Волонтерский менеджмент. Программа "Участие молодежи в гражданском обществе" волонтерский менеджмент пособие для сотрудников и молодежных лидеров
 Скачать 1.16 Mb.
|
|
Оценка волонтерской программы При проведении оценки организации работы Национального Общества с волонтерами рассматриваются та- кие вопросы, как степень достижения цели и задач волонтерской программы, равно как проводится анализ эффективности всех компонентов волонтерского менеджмента. Кто проводит оценку волонтерской программы По-настоящему оценить работу с волонтерами в организации можно только рассмотрев, какое влияние ока- зала волонтерская программа на всех ее участников. Поэтому в проведении оценки должны быть вовлечены прежде всего те, кто непосредственно в ней задействован или на кого программа оказывает воздействие, а так же те, кто заинтересован в подобной деятельности, а именно: • Волонтеры и сотрудники • Клиенты организации • Представители организаций-партнеров и государственных учреждений • Привлеченные эксперты Оценка программы включает следующие этапы: • Формулировка критериев оценки • Сбор данных • Анализ данных • Внесение изменений в планы, методы работы, мероприятия Эффективность оценки волонтерской программы (работы организации с волонтерами) строится на до- ступности качественной информации о программе и выработанных критериях (показателях), на основе которых и проводится анализ. Доступность информации обеспечивается ведением регулярной отчетности и анкетированием/беседами с сотрудниками, волонтерами и клиентами. Дополнительными источниками информации могут стать изучение статистических данных, документации, отзывы организаций-партнеров, публикации в прессе, наблюдение (участие в мероприятиях волонтерской программы, например, в процессах набора волонтеров). 8. Оценка Пособие для сотрудников и молодежных лидеров Белорусского Общества Красного Креста по организации работы волонтеров 43 Программа “Участие молодежи в гражданском обществе“ Критерии оценки Наличие критериев позволяет снизить фактор субъективности, присущий любому процессу проведения оцен- ки. Критерии оценки разрабатываются еще до начала осуществления программы, на стадии ее планирования. Разработка критериев является важным моментом, ведь в случае, если критерии были выбраны неверно или оказались неизмеримыми, это может оказать негативное влияние на всю программу в целом. По критериям в течение осуществления программы можно судить, двигаемся ли мы в правильном направлении, являются ли применяемые нами методы действенными и правильно ли используются ресурсы. Практически оценка осно- вывается на сравнении запланированных показателей (критериев), с фактически достигнутыми. Используется два вида критериев: количественные и качественные. И в том и в другом случае важно пом- нить, что критерии должны носить измеримый характер. Например, «за время осуществления программы при- влечены 20 новых волонтеров из числа представителей целевой группы», или «75% обученных волонтеров продолжили участие в программе после шести месяцев работы». Сравнив данные критерии с реально полу- ченными показателями, мы можем сделать вывод, достигли ли мы поставленных задач или нет. Примеры критериев (количественные и качественные данные критериев задаются в зависимости от каж- дой программы индивидуально): • Число постоянных волонтеров в организации (например, в организации не менее 30 волонтеров, которые участвуют в мероприятиях на протяжении всего года) • Приток новых волонтеров из числа целевой группы после начала осуществления программы (например, в течение 3 месяцев после начала реализации программы в качестве волонтеров привлечено 12 человек из числа целевой группы) • Процент волонтеров, покинувших программу через 6 и 12 месяцев (например, после 6 месяцев программу покинули не более 30% набранных и обученных волонтеров) • Количество часов, которые отработали волонтеры в программе в неделю, месяц (например, волонтеры в среднем уделяют работе в организации не менее 10 часов в месяц) • Число и виды выполняемых работ (например, волонтеры в среднем провели 20 сессий каждый в течение 12 месяцев) • Узнаваемость организации и волонтеров (например, не менее 50% опрошенных в учреждении, где работа- ли волонтеры, знают о деятельности Красного Креста и волонтеров) • Удовлетворение сотрудников, волонтеров и клиентов от программы (например, не менее 75% опрошенных сотрудников признают важность работы волонтеров) • Число клиентов, получающих услуги волонтеров (не менее 100 человек повысили свои знания по здорово- му образу жизни в течение 6 месяцев во время сессии по методу равный − равному) • Позитивные отзывы получателей услуг и партнеров (например, количество благодарностей) • Число повторных обращений клиентов (например, как минимум 60% клиентов повторно обратились в ор- ганизацию в течение месяца после первого визита) • Количество публикаций в СМИ о программе (например, как минимум 4 публикаций в течение года) • Процент привлеченных дополнительных средств (например, 20% средств бюджета проекта были привле- чены из местных источников – население, власти) Помимо использования критериев оценка может проводиться еще путем анализа: • проблемных ситуаций, возникших в ходе работы с волонтерами (главным образом проводится анализ при- чин проблем и найденных путей их решения); • определения роли и степени участия волонтеров; • уровня развития профессиональных и личностных качеств волонтеров; • воздействия, которое оказала работа с волонтерами на организацию. Также для оценки можно использовать анкету, содержащую качественные показатели. Пособие для сотрудников и молодежных лидеров Белорусского Общества Красного Креста по организации работы волонтеров 44 Программа “Участие молодежи в гражданском обществе“ Анкета Оценка эффективности волонтерской программы (Источник: Н. Слабжанин «Как эффективно работать с добровольцами») Для определения эффективности работы организации с волонтерами следует выбрать по два показателя из каждого раздела, которые являются наиболее характерными для вашей организации. Затем суммируйте их по- рядковые номера. Полученную сумму разделите на общее число показателей - 18. Эта цифра и есть численная оценка эффективности работы с волонтерами по 5-балльной системе. Наличие волонтеров 1. Волонтеров в организации нет. Руководитель и сотрудники принципиально не создают волонтерские ва- кансии, они считают, что любой труд должен быть оплачен. 2. Волонтеров в организации нет. Руководитель и сотрудники считают, что работа с волонтерами не входит в их функциональные обязанности. 3. Волонтеры в организации есть. Они появились по личной инициативе отдельных сотрудников или по тре- бованию доноров, работа с ними носит периодический характер. 4. Волонтеры привлекаются в соответствии с возникающими потребностями организации, работа с ними но- сит регулярный характер. 5. Организация считает, что работающие в ней волонтеры - показатель ее общественной поддержки, поэтому в ней выделяются специальные вакансии для волонтеров и работа носит регулярный характер. Внутриорганизационные ценности 1. Волонтеры воспринимаются только как люди, которых привлекают для выполнения определенной работы. 2. Волонтеры не являются членами команды. 3. Волонтеры ценятся на всех уровнях организации (как рядовыми сотрудниками, так и руководством). 4. Работа волонтеров включает гораздо больше, чем выполнение отдельных поручений. 5. В организации есть волонтерская программа, в которую вовлечены сотрудники в качестве волонтеров. Привлечение волонтеров 1. Волонтеры привлекаются хаотично без предварительной оценки и планирования. 2. Волонтеры – только родственники и хорошие знакомые оплачиваемых сотрудников. 3. Волонтеры приводят новых волонтеров. 4. Клиенты программы привлекаются в качестве волонтеров. 5. Существует и реализуется программа по привлечению волонтеров. Отбор волонтеров 1. Каждый волонтер подвергается полной строгой проверке независимо от предлагаемой ему работы. 2. Принимаются все желающие. 3. Волонтеры принимаются по рекомендации. 4. У организации имеются и применяются различные методики отбора волонтеров в соответствии с предлага- емой работой. 5. Волонтерам, которые не подходят организации, рекомендуют вакансии в других организациях. Пособие для сотрудников и молодежных лидеров Белорусского Общества Красного Креста по организации работы волонтеров 45 Программа “Участие молодежи в гражданском обществе“ Обеспечение волонтеров работой 1. Волонтеры сами ищут себе работу в организации. 2. Когда приходят волонтеры, то для них начинают искать работу. 3. Волонтеры работают по остаточному принципу, т. е. делают вспомогательную или неквалифицированную работу. 4. Волонтеры заняты различной по ответственности и интенсивности работой. 5. Одна рабочая позиция, требующая больших временных затрат, разделяется на несколько частей так, что ее могут выполнять разные волонтеры. Уровень профессионализма в работе 1. Волонтерам поручается только низкоквалифицированная работа. 2. При выборе работы учитывается только желание волонтера. 3. Клиенты отзываются положительно о работе волонтеров. 4. Волонтеры получают предварительное обучение, если их квалификация и навыки не соответствуют требу- емой работе. 5. В организации разработана система повышения квалификации для волонтеров. Организационное обеспечение 1. Учет волонтеров не ведется. 2. В организации нет человека, ответственного за работу с волонтерами. 3. Разработана форма договора между организацией и волонтером. 4. У организации есть список требуемых вакансий с описанием работы. 5. В организации существуют (письменно зафиксированы) правила, описывающие взаимодействие с волонте- рами. Взаимоотношения между оплачиваемыми сотрудниками и волонтерами 1. В организации имеют место недоверие или конфликты между волонтерами и оплачиваемыми сотрудниками. 2. Любой оплачиваемый сотрудник имеет более высокое иерархическое положение в организации по срав- нению с сотрудником на добровольной основе (волонтером). 3. Все оплачиваемые сотрудники имеют представление о роли волонтеров в организации. 4. Волонтеры принимают участие в обсуждении важных вопросов и планировании. 5. В организации существует принцип взаимозаменяемости волонтеров и оплачиваемых сотрудников. Долговременность пребывания волонтеров в организации (удержание) 1. Волонтеры уходят из организации, когда узнают, что не смогут стать в ней оплачиваемыми сотрудниками. 2. Волонтеры привлекаются для работы в проектах и крупных акциях организации. Постоянных волонтеров мало. 3. В организации есть волонтеры, которые работают ежедневно полный рабочий день. 4. В организации есть много «старых», давно работающих волонтеров. 5. Люди, которые уже не работают как волонтеры в организации, зачастую продолжают навещать ее и даже приводят новых волонтеров. Пособие для сотрудников и молодежных лидеров Белорусского Общества Красного Креста по организации работы волонтеров 46 Программа “Участие молодежи в гражданском обществе“ Оценка деятельности волонтера включает: • Самооценку (оценка уровня владениями навыками, мнение о методах программы, оценка потребности в обучении и его качестве, удовлетворение работой и потребность в ее смене, внесение предложений). Мо- жет проводиться в виде анкетирования или беседы (индивидуальной или в группе) • Оценку равного по положению (при работе в парах – оценка коммуникативных навыков и навыков работы в команде). Также может проводиться в виде анкетирования, беседы или написания отчета-наблюдения • Оценка руководителя (встреча с волонтером, изучение анкет) • Оценка клиентов (анкета) При проведении оценки деятельности волонтера необходимо обеспечить, чтобы критерии оценки и методы сбора данных были известны всем участникам процесса, а волонтер имел доступ к результатам оценки и воз- можность обсудить результаты со своим руководителем. Регулярно проводимая оценка работы волонтера повышает качество его работы и служит мотивирующим фактором, так как является формой признания и под- держки. ДОКУМЕНТАЦИЯ В ВОЛОНТЕРСКОМ МЕНЕДЖМЕНТЕ 9 ГЛАВА 9 Пособие для сотрудников и молодежных лидеров Белорусского Общества Красного Креста по организации работы волонтеров 48 Программа “Участие молодежи в гражданском обществе“ Прежде всего следует отметить, что ведение документации – это не «лишняя, пустая формальность, отнимаю- щая много времени впустую», а составная и обязательная часть успешной волонтерской программы (орга- низации работы волонтеров). Любая деятельность должна документироваться, если вы заинтересованы, чтобы она была результативной, имела продолжение, и о ней было известно не только вам. В первую очередь это необходимо самой организа- ции, так как ведение документации позволяет более эффективно осуществлять все разделы волонтерского ме- неджмента от набора волонтеров, проведения собеседования и обучения, оказания поддержки, супервизии, признания и до оценки самой программы. Документируя эти этапы, вы обеспечиваете сохранение данных, преемственность (ведь сотрудник, ответствен- ный за работу с волонтерами, может уволиться или перейти на другую должность), имеете точное представле- ние, сколько у вас в организации волонтеров, чем они занимаются, каков их вклад в деятельность Националь- ного Общества, какими знаниями и навыками они располагают. На основе документально зафиксированных данных Национальное Общество может предоставить достовер- ный отчет о своей деятельности донорам и общественности, например, о том, сколько человек получили по- мощь или сколько часов затратили волонтеры на работу в программе. Что, в свою очередь, окажет положи- тельное влияние как на повышение имиджа организации, так и на привлечение дополнительных средств и новых волонтеров. Ведение документации важно и для волонтеров. Это показывает, что Национальное Общество серьезно отно- сится к работе с ними, интересуется их потребностями. На основании документов (например, личной карто- чки и листа учета времени) волонтер может получить рекомендательное письмо от Национального Общества. Удостоверение волонтера формально подтверждает его статус и роль в организации, что немаловажно при осуществлении деятельности. Также, имея письменно подтвержденные взаимные обязательства и права, во- лонтер и организация лучше понимают, что именно следует ожидать друг от друга. Основные документы в волонтерском менеджменте • Анкета волонтера • Лист собеседования • Описание работы волонтера • Волонтерский договор • Личная карточка волонтера • Лист учета времени • Удостоверение волонтера • Отзыв руководителя о работе волонтера • Рекомендательное письмо волонтеру от организации • Письмо благодарности волонтеру и по месту его работы/учебы Приведенный список не является полным. В зависимости от потребностей программы и возможностей органи- зации вести делопроизводство в него могут входить и дополнительные документы. Анкета волонтера Проектируется так, чтобы можно было получить начальную информацию о волонтере для собеседования, от- бора и назначения на рабочее место. Заполняется потенциальным волонтером чаще всего перед собеседова- нием. Анкета волонтера обычно включает: • Фамилию и имя • Адрес 9. Документация в волонтерском менеджменте Пособие для сотрудников и молодежных лидеров Белорусского Общества Красного Креста по организации работы волонтеров 49 Программа “Участие молодежи в гражданском обществе“ • Контакты (телефон, электронный адрес) свои и дополнительного лица • Дату рождения • Образование и специальную подготовку • Место работы/учебы • Особые навыки (например, владение иностранными языками, опыт работы на руководящих должностях, опыт публичных выступлений) • Опыт работы в качестве волонтера • Сферы интереса (работа какого рода интересует) • Сколько времени может уделять работе (дней/часов/вечеров в неделю/месяц) • Наличие автотранспорта, водительских прав • Как ему/ей стало известно о данной работе • Контакты двух человек, которые могут рекомендовать волонтера Ниже приведен примерный формат анкеты волонтера. Общество Красного Креста....... N-ский городской комитет Анкета волонтера Спасибо за Ваш интерес и желание стать волонтером Общества Красного Креста.......... Заполните, пожалуйста, данную форму так полно, насколько это возможно. 1. Дата заполнения _____________ 2. Имя ____________________________ Фамилия __________________________________ 3. Дата рождения ________________ Возраст ____________ Пол ____________________ 4. Адрес _______________________________________________________________________________________ 5. Контактные телефоны, которые мы можем использовать, чтобы связаться с Вами Тел. дом.____________ Тел. раб._____________ Моб.____________ E-mail________________________________ 6. Образование _________________________________________________________________________________ Дополнительное обучение/курсы за последние 5 лет _________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ 7. Место работы/учебы __________________________________________________________________________ 8. Владение иностранными языками: Английский Уровень: свободно, средний, начальный (нужное подчеркнуть) Иное (укажите) ____________________________ свободно, средний, начальный 9. Имеете ли опыт работы волонтером, если да, укажите название организации, свою должность и продолжи- тельность сотрудничества _________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ |