Делопроизводство, 2 курс. Конспект. Тема Понятие информации и документирования. Классификация документов. Общение и коммуникация. Происхождение документа. Понятие документ
 Скачать 208.67 Kb.
|
|
2.Понятие системы документации. Система документации– это совокупность документов, взаимосвязанных по признаку происхождения, назначения, вида сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Система документации характеризуется признаками, которые присущи другим системам: деление системы на подсистемы; взаимосвязь внутри и между системами: внутри системы между ее элементами существуют взаимосвязи, проявляющиеся в единстве задач, решаемых данной системой; 3) Наличие внутренней организации; 4) Автономность элементов системы: 5) способность к развитию: каждая система непрерывно развивается вместе с усложнением и развитием функций управления, его технической оснащенности и усложнением управленческих задач. Всё многообразие систем документации можно разделить на 2 группы: Функциональные системы документации в основу классификации таких систем положено разделение документов по функциям. Корпоративные системы документации предназначены для документационного обеспечения юридических или физических лиц, а также для реализации функций в определенной сфере государственной деятельности либо отрасли хозяйства Системы документации классифицируются по различным признакам: территориальному, функциональному, уровню управления и т.п. Выделяют функциональные системы документации -организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая. К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности: ·- Система организационно-распорядительной документации ·- Система плановой документации ·- Первичная учетная документация ·- Отчетно-статистическая ·- Документация по труду ·- Система бухгалтерской документации ·- Система финансовой и расчетно-денежной документации ·- Система статистической и ведомственной отчетности и др. Система организационно-распорядительной документациисостоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации: 1. система организационной (или организационно-правовой) документации 2. система распорядительной документации. Система плановой документации. Фиксирует результаты планирования деятельности учреждения. Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации Документы этой системы выполняют подчиненную, обслуживающую роль по отношению к организационно-распорядительным документам. Система отчетной документации состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности учреждений, организаций, предприятий за определенный период времени. Кадровая информационно-документационная система состоит из широкого круга документов, содержащих сведения о работниках предприятия, учреждения, организации, а также о деятельности самой кадровой службы. Система научно-исследовательской документации возникает в процессе проведения научных исследований и выполнения научно-технических разработок. Корпоративная система документации. Совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи. 3.Основные функциональные системы документации в Российской Федерации. Система ОРД включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных лиц. Система ОРД состоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации: - подсистема организационной (организационно - правовой) документации; - подсистема распорядительной документации. Подсистема организационно-правовой документации представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.д. В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др. Система плановой документации - фиксирует результаты планирования деятельности учреждения: программа, план (перспективный, годовой и т.д.), а также график, смета расходов и некоторые другие. Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации. Документы этой системы выполняют подчиненную, обслуживающую роль по отношению к организационно-распорядительным документам. К информационно-справочной документации относятся: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, служебное (деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение. Система отчетной документации состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени. Основной вид документов этой системы - отчет. Кадровая информационно - документационная система состоит из широкого круга документов, содержащих сведения о работниках предприятия, учреждения, организации, а также о деятельности самой кадровой службы. Наряду с организационными, распорядительными, информационно- справочными документами, в ее состав входят также учетные документы (личная карточка, личный листок по учету кадров и др.). Система научно-исследовательской документации возникает в процессе проведения научных исследований и выполнения научно-технических разработок (отчеты о результатах НИР, ОКР, опытно-теxнологических и экспериментально-проектных работ; отчеты, доклады о научных экспедициях, научных и технических командировках специалистов; программы научно-исследовательских работ; технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки и др.; заключения, отзывы, рецензии, аннотации; монографии, диссертации и авторефераты). К числу технических документов относятся рисунки, позволяющие рельефно представить предмет, особенно в тех случаях, когда изделие оценивается не только с технической, но и с художественной стороны (рисунки обоев, ткани, упаковочных коробок, а также архитектуры домов и т.д.). Система технологической документации включает документы, являющиеся результатом документирования процесса труда. Они содержат информацию не о самих предметах, изделиях и т.п., а о способах их изготовления, сборки, строительства, эксплуатации, ремонта, организации производственного процесса. Основным технологическим документом является технологическая карта, содержащая подробную информацию обо всех производственных операциях, необходимых для изготовления изделия. В систему технологической документации входят также графики работ цехов и бригад; технические условия на обработку деталей, сборку конструкций, строительство объектов и выполнение других производственных задач; прикладное программное обеспечение автоматизированных технологических процессов. Патентная документация и стандарты - составляют особую подсистему научно-технической документации. Особенность этих документов заключается, прежде всего, в том, что они имеют правовое значение. Патентная документация представляет собой совокупность сведений о результатах научно-технической деятельности. Это документы, устанавливающие официальное признание наличия изобретений, промышленных образцов и полезных моделей. Они играют важную роль в процессе создания и освоения новой техники, являются одним из основных источников знаний о технической мысли, воплощенной в полезные модели и промышленные образцы, в современные технологии производства. 4.Унифицированные системы документации. Унифицированная система документации(УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности (ГОСТ Р 51141-98). Унификация документов производится в целяхсокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. Унифицированные системы документации делятся на 3 категории: 1) общероссийские - ОКУД; 2) отраслевые (ведомственные) – налоговой документации ИФНС; 3) организаций и предприятий – табель и альбом унифицированных форм документов. Табель унифицированных форм документов – это перечень разрешённых к применению унифицированных форм документов. На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.) характерен свой набор реквизитов. Международная стандартизация– это совокупность международных организаций по стандартизации и продуктов их деятельности – стандартов, рекомендаций, технических отчетов и другой научно-технической продукции. Международная организация по стандартизации – самая крупная и авторитетная из вышеназванных. Международная организация по стандартизации создана в 1946г. 25-ю национальными организациями по стандартизации. Дважды представитель Госстандарта избирался председателем организации ИСО ( ISO ) – Internanional Standard Organization. ИСО определяет свои задачи следующим образом: содействие развитию стандартизации и смежных видов деятельности в мире с целью обеспечения международного обмена товарами и услугами. А также развития сотрудничества в интеллектуальной, научно-технической и экономической областях. Практическим результатом усилий деятельности этой организации являются разработка и издание международных стандартов. 5.Классификаторы документированной информации. В настоящее время в условиях бурного развития информационных технологий единицей хранения, обработки, информационного обмена и поиска стал выступать не только документ как единое целое, но и отдельные его реквизиты, а также показатели содержания. Это потребовало создания единого языка формализованного описания данных, используемых в управлении, с целью единообразного представления одних и тех же реквизитов в различных документах для решения в конечном счёте задачи создания единого информационного пространства страны. Таким стандартным языком, обеспечивающим информационную совместимость различных систем документации, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Классификаторы подразделяются на категории. Категория классификатора указывает на его принадлежность к определённой группе в зависимости от уровня утверждения и сферы применения. Различают классификаторы общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ РФ) включает к настоящему времени свыше 30 принятых Госстандартом РФ общероссийских классификаторов. Вся совокупность общероссийских классификаторов в зависимости от вида информации, являющейся объектом классификации и кодирования, распределена на восемь групп: 1.Социальная информация.(Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения - все виды пенсий и пособий; условия назначения пенсий, их размеры; причины и группы инвалидности; трудовой стаж и его исчисление; исчисление пенсии и заработка; надбавки к пенсиям и т. п. 2.Информация по описанию организации экономики: —Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления; —Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления; —Общероссийский классификатор предприятий и организаций; —Общероссийский классификатор экономических регионов; —Классификатор форм собственности; Классификатор организационно-правовых форм. 3.Информация о продукции, видах экономической деятельности и оказываемых услугах.(Общероссийский классификатор видов экономической деятельности). 4. Информация о природных и трудовых ресурсах (Общероссийский классификатор информации о населении, Общероссийский классификатор специальностей по образованию. 5. Информация о финансово-кредитной сфере– Общероссийским классификатором валют. 6. Информация об управленческой документации, показателях и единицах измерения.(Общероссийский классификатор управленческой документации, Общероссийский классификатор единиц измерения). 7. Информация о стандартах и технологических процессах– Общероссийский классификатор стандартов; Общероссийский классификатор изделий и конструкторских документов машиностроения и приборостроения. 8. Прочие виды технико-экономической и социальной информации. Общероссийский классификатор стран мира, Общеправовой классификатор отраслей законодательства, Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах]. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации относятся к нормативным документам. По своему статусу они соответствуют государственным стандартам. Тема 4. Язык и стиль служебных документов. Текст документа. Функциональные особенности текстов письменных документов: публицистический и научный стиль, официально-деловой стиль. Виды текстов и элементы текста служебных документов. Унификация текстов. Гипертекст. Редактирование документов. 1.Текст документа. Текст документа – это основной реквизит документа, который содержит объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении. В соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках текст документа составляют на русском или национальном языке. Связанный текст большого размера, как правило, состоит из двух частей: В первой части указывается причина, основание и цель составления документа. Во второй части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации. В документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. В тексте документа должны иметься ссылки на все содержащиеся в нем таблицы. Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера. Помните! Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их: 1) федеральные органы государственной власти; 2) в органы государственной власти субъектов РФ; 3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта; 4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ. 2.Функциональные особенности текстов письменных документов: публицистический и научный стиль, официально-деловой стиль. Прежде всего, следует помнить, что чаще всего служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Важнейшими являются требования достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста. Лингвистические особенности текстов служебных документов Служебные документы отличает нейтральный тон. В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Слово в тексте документа должно употребляться в том значении, в каком оно употребляется в общелитературном языке. Оно должно точно характеризовать объект, не допускать возможности двоякого или неопределенного толкования или многозначности. При наличии лексических вариантов предпочтение отдается стилистически нейтральным единицам. Следует избегать в тексте документов неологизмов (новых слов или оборотов), неоправданно дублирующих общепринятые наименования. Употребление профессионализмов, т.е. слов, свойственных людям какой-либо профессии, должно быть ограничено. Следует избегать тавтологии. Сокращённые наименования предприятий, учреждений, организаций употребляются в соответствии с правовым актом, согласно которому действует учреждение. Не допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями. Например: “Следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе, и какие методы использовались для достижения этой цели” (неверно); “Следует - четко определить задачи, поставленные автором в данной работе, и методы, использованные для достижения цели” (верно). В документах наиболее распространенными являются односоставные предложения со сказуемым в качестве главного члена, с которого, как правило, предложение начинается. Например: “Просим выслать технический проект на разработку энергоблока”. Для текстов документов характерно также преобладание пассивных (страдательных) конструкций над активными (действительными). В текстах сложных документов (инструкциях, положениях и др.) широко используется параллелизм языковых выражений. |