Документ Microsoft Office Word. Тема Актуальные вопросы регулирования трудового договора виды трудовых договоров. Вопросы определения правового положения субъектов трудового договора Вопрос Понятие и правовая природа трудового договора
 Скачать 185.67 Kb.
|
|
Тема 6. Вопросы организации издания локальных актов и ведения личных дел работников Вопросы темы: 1. Вопросы организации издания локальных актов. 2. Вопросы ведения личных дел работников. Вопрос 1. Вопросы организации издания локальных актов. В соответствии со ст. 8 ТК РФ, работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее — локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Локальный нормативный акт это внутренний документ работодателя, рассчитанный на неоднократное применение и устанавливающий права и обязанности организации, всех или отдельных категорий ее работников в части, не урегулированной трудовым законодательством (ст. 8 ТК РФ). К числу локальных нормативных актов, как правило, принимаемых работодателем, относятся: а) Правила внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ч. 4 ст. 189 ТК РФ). б) Документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ). Согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, и об их правах и обязанностях в этой области. Кроме того, об издании локальных актов по вопросам обработки персональных данных говорится и в ст. 18.1 Федерального закона от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных». в) Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования (в том случае, если они не урегулированы коллективным договором, соглашениями (ст. 135 ТК РФ)). г) Локальные нормативные акты, устанавливающие правила применения в организации отдельных режимов рабочего времени (например, положение о ненормированном рабочем дне, если работникам организации трудовым договором установлен такой режим (ст. ст. 57, 101 ТК РФ), локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ). д) Положение о порядке проведения аттестации в той части, в которой проведение аттестации не урегулировано законодательством (ч. 2 ст. 81 ТК РФ). Законодательством РФ обязательность прохождения аттестации установлена только в отношении отдельных категорий работников (например, авиационного персонала). е) Документы по охране труда и пожарной безопасности: правила и инструкции по охране труда (п. 23 ч. 2 ст. 212 ТК РФ); перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, если работодателем принято решение не проводить такой инструктаж в отношении работников, не связанных с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов; инструкция о мерах пожарной безопасности (п. 2 Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.09.2020 №1479). Исходя из существующего правового регулирования, можно выделить три возможных варианта разработки и принятия локального нормативного акта: единолично работодателем (в тех случаях, когда законодатель не устанавливает нормы об учете при принятии соответствующего локального нормативного акта работодателя мнения представительного органа работников или при отсутствии такого представительного органа); с учетом мнения представительного органа работников (выборного органа первичной профсоюзной организации) (ст. 372 ТК РФ); по согласованию с представительным органом работников, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями (ч. 3 ст. 8 ТК РФ). В этом случае локальный нормативный акт не может быть утвержден без согласия соответствующего представительного органа. Кроме того, особенности регулирования труда спортсменов, тренеров устанавливаются трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями, а также локальными нормативными актами, принимаемыми работодателями в соответствии с требованиями статьи 8 ТК РФ с учетом норм, утвержденных общероссийскими спортивными федерациями, и мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ч. 3 ст. 348.1 ТК РФ, п. 2 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 24 ноября 2015 г. №52 «О применении судами законодательства, регулирующего труд спортсменов и тренеров»). Принятие локального нормативного акта в первой ситуации не ограничивается никаким контролем со стороны работников или их представительных органов, в то время как достижение оптимального согласования интересов трудовых отношений достигается в том числе и через соблюдение процедуры учета мнения представительного органа работников при принятии локальных нормативных актов. Рассмотрим порядок принятия локальных нормативных актов с учетом мнения представительного органа работников (выборного органа первичной профсоюзной организации). В литературе уже отмечалась непоследовательность законодателя, употребляющего различную терминологию для определения того органа, учет мнения которого должен быть произведен работодателем при принятии локального нормативного акта. Так, в ч. 2 ст. 8 ТК РФ указано, что в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников. В той же время ст. 372 ТК РФ устанавливает порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Однако, как следует из ч. 2 ст. 29, 30 и 31 ТК РФ, интересы работников при реализации права на участие в управлении организацией могут представлять как первичная профсоюзная организация, так и иные представители, избираемые работниками. В том случае, если в организации отсутствует первичная профсоюзная организация, однако образован представительный орган в порядке, предусмотренном ст. 31 ТК РФ, возникает ли у работодателя обязанность принимать локальные нормативные акты с учетом его мнения? Если в организации отсутствует первичная профсоюзная организация, то представительство интересов работников может быть поручено иным представителям, избранным на общем собрании (конференции) работников в соответствии со ст. 31 ТК РФ. Кроме того, обязанность работодателя учитывать при принятии локальных нормативных актов мнение второй стороны возникает и тогда, когда интересы работников представляет один из сотрудников, уполномоченный на это в соответствии со ст. 31 ТК РФ. Определенную сложность представляют также ситуации, когда интересы работников представляют несколько первичных профсоюзных организаций. Каким образом работодателю определить надлежащий порядок действий по учету их мнения? Из буквального прочтения ч. 1 ст. 372 ТК РФ следует сделать вывод, что проект локального нормативного акта и обоснование по нему должны направляться работодателем в выборный орган такой первичной профсоюзной организации, которая представляет интересы всех или большинства работников. Судебная практика подтверждает указанный вывод. Каким образом должен поступить работодатель, если ни одна первичная профсоюзная организация не представляет интересы большинства работников? Освобождается ли он при этом от обязанности согласовывать локальный нормативный акт? В судебной практике есть примеры, когда суд, установив отсутствие профсоюзной организации, представляющей интересы всех или большинства работников, сделал вывод о том, что работодатель не должен согласовывать свой локальный нормативный акт с профсоюзной организацией, не объединяющей более половины работников работодателя. Однако такой формально-юридический подход вряд ли может привести к надлежащему представительству интересов работников при принятии важнейших актов, касающихся их трудовых прав. Поэтому законодателю необходимо устранить существующий пробел в правовом регулировании и предусмотреть такой механизм, который обязывал бы работодателя направлять проект локального нормативного акта и представительному органу, объединяющему менее половины работников организации. В соответствии с ч. 2 ст. 372 ТК РФ, выборный орган первичной профсоюзной организации не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта указанного локального нормативного акта направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме. В случае если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Выборный орган первичной профсоюзной организации также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном ТК РФ (ч. 4 ст. 372 ТК РФ). Публикация текста локального нормативного акта для всеобщего сведения законодательством не предусмотрена. Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие. Локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи: с истечением срока действия; отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом; вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом). Полномочия по принятию и подписанию локального нормативного акта могут быть делегированы руководителем иным лицам. Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения. Вопрос 2. Вопросы ведения личных дел работников. Ведение личных дел работников не является обязательным в отношении всех категорий работодателей. Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел лиц, замещающих должности государственной службы, регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы». Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом. Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией). В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном решении) на какие категории работников следует вести личные дела. Как правило, в первую очередь личные дела заводятся: на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.); работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.). Однако во многих частных компаниях личные дела ведутся на всехработников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы. Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции. 1.Формирование личных дел работников. Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами. Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. Например, в соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе: личный листок по учету кадров или анкета; дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете); автобиография; копии документа об образовании; трудовой договор (второй экземпляр); договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников); характеристики (рекомендательные письма); заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность); выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности); выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности; выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.). С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку. Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п. При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью: личному делу присваивается учетный номер; производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела; в личное дело вкладывается внутренняя опись. 2.Ведение личных дел работников. Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании). Ведение личного дела предусматривает: ведение записей в соответствующих разделах личного дела; помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел; изъятие документов, надобность в которых миновала; периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов. Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом. Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности. Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи. Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу. 3.Хранение и учет личных дел работников. Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558, срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника. Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив. Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов: по порядку номеров; в прямом алфавитном порядке; по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке. В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел. Вопросы для самопроверки: 1. Что такое локальный нормативный акт? 2. Какие локальные нормативные акты, как правило, принимаются работодателями? 3. Что такое правила внутреннего трудового распорядка? 4. Какие существуют варианты разработки и принятия локального нормативного акта? 5. Могут ли локальные нормативные акты ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями? 6. Является ли ведение личных дел работников юридически обязательным? 7. Какие документы обычно включаются в личные дела работников? 8. Каков срок хранения личных дел работников? 9. Каковы правила внесения записей в документы личного дела работника? 10. Какими нормативными правовыми актами регламентируются вопросы ведения личных дел работников? Литература по теме: Основная литература: 1. Соловьева, Е.В. Актуальные проблемы экономико-правового регулирования социально-трудовых отношений: практикум: / Е.В. Соловьева. Москва; Берлин: Директ-Медиа, 2020. 115 с.: ил., схем., табл. Режим доступа: по подписке. URL: http://biblioclub.ru/. Дополнительная литература: 1. Актуальные проблемы трудового права и права социального обеспечения: учебное пособие / К.К. Гасанов, Е.В. Чупрова, Н.Д. Эриашвили и др.; под ред. К.К. Гасанова. Москва: Юнити, 2017. 159 с. Режим доступа: по подписке. URL: http://biblioclub.ru/. |