Большунов А.Я., Киселева Н.И., Марченко Г.И., Новиков А.В., Тюр. Протокол 10 от 16 апреля 2018) Москва 2018 удк 005. 57 (075) ббк 60. 84я73 Резензенты
 Скачать 3.03 Mb.
|
|
Глава 8 Вербальная коммуникация в деловом общении: документационное обеспечение деловых коммуникаций. Те, кто плюет на документы, - воск в руках тех, кто на них не плюет. А. Мердок, английская писательница и философ. Самым распространенным средством осуществления деловых коммуникаций при решении наиболее важных вопросов является письменная речь. Деловые отношения (заключение сделки между деловыми партнерами, отношения работодателя и работника, взаимоотношения между организациями и структурными подразделениями, руководством и подчиненными и т.д.), оформляются документально. В процессе деловых коммуникаций их участники используют в своей деятельности различные виды документов: договоры, приказы, докладные записки, заявления, должностные инструкции, деловые письма. 8.1. Документирование и документ. Документ – это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической силой. Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Документирование – регламентированный процесс записи информации на различных носителях, обеспечивающий ее юридическую силу. Особенность документирования в том, что запись информации всегда осуществляется по определенным правилам, которые устанавливаются правовыми нормативными актами. Носитель информации является материальным объектом. В качестве носителя могут использоваться различные материалы, что связано с техническими возможностями исторического периода. В древности, например, в качестве материальных носителей использовались обожженные таблички из глины, бересты, выделанная кожа – пергамент, затем их сменила бумага. Сейчас наряду с бумагой широко используются и новые носители – магнитные ленты, дискеты, диски, позволяющие использовать для документирования технические, в том числе и автоматизированные средства. Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документы являются носителями первичной информации, именно в них она фиксируется впервые, что и отличает документы от других источников информации – книг, газет, журналов и т. д, содержащихся переработанную вторичную информацию. Документирование может осуществляться на естественном или искусственном языках. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовые документы являются традиционными документами на бумажном носителе или в форме видеограммы документа на экране. При документировании на искусственных языках используются новые носители информации, и способы ее записи, обеспечивающие компьютерную обработку. Документирование осуществляется при помощи определенных средств, используемых для создания документов. Средствами документирования могут быть: простые орудия (ручки, карандаши); механические и электромеханические (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, и видеотехника); средства автоматизации (компьютерная техника). При помощи простых средств создаются рукописные документы (информация фиксируется в тексте), изобразительные документы (информация предоставлена в форме изображения) графические документы (изображение получено посредством линий). При использовании определенного вида техники создаются фотодокументы, кинодокументы, фоно- (или звуковые) документы. С помощью компьютерной техники получают письменные документы на бумажном или электронном носителях. Особенности лексики, применяемой в документах, зависят от качества составленного делового текста, которое составляет его содержание, четко сформулированное и доступное для понимания, грамотно, вежливо и лаконично изложенное, и основанное на существующих правовых нормах и правилах. Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания, не дублируя положения ранее изданных нормативных правовых актов. Применяемая в любом документе лексика должна определяться четкостью и краткостью в выражении основной мысли текста, который принято излагать короткими абзацами, короткими фразами и словами. Текст делового документа должен быть кратким, учитывать не только особенности адресата, но и его возможную реакцию на информацию, изложенную в документе, при этом любая избыточная информация не допускается. Например, объем делового письма не должен превышать 1.5 страницы печатного текста. Любой документ многофункционален, что позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяют общие и специальные 1 К общим функциям относятся: информационная – любой документ создается для сохранения информации; 1 См.: Организация работы с документами. Учебник/ В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 1998. социальная – документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью; культурная – документ выступает как средство закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например, исторических или дипломатических. К специфическим функциям документов относятся: управленческая – документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы, специально создаваемые для реализации целей управления; правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых отношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты; функция исторического источника – документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию документы приобретают после того, как выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив. Документы входят в систему документации в качестве ее элементов. Система документации представляет собой совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к ее оформлению. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на документы личного происхождения и официальные документы. Документы личного происхождения подразделяются на личную переписку, дневники, мемуары. Официальные документы в зависимости от обслуживания ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, производственные, судебные и т. д. Документы и документационное обеспечение функциональны по своей природе и содержанию, одновременно выполняя между субъектами коммуникационного взаимодействия не только функции сохранения, защиты и передачи информации, но и управленческую, правовую,политическую, экономическую, социальную, научную, историческую, психологическую, культурную и др. функции, при этом документы и документационное обеспечение управленческого процесса можно условно классифицировать. Таблица 1. Условная классификация документов и документационного обеспечения управленческого процесса. № п/п Основные направления классификации Разновидности документов и документационного обеспечения 1. по времени создания первичные, вторичные 2. по назначению организационно-распорядительные, информационно-справочные, учетно- расчетные, правовые и нормативно- правовые и др. 3. по способу подготовки рукописные, машинописные, электронные, изобразительные, печатные и др. 4. по содержанию текстовые, аудиовизуальные, идеографические, мультимедийные и др. 5. по носителю документированной информации бумажные, электронные для закрепления, хранения и воспроизведения речевой, звуковой или изобразительной информации 6. по необходимости применения технических средств на обработку информации читаемые человеком, читаемые с помощью ЭВМ и др. 7. по направлению отправки входящие, исходящие 8. по месту подготовки внешние, внутренние 9. по виду распространения для широкого круга лиц, для ограниченного числа пользователей 10. по степени секретности для специального использования, секретные, совершенно секретные и др. 11. по времени действия с ограниченным сроком действия, с не ограниченным сроком действия 12. по способу воспроизведения ручными, автоматическими копии 13. по степени точности копии факсимильными, частично тождественными, графически не тождественными, рисованными 14. по способу удостоверения авторскими, заверенными, фальсифицированными Документационное обеспечение деловых коммуникаций предполагает наличие документированной информации – структурированной информации, зафиксированной на ее носителе - материальном объекте, предназначенным для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации. 1 Автором документамогут быть уполномоченное должностное лицо организации или гражданин, создавшие документ. Документ, подписанный собственноручно рукой автора, считается авторским или подлинным. В практике документационного обеспечения деловых коммуникаций могут применяться полностью или частично фальсифицированные документы, которые могут быть подлинными по их внешним признакам (бланк, реквизиты), но иметь искажённое содержание или иметь похожее на оригинальное содержание, но не соответствовать внешним признакам. В соответствии с статьей 292 Уголовного кодекса Российской Федерации, служебный подлог, то есть внесение должностным лицом, а также государственным служащим или муниципальным служащим, не являющимся должностным лицом, в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности (при отсутствии признаков преступления, предусмотренного частью первой статьи 292.1 настоящего Кодекса), или те же деяния, повлекшие существенное нарушение прав и законных интересов граждан или организаций либо охраняемых законом 1 П.п. 11, 12 раздела 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» интересов общества или государства, преследуется и наказывается в установленном законом порядке. Как любой объект, документ обладает рядом отличительных признаков. Таблица 2 Отличительные признаки документа № п/п Наименование признака документа Содержание признака документа 1. Наличие смыслового семантического содержания Документ — носитель смысла, который передается совокупностью последовательных знаков, передающих содержание документа 2. Стабильная вещественная форма Обеспечение долговременной сохранности документа, возможности многократного использования и перемещения информации в пространстве и времени. 3. Предназначенность для использования в обеспечении деловых коммуникаций Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 4. Завершенность информационного сообщения Признак обусловлен областью использования документа, так как незавершенное сообщение не может быть полноценным документом, поскольку ряд незавершенных сообщений имеют значение для НИР (наброски, черновики, эскизы). 5. Автор документа Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ. 6. Наименование вида документа Позволяет получить общее представление о документе, его юридической значимости. (приказ, справка, заявление и т.п.). 7. Время создания документа с установлением даты Даты различают: точные; приближённые (время создания документа определяется на основе анализа его содержания, авторства, событиях и т.п.); вероятные (время создания устанавливается путём сопоставления отдельных документов или их комплексов, анализа внешних признаков документа и т.д.) 8. Достоверность документированной информации Подтверждается удостоверением документа подписью, печатью, грифом, бланком, формой документа 9. Основная печать организации, дополнительная печать организации, личная печать, факсимиле, штампы Основная печать организации является основным атрибутом документа, который позволяет установить его подлинность. Договор, квитанция, нотариальный акт не принимаются во внимание без печати. Любая организация для работы должна иметь основную печать, которая является подтверждением подписи должностного лица, расписавшегося на документе. В связи с этим печать обязательно должна содержать информацию об организации. Дополнительная печать. Если организация имеет филиалы, то заказываются дополнительные печати, которые аналогичны основной, но имеют порядковый номер. Личная печать. Существуют у врачей и нотариусов, которые несут личную ответственность за заверенные нотариальные документы или выписанные рецепты. Поэтому они используют личную печать в дополнение к основной печати организации, где они работают. Факсимиле является печатью, которая воспроизводит подпись официального лица. Гражданский кодекс разрешает применять факсимиле лишь в случаях, когда его использование упомянуто в договоре. Запрещается применять факсимиле на первичных документах, где подпись должна быть собственноручной, и на документах, которые подразумевают материальную ответственность. Штампы. Штампы выполняют информационную функцию. Штамп представляет собой вид печати, имеющий прямоугольную форму. Формально штампы заменяют запись от руки в однотипных повторяющихся ситуациях, предусмотренных бумажным делопроизводством. Основная функция штампа — ускорение процесса документооборота и придание документу юридической силы. Основные виды штампов: - Адресный или угловой штамп применяется в основном если в организации отсутствуют фирменные бланки. - Несложные штампы предназначены для товарных чеков, платежных ведомостей, приходных и расходных ордеров. - Регистрационные штампы используются для входящей документации. - Штамп ограничения доступа ставится на каждом листе документа в верхнем правом углу. - Штампы с реквизитами предприятия изготавливаются обычно с рамкой и имеют небольшой размер, и пр. 10. Юридическая сила документа Свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации, автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др. 11. Информационный объём Выражается в печатных листах, условных печатных листах, в учётно-издательских и авторских листах. Печатный лист — это оттиск на одной стороне листа бумаги формата 60х90 см. В условных печатных листах просчитываются оттиски на бумаге других форматов через специальный коэффициент. Учётно-издательский лист, как и авторский, равен 40 тыс. печатных знаков, включая пробелы между словами, или 3 000 кв. см графического материала (иллюстраций, карт и т. п.). В информатике количество информации определяется с помощью такой единицы измерения, как бит(базовая единица измерения количества информации, используемая для кодирования любой информации). 12. Движение документированной информации Предполагается наличие информационных барьеров, мешающих оптимальному течению информационных процессов., наиболее значимыми из которых являются пространственные, временные, политические, экономические, социальные, бюрократические, технические, семантические (терминологические), языковые (национально-языковые) и психологическиебарьеры. 13. Психофизические возможности современного человека Современный человек воспринимает и перерабатывает потоки информации интенсивностью не более 100 бит/с, однако при их увеличении восприимчивость человека снижается вплоть до полного прекращения восприятия поступающей информации. 14. Способы закрепления и передачи информации в Начертательный, аудиовизуальный, фотографическое документирование, документе кинодокументирование, видеодокументирование, механическая и магнитная звукзапись, кодирование с помощью ЭВМ. Например, во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление «электронный документ», юридическую значимость которому придает электронная цифровая подпись (ЭЦП), равнозначная собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. ЭЦП - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП (пин-кода) и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Условия, при одновременном соблюдении которых при- знается юридическая сила электронного документа: сертификат ключа ЭЦП не утратил силу на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент его подписания; подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе; ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ее ключа. 8.2. Системы документации и культура оформления документов. Культура оформления документа предполагает использование нормированного, делового языка, доступность, логичность, ясность и точность изложения содержания. Применяемая в любом документе лексика должна определяться четкостью и краткостью в выражении основной мысли текста, который принято излагать короткими абзацами, короткими фразами и словами. Текст делового документа должен быть кратким, учитывать не только особенности адресата, но и его возможную реакцию на информацию, изложенную в документе, при этом любая избыточная информация не допускается. Точность составления, к примеру, текста договора, закрепляет результаты деловых переговоров и оказывает прямое влияние на деловые отношения. Или другой пример – многословность в деловом письме заставляет читать лишнее, растрачивать попусту время, что не может не сказаться на отношении к автору письма, на оценке его деловых качеств. При составлении документов нельзя увлекаться специальной и иностранной терминологией. Если по тексту документа требуется привести такие термины, то они должны быть понятны в данной сфере общения, либо объяснены. В текстах документов не принято делать сокращений, кроме общеупотребительных: кг., км., р., коп., и т.п. При составлении деловых документов употребляется набор устойчивых синтаксических конструкций. Высокую культуру необходимо соблюдать во всех видах деловых коммуникаций, в том числе и письменных, т.е. в служебной документации. В зависимости от цели, содержания, формы, направлений использования и других факторов выделяются несколько видов систем документации: организационно-правовая документация; плановая документация; распорядительная документация; справочно-информационная документация; справочно-аналитическая документация; |