Лекции по ОПМ. Тема 1 Структурная реформа железноднорожного транспорта
 Скачать 1.15 Mb.
|
|
Тема 6. СИСТЕМА РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛОМ 6.1 Актуальность управления персоналом Необходимость выделения управления персоналом в самостоятельную систему связана в первую очередь с социальными потребностями общества. Отечественная практика в течение долгих лет декларировала всемерное повышение благосостояния членов общества, все большее духовное и материальное развитие людей. Экономическая же логика управления предприятиями следовала своим законам, согласно которым на первом месте неизбежно оказывался принцип минимизации издержек, в том числе на персонал. Это диктовало отношение к человеку как к фактору, а не мощному социально-психологическому ресурсу совершенствования производства и развития общества. В России неоспорим приоритет критериев экономического роста. Но в системе управления персоналом уже сейчас необходимо стремиться к новой парадигме устойчивого развития человека, что означает ориентацию на формирование трудового потенциала предприятия. Современные предприятия вынуждены адаптироваться к условиям рыночных отношений с присущей им конкуренцией. Поэтому факторы, определяющие успех на рынке, одновременно являются и факторами выживания организации. Каждый из них связан с деятельностью сотрудников предприятия. Критическими факторами успеха, т.е. теми, без которых он практически невозможен, являются развитие персонала, инновации; сильные и надежные партнеры (поставщики, субпредприятия, альянсы и т.д.); ориентация на клиента; себестоимость продукции; скорость поставок; логистика и ее состояние; уровень квалификации персонала и т.п. Рынок постоянно изменяется. Организация вынуждена быть динамичной и способной адаптироваться не только к самим изменениям внешней среды, но и к их скорости. Это означает, что организация должна представлять собой не застывшую систему, а мобильный, непрерывно развивающийся организм. Традиционная организация имеет ярко выраженную иерархию, ориентирована на контроль и структуру управления с жестко фиксированными задачами подразделений. Это бюрократическая организация Организации XXI в. следует ориентироваться в первую очередь на управление процессами и персоналом. Последнее имеет решающее значение. Актуальность управления персоналом обусловлена тем, что процессы трансформации, в которые включена организация, невозможны без изменения требований к сотрудникам, в первую очередь к персоналу управления. Эти изменения должны коснуться способностей инновационных и к разрешению конфликтов, умений создавать сплоченную команду и организовывать групповую работу. 6.2 Классификация персонала по категориям Термин «персонал» объединяет составные части трудового коллектива предприятия. К персоналу мы относим всех работников, выполняющих производственные или управленческие операции и занятых переработкой предметов груда с использованием средств труда. Понятия «кадры», «работники», «персонал» идентичны, если за основу принять данное здесь определение. В дальнейшем будем пользоваться термином «персонал» как наиболее широко принятым в отечественной и зарубежной практике. В теории управления существуют различные подходы к классификации персонала в зависимости от профессии или должности работника, уровня управления, категории работников. Базовой является классификация по категориям работников, предложенная в 1980-х гг. Госкомтрудом СССР. Эта классификация предусматривает выделение двух основных частей персонала по участию в процессе производства: рабочие и служащие. Рабочие, или производственный персонал, осуществляют трудовую деятельность в материальном производстве с преобладающей долей физического труда. Они обеспечивают выпуск продукции, ее обмен, сбыт и сервисное обслуживание. Производственный персонал можно разделить на две составляющие части: -основной персонал — рабочие, занятые преимущественно в сборочных цехах предприятия; -вспомогательный персонал — рабочие, занятые преимущественно в заготовительных и обслуживающих цехах предприятия. Результат труда производственного персонала продукция в вещественной форме (здания, автомобили, телевизоры, мебель, продукты питания, одежда и т.п.)., Служащие, или управленческий персонал, осуществляют трудовую деятельность в процессе управления производством с преобладающей долей умственного труда. Они заняты переработкой информации с использованием технических средств управления. Основной результат их трудовой деятельности—изучение проблем управления, создание новой информации, изменение ее содержания или формы, подготовка управленческих решений, а после выбора руководителем наиболее эффективного варианта В реализация и контроль исполнения решений. Управленческий персонал разделяется на две основные группы: руководители и специалисты. Принципиальное отличие руководителей от специалистов заключается в юридическом праве принятия решений и наличии в подчинении других работников. Наиболее распространенным классификационным признаком управленческих кадров служит степень отношения к управленческому решению. По этому признаку управленческие работники подразделяются на три группы: руководители, специалисты и технические исполнители. Руководите ли принимают решения, специалисты готовят информацию для их принятия, технический персонал аппарата управления доводит решения до исполнителя. В зависимости от масштаба управления различают линейных руководителей, отвечающих за принятие решений по всем функциям Управления, и функциональных руководителей, реализующих отдельные функции управления. Линейные руководители осуществляют управление производственными подразделениями (участками, цехами) предприятий, обществ, фирм. К ним относятся также их заместители. Функциональные руководители функциональных служб (отделов, бюро и т.д.) и их заместители. Линейный или функциональный (штабной) характер руководства определяется прежде всего должностными связями, а не родом деятельности. Так, например, руководитель исследовательской лаборатории научно-исследовательского института будет линейным руководителем, а руководитель исследовательской лаборатории промышленного предприятия — функциональным. Кроме того, различают руководителей высшего уровня управления предприятием (директор и его заместители), среднего уровня (начальники цехов и подразделений) и нижнего уровня (начальники участков, бригадиры, мастера). Специалистов предприятия можно разделить на две основные группы в зависимости от результатов их труда: -функциональные специалисты управления, результат деятельности которых— управленческая информация (референты, экономисты, бухгалтеры, финансисты, маркетологи, программисты, юристы, диспетчеры и др.); - специалисты-инженеры, результат деятельности которых—конструкторско-технологическая или проектная информация в области техники и технологии производства (технологи, инженеры, конструкторы, строители, проектировщики и др.). Технический (или вспомогательный) персонал (секретари, курьеры, делопроизводители, машинистки, стенографистки, табельщицы и др.) осуществляет обслуживание процесса управления и обеспечивает передачу управленческой информации, ее сбор, первичную обработку, хранение. Работников аппарата управления организацией или ее подразделениями называют менеджерами. Они выполняют по крайней мере одну из общих или специфических функций управления. Общие функции являются основой менеджмента. К ним относятся Планирование, организация, координация, мотивация и контроль. Специальные функции предприятия определяют специфику конкретного менеджмента, а также особенности, которые присущи производственному, финансовому, туристическому, муниципальному, инновационному, инвестиционному менеджменту. Что касается управления персоналом (менеджмент персонала), то он присутствует во всех функциях, потому что каждая из них неотделима от исполнителя — персонала управления. Централизованное управление персоналом — специфическая функция, выполняемая, как й другие, специальными отделами. Децентрализованное управление персоналом — это деятельность всех руководителей подразделений (отделов, цехов, служб, лабораторий, бюро). Таким образом, место управления персоналом в системе менеджмента определяется тем, что оно является постоянной составляющей менеджмента как такового, например: финансы + управление персоналом + общие функции управления = Финансовый менеджмент; производство + управление персоналом + общие функции управления = производственный менеджмент; инвестиции + управление персоналом + общие функции управления инвестиционный менеджмент; Сбыт + управление персоналом + общие функции управления = менеджмент сбыта. 6.3 Элементы системы управления персоналом Система работы с персоналом — это совокупность принципов и методов управления кадрами рабочих и служащих на предприятии. Система работы с кадрами состоит из пяти взаимосвязанных подсистем: - кадровой политики; - подбора персонала; - оценки персонала; - расстановки персонала; - обучения персонала. Исходными данными для разработки системы работы с персоналом служат: - Всеобщая декларация прав человека; - Конституция (Основной закон) Российской Федерации; - Гражданский кодекс РФ; -Трудовой кодекс РФ; -система управления предприятием; -планы экономического и социального развития. Система работы с персоналом отражается в следующих важнейших документах предприятия. Итак, работа с персоналом должна рассматриваться как система, включающая кадровую политику, подбор, оценку, расстановку и обучение кадров, и находить отражение в главных нормативных документах предприятия. Деловое письмо Список слов делового языка, вызывающих трудности в употреблении Автобиография - биография лица, написанная им самим. Не следует употреблять тавтологическое сочетание «Моя автобиография». Адресант - лицо, отправляющее документ. Адресат - лицо, которому адресован документ. Адресовать - кому? (к кому? - недопустимо), например, «адресовать запрос директору». Аппарат - орган, выполняющий административно-хозяйственные функции; чего, для чего? (например: «аппарат для регулирования процесса производства», «аппарат управления»). Ассигнования - на что? (например, «ассигнования на строительство»). Благодаря - предлог, употребляется с дательным падежом, а не с родительным: «благодаря кому», а не «кого». Более - недопустимо сочетание этого наречия с прилагательными и наречиями в сравнительной степени (например, «более лучший»). Бухгалтер - множественное число: бухгалтеры. Вакансия - свободное рабочее место, не рекомендуется употреблять тавтологическое сочетание «свободная вакансия». Вложение - во что? (недопустимо: «на что?»), например, «рост капитальных вложений в строительство». Выговор - множественное число: выговоры (не «выговора»). Директор - множественное число: директора. Договор - родительный падеж: договора; множественное число: договоры. Заведующий - чем? (например, отделом). Информация - о чем? (а «не почему?»). Квартал - ударение всегда на втором слоге. Конференция - по чему? (а не «о чем?»). Обусловливать - не «обуславливать». Опись - чего? на что? Отпуск - родительный падеж: отпуска; предложный падеж: об отпуске, в отпуске (не «в отпуску»); множественное число: отпуска. Расписка - в чем? (а не «о чем»): например, «расписка в получении денег». Рационализировать - не «рационализовать». Секретарь - употребляют по отношению к лицам мужского и женского пола. Совещание - о чем? по вопросу? по чему? (например, «совещание по проекту», «совещание о внедрении»). Сосредоточивать - не «сосредотачивать». Табель - родительный падеж: табеля; множественное число: табели. Уполномочивать - не «уполномачивать». Модели и варианты синтаксических конструкций для делового письма Предлагаемые варианты являются наиболее распространенным началом стандарт-ного делового письма. Используя предложенные словосочетания, самостоятельно со-ставьте деловой документ. В связи с тяжелым положением… В связи с проведением совместных работ… В соответствии с письмом заказчика… В соответствии с протоколом… В целях усиления охраны имущества… В ответ на Вашу просьбу… В подтверждение нашего телефонного разговора… В подтверждение нашей готовности… Рациональное использование времени Одна из целей изучения раздела «Руководство персоналом» – обучение студентов рациональному использованию времени. Столь нужная руководителю, да и любому со-временному специалисту, современная компетентность предполагает правильное вос-приятие времени («чувство времени»), умение оптимально распределять его, строить реалистичную программу реализации цепей во времени. Предлагаемое упражнение спо-собствует повышению временной компетентности специалиста. Инструкция. Установите, что Вам мешает лучше использовать свое время. С этой целью к каждому из следующих высказываний напишите не менее пяти окончаний: У меня слишком мало времени, потому что… У меня было бы больше времени, если бы… Я расходую слишком много времени понапрасну, потому что… Я слишком мало могу влиять на планирование своего времени, потому что… Хорошенько поразмыслив над этими вопросами, Вы выясните те препятствия, ко-торые мешают более оптимальной самоорганизации. Ведение документооборота в ОАО «РЖД» Задание №1. Правила подготовки и оформления приказов по основной деятельности Цель работы: ознакомиться с основными правилами оформления приказов по основной деятельности, приобрести навыки в составлении текстов приказа, научиться готовить бланки приказов. 5 Теоретическая часть Основные понятия Управленческая деятельность общества подлежит документированию по установленным правилам с использованием унифицированных форм взаимоувязанных организационно-распорядительных документов, издаваемых обществом в пределах своей компетенции. Документ должен быть проверен на соответствие правилам русского языка и тщательно отредактирован, должен обеспечивать точное и однозначное восприятие содержания документа. Используемые в документе транспортные термины должны соответствовать их значениям (понятиям), принятым на железнодорожном и других видах транспорта. Документы общества и его подразделений оформляют, как правило, на бланках установленной формы, которые представляют собой стандартные листы бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм) с соответствующими реквизитами, расположенными на них в определенном порядке. Реквизиты документов (дата, номер, заголовок, текст, фамилии должностных лиц и др.), использованные в настоящей работе для оформления образцов (примеров) документов общества, являются условными. В текстах нормативных документов, распоряжений, поручений, протоколов, писем применение указанных условных (сокращенных) наименований не допускается. Они могут применяться лишь при оформлении реквизитов «Визы согласования документа», «Отметка об исполнителе», в регистрационном штампе при регистрации документов, при их разметке, в справочных материалах, указателе рассылки и т. п. ПРИКАЗ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения всех основных или оперативных задач, стоящих перед данным предприятием. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу. К каждому виду документа предъявляются соответствующие требования. ПРИКАЗ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ – нормативный распорядительный документ, отражающий управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, совершенствования структуры и организации работы предприятия. Любой приказ – это указание о проведении конкретных мероприятий, назначении ответственных за это лиц и сроков выполнения этих мероприятий. Приказы издаются, когда требуется довести до сведения работников директивные документы, поступившие из вышестоящих органов. Процесс составления и оформления приказа регламентируется инструкциями по работе с документами. В них предписано обязательное соблюдение ряда требований и правил, которые должны обеспечить юридическую полноценность приказа, его оперативное исполнение, а также всестороннее решение вопроса. 6 Подготовка и оформление приказа 1. Приказами общества оформляются организационно-распорядительные решения по наиболее важным и комплексным вопросам функционирования общества и регулирования хозяйственной деятельности обособленных структурных подразделений общества, которые имеют, как правило, нормативный характер и рассчитаны на длительный срок действия и широкий круг лиц, а также решения по кадровым вопросам. Приказы могут издаваться также для организации исполнения решений высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров общества и правления общества. Приказ оформляется на бланке установленной формы, образец которого приведен в Приложении А. Проекты приказов разрабатывают подразделения аппарата управления общества по поручению президента общества или в инициативном порядке. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов, их оформление и согласование с заинтересованными подразделениями аппарата управления (обособленными структурными подразделениями) общества возлагается на руководителя подразделения, которое разрабатывает приказ. Заголовок приказа должен кратко отражать содержание текста приказа. Печатают заголовок полужирным шрифтом размером № 14. Точку в конце заголовка не ставят. Текст отделяют от заголовка межстрочными интервалами 24–36 пт и печатают от левой границы текстового поля шрифтом размером № 14 через межстрочный интервал 18 пт, выравнивая по левой и правой границам текстового поля. Текст печатается с абзаца, то есть с отступа размером 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбула) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагают цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывают наименование этого документа, его дату, номер и заголовок. Например: «Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 18 сентября 2003 г . № 585 «О создании открытого акционерного общества «Российские железные дороги» приказываю:». Допускается приводить текст документа или решения высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов (полностью или извлечения из текста). Констатирующая часть приказа может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и др. и заканчивается словом «приказываю», после 7 которого ставится двоеточие. Если приказ не имеет констатирующей части, то печатается слово «приказываю» с двоеточием, затем – распорядительная часть. Слово «приказываю» печатают строчными буквами вразрядку (2 пт) – «приказываю:». Распорядительная часть текста должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя и реального срока исполнения каждого действия. В качестве исполнителей определяют должностных лиц общества (с указанием их фамилий и инициалов). Если приказ издается по результатам проверки, ревизии или в связи с аварией, нарушением установленных правил технической эксплуатации, оформленными соответствующим документом (актом, заключением, протоколом), то в констатирующей части приказа обстоятельства и причины излагают, как правило, кратко (не более 1,5 страницы). Текст приказа, содержащего несколько решений, поручений, подразделяют на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами с точкой (после точки текст печатают с прописной буквы). Пункты подразделяют при необходимости на подпункты, которые могут обозначаться строчными буквами или арабскими цифрами с круглой скобкой, или на абзацы (без буквенного и цифрового обозначения). Подпункты печатают с красной строки со строчной буквы и отделяют один от другого точкой с запятой. Если приказом предусматривается образование комиссии (рабочей группы), то в ее составе первым указывается председатель комиссии (руководитель рабочей группы), затем его заместитель (заместители) и далее члены комиссии (рабочей группы) в алфавитном порядке независимо от их должности. При необходимости в последнем пункте распорядительной части текста указывают должностное лицо общества, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ отменяет или изменяет (дополняет) ранее изданный документ (отдельные его положения), то в распорядительную часть приказа включают соответствующий пункт, который начинают словами «Признать утратившими силу…», «Дополнить…», «Внести в … следующие изменения:», с указанием пунктов (подпунктов, абзацев), даты, номера и заголовка отменяемого или изменяемого документа. Этот пункт помещают, как правило, в конце распорядительной части приказа. Отдельные задания, поясняющие или дополняющие содержание приказа (в том числе включающие цифровые данные), оформляют в виде приложений к приказу, на которые в соответствующих пунктах распорядительной части приказа должна быть ссылка (как правило, «согласно приложению»). На первой странице приложения в правом верхнем углу проставляют отметку о приложении (нумерационный заголовок), в котором указывают дату и номер приказа ОАО «РЖД». 8 Приложение к приказу ОАО «РЖД» от «___» сентября 2005 г. №__ Приложения заканчивают чертой, расположенной по центру, на расстоянии межстрочного интервала 36 пт от последней строки текста. Длина черты 3–4 см. Если прилагаемые к приказу документы утверждаются этим приказом (в тексте приказа дается формулировка «Утвердить»), то на первой странице в правом верхнем углу каждого из этих документов проставляют отметку об утверждении (отметку о приложении в этом случае не делают). УТВЕРЖДЕН приказом ОАО «РЖД» от «___» сентября 2005 г. №__ Нумерацию страниц приказа, каждого приложения к нему и утверждаемого приказом документа производят отдельно. Если утверждаемый приказом документ (положение, правила, инструкция и др.) имеет приложения, которые поясняют или дополняют содержание этого документа, нумерация страниц такого документа и приложений к нему должна быть сквозной (единой). Проект приказа, завизированный исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект, согласовывается с руководителями причастных подразделений аппарата управления (обособленных структурных подразделений) общества, соответствующими вице-президентами общества и начальником Правового департамента. Начальник Департамента управления делами визирует проект приказа перед представлением на подпись президенту общества или лицу, осуществляющему его полномочия. При наличии приложений каждое из них визируется исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект, а также согласовывается с руководителями подразделений, в ведении которых находятся предусмотренные в приложении вопросы, задания. Если в процессе согласования в проект приказа вносят изменения, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. 14. Виза согласования включает должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату. Визу проставляют на оборотной стороне последнего листа проекта приказа и каждого приложения к нему. Отметку об исполнителе проставляют в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа проекта приказа. 9 15. Если в ходе согласования проекта приказа возникли разногласия, которые не разрешены в рабочем порядке, то руководитель подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект приказа, проводит согласительное совещание с участием руководителей подразделений общества (или их представителей, уполномоченных принимать решение по рассматриваемому документу), которые имеют замечания по проекту, и при необходимости представителя Правового департамента. По вопросам, не урегулированным на совещании, исполнитель составляет протокол разногласий, в котором отражаются замечания по проекту и мнение подразделения, подготовившего проект, и направляет его с проектом приказа вице-президенту общества, в ведении которого находится этот вопрос. Если согласие по спорным вопросам и в этом случае не достигнуто, проект приказа рассматривает первый вице-президент общества и представляет на подпись в одобренной им редакции, о чем указывается в пояснительной записке к проекту. Руководитель подразделения аппарата управления общества, который имеет замечания по проекту приказа в целом или по его отдельным положениям, может изложить свое мнение с соответствующей мотивировкой на проекте приказа или отдельном листе. В этом случае он проставляет свою подпись (визу), рядом с которой пишет: «С замечаниями» или «Замечания прилагаются». К проекту приказа, представляемому на подпись, должны прилагаться документы, во исполнение которых подготовлен проект, и при необходимости документы (копии документов), на которые имеется ссылка в подготовленном проекте приказа. Если проект приказа подготовлен в инициативном порядке (при необходимости и в других случаях), к нему прилагают пояснительную записку, которая должна содержать обоснование целесообразности его принятия, а также возможные последствия реализации предлагаемых решений. Приказы подписываются президентом общества или лицом, осуществляющим его полномочия. Подпись включает должность лица, подписавшего приказ, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Приказы по личному составу подписываются президентом общества (лицом, осуществляющим его полномочия), а также вице-президентом общества, в ведении которого в соответствии с распределением обязанностей находятся кадровые вопросы. Тексты приказов, связанных с назначением, освобождением, перемещением, увольнением, командированием работников, начинаются, как правило, с обозначения (глаголом в неопределенной форме) действия, которое необходимо произвести: назначить, освободить, уволить, перевести, принять, командировать, предоставить отпуск и др. Затем указывают фамилию, инициалы работника (в приказах о приеме на работу – имя и отчество полностью) и его должность. 10 20. На экземпляре приказа, подготовленном к тиражированию (размножению), проставляется печать отдела документационного обеспечения, а личная подпись президента общества не приводится. Размноженные экземпляры приказа отдел документационного обеспечения рассылает согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем. Копию приказа в обязательном порядке направляют в Правовой департамент, а также, за исключением приказа по личному составу, в отдел инспекции и контроля. 21. Совместные приказы общества и других организаций печатают на стандартных листах бумаги формата А4 (без использования бланков). При оформлении совместного приказа наименования общества и другой организации располагают на одном уровне. 22. Подразделения аппарата управления общества в рамках установленной компетенции могут издавать приказы во исполнение нормативных документов общества или для осуществления своей исполнительной деятельности исходя из задач и функций подразделения, а также приказы по личному составу в пределах предоставленных руководителям подразделений полномочий. 23. Приказы подразделений аппарата управления общества оформляются на бланке приказа соответствующего подразделения, изготовленном аналогично бланку приказа, приведенного в Приложении Б. |