Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство pmbok) Пятое издание
 Скачать 11.68 Mb.
|
|
10 – УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИК АЦИЯМИ ПРОЕК ТА 297 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 10 План управления коммуникациями может также включать в себя руководящие указания и шаблоны для проведения совещаний по статусу проекта, совещаний команды проекта, совещаний средствами электронных коммуникаций и для сообщений электронной почты. Также в нем может предусматриваться использование веб-сайта проекта и программного обеспечения для управления проектом, если они должны использоваться в проекте. 10.1.3.2 Обновления документов проекта Документы проекта, которые могут быть обновлены, включают в себя среди прочего: • расписание проекта, • реестр заинтересованных сторон. 10.2 Управление коммуникациями Управление коммуникациями — процесс создания, сбора, распространения, хранения, получения и, в конечном счете, архивирования/утилизации проектной информации в соответствии с планом управления коммуникациями. Ключевая выгода данного процесса состоит в обеспечении эффективного и результативного обмена информацией между заинтересованными сторонами проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 10-5. На рис. 10-6 показана диаграмма потоков данных процесса управления коммуникациями. Входы Инструменты и методы Выходы .1 План управления коммуникациями .2 Отчеты об исполнении работ .3 Факторы среды предприятия .4 Активы процессов организации .1 Коммуникационные технологии .2 Коммуникационные модели .3 Методы коммуникаций .4 Системы управления информацией .5 Отчетность об исполнении .1 Коммуникации проекта .2 Обновления плана управления проектом .3 Обновления документов проекта .4 Обновления активов процессов организации Рис. 10-5. Управление коммуникациями: входы, инструменты и методы, а также выходы 10 – УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИК АЦИЯМИ ПРОЕК ТА 298 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание Управление коммуникациями проекта 10.2 Управление коммуникациями 10.1 П а а а а 10.3 К а • Обновления активов процессов организации • План управления коммуникациями • Обновления документов проекта • Коммуникации проекта • Факторы среды предприятия • Активы процессов организации • Отчеты об исполнении работ • Обновления плана управления проектом 4.2 Ра а а а а а 4.4 М а а П / а а Д а Рис. 10-6. Диаграмма потоков данных управления коммуникациями Данный процесс не ограничивается распространением соответствующей информации, а стремится обеспечить то, чтобы передаваемая заинтересованным сторонам проекта информация была надлежащим образом сформирована, а также получена и понята. Он также обеспечивает заинтересованным сторонам благоприятные возможности для подачи запросов на получение дальнейшей информации, разъяснение и обсуждение. Методы и аспекты эффективного управления коммуникациями включают среди прочего: • Модели «отправитель-получатель». Внедрение циклов обратной связи с целью обеспечения благоприятных возможностей для взаимодействия/участия и устранения барьеров коммуникаций. • Выбор средств связи. Зависящий от ситуации выбор того, когда лучше общаться устно, а когда письменно, когда лучше подготовить неформальные заметки, а когда формальный отчет, а также когда лучше поговорить лично, а когда написать по электронной почте. • Стиль написания. Применение действительного либо страдательного залога, структура предложения, подбор слов. 10 – УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИК АЦИЯМИ ПРОЕК ТА 299 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 10 • Методы управления совещаниями. Подготовка повестки и работа с конфликтами. • Методы презентаций. Осведомленность о воздействии языка тела и разработка визуальных средств. • Методы организации групповой работы. Достижение консенсуса и преодоление препятствий. • Методы слушания. Активное слушание (подтверждение, уточнение и проверка понимания) и устранение барьеров, которые могут исказить понимание. 10.2.1 Управление коммуникациями: входы 10.2.1.1 План управления коммуникациями Описан в разделе 10.1.3.1. План управления коммуникациями описывает способы планирования, структурирования, мониторинга и контроля коммуникаций по проекту. 10.2.1.2 Отчеты об исполнении работ Описаны в разделе 4.4.3.2. Отчеты об исполнении работ — это информация об исполнении и статусе проекта, которая может быть использована с целью содействия обсуждению и создания коммуникаций. Для оптимизации этого процесса важно, чтобы отчеты были исчерпывающими, точными и своевременными. 10.2.1.3 Факторы среды предприятия Описаны в разделе 2.1.5. Конкретные факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс управления коммуникациями, включают в себя среди прочего: • организационную культуру и структуру, • правительственные или отраслевые стандарты и нормативные акты, • информационную систему управления проектами. 10.2.1.4 Активы процессов организации Описаны в разделе 2.1.4. Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс управления коммуникациями, включают в себя среди прочего: 10 – УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИК АЦИЯМИ ПРОЕК ТА 300 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание • политики, процедуры и руководящие указания относительно управления коммуникациями; • шаблоны; • историческую информацию и извлеченные уроки. 10.2.2 Управление коммуникациями: инструменты и методы 10.2.2.1 Коммуникационные технологии Описаны в разделе 10.1.2.2. Выбор коммуникационной технологии — важный аспект в процессе управления коммуникациями. Так как коммуникационные технологии могут значительно различаться в зависимости от проекта, а также на протяжении жизненного цикла проекта, необходимо обеспечить выбор коммуникационной технологии в соответствии с передаваемой информацией. 10.2.2.2 Коммуникационные модели Описаны в разделе 10.1.2.3. Выбор коммуникационных моделей играет важную роль в этом процессе. Так как все компоненты коммуникаций способствуют эффективному и действенному процессу коммуникации, необходимо обеспечить выбор соответствующей проекту коммуникационной модели и идентификацию и устранение каких-либо барьеров (помех). 10.2.2.3 Методы коммуникаций Описаны в разделе 10.1.2.4. Выбор методов коммуникаций играет важную роль в этом процессе. Так как во время данного процесса может возникнуть множество потенциальных барьеров и сложностей, необходимо сфокусироваться на обеспечении того, чтобы созданная и распространенная информация была получена и понята для возможности ответа и обратной связи. 10.2.2.4 Системы управления информацией Информация проекта может управляться и распространяться с помощью разнообразных инструментов, включая: • управление документацией на бумажном носителе: письмами, заметками, отчетами и пресс-релизами; • управление электронными коммуникациями: электронная почта, факс, голосовая почта, телефон, видео- и веб- конференции, веб-сайты и веб-публикации; • электронные инструменты управления проектами: веб-интерфейсы программного обеспечения для управления проектами и составления расписаний, программное обеспечение для поддержки совещаний и виртуальных офисов, порталы и инструменты управления совместной работой. 10 – УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИК АЦИЯМИ ПРОЕК ТА 301 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 10 10.2.2.5 Отчетность об исполнении Отчетность об исполнении представляет собой процесс сбора и распространения информации об исполнении, включая отчеты о статусе, измерения исполнения и прогнозы. Процесс составления отчетов об исполнении включает периодический сбор фактических данных и их сопоставление с базовым планом для оценки прогресса проекта и его исполнения, передачи данной информации, а также прогнозирования результатов проекта. Отчеты об исполнении должны предоставлять информацию на соответствующем для каждой аудитории уровне. Их формат может варьироваться от простого отчета о статусе до более детально проработанных отчетов. Данные отчеты могут подготавливаться периодически или только в некоторых случаях. В простом отчете о статусе может содержаться такая информация об исполнении, как процент выполнения или информационные панели со статусами для каждой области (т. е. по содержанию, срокам, стоимости и качеству). Более детально проработанные отчеты могут включать в себя: • анализ исполнения в прошлом; • анализ прогнозов в отношении проекта (включая сроки и стоимость); • текущий статус рисков и проблем; • работу, выполненную за период; • работу, которая должна быть выполнена на следующем этапе; • сводную информацию по одобренным за период изменениям; • другую значимую информацию, которая рассматривается и обсуждается. 10.2.3 Управление коммуникациями: выходы 10.2.3.1 Коммуникации проекта Процесс управления коммуникациями включает операции, необходимые для создания, распространения, получения, подтверждения и понимания информации. Коммуникации проекта могут включать среди прочего: отчеты об исполнении, статус поставляемых результатов, ход выполнения расписания и понесенные затраты. Коммуникации проекта могут значительно различаться и подвергаться влиянию, среди прочего, таких факторов, как срочность и воздействие сообщения, метод его получения и уровень конфиденциальности. 10 – УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИК АЦИЯМИ ПРОЕК ТА 302 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 10.2.3.2 Обновления плана управления проектом План управления проектом предоставляет информацию по базовым планам проекта, управлению коммуникациями и управлению заинтересованными сторонами. Каждая из этих сфер может требовать обновлений, основанных на текущем исполнении проекта в сравнении с базовым планом исполнения (PMB). Базовый план исполнения является одобренным планом работ по проекту, с которым сравнивается исполнение проекта, а также измеряются отклонения для контроля управления. Базовый план исполнения, как правило, объединяет параметры содержания, расписания и стоимости проекта, но также может включать технические показатели и параметры качества. 10.2.3.3 Обновления документов проекта Документы проекта, которые могут быть обновлены, включают в себя среди прочего: • журнал проблем, • расписание проекта, • требования к финансированию проекта. 10.2.3.4 Обновления активов процессов организации Активы процессов организации, которые могут быть обновлены, включают в себя среди прочего: • Извещения заинтересованных сторон. Заинтересованным сторонам может предоставляться информация о решенных проблемах, одобренных изменениях и общем статусе проекта. • Отчеты по проекту. Формальные и неформальные отчеты по проекту описывают статус проекта и включают извлеченные уроки, журналы проблем, отчеты о завершении проекта и выходы из других областей знаний (главы 4–13). • Презентации проекта. Команда проекта формально или неформально предоставляет информацию некоторым или всем заинтересованным сторонам проекта. Информация и метод презентации должны соответствовать потребностям аудитории. • Записи проекта. Записи проекта могут включать в себя корреспонденцию, заметки, протоколы совещаний и другие документы, описывающие проект. Данная информация должна в максимально возможной и надлежащей степени поддерживаться в организованном состоянии. Члены команды проекта также могут вести книгу или реестр записей проекта, которые могут быть физическими или электронными. 10 – УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИК АЦИЯМИ ПРОЕК ТА 303 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 10 • Обратная связь от заинтересованных сторон. Информация, получаемая от заинтересованных сторон и относящаяся к операциям проекта, должна распространяться и использоваться для модификации или улучшения будущего исполнения проекта. • Документация по извлеченным урокам. Документация включает в себя причины проблем, обоснование выбранных корректирующих воздействий и другие типы извлеченных уроков по распространению информации. Извлеченные уроки должны быть документированы и распространены таким образом, чтобы они могли стать частью исторической базы данных как проекта, так и исполняющей организации. 10.3 Контроль коммуникаций Контроль коммуникаций — процесс мониторинга и контроля коммуникаций в ходе всего жизненного цикла проекта для обеспечения удовлетворения потребностей заинтересованных сторон проекта в информации. Ключевая выгода данного процесса состоит в обеспечении оптимального обмена информацией среди всех участников коммуникаций в любой момент времени. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого проекта показаны на рис. 10-7. На рис. 10-8 показана диаграмма потоков данных процесса контроля коммуникаций. Входы Инструменты и методы Выходы .1 План управления проектом .2 Коммуникации проекта .3 Журнал проблем .4 Данные об исполнении работ .5 Активы процессов организации .1 Системы управления информацией .2 Экспертная оценка .3 Совещания .1 Информация об исполнении работ .2 Запросы на изменения .3 Обновления плана управления проектом .4 Обновления документов проекта .5 Обновления активов процессов организации Рис. 10-7. Контроль коммуникаций: входы, инструменты и методы, а также выходы 10 – УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИК АЦИЯМИ ПРОЕК ТА 304 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание Управление коммуникациями проекта 10.2 У а а • Обновления активов процессов организации • Коммуникации проекта • Обновления документов проекта • Запросы на изменения • Активы процессов организации • Данные об исполнении работ • Журнал проблем • План управления проектом • Обновления плана управления проектом • Информация об исполнении работ 4.4 М а а 4.5 И а 4.2 Ра а а а а а 4.3 Р а а а а 13.3 У а а а - 10.3 Контроль коммуникаций П / а а Д а Рис. 10-8. Диаграмма потоков данных контроля коммуникаций Процесс контроля коммуникаций может вызвать итерацию процесса планирования управления коммуникациями и/или процесса управления коммуникациями. Данная итерация иллюстрирует непрерывную природу процессов управления коммуникациями проекта. Некоторые элементы коммуникации, такие как проблемы или ключевые показатели исполнения (например, фактическое выполнение расписания, стоимости и качества в сравнении с плановым), могут стать причиной немедленного пересмотра, тогда как другие элементы не требуют этого. Необходимо тщательно оценивать и контролировать влияние и последствия коммуникаций проекта, чтобы убедиться в предоставлении надлежащего сообщения надлежащей аудитории в надлежащее время. 10.3.1 Контроль коммуникаций: входы 10.3.1.1 План управления проектом Описан в разделе 4.2.3.1. План управления проектом описывает, как проект будет исполняться, как будет происходить его мониторинг, контроль и закрытие. Он предоставляет ценную информацию для процесса контроля коммуникациями, которая включает в себя среди прочего: 10 – УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИК АЦИЯМИ ПРОЕК ТА 305 ©2013 Project Management Institute. Руководство к Cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) — Пятое издание 10 • требования заинтересованных сторон к коммуникациям; • причину распространения информации; • сроки и периодичность распространения требуемой информации; • лицо или группу, ответственных за передачу информации; • лицо или группу, получающих информацию. 10.3.1.2 Коммуникации проекта Описаны в разделе 10.2.3.1. Процесс контроля коммуникаций включает операции, необходимые для мониторинга, использования и предоставления информации и коммуникаций заинтересованным сторонам. Коммуникации проекта имеют множество источников и могут в значительной степени варьироваться по своему формату, уровню детализации, степени формальности и конфиденциальности. Коммуникации проекта могу включать в себя, среди прочего: • статус поставляемых результатов, • ход выполнения расписания, • понесенные затраты. 10.3.1.3 Журнал проблем Описан в разделе 13.3.3.1. Журнал проблем используется для документирования и мониторинга решения проблем. Он может использоваться для облегчения коммуникаций и обеспечения общего понимания проблем. Письменный журнал документирует и помогает отслеживать, кто отвечает за решение конкретных проблем к плановому сроку. При решении проблем устраняются препятствия, которые могут мешать команде в достижении ее целей. Данная информация важна для процесса контроля коммуникаций, поскольку она включает данные о том, что уже произошло в рамках проекта, а также является платформой для предоставления последующих коммуникаций. 10.3.1.4 Данные об исполнении работ Описаны в разделе 4.3.3.2. Данные об исполнении работ могут включать в себя сведения о фактически осуществленных коммуникациях, обратную связь о коммуникациях, результаты опросов по оценке результативности коммуникаций или другие необработанные наблюдения, выявленные во время операций по коммуникации. |