Делопроизводство, 2 курс. Конспект. Тема Понятие информации и документирования. Классификация документов. Общение и коммуникация. Происхождение документа. Понятие документ
 Скачать 208.67 Kb.
|
|
7.Основания и схемы классификации документов. К числу самых первых документных систематизации относятся дошедшие до нас фрагменты каталогов на глиняных табличках шумерских библиотек. Каталоги того времени содержали обычно имя автора, заглавие, информацию о жанре, объёме, времени создания документа. В эпоху Средневековья стал зарождаться классификации документов, в основу которых был положен признак содержания. Из непосредственной практики работы с документами постепенно вырастали и формировались классификации, основанные на использовании функционально-целевых признаков документированной информации. С изобретением книгопечатания, с быстрым ростом книгоиздания, увеличением библиотечных фондов проблема библиографического поиска печатных изданий в библиотеках актуализировалась. Попытки решения этой проблемы привели к разработке во второй половине XIX века первой научно обоснованной системы классификации документов. Её создателем выступил в 1874 г. библиотекарь одного из американских колледжей Мелвил Дьюи. Суть десятичной классификации М. Дьюи (ДКД) состояла в делении всей совокупности человеческих знаний и, соответственно, всего книжного фонда на 10 классов (отделов). Девять классов предназначались для основных конкретных отраслей знаний и еще один — для книг общего характера. Классификация документов осуществляется по различным основаниям. По отражаемым в них видам деятельности документы подразделяются на две группы: документы по общим и административным вопросам, документы по функциям управления. Первая группа документов — по вопросам общего руководства организацией (предприятием) и его деятельности — может составляться работниками всех подразделений. Вторая группа документов составляется работниками финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта и др. Документы классифицируются также по наименованиям: приказы, протоколы, акты, служебные записки, договоры и т.д.; по месту составления, внутренние (документы, составляемые между должностными лицами одной организации) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций, от частных лиц); по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие ряд вопросов); по форме: индивидуальные (когда содержание каждого документа имеет свои особенности), трафаретные (когда часть документа отпечатана, а часть заполнена) и типовые (созданные для группы однородных предприятий, организаций); по срокам исполнения: срочные (требующие исполнения в определенный срок) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен); по происхождению: служебные (затрагивающие интересы предприятия, организации, фирмы) и личные (касающиеся конкретного лица и являющиеся именными); по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты; по средствам фиксации: письменные, графические, фото- и кинодокументы и др. по форме отправления, традиционные почтовые пересылки, электронная почта, факсовые отправления. 8.Классификация материальных носителей документированной информации. Документ представляет собой двуединство информации и материального носителя. Особенности строения, формы материала, на котором фиксируется информация: — документы на естественной материальной основе (на глиняных табличках, камне, берёсте, пергаменте и т. п.) и — документы на искусственной материальной основе (на бумаге, полимерных материалах и т. п.). Существуют также энергетические носители. По форме материального носителя информации документы могут быть: — листовыми— представляющими собой один или несколько листов любого формата без их скрепления (газета, листовка, афиша, плакат, географическая карта); — блочными (кодексовыми) — в виде скреплённых между собой по одному краю листов — страниц (традиционная книга, журнал, альбом, атлас и т. п.); — карточными — совокупность карт установленного формата (почтовые, игральные, пластиковые, перфокарты, открытки, визитные карточки и т. п.); — ленточными — в виде длинной полосы какого-либо материала. В зависимости от размеров пленки кинофильмы делятся соответственно на узкопленочные, широкопленочные, широкоформатные; — дисковыми (грампластинка, магнитный диск, лазерный диск и т. п.)'; — манжетными (в настоящее время практически не используются); — цилиндрическими (фонографические валики, применявшиеся в фонографах Т. А. Эдисона, магнитные барабаны); — проволочными (в первых магнитозаписывающих аппаратах, в некоторых современных так называемых «черных ящиках» на летательных аппаратах). В зависимости от возможности транспортировки материальных носителей документы можно разделить на стационарные и портативные. 9.Классификация по способу документирования. Классифицировать документы - значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности. Все документы подразделяются на следующие группы: по способу документирования; по сфере использования; по наименованию; по содержанию; по характеру содержания; по месту составления; по грифу ограничения доступа (степени гласности); по происхождению; по юридической силе; по форме изложения (степени унификации); по срокам исполнения; по срокам хранения; по степени обязательности. Тема 10. Обеспечение безопасности, сохранности документов и защита персональных данных сотрудников. Управление документацией. Хранение, поиск и использование документов. Технология учета и рассмотрения поступивших конфиденциальных документов. Экспертиза ценности документов. Законодательные основы защиты персональных данных сотрудников и сохранности коммерческой и иной информации предприятия (организации). Списание и уничтожение документов. 1.Управление документацией. В России на федеральном уровне это управление осуществляется Президентом РФ и Правительством РФ, определяющими единую государственную политику в сфере информации и документации. Непосредственное управление архивной документацией в Российской Федерации осуществляется архивными органами, возглавляемыми Росархивом при Минкультуры России. Будучи федеральным органом исполнительной власти, Росархив выполняет функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела, контроля за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда РФ. Он также осуществляет «согласование перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству федеральных органов государственной власти». На уровне субъектов РФ управление архивным делом осуществляется местными органами власти, в структуре которых имеются соответствующие органы, которые разрабатывают и утверждают нормативно-методические документы, определяющие работу местных архивных служб. На уровне муниципальных образований управление архивной документацией осуществляют органы местного самоуправления. На уровне организации, учреждений, предприятий для управления документацией создаются специальные структурные подразделения - управления делами, канцелярии, общие отделы, либо эту работу выполняют секретари учреждения, структурного подразделения. К настоящему времени создана определенная нормативно-методическая база, представляющая собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих основные процессы создания, обработки, хранения и использования документов. Согласно постановления Правительства РФ «Электронная Россия (2002-2010 гг.)» органы государственной власти и многие органы местного самоуправления должны перейти к электронному документообороту и придать своим документам более открытый характер. В 2001 г. разработан первый международный стандарт по управлению деловой документацией – ИСО 15489-2001 «Информация и документация. Управление документацией». Его появление обусловлено изменившимися реалиями в мире, формированием не только единого информационного, но также и экономического пространства, единого рынка целого ряда развитых стран, расширением деятельности транснациональных корпораций. Первоначально, управление документацией требует определить виды документации. Часто, документацию классифицируют по функциональным видам деятельности, например: организационно-распорядительная документация; юридическая; технологическая; конструкторская; документация по закупкам и пр. Следующим этапом разработки процедуры управления документацией будет определение состава документов, входящих в каждый из видов документации. Далее необходимо сгруппировать документы, входящие в каждый из видов документации по общим схемам управления. Чтобы управление документацией не затрудняло работу необходимо определить применимость требований стандарта ИСО 9001:2008 к выбранным группам документов. Последний этап разработки процедуры управления документацией – это дополнение существующих схем теми действиями, которые предусматривают требования стандарта ИСО. 2.Хранение, поиск и использование документов. Хранение документов в организациях ведется следующим образом: хранение исполнителем на время исполнения документа, затем централизованно в канцеляриях (1 год) и в архивах (по срокам хранения). В качестве средства хранения используется специализированное оборудование (блоки подвесного хранения, специализированные шкафы, секционные и подвижные стеллажи), картотеки и картотечное оборудование. Быстрота поиска документов обеспечивается классификацией и кодированием массива документов, рациональным расположением материалов, применением всякого рода индексации и различных индикаторов, введением двухконтурных систем хранения (картотека и само хранилище документов) В программе Галактика модуль Управление документооборотом предназначен для учета, хранения и обработки документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и тд.) в электронной форме. Документы, входящие в документооборот, могут быть получены сканированием, по электронной почте или подготовлены с помощью различных текстовых редакторов. Модуль Управление документооборотом обеспечивает создание и ведение перечня дел фирмы, формирование полнотекстовых документов, создание классификации документов и использование ее в процессе работы, продвижение документов по маршруту обработки, ведение обработки и контроль исполнения документов, поиск документов, массовую их рассылку в подразделения и др. Хранение интегрированной информации может производиться в различном виде, т. е. банк данных может представлять традиционные документы, сформированные в удобном для пользования виде, или систему карт обычной картотеки, или перфорационные карты с краевой перфорацией для сортировки и поиска с применением простейшей механизации. Если подобная система накопления, хранения и поиска данных, необходимых для решения задач, основывается на применении средств вычислительной техники с автоматизацией выполняемых операций, то такой банк называют автоматизированным. Средства хранения и поиска информации. Средствами хранения документов являются папки, картотеки, шкафы, стеллажи. Папки с зажимным механизмом (регистры) являются более современным и удобным средством хранения документов. Еще один реальный способ сокращения объемов документации — построение эффективных информационно-поисковых систем (ИПС). Научно обоснованная поисковая система исключает необходимость дублирования документов. Определяется степень централизации ИПС, состав регистрируемых документов, структура их описания, места хранения и др. Электронный документооборот предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями, формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов, отправлять и принимать документы, вести хранилище документов и обрабатывать их. Документы хранятся в машине в папках, имеющих древовидную структуру. Система поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство операций выполняется автоматически автоприемка, автоконтроль. 3.Технология учета и рассмотрения поступивших конфиденциальных документов. 1. Назначение и виды учета конфиденциальных документов Наиболее существенным отличием технологии обработки и хранения конфиденциальных документов от технологии обработки и хранения документов открытых, которое составляет основу процесса защиты конфиденциальных документов от любого вида угроз по организационным и техническим каналам, мы считаем многоступенчатый учет всех процедур и операций, выполняемых с документом. Учет конфиденциальных документов прежде всего преследует цель сохранности документов и фиксирования их местонахождения. В связи с этим к конфиденциальным документам скорее всего применим более широкий термин "учет документов" (в данном случае регистрацию мы рассматриваем лишь как запись исходных сведений о документе). Основная цель учета конфиденциальных документов — обеспечение их физической сохранности, комплектности и целостности, контроль за доступом к ним персонала, проверка реального наличия документов и аналитическая работа по осведомленности персонала о содержании документов. Конфиденциальные документы (на любом носителе) учитываются сразу при поступлении или перед изготовлением первого варианта беловика, т. е. до рассмотрения, распределения или согласования, подписания. Основной способ защиты информации при указанных угрозах — строгая регламентация специализированных технологических процедур учета и контроль за соблюдением работниками службы КД и персоналом утвержденных руководством организации требований и правил. Учет конфиденциальных документов централизуется по категориям документов на участках службы КД. Он всегда делится на несколько видов, так называемых учетов, соответствующих стадиям технологической обработки документов в документопотоках и обеспечивающих четкое распределение учетных операций по участкам службы КД. Это позволяет дробить знание тайны фирмы между несколькими независимыми работниками этой службы и осуществлять коллегиальность в контроле за сохранностью документов на каждом участке. Следовательно, в предметном и технологическом аспектах учет конфиденциальных документов значительно отличается от регистрации открытых документов и делится на ряд видов, что определяется необходимостью защиты документов от тех угроз, которые могут стать причиной несанкционированного доступа злоумышленника к тайне фирмы. При любом виде учета конфиденциальных документов выполняются следующие процедуры: индексирование документов; первичная регистрация (запись) исходных сведений о документе; последующая запись рабочих сведений о документе; формирование справочно-информационного банка данных по документам; ведение (актуализация) справочно-информационного банка данных; контроль процесса полноты и правильности регистрации документов, сохранности документов и учетных форм. Форма учетной карточки конфиденциального документа отличается от регистрационно-контрольной карточки открытого документа не только большим количеством граф, но и их взаимосвязью в отражении пути движения документа. Картотека (журнал, опись) инвентарного учета конфиденциальных документов ведется непрерывно. Номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Инвентарный номер указывается на документе в верхнем левом углу на первом и титульном листах, например: "Инв. № . дата". Одновременно может формироваться электронная инвентарная опись конфиденциальных документов. Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам принципиально не отличается от аналогичных систем, оперирующих открытой информацией и документами и широко использующихся фирмами. Конфиденциальные электронные документы и электронные аналоги бумажных документов на любом носителе, в том числе поступившие по защищенной линии электронной почты, подлежат строгому учету, как и традиционные бумажные конфиденциальные документы и материалы. Следует иметь в виду, что при технологическом различии автоматизированных систем в электронных документах и учетных формах пользователи могут ставить электронную подпись и ежедневный код, а в бумажных экземплярах электронных документов и учетных форм — указывать фамилию и ставить традиционную подпись. Заключительная процедура любой технологической системы учета конфиденциальных документов — контроль процесса регистрации и сохранности документов и учетных форм на каждом участке службы КД. Цель процедуры — ежедневная проверка вторым работником службы соответствия состава документов, подлежащих учету, составу реально учтенных документов. Контролируется наличие самих документов или правильность внесения отметок в учетные формы о передаче документов на рассмотрение, исполнение и выполнение других действий. Факт контроля подтверждается подписью второго работника службы КД в учетных формах. 2. Учет, передача поступивших конфиденциальных документов на рассмотрение и исполнение Правильная организация работы с этими пакетами и предотвращение последующей реальной опасности утраты (утери, кражи, уничтожения, подмены) этих документов и несанкционированного ознакомления с ними становятся крайне актуальной задачей. Основу ее решения составляет выполнение комплекса технологических процедур: прием пакетов, их учет, распределение и вскрытие пакетов, выделение из общего документопотока ценных и конфиденциальных документов, закрытие журнала учета пакетов. В процессе выполнения указанного комплекса процедур осуществляются: — контроль сохранности, целостности и комплектности документов; — документированное удостоверение факта получения пакета с конфиденциальными документами от службы доставки с целью предотвращения утраты документов после вскрытия пакета; — формирование исходной учетной базы для последующей регистрации документов и фиксирования их местонахождения; — учет документов, присланных во временное пользование (для согласования, ознакомления); — исключение возможности ознакомления работников службы КД с документами; — предотвращение утраты документов или их частей за счет неполного изъятия их из пакетов; — контроль соответствия количества поступивших документов количеству документов, переданных на регистрацию; — установление связи исходящего номера поступившего документа с его регистрационным входящим номером и номером в передаточной учетной форме (журнале); — обеспечение проверки наличия документов, зарегистрированных в журнале (описи) учета пакетов. Все пакеты, конверты, а также незаконвертованные документы, поступающие по любой линии связи, должны приниматься только работником службы КД, а в небольших фирмах — секретарем-референтом первого руководителя. Это связано прежде всего с трудностью выделения конфиденциальных документов из общего потока корреспонденции — как правило, на пакетах, конвертах и часто на самих документах отправитель не ставит гриф конфиденциальности. Передача документов предусматривает: — распределение документов; — рассмотрение документов руководителями; — передачу документов исполнителям или на другие участки службы КД. Процедура распределения поступивших документов предназначена для определения рационального пути (маршрута) дальнейшего движения документа в соответствии с его функциональной принадлежностью и местом в разрешительной системе доступа к конфиденциальным документам. Разрешительная (разграничительная) система доступа — это совокупность обязательных норм и требований, устанавливаемых первым руководителем или коллективным органом руководства фирмой с целью закрепления за руководителями и сотрудниками права использования для выполнения служебных обязанностей специализированных помещений и рабочих мест, определенного состава конфиденциальных документов и сведений. Доступ к конфиденциальной информации представляет собой практическую реализацию делегированного сотруднику руководством организации права работать с подобной информацией, т. е. допуска сотрудника к тайне организации. Разрешение на доступ к конфиденциальным сведениям всегда является строго персонифицированным и дается руководителем только в письменном виде — в виде резолюций на документе, приказа, утверждающего схему именного или должностного доступа к конкретным группам информации, утвержденного руководителем списка-разрешения на обложке дела и т. п. По окончании рабочего дня конфиденциальные сведения должны быть перенесены на гибкие носители и стерты с жесткого диска компьютера, помещения, в которых находится вычислительная техника, подлежат охране. Коды, пароли, ключевые слова, ключи, шифры, специальные программные продукты, аппаратные средства и другие атрибуты системы защиты информации в ЭВМ разрабатываются, меняются специализированной организацией и доводятся до сведения каждого пользователя работником этой организации или администратором базы данных. Применение пользователями собственных кодов не допускается. При рассмотрении документов руководителем в целях защиты информации должны быть решены следующие задачи: — принятие правильного решения по составу исполнителей, допускаемых к документу; — исключение возможности ознакомления с документом посторонних лиц; — исключение возможности кражи или копирования документов посетителями, техническим и обслуживающим персоналом, секретарем и другими лицами; — исключение возможности утечки информации по техническим каналам (визуальному, акустическому или другим, например при безответственном обсуждении содержания конфиденциального документа по незащищенным линиям связи); — фиксирование факта передачи документа руководителю и возвращения документа от него; — обеспечение физической сохранности всех частей документа (приложений, листов и т. п.). |