Языковые особенности официально-делового стиля речи. Программа подготовки специалистов среднего звена по специальности 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

• Название: Программа подготовки специалистов среднего звена по специальности 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
• Анкор: Языковые особенности официально-делового стиля речи
• Дата: 16.02.2023
• Размер: 146.32 Kb.
• Имя файла: diplom.docx
• Тип: Программа; #940703
• страница: 3 из 10

1 ОСОБЕННОСТИ ПИСЬМЕННОЙ ДЕЛОВОЙ РЕЧИ

1.1 Письменное деловое общение: понятие, особенности

Письменное деловое общение - общение с документами, фиксирующими социально-правовые отношения (деловые письма, контракты, договоры, соглашения).

Письменное деловое общение отличается от других видов делового общения тем, что протекает в письменной форме. Если переговоры состоялись по телефону, то какие-либо гарантии в отношении предлагаемых услуг партнеру или клиенту, подтверждение документов предоставляются в письменной форме. Именно в сфере письменного делового общения, как ни в одной другой сфере, ярко проявляется такая специфическая особенность процесса деловой коммуникации, как регламентированность, т.е. подчиненность установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, а также профессиональными этическими принципами¹.

Существуют правила, которые должны служить основанием для письменного общения: необходимо писать так, чтобы вас поняли, чтобы вас не могли понять неправильно, т.к. написанные слова, если в них есть хотя бы малейшая ошибка, двусмысленность, почти всегда истолковывается негативно.²

Таким образом, умение успешно общаться в письменной форме, является ценным навыком на всех уровнях деятельности, особенно это важно для деловых людей.

Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные документы: деловое письмо, указание, приказ, доверенность, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение и др. Основным видом письменных сообщений, несомненно, являются деловые письма. Деловые письма составляют до 80% входящей и исходящей документации компании.

Языком делового общения является официально-деловой стиль – функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения.³

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения, по существу, являются юридические лица – организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов. Отношения между организациями устойчивы и регламентируются правовыми нормами, вследствие чего информационные потоки организации имеют «запрограммированный» характер, отвечающий потребностям организации и соответствующий ее месту в системе органов управления и организаций⁴.

Специфика делового общения выражается и в том, что автором и адресатом документа почти всегда является организация в целом – «коллективный субъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним лицом – руководителем организации. То же можно сказать и об адресате документа⁵.

Другая важная характеристика документного общения - адресность информации. Управленческая информация не может быть информацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес. Более того, управленческий документ почти всегда «узко направлен», т. е. адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.

Важным фактором в деловом общении является воспроизводимость управленческих действий и ситуаций, поскольку управленческая деятельность всегда «основана на правилах», что приводит к использованию одного и того же языкового средства в сходных ситуациях.⁶

Еще одной особенностью делового общения является тематическое ограничение объема задач, решаемых организацией. Функции учреждения могут быть описаны, классифицированы и регламентированы. Поэтому круг вопросов, по которым устанавливаются управленческие документы, достаточно стабилен.⁷

Следовательно, условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации:

‒ официальный характер информации;

‒ адресность информации;

‒ повторяемость информации;

‒ тематическая ограниченность.

Кроме того, условия делового общения устанавливают определенные требования к управленческой информации о соответствии, от которых зависит эффективность деловой коммуникации.

Одним из важнейших требований к управлению информацией является результат самой сущности функций управления, которая заключается в принятии управленческого решения с целью воздействия на орган управления управляемыми объектами. Принятие решений должно основываться на получении, обработке и использовании информации. Поэтому эффективность управленческой деятельности достаточно высока только в том случае, если для принятия решений используется соответствующая информация, необходимая для деятельности организации. Орган управления может принимать оптимальные управленческие решения только на основе получения актуальной информации. Актуальность информации обеспечивается содержанием самого документа, а также возможностью ее передачи, обработки и связи между заинтересованными ведомствами и должностными лицами.⁸

Важность информации связана с рядом других характеристик управленческой информации, в частности:

‒ достоверность (объективность);

‒ убедительность (аргументированность);

‒ полнота (достаточность информации) и др.

Требование достоверности (объективности) означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Убежденность (обоснованность) информации, необходимой им для побуждения адресата к совершению (или не совершению) определенных действий; ее реализация также будет зависеть от того, насколько документ обоснован.

Требование полноты означает, что документ должен содержать всю информацию, необходимую для принятия решения на основе полученной информации. Глубина вопроса, зависящая от цели документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме–просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточная информация может потребовать запроса дополнительной информации, что может привести к неоправданной переписке.⁹

В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль документа. В результате многовекового развития официально-делового стиля выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, который был разработан для того, чтобы дать возможность наиболее эффективным образом фиксировать управленческую информацию, чтобы они отвечали всем требованиям, которые к ней предъявляются.¹⁰

Таким образом, можно сделать следующие выводы. В результате стремительного развития электронных средств связи все реже и реже в деловой практике и сервисной деятельности используются почтовые отправления, однако такая необходимость все же существует по причине этикета.

Преимущества письменной деловой коммуникации достаточно очевидны:

1. 
   Написанное слово обладает большей силой, чем слово произнесенное, и имеет более продолжительное воздействие, потому что письменное сообщение можно длительного хранить и перечитывать снова и снова.
   
2. 
   Письменная деловая коммуникация позволяет планировать, отбирать и правильно оформлять мысли, поэтому она часто более тщательно сформулирована, чем устная деловая коммуникация.
   
3. 
   Письменная деловая коммуникация вызывает меньше эмоциональных реакций, поскольку больше внимания уделяется сознательному восприятию информации. Именно поэтому она играет ведущую роль в передаче важной и официальной информации.
   

По сравнению с современными коммуникационными каналами, письменная деловая коммуникация обладает и рядом недостатков, которые необходимо учитывать: восприятие сведений в письменной делово коммуникации напрямую зависит от качества его составления. Плохо написанные тексты, за которыми следуют многочисленные письменные и устные объяснения, делают конечное сообщение дорогим и путаным.

Умение успешно вести письменную деловую коммуникацию стало неотъемлемой частью профессиональной культуры человека: менеджера, руководителя всех уровней, референта, служащего. Для достижения высокой результативности практически в любом виде профессиональной деятельности необходимо владеть определенным набором сведений, знаний, представлений о правилах и принципах делового общения.¹¹