Делопроизводство, 2 курс. Конспект. Тема Понятие информации и документирования. Классификация документов. Общение и коммуникация. Происхождение документа. Понятие документ
 Скачать 208.67 Kb.
|
|
Тема 1. Понятие информации и документирования. Классификация документов. Общение и коммуникация. Происхождение документа. Понятие «документ» (узкое и расширенное). Определение документа в законодательных и нормативных актах. Социальная сущность и функции документа. Становление и развитие документоведения. Понятие документирования. Кодирование информации. Знаки и знаковые системы, их классификация. Способы и средства документирования. Материальные носители документированной информации. Сущность и особенности документной коммуникации. Документопотоки. Документоканалы. Коммуникационные барьеры. Основные виды документной деятельности. Общение и коммуникация. «ИНФОРМАЦИЯ» (лат. слово «documentum» означало образец, доказательство, свидетельство)- сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, выраженные в какой-либо объективной форме, обеспечивающей возможность их хранения и распространения". ИЛИ сведения, воспринимаемые человеком и (или) специальными устройствами как отражение фактов материального или духовного мира в процессе коммуникации «ДОКУМЕНТ» - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования". Документ используется з социальной коммуникации как единство канала коммуникации и передаваемой социальной информации. Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Общение– сложный многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека. Общение - это сложный процесс, в который входят три составляющие: Коммуникативная сторона общения состоит в обмене информацией между людьми; Интерактивная сторона заключается в организации взаимодействия между индивидами; Перцептивная сторона означает процесс восприятия друг друга партнерами по общению и установление взаимопонимания. Общение представляется тремя сторонами. Коммуникативная сторона (обмен информацией) характеризуется: умением устанавливать психологический контакт; учетом особенностей коммуникативного воздействия; аргументированностью, логичностью и адекватностью ситуации общения; эффективностью использования вербальных и невербальных средств общения. Интерактивная сторона (взаимодействие) характеризуется: уместностью принятых управленческих решений; четким распределением обязанностей среди сотрудников; умелым разрешением конфликтов. Перцептивная сторона (восприятие, познание и взаимопонимание) включает: познание себя в процессе общения; познание и понимание собеседника; прогнозирование поведения партнера по общению. 2. Происхождение документа.Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации - начертательное письмо, т.е. письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации. В своём развитии это письмо прошло ряд этапов, в результате которых сменилось несколько типов письма: пиктографическое (рисуночное письмо); идеографическое (информация фиксируется дословно); слоговое (каждый графический знак обозначает слог); буквенно-звуковое (алфавитное, где каждый знак имеет отдельный звук). Письмо прошло несколько ступеней развития 1. Первая ступень – пиктографическое письмо (картинно-синтетическое, 8 – 6 тыс. лет до н.э.). Информацию, написанную пиктограммой, можно толковать на любом языке, понимая общий смысл. 2. Вторая ступень – идеографическое (логографическое) письмо. В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова. Его первые образцы дают нам древние цивилизации Египта и Двуречья. 3.Третья ступень – слоговое письмо. В этой системе письма каждый знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо). 4.Четвертая ступень – буквенно-звуковое письмо. Возникло из слогового во II тысячелетии до н. э. Возникшее на основе греческого алфавита, латинское письмо послужило основой для большинства современных систем письма. Первоначальное славянское письмо в период формирования у славян племенного строя представляло собой простейшие знаки типа «черт и резов». В 7 – 8 вв. славяне, как и другие народы, заимствовали греческое письмо, преобразованное в протокирилловское. С конца 9 в. существовали две азбуки–глаголица и кириллица. До 18 в. развитие шло стихийно, а с начала 18 в.– в порядке государственных реформ. Древнейшим первоначальным типом почерка был устав, при котором каждый буквенный знак как бы рисовался, буквы имели четкие квадратные архитектурно-геометрические формы, писались перпендикулярно строке. В 14 в. возникает новая форма–полуустав, когда геометрически архитектурный принцип нарушается, появляется кривизна, наклонность бука, остроконечность. В полууставе много сокращений, выносных букв. Появление полуустава – результат стремления ускорить процесс написания документов. В 14 в. возникает и декоративное письмо – вязь. На смену полууставу приходит скоропись, для которой характерно совмещенное изображение соседних букв. В 18 в. скоропись отличается введением гражданского шрифта и нового алфавита, она продолжает развиваться в гражданской письменности 19–20 вв. Завершающим этапом является современное письмо. С изобретением пишущей машины появляется машинопись как способ текстового документирования. Так как человек говорит в 5–6 раз быстрее, чем пишет, появилась потребность ускорить запись речи, упростив письмо. Так появилась стенография – скоростное письмо, ведущееся при помощи особых кратких знаков и по быстроте превосходящее обычное письмо в несколько раз. Современные системы стенографии сложились первоначально в Англии в XVII в. (геометрическая и курсивная). 3.Понятие «документ» (узкое и расширенное). Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. РАСШИРЕНИЕ ПОНЯТИЯ "ДОКУМЕНТ" Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово "documentum" произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю" и означало как раз "свидетельство", "доказательство". В России термин "документ" был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство". На всём протяжении 18 столетия в определении понятия "документ" выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага". Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И.Даля, где документ определялся как "всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство". Таким образом, к настоящему времени понятие "документ" вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов. В информатике, например, документ нередко определяется как "материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде. В документалистике - одной из наук об информации - под документом понимается "любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе. В юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации. |