Делопроизводство, 2 курс. Конспект. Тема Понятие информации и документирования. Классификация документов. Общение и коммуникация. Происхождение документа. Понятие документ
 Скачать 208.67 Kb.
|
|
4.Экспертиза ценности документов. Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность документов, обуславливающаяся их культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. После экспертизы ценности документов идет формирование Архивного фонда РФ и уничтожение малоценных документов. Задачи экспертизы ценности документов: Первая - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профессиональности тому или иному государственному архиву; Вторая - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени: Третья- обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений. Четвертая - отбор на хранение наиболее информативно емких документов. Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: В делопроизводстве – решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «родилось»; В ведомственном архиве - происходит выделение из документального фонда дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Кроме этого отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек; В государственном архиве – проверяется решение экспертных органов ведомственных архивов, и утверждают их; проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов. В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел: дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения; дела, предназначенные для уничтожения. На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи. Критерии экспертизы ценности документов – это система научно - обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Критерии подразделяются на три большие группы: Критерии происхождения документов: значение учреждение или лица в жизни общества - определяются группы учреждений, от которых документы поступают на государственное хранение в полном объеме (ценная документация этих учреждений), либо выборочно; либо вообще не поступают на государственное хранение. Критерии содержания документов относятся: источник информации (при оценке этой группы документов, следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются). Этот критерий должен применять в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид и разновидность документа повторяемость документной информации Критерии внешних особенностей документов: подлинность; внешний вид документа (форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов. 5.Законодательные основы защиты персональных данных сотрудников и сохранности коммерческой и иной информации предприятия (организации). Статья 85. Понятие персональных данных работника. Обработка персональных данных работника Каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную, семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются. (ст. 24 Конституции РФ) Персональные данные - это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в т.ч. его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, ( в соответствии со ст. 3 Закона о персональных данных). Представляемая работником при приеме на работу информация должна иметь форму документа. В отношении некоторых категорий работников законодательством предусмотрено представление дополнительных документов. К педагогической деятельности не допускаются лица: лишенные права заниматься педагогической деятельностью в соответствии с вступившим в законную силу приговором суда; имеющие неснятую или непогашенную судимость за умышленные тяжкие и особо тяжкие преступления; признанные недееспособными, имеющие заболевания (предусмотренные перечнем), и другие сферы человеческой деятельности: «О ведомственной охране»; "О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации"; "О милиции" В связи с трудовыми отношениями работодатель нуждается в следующей информации о работниках: - медицинском освидетельствовании лиц, не достигших 18 лет; - о наличии у работника двух и более иждивенцев; - о подтвержденной медицинским заключением необходимости ухода за больным членом семьи. К персональным данным работника, подлежащим хранению у работодателя, относятся следующие сведения, содержащиеся в личных делах работников: паспортные данные работника; копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; копия документа воинского учета; копия документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний; анкетные данные, заполненные работником при поступлении на работу или в процессе работы; трудовой договор; заключение по данным психологического исследования; копии приказов о приеме, переводах, увольнении, повышении заработной платы, премировании, поощрениях и взысканиях; личная карточка по форме Т-2; заявления, объяснительные и служебные записки работника; документы о прохождении работником аттестации, собеседования, повышения квалификации; иные документы, содержащие сведения о работнике, нахождение которых в личном деле работника необходимо для корректного документального оформления трудовых правоотношений с работником. Применение общероссийских классификаторов является обязательным при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов, а также при межведомственном обмене информацией и в других случаях, установленных законодательством РФ. Обработка персональных данных - это действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в т.ч. передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных ( в соответствии со ст. 3 Закона о персональных данных). Под распространением персональных данных понимаются действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц. Блокирование персональных данных означает временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных, в т.ч. и их передачи. Уничтожение персональных данных - это действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных. Обезличивание персональных данных - это действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных. При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных, должны соблюдаться следующие условия: а) типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных; б) типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных; в) типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных; г) типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы. Государственные органы, муниципальные органы создают в пределах своих полномочий, установленных в соответствии с федеральными законами, государственные или муниципальные информационные системы персональных данных, которые представляют собой совокупность персональных данных, содержащихся в базах данных, а также информационных технологий и технических средств, позволяющих осуществлять обработку таких персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств. Статья 86. Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты В статье установлены общие принципы, лежащие в основе обработки персональных данных работодателем или его представителем, определены цели обработки персональных данных работника: соблюдение законов, иных нормативных правовых актов, содействие в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечение личной безопасности работников, контроль количества и качества выполняемой работы и обеспечение сохранности имущества. Реализуя общие требования, предъявляемые к обработке персональных данных, закрепленные в ст. 86, работодатель основывается на принципах обработки персональных данных, закрепленных в ст. 5 Закона о персональных данных: законности целей и способов обработки персональных данных и добросовестности; соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям оператора; соответствия объема и характера обрабатываемых персональных данных, способов обработки персональных данных целям обработки персональных данных; достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки, недопустимости обработки персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных; недопустимости объединения созданных для несовместимых между собой целей баз данных информационных систем персональных данных. Статья закрепляет, что все персональные данные должны быть получены у самого работника. Закон о персональных данных выделяет специальную категорию персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, обработка которых не допускается, за исключением случаев, если: 1) субъект персональных данных дал согласие в письменной форме на обработку своих персональных данных; 2) персональные данные являются общедоступными; 3) персональные данные относятся к состоянию здоровья субъекта персональных данных и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц, получение согласия субъекта персональных данных невозможно; 4) обработка персональных данных осуществляется в медико-профилактических целях, в целях установления медицинского диагноза, оказания медицинских и медико-социальных услуг при условии, что обработка персональных данных осуществляется лицом, профессионально занимающимся медицинской деятельностью и обязанным в соответствии с законодательством РФ сохранять врачебную тайну, и в других случаях (см. ст. 10). Данные о частной жизни работника (информация о жизнедеятельности в сфере семейных, бытовых, личных отношений), связанные с вопросами трудовых отношений, могут быть получены и обработаны работодателем только с письменного согласия работника. Защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на: 1) обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации; 2) соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа; 3) реализацию права на доступ к информации. Методы и способы защиты информации в информационных системах устанавливаются Федеральной службой по техническому и экспортному контролю и Федеральной службой безопасности РФ в пределах их полномочий. Защите персональных данных работников посвящен Кодекс практики по защите личных данных о работнике, разработанный экспертами МОТ и официально одобренный Административным советом в 1996 г. Отметим, что основные положения названного Кодекса получили отражение в ст. ст. 86, 88, 89 ТК. Вместе с тем ряд положений Кодекса, не получивших непосредственного текстуального закрепления в ТК, также подлежит использованию работодателем, что обеспечивает действенную гарантию защиты персональных данных работника. К ним относятся: сбор личных данных работника не должен вести к его дискриминации; личные данные работника не должны использоваться для контроля за его поведением; все лица, имеющие доступ к личным данным, обязаны хранить тайну информации; полиграфы и иное оборудование для определения правдивости ответов не должны применяться; в случае медицинского обследования работника работодатель должен быть информирован только о тех выводах, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником возложенной на него трудовой функции, выводы не должны содержать информацию медицинского характера, за исключением указаний на пригодность или медицинских противопоказаний к предлагаемой работе. Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников Согласно ст. 5 Закона о персональных данных хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем того требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении. В разделе "Должностные обязанности" квалификационных характеристик ряда должностей руководителей и специалистов, предусмотрено выполнение трудовых обязанностей с использованием или на основе персональных данных работников. К ним можно отнести должности: - главного специалиста по защите информации; - заместителя директора по управлению персоналом; - менеджера по персоналу; - начальника отдела кадров; - экономиста по труду, главного бухгалтера, бухгалтера, документоведа, техника по защите информации и др. Порядок хранения и использования персональных данных работников в организации регулируется локальным нормативным актом. В локальном нормативном акте о (защите) персональных данных работников организации закрепляются положения о: персональных данных работников, необходимых работодателю в связи с трудовыми отношениями; круге должностных лиц, имеющих право получить у работника информацию, относящуюся к его персональным данным; хранении персональных данных на бумажных и электронных носителях в предназначенном для этого помещении; основных условиях проведения обработки персональных данных работников; круге должностных лиц, имеющих право на доступ к персональным данным, которые необходимы им для выполнения своих должностных обязанностей, порядок их предоставления; должностном лице, ответственном за организацию и хранение персональных данных работников; должностном лице, осуществляющем контроль за хранением персональных данных работников; передаче персональных данных работников; правах работника, обеспечивающих защиту персональных данных, хранящихся у работодателя; обязанностях работника в целях обеспечения достоверности его персональных данных; ответственности за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работников. Статья 88. Передача персональных данных работника Статья закрепляет основные требования, которые должны выполняться работодателем при передаче персональных данных работника в пределах организации, а также другим организациям. В качестве общего правила устанавливается, что передача персональных данных работника другим организациям возможна только с письменного согласия работника. Исключение составляют два случая: когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника; когда это установлено федеральными законами. Работодатель вправе запрашивать: в учреждении медико-социальной экспертизы информацию, если на основании трудовой рекомендации, индивидуальной программы реабилитации инвалида у него возникают вопросы применения труда инвалида в данной организации; медицинское учреждение, выдавшее беременной женщине заключение о переводе ее на другую работу, чтобы выяснить, какой характер работы может быть ей предложен, и т.д. Статья 89. Права работников в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя Закрепление прав работника, обеспечивающих защиту его персональных данных, направлено на сохранность полной и точной информации о нем. Субъект персональных данных вправе требовать от оператора уточнения своих персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по их защите. Статья 90. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника Работники организации, не обеспечившие сохранность персональных данных работников, могут привлекаться работодателем как к дисциплинарной, так и к материальной ответственности. Разглашение персональных данных работника является основанием расторжения трудового договора по инициативе работодателя с работником, разгласившим эти сведения, в соответствии с подп. "в" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК. Работник, который в связи с исполнением трудовых обязанностей получил доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, в случае умышленного или неосторожного разглашения этой информации при отсутствии в действиях такого работника состава преступления несет дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством РФ (ч. 2 ст. 14 Закона о коммерческой тайне). Разглашение информации, доступ к которой ограничен федеральным законом, лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, за исключением случаев недобросовестной конкуренции, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 500 до 1000 руб.; на должностных лиц - от 4 тыс. до 5 тыс. руб. (см. ст. 13.14 КоАП). Уголовным кодексом предусмотрена ответственность за незаконные получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну (ст. 183), за неправомерный доступ к компьютерной информации (ст. 272); создание, использование и распространение вредоносных программ для ЭВМ (ст. 273); нарушение правил эксплуатации ЭВМ, системы ЭВМ или их сети (ст. 274). 6.Списание и уничтожение документов. Уничтожение документов – особая процедура для любой организации, специфика которой заключается в том, что уничтоженные бумаги в большинстве случаев не подлежат восстановлению. Это значит, что к порядку уничтожения документов нужно отнестись с максимальной ответственностью. Порядок уничтожения документов в организации преимущественно сводится к работе экспертной комиссии, которая ежегодно выполняет оценку имеющихся в архиве документов и создает перечень дел с истекшим сроком хранения. Последняя группа документов подлежит уничтожению. Основные этапы уничтожения документов 1. Порядок уничтожения документов прежде всего связан с процедурой отбора дел для постоянного и временного хранения, которые в последующем передаются в архив. Эти документы описываются в соответствии с правилами работы архивов организаций. 2. После утверждения описей дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по личному составу разрешается уничтожение документов за промежуток времени, который соответствует утвержденным описям. Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения в организациях выполняется при условии упорядочения документов по личному составу за выбраный отрезок времени. 3. Документы, которые прошли этап отбора для уничтожения, заносятся в специальный акт. 4. Отобранные документы направляются для уничтожения в компании, которые профессионально занимаются уничтожением офисных документов. К самому акту прикрепляется квитанция о том, что документы, согласно порядку уничтожения документов, были сданы на переработку. |