Делопроизводство, 2 курс. Конспект. Тема Понятие информации и документирования. Классификация документов. Общение и коммуникация. Происхождение документа. Понятие документ
 Скачать 208.67 Kb.
|
|
Постановление – это правовой акт, который принимается высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления, для решения наиважнейших принципиальных вопросов и устанавливает стабильные нормы, правила поведения. Распоряжение – это правовые акты, которые издаются персонально управляющим, головой коллегиального государственного органа, для решения оперативных вопросов. Приказ – это правовой акт, который издаётся для исполнения действующих законов, указов, постановлений и решений правительства, приказов и инструкций высших органов. Указания – это правовые акты руководящих органов государственного управления преимущественно информационно–методического характера, а так же связанные с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов этих и высших органов управления. 3.Организационно-справочные документы. Информационно-справочные документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам и не содержат поручений. Организационно-справочные документы не содержат поручений, как распорядительные документы, не обязывают выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения и позволяющие выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления, от работника к руководителю, от нижестоящей организации к вышестоящей. К информационно-справочным документам относятся: 1)протоколы; 2) докладные записки; 3) предложения; 4) объяснительные записки; 5) заявления; 6) представления; 7) письма; 8) акты; 9) справки; 10) сводки; 11) заключения; 12) отзывы; 13) списки; 14) перечни; 15) телеграммы; 16) факсы; 17) электронные сообщения и другие справочные документы. Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка. Переписка – это обобщенное название различных по содержанию писем, использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Протокол — это документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решения коллегиальным органом управления. Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого – либо события, факта, поступка, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Телеграмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемый по каналам телеграфной или факсимильной связи. Телеграмма составляется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Деловая переписка– обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Основным документом оперативного информационного обмена является деловое письмо. Письмо – основной информационно-справочный документ, обеспечивающий юридическую связь организации с внешним миром и выяснение отношений с другими организациями, предъявление претензий и подтверждение обязательств, выделенный в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте. При ведении деловой переписки должны соблюдаться следующие требования: 1) документы оформляются на специальных бланках– бланках письма и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции; 2) текст письма должен составляться грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений, официально – деловым стилем и не допускать неоднозначного толкования; 3) события и факты, отражаемые в тексте письма должны, в случае необходимости, иметь разъясняющие и дополняющие материалы. По функциональному признаку деловые письма делят на письма, требующие письма-ответа и письма, не требующие письма-ответа. К первой группе писем относят письма-просьбы, письма-обращения, письма-предложения, письма-требования. Ко второй группе писем относят: письма-предупреждения; письма-напоминания; письма-приглашения; письма-подтверждения; письма-отказы; сопроводительные письма; письма-извещения; гарантийные письма; информационные письма, письма-распоряжения. Тема 7. Информационно-справочная работа. Информационно-справочная работа. Отправка документов. Формирование дел. Компьютерные технологии подготовки документов. 1.Информационно-справочная работа. Одна из главных целей регистрации — создание банка данных о документах управления. Служба делопроизводства или секретарь-референт на основе этого банка данных могут в любой момент ответить на вопросы двух типов: у кого, где, в какой стадии работы находится документ и в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу. Современные системы управления базами позволяют наводить справки по любой комбинации данных, введенных в регистрационную карточку документа. Справка может выдаваться: по конкретному документу, по теме или содержанию, по корреспонденту или автору, по региону и т. д. Справку также можно выдавать по исполненным документам, по документам, находящимся в работе и, при необходимости, по архивной базе данных. 2.Отправка документов. Отправку исходящих документов, так же как прием входящих, целесообразно осуществлять централизованно - в экспедиции или у секретаря руководителя. При обработке исходящих документов выполняются следующие работы. 1. Проверяются правильность оформления и комплектность исходящих документов. 2. Проводится сортировка документов по видам почтового отправления и по адресатам. 3. Осуществляется адресование конвертов. 4. Проводится фальцевание документов, т.е. складывание документа и вложение его в конверт. 5. Осуществляется заклеивание конвертов. 6. Производится взвешивание корреспонденции с помощью почтовых весов для определения стоимости почтового отправления. 7. Проставляются стоимость отправления, дата отправки и обратный адрес организации. 8. Доставляется корреспонденция в почтовое отделение связи. Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время доставки, исключает возможность потери информации, позволяет организовать оперативный обмен информацией как внутри организации, так и между организациями, вне зависимости от их месторасположения. 3.Формирование дел. Формирование исполненных документов в дела в организациях осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. На обложку каждого дела, заведенного в соответствии с номенклатурой дел, выносятся следующие сведения: наименование организации; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (на данном этапе - год); срок хранения и статья по перечню. Дело считается заведенным, если в него подшит первый исполненный документ. Формирование дел включает в себя: получение исполненных документов, проверку правильности оформления и наличия на нем всех реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу, и отметок, свидетельствующих об окончании работы с документами; распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел; расположение документов внутри дела в определенной последовательности. При формировании дел отдельных категорий документов также руководствуются следующими правилами: распорядительные документы формируются в дела по видам с относящимися к ним приложениями; переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался сразу за документом-запросом; приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов формируются в отдельный том, о чем делается отметка на документе; утвержденные документы всегда формируются отдельно от их проектов; при формировании некоторых категорий документов необходимо сразу заполнять внутреннюю опись дела (личные дела; дела, содержащие особо ценные документы); дела с обращениями граждан формируются в алфавитном порядке заявителей. 4.Компьютерные технологии подготовки документов. Существующие в настоящее время компьютерные системы подготовки текстовых документов (СПТД) можно классифицировать по назначению следующим образом: редакторы текстов и системы подготовки текстов. Редактор текстов (text editor), иначе говоря, экранный редакторобеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста и предназначен для подготовки текстов на алгоритмических языках, т.е. текстов компьютерных программ. Представителями экранных редакторов являются Norton Editor, SideKick,, Multi-Edit, а также редакторы Турбо-систем.(Турбо-системы представляют собой интегрированные инструментальные средства для создания, компиляции, отладки и выполнения программ на языках программирования, в их числе Бейсик, Паскаль, Си, Пролог, Ассемблер). Системы подготовки текстов (СПТ) (word processor) предназначены для формирования текстов на естественных языках и печати этих текстов в виде документов. СПТ не являются дальнейшим развитием экранных редакторов: они ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т. е. состоящими из абзацев, страниц и разделов. Принято выделять следующие виды систем подготовки текстов Текстовый процессор - система подготовки текстов, которая позволяет в электронном виде описывать и обрабатывать (вводить, запоминать, накапливать, хранить) структуру документа, шрифты и иные его элементы, вплоть до особенностей каждого слова и символа, предназначенная для подготовки текстов и последующей их печати на бумаге в виде документа. Текстовые процессоры выполняют следующие основные функции, которые облегчают ввод и обработку текста: - ввод текста под контролем функции форматирования, обеспечивающей немедленное изменение вида страницы текста на экране; - отображение текста на экране в виде, дающем приближенное представление о действительном расположении текста на бумаге после печати; - предварительное описание структуры будущего документа с помощью специального языка (задаются величина абзацных отступов, тип и размер шрифта, расположение заголовков, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т. д.; - автоматическая проверка орфографии; - ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны; - объединение документов в процессе подготовки текста к печати; - автоматическое составление оглавления и алфавитного справочника. Настольное издательство (desktop publishing) (настольная издательская система - НИС)– этосистема подготовки текстов, которая позволяет изготавливать их в соответствии с требованиями полиграфии, с типографским качеством и представляют собой инструмент верстальщика. Пакеты НИС позволяют реализовывать более широкие функции: - значительно более широкие возможности управления подготовкой текста на всех уровнях, - документа в целом, формата страницы, абзацев, слов, символов (сжатие и растяжение строк, вращение текста, изменение расстояний между строками и абзацами с минимальным шагом приращения и т. д.); - вывод на экран монитора точной копии того, что будет распечатано на принтере (возможности представления текста на экране зависят от его разрешающей способности). Пакеты НИС дороги, сложны в эксплуатации, обучение приемам работы с ними требует значительных затрат времени. Представителями пакетов НИС начального уровня являются Aldus Page Maker, Microsoft Publisher, Pageplus for Windows. К системам НИС профессионального уровня можно отнести Ventura Publisher, QuarkXPress for Windows, FrameMakerfor Windows, PageMaker for Windows. Подобного рода НИС применяются для издания крупных, объемных документов, в частности, книг. Можно выделить следующие основные этапы подготовки текстов с использованием компьютера: 1. Набор текста. 2. Редактирование текста. 3. Форматирование документа 4. Печать документа 5. Сохранение текста документа. Тема 8. Документационное сопровождение деловых встреч, совещаний и переговоров. Подготовка к деловой встрече, совещанию. Сбор информации. Формирование повестки дня. Обеспечение сопроводительными и справочными материалами. Протоколирование. Оформление протокола и выписки из протокола. Деловое совещание - это общепринятая форма делового общения группы по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы, подготовка руководителя, подготовка доклада и проекта решения совещания, предварительная подготовка участников совещания и помещения, а при необходимости - размещения, питания, проезда участников к месту совещания. Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое короткое совещание, от предварительной проработки только выиграет. Руководитель, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего, должен определить: ·- цель совещания; ·- основные вопросы для обсуждения; ·- состав участников; ·- место, время и форму проведения. Отметим, что в ряде организаций существует определенный порядок проведения совещаний, который может быть закреплен в специальном Регламенте. В этом случае задача значительно упрощается. Если в подготовке совещания участвует несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о проведении совещания, в котором определяется состав рабочей группы и план его подготовки. Сбор информации. Секретарю-помощнику или секретарю-референту помимо подготовки совещания руководитель может поручить сбор и предварительный анализ необходимой информации для выступления, которое он предполагает сделать. Обычно от секретаря-референта не требуется подготовки текста выступления, он должен лишь представить полную, точную, предельно достоверную информацию. Это может быть подборка необходимых документов: законодательно-нормативных, распорядительных документов, отчетов, актов ревизий, справок, писем и т.д. Лучше сделать подборку в виде ксерокопий, так как на них можно фломастером, ярким карандашом и другими средствами выделить наиболее важные места, цифры, фамилии и другую информацию, необходимую для доклада. Секретарь-референт может составить и информационно-обзорный реферат по интересующей руководителя теме. Однако такая работа может быть выполнена лишь секретарем-помощником, секретарем-референтом высокого класса с высшим образованием. 3.Формирование повестки дня. ПОВЕСТКА ДНЯ - Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе. При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации: Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания. Выносите на повестку дня равноценные по значимости вопросы, объединенные общей тематикой. Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания. . Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня. Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени. Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании, если совещания объединены общей темой и составом участников. |