Лекции по ОПМ. Тема 1 Структурная реформа железноднорожного транспорта
 Скачать 1.15 Mb.
|
|
Практическая часть 1. Используя Приложения А, Б ознакомиться с образцами бланков приказов, которые используются в ОАО «РЖД». 2. С помощью компьютерного теста проверить свои знания в оформлении бланков приказов, которыми пользуются в ОАО «РЖД». Оформление отчета Цель работы. Дать краткую характеристику приказов по основной деятельности. Показать результаты, полученные в ходе выполнения практической части. Контрольные вопросы Дайте определение приказа. Что такое приказ по основной деятельности? На какие группы можно разделить приказы по содержанию? В каких случаях издаются приказы? Кем готовятся проекты приказов и с кем согласовываются? С какого момента приказ вступает в силу? Кому принадлежит право подписи приказов по основной деятельности? В течение какого периода действует приказ по основной деятельности? Какие реквизиты приказа по основной деятельности? 10. Как пишется наименование вида документа? 11 Правила оформления деловых и служебных писем Цель работы: изучение правил оформления деловых и служебных писем; приобретение практических навыков составления делового документа. Теоретическая часть Служебное, или деловое, письмо применяется в управленческой деятельности для осуществления информационного обмена с организациями как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Письма можно классифицировать: по содержанию и назначению; по происхождению; по степени подлинности; по количеству затрагиваемых аспектов; по количеству адресатов и авторов. Письма могут использоваться для доведения до подразделений аппарата управления (обособленных структурных подразделений) сведений официального характера, разъяснений о применении нормативных правовых актов и документов, а также указаний по вопросам деятельности этих подразделений в рамках установленных производственно-финансовых планов и заданий, в пределах полномочий должностного лица, подписывающего письмо. Письма управления железной дороги оформляются на бланках установленной формы, образцы которых приведены в Приложении В. Подготовка и оформление письма 1. Письма могут использоваться для доведения до подразделений аппарата управления (обособленных структурных подразделений) общества сведений официального характера, разъяснений о применении нормативных правовых актов и документов, а также указаний по вопросам деятельности этих подразделений в рамках установленных производственно-финансовых планов и заданий, в пределах полномочий должностного лица, подписывающего письмо. Оформление писем производится: за подписью президента общества – на бланке письма ОАО «РЖД» с угловым расположением реквизитов, на бланке письма ОАО «РЖД» с продольным расположением реквизитов, на бланке письма президента ОАО «РЖД»; за подписью вице-президентов общества – на бланке письма ОАО «РЖД» с угловым расположением реквизитов, на бланке письма ОАО «РЖД» с продольным 12 расположением реквизитов, на бланках письма первого вице-президента ОАО «РЖД», старшего вице-президента ОАО «РЖД» и вице-президента ОАО «РЖД» соответственно. Бланк письма с угловым расположением реквизитов используется для оформления писем по производственно-финансовым и другим вопросам уставной деятельности общества (письмо-предложение, письмо-запрос, письмо-ответ, письмо-просьба и др.), включая письма в адрес Президента Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации, а также для оформления сопроводительных, информационных, гарантийных и других аналогичных писем. Бланк письма с продольным расположением реквизитов рекомендуется использовать для оформления писем, содержащих приглашение, выражение благодарности, а также писем-поздравлений, извещений и других аналогичных писем размером не более одной страницы. Бланк письма президента (вице-президента) общества обычно используется по его усмотрению для оформления письма в адрес конкретного должностного лица другой организации. Оформление писем за подписью руководителей подразделений аппарата управления общества производится на бланке письма соответствующего подразделения, изготовленном аналогично бланку письма, приведенного в Приложении Г. Содержание писем должно отвечать по существу на вопросы, которые поставлены в обращениях и запросах, поступивших в общество. Письма могут быть адресованы организациям, их структурным подразделениям, руководителям или иным должностным лицам, а также физическим лицам. В состав реквизита «Адресат», который указывают в правом верхнем углу первого листа письма (первую строку печатают на уровне наименования общества в угловом штампе бланка), входят наименование организации (структурного подразделения организации), должность, инициалы и фамилия получателя (при адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамилией). 5. Составные части реквизита «Адресат» – наименование организации (структурного подразделения организации), должность, инициалы и фамилию должностного лица, почтовый адрес – печатают с новой строки через межстрочный интервал 12 пт. Начала строк многострочного реквизита выравниваются по вертикали. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Например: Председателю Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации И.О. Фамилия Каждую составную часть реквизита «Адресат» рекомендуется отделять друг от друга межстрочным интервалом 18 пт. 13 6. При направлении письма в организацию или структурное подразделение организации (без указания должностного лица) их наименование пишут в именительном падеже. Например (наименования организаций, их адреса, фамилии и инициалы лиц в примерах являются условными): Министерство транспорта Российской Федерации 7. Письмо можно адресовать конкретному должностному лицу организации, если решение поставленных в письме вопросов входит в компетенцию этого должностного лица. При этом наименование организации пишут в именительном падеже, а наименование должности и фамилию – в дательном. Например: Транспортное агентство «Логистика и транспорт» Начальнику финансового отдела И.И.Иванову Если письмо адресуют руководителю организации или его заместителю, то наименование организации входит в наименование должности адресата, которое пишется в дательном падеже. Например: Заместителю генерального директора ОАО «Грузовая транспортная компания» П.П.Петрову 8. Если в состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес, то сначала указывают наименование организации, затем ее почтовый адрес, например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 На письмах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и иные государственные органы, а также филиалы общества, их адрес не указывают. 9. При адресовании письма президенту (вице-президенту) общества наименование его должности включает сокращенное наименование общества – ОАО «РЖД», например: Президенту ОАО «РЖД» И.О.Фамилия или Вице-президенту ОАО «РЖД» И.О.Фамилия При адресовании письма другим должностным лицам общества (руководителям департаментов, управлений, обособленных структурных подразделений) допускается не указывать наименование общества, например: Начальнику Департамента коммерческой работы в сфере грузовых перевозок И.О.Фамилия 14 или Начальнику Центра управления перевозками И.О.Фамилия 10. При адресовании письма руководителю (должностному лицу) филиала или иного обособленного структурного подразделения общества его наименование пишут без указания статуса этого подразделения в обществе (то есть не надо указывать, что железная дорога или проектный институт является филиалом ОАО «РЖД»). Например: Начальнику Московской железной дороги И.О.Фамилия или Директору Иркутского проектно-изыскательского института И.О.Фамилия 11. Если письмо адресуют физическому лицу, то сначала указывают его фамилию, затем инициалы, далее почтовый адрес, например: Калинину И.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264 Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово КОПИЯ перед вторым, третьим, четвертым адресатами не пишут. Каждый экземпляр отправляемого письма должен быть подписан. Письмо должно иметь краткий заголовок, раскрывающий содержание письма. Если в письме содержится несколько вопросов, то его заголовок должен быть сформулирован обобщенно. Заголовок письма печатают строчными буквами от левой границы текстового поля через межстрочный интервал 12 пт, точку в конце заголовка не ставят. Письма-ответы на обращения граждан заголовка не имеют. 14. Письмо должно касаться, как правило, одного вопроса. В одном письме может быть затронуто несколько вопросов, если они взаимосвязаны. Текст письма обычно состоит из двух частей. В первой части излагают причину или основание подготовки письма, приводят ссылки на документы, являющиеся причиной или основанием подготовки письма. Во второй части излагают просьбы, предложения, выводы. Текст письма печатают, как правило, шрифтом размером № 14, с межстрочным интервалом 18 пт. 15. В письме, оформленном на бланке президента или вице-президента общества, текст излагают от первого лица единственного числа: «Прошу обеспечить…», «Направляю проект постановления…». 15 В письме, оформленном на бланке общества (или на бланке подразделения аппарата управления общества), текст излагают от первого или третьего лица единственного числа или первого лица множественного числа: «Прошу выделить…», «Направляю материалы…», «ОАО «РЖД» считает…», «Департамент корпоративных финансов сообщает…», «Просим направить…». 16. Письмо может иметь приложения. Отметку о наличии приложений к письму печатают (между текстом и подписью) через межстрочный интервал 18–24 пт от последней строки текста письма. Слово «Приложение» печатают с новой строки, с отступа 1,25 см от левого края поля, после него ставят двоеточие и через межстрочный интервал 12 пт печатают текст отметки. Если письмо имеет приложение, на которое в тексте письма есть ссылка, то отметку о нем оформляют следующим образом: Приложение: на 8 л. в 3 экз. Если письмо имеет приложения, на которые ссылки в тексте нет, то перечисляют их наименования с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например: Приложения: 1. Справка о согласовании проекта стандарта «Документация внешнеторговая» на 5 л. в 2 экз. 2. Отзывы по проекту стандарта на 3 л. в 2 экз. Если к письму прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 22.09.2005 № 4/3032 и приложение к нему, всего на 7 л. Если письмо направляют в несколько адресов, а приложение не во все адреса, то отметку оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, то количество листов в них не указывают. Например: Приложение: 2 журнала. При большом количестве приложений составляют их опись, а в конце письма указывают: 16 Приложение: согласно описи, на 48 л. Приложения, которые поясняют или дополняют содержание письма, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги формата А4, завизированы и иметь все необходимые для прилагаемого документа реквизиты. Нумерацию страниц письма и страниц приложений производят отдельно. 17. Письма подписываются должностными лицами общества в соответствии с их полномочиями. Письма об исполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, в связи с запросами (обращениями) председателей Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, а также письма, направляемые в эти адреса по инициативе общества, подписываются президентом общества. Письма в адрес Руководителя (заместителей Руководителя) Администрации Президента Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации и Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных министров, руководителей федеральных служб и агентств, руководство деятельностью которых осуществляют Президент Российской Федерации и Правительство Российской Федерации, руководителей высших судебных органов Российской Федерации, Генерального прокурора Российской Федерации, заместителей председателей Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, председателя Счетной палаты Российской Федерации и руководителей органов государственной власти субъектов Российской Федерации подписываются президентом общества (в его отсутствие – первым вице-президентом общества с согласия президента общества). 18. Проект письма, завизированный исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего этот проект, до представления на подпись должен быть согласован с причастными должностными лицами. Согласование оформляется визами, проставляемыми на оборотной стороне последнего листа визового экземпляра проекта письма. Отметку об исполнителе проставляют в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника и визового экземпляра проекта письма. При проставлении отметки об исполнителе на лицевой стороне листа ее печатают шрифтом размером № 8–10, на оборотной стороне – шрифтом размером № 14. 19. При оформлении письма на бланке ОАО «РЖД» в реквизите «Подпись» указывают сокращенное наименование общества, например: Президент ОАО «РЖД» (личная подпись) И.О.Фамилия 17 При оформлении письма на бланке президента (вице-президента) ОАО «РЖД» наименование должности перед подписью не указывают. При оформлении письма на бланке департамента (управления) общества в реквизите «Подпись» не указывают наименований подразделения и общества. Например, на бланке Департамента анализа конъюнктуры рынка подпись оформляется: Начальник департамента (личная подпись) И.О.Фамилия Если руководитель соответствующего подразделения аппарата управления (обособленного структурного подразделения) общества является членом правления общества, то это может быть указано при оформлении его подписи на бланке департамента (управления) или филиала ОАО «РЖД»: Начальник департамента, член правления ОАО «РЖД» (личная подпись) И.О.Фамилия или Начальник железной дороги, член правления ОАО «РЖД» (личная подпись) И.О.Фамилия 20. При оформлении письма на стандартном листе бумаги (не на бланке) наименования общества и подразделения аппарата управления общества включаются в состав наименования должности подписывающего, например: Начальник Департамента корпоративных финансов ОАО «РЖД» (личная подпись) И.О.Фамилия 21. При подготовке письма за подписью президента (вице-президента) общества исполнитель готовит проект подписного экземпляра и визовой экземпляр. Практическая часть Используя Приложения В, Г, Д, Е, Ж, ознакомиться с образцами бланков писем, которые используются в ОАО «РЖД». Ознакомиться с Приложением И, в котором приведены наиболее вероятные ошибки, встречающиеся при оформлении писем. С помощью компьютерного теста проверить свои знания в оформлении бланков писем, которыми пользуются в ОАО «РЖД». Оформление отчета Цель работы. Дать характеристику письма. Показать результаты, полученные в ходе выполнения практической части. 18 Контрольные вопросы Дайте определение служебного письма. Какие основные два документа в нем можно выделить? Что такое письмо? Как можно классифицировать письма? Какие реквизиты используются для написания письма? Какие формы изложения текста используют в письме? Из каких частей состоит текст письма? Назовите основные способы работы с текстом письма. Тесты Широкое применение тестов в профессиональном отборе обусловлено множеством различных профессий, связанных с необходимостью разделения труда и реально существующими различиями между людьми. Наибольший интерес для практического применения в оценке деловых и личных качеств человека представляют два вида тестов: тесты по определению уровня интеллектуального развития; тесты по определению пригодности к профессии. |