Волонтерский менеджмент. Программа "Участие молодежи в гражданском обществе" волонтерский менеджмент пособие для сотрудников и молодежных лидеров
 Скачать 1.16 Mb.
|
|
группы планирования, которая поможет распределить на- грузку, привлечет представителей групп, на которых работа волонтеров может оказать влияние, поможет в создании ясного понимания целей и задач работы с волонтерами. Стороны, которые должны привлекаться к планированию (группа планирования): • Сотрудники с необходимым опытом и знаниями, в таких областях, как связи с общественностью, бухгалтер- ский учет, менеджмент, планирование программ, руководство волонтерами • Представители руководства и Правления организации • Действующие волонтеры и волонтеры в прошлом • Представители получателей программы 1. Планирование работы волонтеров Пособие для сотрудников и молодежных лидеров Белорусского Общества Красного Креста по организации работы волонтеров 12 Программа “Участие молодежи в гражданском обществе“ Участие волонтеров и получателей услуг организации в планировании можно обеспечить, например, путем проведения опроса и консультаций с представителями этих групп, приглашением принять участие во встрече по планированию, дать свои комментарии и предложения к разработанному предварительному плану. Этапы/вопросы планирования В ходе планирования необходимо найти ответы на базовые вопросы: Почему/зачем? В начале планирования крайне важно иметь четкое представление, почему/зачем организация хочет при- влечь или привлекает волонтеров? Чтобы ответить на него, все вовлеченные в планирование работы во- лонтеров должны иметь общую точку зрения на волонтерскую деятельность, то есть на роль волонтеров и ценность их вклада в Национальное Общество. Волонтеры не могут привлекаться в организацию «на всякий случай». Понимание данного вопроса будет служить гарантией того, что сотрудники организации будут относиться к волонтерам так, как они этого заслуживают, то есть с вниманием, и будут оказывать им поддержку. Сущес- твенную помощь дает наличие в организации документа под названием Волонтерская Политика, в котором подробно описываются подходы и обязательства организации в отношении волонтеров, а также цели и задачи привлечения волонтеров, их роль в организации и система поддержки. Задачи, которые преследует организация, привлекая к работе волонтеров: • Решение определенной проблемы целевой группы (например, недостаток достоверной информации о проблеме безопасного выезда за рубеж или методах профилактики ВИЧ/СПИДа) • Решение определенной проблемы организации (например, финансовой) • Создание имиджа организации (например, имиджа массовой организации) • Решение проблем волонтера (например, мера отвлечения человека от нежелательных занятий, способ по- вышения социальной активности человека) Возможно, что вы привлекаете волонтеров для решения всех вышеперечисленных задач, однако все равно одна или две задачи из них будут приоритетными. Расстановка приоритетов поможет правильно провести на- бор и обучение волонтеров, а также повлияет на решение об использовании ресурсов. Поняв в целом, зачем/почему вы привлекаете волонтеров, следует определиться, в каких именно областях деятельности будут задействованы волонтеры и чем именно они будут заниматься. Для этого следует рассмотреть все виды деятельности, которые осуществляет ваша организация с точки зре- ния возможности привлечения к ним волонтеров. Так же можно рассмотреть возможность создания новой программы при помощи волонтеров. Итак, мы, например, определились, что привлекаем волонтеров для программы оказания медико-социальных услуг пожилым и одиноким людям и программы профилактики ВИЧ/СПИДа среди молодежи. Кроме того, мы заинтересованы начать новую программу, например, социальной интеграции национальных меньшинств. На- шим следующим шагом будет − определить, чем именно будут заниматься волонтеры в данных программах. Термин «волонтер» говорит только о том, что человек действует по доброй воле и не получает финансового вознаграждения за свою работу в программе, но не дает объяснения, чем занимается человек. То есть необ- ходимо определить его должность в программе. Это может быть инструктор, административный помощник, специалист по связям с общественностью, организатор публичной акции и т.д. Помимо участия в программе волонтеры могут привлекаться и для работы в Правлениях и комиссиях (например, ревизионной). Пособие для сотрудников и молодежных лидеров Белорусского Общества Красного Креста по организации работы волонтеров 13 Программа “Участие молодежи в гражданском обществе“ Вопреки существующим предубеждениям на этот счет отсутствие заработный платы у волонтеров совершенно не мешает им занимать ту или иную должность в организации. Примером может служить Председатель Нацио- нального Общества, который осуществляет свою деятельность добровольно и не получает вознаграждения за работу, – то есть является волонтером. Ограничения могут быть только со стороны законодательства страны. Например, бухгалтер организации должен быть штатным сотрудником. Также могут быть ограничения, связан- ные с возрастом волонтера. В остальных случаях, в соответствии с законом страны о волонотерской деятель- ности (или другими принятыми документами, регулирующими волонтерскую деятельность), юридическая сторона взаимоотношений между волонтером и организацией обеспечивается путем заключения договора с волонтером (регулирует права и обязанности сторон). Для более детальной информации смотри раздел 2.9 «Документация в волонтерском менеджменте». Далее следует определиться с потребностями организации в волонтерах (сколько волонтеров необходимо) для осуществления программы. Данный вопрос зависит от нескольких факторов: • Территории охвата программы: мероприятия программы могут проходить в различных, отдаленных друг от друга населенных пунктах. В таких случаях есть смысл разделить территорию на участки, прикрепив к каждому участку тех волонтеров, которые живут поблизости. В этом случае вам потребуется больше волон- теров, но в результате вы получите существенную экономию времени и транспортных расходов. • Каким свободным временем располагают волонтеры: как правило, для волонтеров учеба или работа является основной (приоритетной) деятельностью. Кроме того, у них есть и другие интересы, а также се- мья и друзья. Поэтому волонтерской работе они могут посвятить лишь часть своего свободного времени. Считается, что в среднем волонтер может уделять работе в организации до 12 часов в месяц. При этом не- обходимо учитывать, что в эти 12 часов входит и время на обучение волонтера и на подготовку к мероприя- тиям. Повышенные требования к волонтеру, например, чтобы он посвящал больше времени волонтерской деятельности, могут привести к тому, что волонтер станет перед необходимостью сделать выбор и, скорее всего, покинет организацию. • Используемые методы: при осуществлении программы могут использоваться различные методы, напри- мер, для проведения мероприятий по профилактике ВИЧ/СПИДа можно использовать метод «равный − равному», лекции, массовые акции (тематические дискотеки, концерты), дебаты, круглые столы, распро- страненять печатную информацию. Также эти мероприятия могут быть однократными или подразумевать регулярную деятельность. Соответственно, в зависимости от используемого метода, требуется различное число волонтеров. • Числа получателей услуг программы и степени их нуждаемости: существует прямая зависимость меж- ду количеством человек, которые вы планируете охватить своей программой, степенью их нуждаемости в помощи и числом привлекаемых волонтеров. Например, при осуществлении программы социальной по- мощи одиноким людям на дому следует правильно оценить количество человек, которым ваша организа- ция при помощи волонтеров предоставляет услуги и как часто необходимы визиты волонтеров. Так, из 20 получателей услуг 5 могут требовать ежедневных посещений, тогда как к остальным 15 волонтеры будут приходить один раз в неделю. Имея четкое преставление, зачем вашей организации нужны волонтеры, в каком количестве и в каких именно областях деятельности они будут задействованы, можно переходить к следующему вопросу. Пособие для сотрудников и молодежных лидеров Белорусского Общества Красного Креста по организации работы волонтеров 14 Программа “Участие молодежи в гражданском обществе“ Кто? Организация должна представлять, кто именно из сотрудников будет вовлечен в работу с волонтерами, сколь- ко времени будет занимать эта работа и в чем именно заключаться. Волонтеру также необходимо знать, кто отвечает за ту или иную деятельность в организации, то есть к кому он может обратиться и перед кем он несет ответственность за выполняемую им работу. В крупной организации должен быть человек, который отвечает за работу с волонтерами в целом. Наименова- ние должности человека, осуществляющего руководство работы волонтеров, может быть различной: дирек- тор волонтерских программ, менеджер волонтеров, руководитель волонтеров. Главное, что этот человек дол- жен быть связующим звеном между волонтерами и штатными сотрудниками, равно как и между организаций и обществом по вопросам привлечения волонтеров и подведением результатов их деятельности. В идеале, это должна быть оплачиваемая должность с полной занятостью, но эту работу может осуществлять и волонтер, прошедший обучение, имеющий достаточный опыт работы в организации и руководства людьми. Золотым правилом координатора является выражение: «Обаяние поможет привлечь волонтеров, но только компетентность поможет их удержать...». В целом, можно выделить следующие задачи/перечень обязанностей координатора по работе с волонтерами: • Планирование и осуществление набора волонтеров • Определение, в каких областях деятельности будут задействованы волонтеры • Подготовка описания работы для каждой волонтерской должности • Проведение собеседования, отбор и закрепление волонтеров за видами деятельности и непосредственны- ми руководителями • Планирование и осуществление ориентации и обучения волонтеров • Поиск и предоставление волонтерам ресурсов для работы • Ведение повседневной регистрации работы волонтеров (волонтерской документации) • Распространение среди общественности информации о деятельности волонтеров и поддержка связей с другими организациями и донорами • Поддержка волонтеров по мере необходимости (дополнительное обучение, консультирование, информа- ция) • Оценка организации работы с волонтерами Как правило, непосредственным руководителем волонтера является сотрудник организации, ответственный за тот участок работы, к которому прикреплен волонтер. Но также это может быть и опытный волонтер – лидер волонтерской группы, который координирует свою деятельность с ответственным за работу с волонтерами в организации в целом. Основой эффективной деятельности непосредственного руководителя волонтеров является представление того, что организация ожидает от волонтера и в какой поддержке нуждается волонтер. Крайне важным для руководителя волонтерами является хорошее владение коммуникационными навыками - основе любого ус- пешного взаимодействия между людьми. Как? На этом этапе происходит формулирование, как/каким образом будут организованы практические моменты работы с волонтерами. А именно: разрабатывается система привлечения и обучения волонтеров, их роль и должностные обязанности, механизмы коммуникации и отчетности, правила техники безопасности, а также критерии оценки организации и осуществления работы волонтеров. Пособие для сотрудников и молодежных лидеров Белорусского Общества Красного Креста по организации работы волонтеров 15 Программа “Участие молодежи в гражданском обществе“ Планируя систему привлечения и обучения волонтеров, мы благодаря предыдущим вопросам уже знаем, на какую конкретно работу и сколько волонтеров нам необходимо, представляем, кто будет заниматься волон- терами, то есть осуществлять набор, собеседование, обучение, руководство и оценку. Поэтому нам остается ответить на следующие вопросы: • Какие методы будут использованы для набора волонтеров • На какой срок (короткий, длительный) мы привлекаем волонтеров • Какими именно навыками и умениями должен обладать волонтер • Какие ресурсы необходимы для набора и обучения волонтеров и какими ресурсами организация распола- гает Отвечая на вопрос, какие методы будут использованы для набора волонтеров, мы опираемся на знание нашей целевой группы, то есть мы должны иметь представление, кого мы прежде сего хотим видеть в качестве наших волонтеров. И тогда мы можем выбрать и использовать наиболее эффективные методы привлечения. Для бо- лее детальной информации о методах смотри раздел 2.2 «Привлечение волонтеров». Срок привлечения зависит от двух факторов: от волонтера (не все волонтеры заинтересованы быть задейс- твованными на длительный срок) и самой программы – сколько времени она будет длиться. В зависимости от того, на какой период времени вы планируете привлечь волонтеров, будет зависеть решение о том, какое обу- чение необходимо предложить волонтерам и какие ресурсы инвестировать в них. Если вы рассчитываете, что волонтер будет задействован в проведении не только одной акции, а останется в организации в течение как минимум полугода, то в этом случае целесообразно предусмотреть для него помимо вводного еще и дополни- тельное обучение (для поддержания качества работы) и предусмотреть мотивационные мероприятия. Определение роли волонтеров, разработка их должностных обязанностей, вопросы коммуникации и отчет- ности во многом зависят от моделей организации работы волонтеров, используемых организацией. Модель «Предоставление услуг» • Роль волонтеров – предоставление услуг уязвимым людям • Сотрудники отвечают за набор, обучение и супервизию волонтеров • Взаимная ответственность сотрудников и волонтеров четко оговорена • Обучение волонтеров является структурированным и обязательным • Мотивация волонтеров – приобретение новых навыков и возможность перехода на оплачиваемые долж- ности Модель «Помощники» • Услуги клиентам предоставляются в основном сотрудниками • Роль волонтеров – помогать сотрудникам, чтобы те могли более эффективно использовать свое рабочее время • Обучение волонтеров проводится от случая к случаю, по мере необходимости, чаще всего включает прак- тическое обучение конкретным навыкам на рабочем месте • Набор волонтеров осуществляется через личный контакт с теми, кто хочет помогать Модель «Активисты» • Нет оплачиваемых сотрудников, которые руководят работой волонтеров • Волонтеры самостоятельно определяют деятельность и свои роли в зависимости от своих потребностей, интересов и возможностей • Волонтерская работа предоставляет возможность для персонального и профессионального роста Пособие для сотрудников и молодежных лидеров Белорусского Общества Красного Креста по организации работы волонтеров 16 Программа “Участие молодежи в гражданском обществе“ Модель «Сосотрудники» • Сотрудники и волонтеры выполняют одни и те же функции и работают вместе • Основное различие в том, что сотрудники уделяют больше времени работе, чем волонтеры • И сотрудники, и волонтеры одинаково привержены миссии, цели и ценностям организации • В качестве мотивации доминирует личный пример, а не административное воздействие Определившись с тем, какую модель работы с волонтерами вы используете, можно переходить к крайне важно- му моменту организации работы волонтеров: к составлению описания работы/должностных обязанностей волонтера. Данный документ четко регулирует ожидания и требования каждой из сторон. Имея описание работы на руках, волонтер знает, в чем заключается его деятельность, что он может делать и чего нет, на какую поддержку может рассчитывать, кто является его руководителем, каким образом будет проходить оценка его деятельности. В нем определены: • должность волонтера в программе • требования, знания и навыки, которыми должен обладать волонтер для выполнения работы • система взаимоотношений волонтера с сотрудниками и клиентами • объем времени, который необходим для выполнения работы • система обучения волонтера, контроля и оценки его деятельности Подробную информацию об описании работы волонтера смотри в разделе 2.9 «Документация в волонтерском менеджменте». ПРИВЛЕЧЕНИЕ ВОЛОНТЕРОВ 2 ГЛАВА 2 Пособие для сотрудников и молодежных лидеров Белорусского Общества Красного Креста по организации работы волонтеров 18 Программа “Участие молодежи в гражданском обществе“ Привлечение - это процесс поиска и набора волонтеров, которые хотят оказать помощь организации в ее деятельности. При наборе волонтеров прежде всего следует ориентироваться на их мотивацию к занятию доб- ровольной деятельностью, так как человек приходит и остается в организации, только если его потребности совпадают с тем, что наша организация может ему предложить. Мотивацию волонтеров можно разделить на несколько подгрупп: Альтруизм – бескорыстное желание делать добро. • Предпосылками является представление, что есть люди, которым нужна помощь Данная мотивация является неустойчивой, особенно когда волонтер сталкивается с равнодушным отношени- ем. Социальная мотивация – строится на основе контактов с другими людьми. Волонтерская группа рассматри- вается как социальная, а не рабочая группа. К социальной мотивации относятся: • Желание приобрести новый круг общения, выбраться из дома • Возможность найти единомышленников • Стремление к общению и обмену опытом • Потребность в чувстве принадлежности и необходимости • Потребность иметь роль в обществе и цель в жизни |