на котором она будет записана, отправлена и обнаружена.30 Этот сложный процесс может быть реализован с помощью специфической терминологии – основной составляющей любого функционального стиля. Стиль официально–делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально–политической и культурной сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально–деловой стиль – это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме. Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связано со сферой вне индивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально–личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально–деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально–деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов. Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено.31 Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.). Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это: ‒ краткость и компактность изложения официального материала; ‒ точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов; ‒ последовательность использования технических приемов правотворчества.32 Типичные ошибки в составлении служебных документов можно разделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические. Структурные ошибки: ‒ неверное построение делового письма; ‒ несоразмерное положение его частей (важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом, несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок). Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.33 Синтаксические ошибки: ‒ ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении; ‒ нарушение специфики употребления деепричастных оборотов (ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов); ‒ ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения (нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст, хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте, поэтому, неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться).34 Морфологические ошибки: ‒ ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных (следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально–деловой речи, полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные); ‒ ошибки, связанные с неправильным согласованием определений. Если определение относится к имении существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом («наш счет-фактура»), которое обычно стоит на первом месте (исключение, например: «указаны дебет-ноты», «ваша кредит-нота») Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа «сотрудник фирмы Т. Иванова», определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: «наш сотрудник фирмы Т. Иванова». Если определение выражено причастием, то оно согласуется с личным именем: «принимавшая участие в переговорах наш сотрудник Т. Иванова». Ошибки, связанные с неправильным употреблением полных и кратких форм имен прилагательных. Краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы (в именительном падеже) в таких текстах воспринимаются как разговорные и даже просторечные, например «Ваши претензии обоснованные и справедливые» вместо: «Ваши претензии обоснованны и справедливы».При употреблении кратких форм прилагательных на -ен и -енен в официально-деловой речи предпочтение отдается форме на -енен («ответственен за качество продукции»). Варианты падежных форм существительных. Формы именительного падежа единственного числа. Формы на -а (-я) имеют часто разговорную или профессиональную окраску, тогда как формы на -ы (-и) более нейтральны и для большинства слов являются нормативными. Однако целый ряд существительных оканчивается на ударные -а (-я), например: адреса, края. В наши дни интенсивный рост форм на -а (-я) продолжается, употребление некоторых из них в литературной речи ненормативно. Ошибки, связанные с неправильным употреблением имен числительных. Официально-деловая письменная речь требует, чтобы все количественные числительные склонялись, при этом должны изменяться все части сложных и составных числительных, например, «Мы получили более двухсот сорока предложений». В большинстве случаев количественное числительное согласуется с существительным в падеже (кроме именительного и винительного): недостает четырех книг, изложить на двухстах страницах. В творительном падеже: с двумястами рублями. Слово «тысяча» чаще всего управляет существительным, например «расходы, исчисляемые тремястами тысячами рублей».35 В составных числительных склоняются все части, например «серия пособий с двумя тысячами четырьмястами семьюдесятью пятью чертежами», «груз весом в тысячу пятьсот тонн», но: «в тысяча девятьсот тридцатом году». В порядковых числительных склоняется последний компонент. Поэтому «двух тысяч второй» - неправильно. Надо: «две тысячи второй». Поэтому: «вот-вот наступит две тысячи девятый год». Использование предлогов. Русский язык предоставляет говорящему и пишущему широкий выбор причинных предлогов: ввиду, вследствие, в силу, в связи, из-за, по причине, благодаря. Какой предпочесть, подсказкой должны стать оттенки значений, которыми обладают эти предлоги: ввиду - чаще о причине, ожидаемой в будущем: «ввиду предстоящего проведения конференции»; вследствие - чаще о совершившемся факте: «прошу предоставить отпуск вследствие болезни»; благодаря - чаще о причинах, вызвавших желаемый результат: «мы справились с задачей благодаря деятельной помощи работников министерства». Производный предлог «благодаря» вносит положительную окраску во фразу, поэтому не соотносится со словами в роде: ссора, (благодаря ссоре), война, чума и т.п. Предлоги «благодаря», «согласно», «вопреки» требуют постановки существительного в форме дательного падежа: «согласно распоряжению».36 Предлоги обычно управляют существительным в одном определенном падеже. Нельзя говорить: «согласно нижеприведенного перечня», «согласно вашего запроса». Надо: «согласно нижеприведенному перечню», «согласно вашему запросу» (Пример находится в Приложении А). Выбор падежа существительного (предложное управление) при синонимичных словах: идентичный чему-либо - сходный с чем-либо - близкий к чему-либо; обращать внимание на что-либо - уделять внимание чему-либо; опираться на что-либо - базироваться на чем-либо; основываться на чем-либо - обосновывать чем-либо; отзыв о чем-либо - рецензия на что-либо (аннотация на что-либо, аннотация чего-либо); отчитаться в чем-либо - сделать отчет о чем-либо; превосходство над чем-либо - преимущество перед чем-либо; препятствовать чему-либо - тормозить что-либо; уплатить за что-либо - платить что-либо. Лексические ошибки: неправильное использование слов и терминов; неуместное или неоправданное использование иностранных слов (часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент, однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие); тавтология (смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова); ошибки в употреблении слов–синонимов (нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений). Стилистические помехи ‒ искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты. Кроме того, часто встречается стилистическая несовместимость фразеологизма с деловым стилем речи. Если в художественной литературе и публицистике на первый план выдвигается образность, эмоциональность и оценочность фразеологических оборотов, то в официально-деловом стиле используются устойчивые выражения книжного характера или стилистически нейтральные фразеологизмы, лишенные экспрессивности (оставлять желать лучшего, находиться на уровне, называть вещи своими именами и т. п.). Технические помехи ‒ описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). Основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма. Письменный деловой этикет требует безупречной лексики, орфографии и грамматики. К сожалению, в деловой переписке довольно часто приходится сталкиваться с откровенной неграмотностью или стилистической глухотой. Вот список самых популярных ошибок, встречающихся в деловой переписке: Доброго времени суток! Эта фраза, как известно, входит в число главных раздражителей для носителей русского языка. Конечно, есть люди, которые относятся к такому приветствию вполне нейтрально, но не стоит рисковать.37 «касаемо» Несмотря на то, что предлог «касаемо» входит в состав русского литературного языка, это слово отмечено в словарях как народно-разговорное. Филологи не рекомендуют его употреблять в официальной, деловой речи. Во всех случаях разговорное «касаемо» можно заменить стилистически нейтральным «касательно» или оборотом «что касается». Дорогой, Иван Иванович! Удивительно, но запятая в этом, казалось бы, неподходящем месте, встречается довольно часто. Все объясняется просто: пишущий думает, что обращение - это Иван Иванович. Обращение в данном случае - это все сочетание целиком: «Дорогой Иван Иванович». Так что внутри никаких знаков нет (Пример в Приложении Б). Местоимение «вы», написанное не с той буквы. Люди, которые допускают эту ошибку, делятся на две категории. Первые в порыве гипертрофированной вежливости везде и всем пишут «Вы», даже если речь идет о группе людей, а не об одном человеке. Вторые, напротив, не утруждают себя прописной буквой и все пишут со строчной (маленькой). И то, и другое - ошибки.38 Правило состоит в следующем: если пишете одному человеку, то обращайтесь к нему на «Вы», если же речь идет о нескольких людях, то им надо писать «вы» (Приложение В). Согласно плана и устава В словаре «Управление в русском языке» (под редакцией Розенталя) сказано, что правильный вариант управления - именно «согласно (чему?) планУ». Предлог «согласно» управляет дательным падежом. ДоговорА Правильно только «договоры». А в Большом орфоэпическом словаре даже есть строгое примечание в скобках: «Не договорА!» Работа 2-х сотрудников при записи календарных чисел (не надо писать «22-го марта»); в компании с римскими цифрами (никаких Людовиков XIV-ых, пожалуйста); при номерах страниц или томов, если родовое слово стоит ПЕРЕД числительным («на странице 196-ой» - так писать нельзя); 50-тилетие. Поздравлять коллег с 50-тилетием, 50 летием или 50-ти летием ни в коем случае ненужно. Если коллеги грамотные, нарветесь на неприятности. Правильный вариант написания такого сочетания - 50-летие. И никак иначе. ВпоследствиЕ и вследствиИ Эти слова, нужные в деловой переписке, пишутся наоборот: впоследствии и вследствие. Правило можно запомнить таким образом: чем длиннее слово, тем больше в конце букв «и» (вспоследствии). И чем короче слово, тем «и» меньше (вследствие). Счет-фактура - составное существительное, и склоняться должны обе его части. Есть счет-фактура, нет счетА-фактуры, подумать о счетЕ-фактуре - и так далее. Точка после подписи В деловом письме точка после подписи не ставится! Все дело в том, что подпись выступает в функции так называемого реквизита (обязательного элемента), а он законченного предложения собой не представляет. Тавтология- Это смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.39 Неразличение слов-паронимов Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся по смыслу: гарантийный - гарантированный; поместить - разместить и т. д. Часто составители деловых писем вместо слова «командированный» употребляют слово «командировочный». Слово «командированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». Слово «командировочный» образовано от имени существительного «командировка» и означает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием. Ошибки в употреблении слов-синонимов Синонимами называются слова с одинаковым или близким значением: возвести - построить. Слова-синонимы редко бывают полностью тождественны одно другому. Неправильное употребление слов-синонимов происходит от того, что многозначное слово может быть синонимичным другому только в одном отношении. Употребление архаизмов К числу слов и оборотов, исторически свойственных деловой письменной речи, но в настоящее время ощущаемых как архаичные, следует отнести: при сем (при этом); на предмет (для); каковой (который); отношение (письмо); уведомлять (сообщать); в настоящем... (в этом...); вышепоименованный (указанный выше) и т. п. В деловых текстах лексические ошибки являются одним из самых массовых видов нарушений речевых норм (по частотности они стоят на третьем месте за грамматическими и орфографическими ошибками). Арбитражными судами в массовом порядке рассматриваются иски, в которых конфликтные ситуации вызывает двусмысленно или небрежно составленная фраза в тексте договора, неправильно подобранное слово. В тексте документа не бывает мелочей, и часто лексическая ошибка оборачивается миллионными убытками. |