УЭФ. северный государственный медицинский университет
 Скачать 151.49 Kb.
|
|
2. Составление документации. Организация документооборота Кроме общих требований к тексту документа необходимо учитывать, что каждый вид документа имеет свои особенности в составлении и оформлении, свою схему построения текста. Устав – это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, прав и обязанностей в сфере хозяйственной деятельности. Устав содержит в себе: общие положения (задачи и цели), организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязь), регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц), финансово-материальная база (размер основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями), отчетная и ревизионная деятельность, порядок ликвидации и ответственность по делам организации. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. По содержанию приказы делятся на 2 группы: по общим вопросам и по личному составу. Обычно эти группы приказов готовятся и издаются отдельно. Подготовка приказа включает в себя следующие стадии: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование проекта, подписание приказа. Основные реквизиты приказа: наименование вида приказа; дата или индекс; заголовок к тексту; текст; подпись; внутреннее согласование (визирование); автор. Текст приказа обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются факты, вызывающие издание приказа. Иногда эта часть приказа может отсутствовать. Распорядительная часть приказа составляет его основу и излагается в повелительной форме. Начинает распорядительную часть слово «ПРИКАЗЫВАЮ». Оно печатается буквами на отдельной строке. Каждое намеченное мероприятие в приказе оформляется отдельным пунктом, пункты нумеруются арабскими цифрами. В конце пункта приказа указывается лицо, на которое возлагается ответственность за его исполнение. Завершающим этапом работы над приказом является согласование и подпись. Особым способом удостоверения документов является утверждение. Гриф «УТВЕРЖДАЮ» проставляется в правом верхнем углу. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях коллектива организации, рабочих совещаниях и др. Ведется протокол во время заседания обычно секретарем. Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации. Протокол печатается на чистом листе бумаги, где воспроизводятся реквизиты общего бланка, далее указываются вид документа - ПРОТОКОЛ, дата, номер. Датой протокола является день заседания. В заголовке указывается вид коллегиальной деятельности, в результате которой он создается. В тексте выделяются две части. Первая содержит строго определенную информацию, располагаемую всегда в одинаковом порядке: председатель - фамилия и инициалы; секретарь - фамилия и инициалы; присутствовали - перечисляется состав присутствующих постоянно действующего коллегиального органа (их фамилии располагаются в алфавитном порядке), затем указываются должности и фамилии приглашенных. На крупных собраниях указывается количество присутствующих, а список прилагается. Повестка дня – указываются вопросы, предлагаемые для обсуждения. Каждый вопрос начинается с предлога «о» («об») и помещается с новой строки. Вторая часть протокола является основной. В ней записываются все выступления. Строится она по разделам в соответствии с порядком обсуждения повестки дня. Каждый раздел имеет три части – слушатели, выступали, постановили, которые и начинаются с этих слов, пишущийся прописными буквами. Протокол подписывается председателем и секретарем. Информационно-справочные документы – это справки, докладные, объяснительные записки, акты, письма, телеграммы. Носят вспомогательный характер по отношению организационно-распорядительной документации и не обязательны к исполнению. Информация может быть принята к сведению или побудить к действию. Акт – справочно-информационный документ, составляемый группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий. Составляется постоянными или временными комиссиями или одним должностным лицом, с указанием документов, подтверждающих полномочия. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем. Акт может иметь гриф согласования. Состоит из вводной и констатирующей части. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении без указания должностей. С актом ознакомлен: подпись, дата. При наличии замечаний акт визируется с отметкой: «замечания прилагаются». Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Различают два вида справок: 1) Для описания подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации 2) По указанию вышестоящей организации или руководителя, заданий, поручений и представляются в установленные сроки. Текст состоит из 2-х частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Этим она отличается от докладной записки. Докладная записка – документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию. Цель - побудить руководителя принять решение. Состоит из 2-х частей: первая часть - изложение фактов, побудивших ее составить, вторая - вывод, мнение. Доклад может преследовать две цели: информирование, информирование и убеждение. В докладе должны присутствовать элементы: - вступление – документ наглядно и доступно представляет цели и его назначения; - основная часть – излагаются основные факты, автор свободно общается с материалом для доказательства и убеждения; - вывод – представляется в виде положений; - рекомендации – предложения действий, вытекающих из вывода. Документы по личному составу - характеризуют правовую, трудовую и служебную деятельность работников предприятия. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки. Обязательное ведение кадровой документации предусмотрено Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкцией по ведению трудовых книжек. Они имеют длительные сроки хранения в сейфах, шкафах отдельно от документов производственного характера. Приказ по личному составу - фиксирует сведения о кадрах (прием на работу, перемещение по работе, увольнение, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения - взыскания). Оформляют на бланках формата А4. Срок хранения 75 лет. Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Ведут на любом предприятии. При поступлении на работу лица, ее имеющие, обязаны сдать администрации. Поступающим впервые - справку о последнем месте работы, уволенным из Вооруженных сил - военный билет. Заполнение Трудовой книжки впервые производится в присутствии работника, не позднее недельного срока со дня приема на работу. Все записи в Трудовую книжку вносят после издания приказа, не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Записи соответствуют тексту приказов и производятся аккуратно перьевой или шариковой ручкой черным, синим, фиолетовым цветом. ФИО пишут полностью на основании паспорта или свидетельства о рождении. Образование - на основании диплома, аттестата, удостоверения. Запись о незаконченном образовании подтверждается справкой учебного заведения, зачетной книжкой. Ведут Трудовую книжку только по месту основной работы. При получении Трудовой книжки работник расписывается в Личной карточке «Т-2» и в книге учета Трудовых книжек, в журнале фиксируется дата выдачи книжки и основание ее выдачи. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течении 2-х лет отдельно от остальных книжек. Невостребованные Трудовые книжки (дубликаты) хранят в архиве 50 лет, по истечении этого срока могут быть уничтожены в установленном порядке. Организация документооборота Документооборот – движение документов в учреждении (организации) с момента их создания или получения до завершения работы с ними. Целенаправленное движение документов объективно сопровождает любую управленческую деятельность. Перемещение документов в учреждении не может быть хаотичным, оно должно быть управляемым. Документооборот – это регламентированная технологическая схема движения документов по установленным пунктам обработки для выполнения необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами. К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях: - прямоточность течения документов, прохождение документов кратчайшим путем через наименьшее количество инстанций, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов; - избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с функциональными обязанностями; - обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий; - единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой операции. Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей - документопотоков: входящий - входной документопоток; выходящий - выходной документопоток; внутренний документопоток. В технологическом процессе обработки и движения поступивших документов выделяются следующие последовательно выполняемые типовые этапы: - прием и первичная обработка документов; - предварительное рассмотрение и распределение документов; - регистрация документов и ведение справочно-информационной системы; - рассмотрение руководством и направление документов в структурные подразделения; - исполнение документа. Деятельность организации (предприятия, учреждения) требует оформления большого количества документов. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела. Теорией и практикой делопроизводства выделено несколько признаков группировки документов в дела. 1. Номинальный признак предполагает группировку в одно дело документов одного вида - приказов, протоколов, актов и др. 2. Предметно-вопросный признак - объединение в одну папку документов по одному вопросу (план работы на год). 3. Авторский признак берется за основу, когда в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица). 4. Корреспондентский признак ярко выражен, когда формируется переписка с определенным корреспондентом, например с ПО «Фармация». 5. Географический признак берется в основу тогда, когда необходимо сгруппировать в дело документы корреспондентов, находящихся на определенной территории. 6. Хронологический признак выступает на первый план, когда важно указать на временные параметры документов в деле. 7. Экспертный признак учитывает сроки хранения документов. При хранении документов используют несколько признаков и всегда учитывают экспертный. Специальным классификационным справочником, закрепляющим заголовки дел и определяющим порядок раскладки документов в дела, является номенклатура дел. Основное требование, предъявляемое к номенклатуре, - охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации. Номенклатура дел бывает трех видов: конкретная (номенклатура дел организации), примерная, типовая. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января каждого года. Примерная номенклатура дел аптеки
Правильное и своевременное включение документов в дело обеспечивает быстроту поиска документа и его сохранность. Поэтому формирование дел является очень важным моментом делопроизводства. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка, на которую переносится заголовок. На обложке также указываются название организации (предприятия, учреждения), структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре и срок хранения. По мере исполнения документы раскладываются только в те дела, которые заранее намечены для них номенклатурой дел. Документы включаются в дело в одном экземпляре. Толщина дела не должна превышать 250 листов (30-40 мм). Если документов набирается больше, формируются новые тома. Дела должны храниться в запирающихся шкафах в вертикальном положении. На корешке дела указывается его номер по номенклатуре, а на внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. Дела хранятся по месту их формирования до передачи в архив. Подготовка дел к сдаче в архив - завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве. Он включает в себя несколько стадий: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянными и долговременными сроками хранения. Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Начинается экспертиза в текущем делопроизводстве, заканчивается - в государственном архиве. На первой стадии определения ценности составляется номенклатура дел, и устанавливаются сроки хранения документов. Вторая стадия экспертизы ценности самих документов проводится экспертной комиссией, которая постоянно действует в организации. На третьей - уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение их архива организации (предприятия, учреждения) в государственный архив. Уточнив сроки хранения документов, приступают к оформлению дел. На дела с истекшим сроком годности, отобранные к уничтожению, составляют акт. Оформление дела зависит от сроков хранения собранных в нем документов. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат упрощенному оформлению: проверяется как наличие по номенклатуре, они сдаются в архив (на скоросшивателях и без нумерации). Дела постоянного срока хранения, срока временного хранения более 10 лет, а также по личному составу подлежат полному оформлению, которое включает в себя: переплет, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки. На оформление и подготовленные к сдаче в ведомственный архив дела составляют опись – систематизируемый справочник, содержащий в перечень единиц хранения. |