Делопроизводство, 2 курс. Конспект. Тема Понятие информации и документирования. Классификация документов. Общение и коммуникация. Происхождение документа. Понятие документ
 Скачать 208.67 Kb.
|
|
9.Знаки и знаковые системы, их классификация. Существует особая научная дисциплина – семиотика, которая занимается изучением природы, видов и функций знаков, знаковых систем и знаковой деятельности человека. В широком смысле знак ‑ это любое физическое явление, имеющее общепринятую или субъективную интерпретацию, которая обычно зависит от окружающей среды. В документоведении знак ‑ материальный, чувственно воспринимаемый предмет (явление или действие), выступающий в качестве представителя другого предмета, свойства или отношения и используемый для фиксирования, приобретения, хранения, переработки и передачи сообщений (информации, знаний). Знак обладает следующими основными свойствами: имеет материальное выражение; обладает значением; информирует о чем-то отличном от него; используется для передачи информации; функционирует в определенной знаковой ситуации. Но наиболее приемлемой для документоведения является группировка знаков по характеру происхождения и форме существования, разработанная С.Г. Кулешовым и А.В. Соколовым. Она изображена на рисунке 1. Различают знаки языковые и неязыковые. Знак языковой ‑ единица языка (морфема, слово, словосочетание, предложение), которая служит для обозначения предметов или явлений действительности, а также отношений между элементами языка в тексте. Знак языковой двусторонен, он состоит из обозначающего и обозначаемого. Неязыковые знаки также способны служить средством обмена документной информацией между людьми (символы, товарные знаки, музейные экспонаты, фотографии, исторические реликвии, включая орудия труда, архитектурные памятники).  Рисунок 1 - Классификация знаков Знаки-«пикчеры» (англ, picture) ‑ картина, рисунок, кинофильм, кадр фильма Эмблемные знаки ‑ разнообразная эмблематика (военная, спортивная, торгово-фирменная, геральдическая, мифологическая, дорожная и т.д.). Знаки вещественные (трехмерные) ‑ это скульптура, макеты, модели выставок, музеев и т. д. Письмо ‑ знаковая система фиксации речи, позволяющая с помощью начертательных (графических) элементов передавать речевую информацию на расстоянии и закреплять ее во времени. Первоначально для передачи информации использовали простые знаки письма: рисуночное, пиктографическое письмо, биржи, зарубки, вампумы, ки-пу и т. д. Вампумы ‑ нити с нанизанными на них раковинами) - разновидность так называемого предметного письма у северо-американских индейцев (ирокезов, гуранов и др.). Представляет собой пояс, сплетенный из нитей, унизанных раковинами. Количество, цвет и взаиморасположение раковин имеют символическое значение. Кипу ‑ комбинации узлов и сплетений шнуров. Пиктографическое письмо т.е. рисуночное письмо является наиболее древним типом письма. Знаковая система включает следующие составные части: - набор элементарных знаков, отношений между ними; - правила их комбинирования; - правила использования знаков при передаче информации. Все многообразие языков принято делить на: - естественные языки, возникшие стихийно на определенном этапе развития человеческого общества; - искусственные языки, специально разработанные человеком для конкретных целей (язык формальной логики, математический язык, языки программирования, информационно-поисковые языки и др.). 10.Способы и средства документирования. Документирование- это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе. Метод документирования- это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.). Способ документирования- это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования). Средство документирования- это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления). Этапы развития начертательного письма: - пиктографическое -это фиксация и передача информации с помощью рисунков. - идеографическое (логографическое) - информация фиксируется дословно, графические знаки имеют устойчивые, строго определенные начертания и передают отдельные слова. Высшим этапом - иероглифическое письмо (Египет, Двуречье), в настоящее время музыкальные знаки, денежные символы и др. - слоговое (силлабическое) - каждый графический знак обозначает слог. - буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое) - каждый графический знак обозначает, как правило, отдельный звук – фонему, поэтому его нередко называют фонемографическим. Запись информации- это способ фиксирования информации на материальном носителе. В настоящее время используют системы записи информации(ручную, механическую, магнитную, оптическую, фотографическую и электростатическую), а также системы воспроизведения информации (ручную, полиграфическую, механическую, магнитную, оптическую, электростатическую), и системы стирания информации(ручную, магнитную, оптическую и тепловую). Документы, содержание которых полностью или частично выражено перфорациями, матричной магнитной записью, матричным расположением стилизованных знакови т.д., приспособленные для автоматического считывания, принято называть машиночитаемыми документами. Голография - обладает уникальным свойством - восстанавливать полноценное объемное изображение реальных предметов. Классификация документов по способу документирования. Рукописный Печатный Механический Магнитный Фотографический Оптический Лазерный 11.Материальные носители документированной информации. В зависимости от качественных характеристик, а также от способа документирования, их можно классифицировать следующим образом:
БУМАЖНЫЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ Важнейшим материальным носителем информации по-прежнему пока остаётся бумага. Для механической записи кодированной информации и дальнейшего её использования в информационно-поисковых системах, в перфорационно-вычислительных машинах применялись перфорационные ленты. Отдельные виды бумаги предназначены специально для репрографических процессов. Главным образом это светочувствительные бумажные носители. Среди них термобумага(термореактивная и термокопировальная бумага); диазобумага (диазотипная или светокопировальная бумага), чувствительная к ультрафиолетовым лучам; калька - прозрачная, прочная, из чистой целлюлозы бумага, предназначенная для копирования чертежей; бумага многослойная для электроискрового копирования и др. ФОТОГРАФИЧЕСКИЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ Фотоматериалы представляют собой гибкие плёнки, пластинки, бумаги, ткани. Они представляют собой по существу многослойные полимерные системы, состоящие, как правило, из:
Киноплёнки бывают чёрно-белые и цветные. Они делятся также на:
МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ МЕХАНИЧЕСКОЙ ЗВУКОЗАПИСИ фонографические валики, граммофонными пластинками. МАГНИТНЫЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ, ИХ ВИДЫ стальная проволока стальная катаная лента магнитный диск магнитная лента компакт-кассетах, микрокассеты, пикокассеты . магнитные диски алюминиевые магнитные диски - жёсткие (винчестерские) несъёмные диски гибкие пластмассовые магнитные диски (флоппи-диски, называется дискетой пластиковые карты . ОПТИЧЕСКИЕ (ЛАЗЕРНЫЕ) ДИСКИ. ПЕРСПЕКТИВНЫЕ ВИДЫ НОСИТЕЛЕЙ ИНФОРМАЦИИ оптические (лазерные) диски. CD, CD-R; цифровые универсальные видеодиски DVD, DVD-R 12.Сущность и особенности документной коммуникации. Движение социальной информации происходит между субъектами коммуникационного взаимодействия, т. е. между коммуникантами и реципиентами, в роли которых могут выступать личность, социальная группа либо массовая совокупность (в том числе и общество в целом). В зависимости от численности участников коммуникационного процесса выделяют следующие виды социальной коммуникации: двусторонние (межличностные), групповые и массовые коммуникации (печать, радио, телевидение, массовые издания). Коммуникацию можно условно разделить на: 1.Пространственная коммуникация дифференцируется на одноместную (происходит в одном и том же месте) и разноместную (участники коммуникационного процесса находятся в разных местах). 2.Временная коммуникация, в свою очередь, может быть синхронной (осуществляется практически одномоментно) и диахронной (совершается в разное для коммуниканта и реципиента время). Социальная коммуникация, в отличие от чисто технической коммуникации, имеет дело с движением смыслов, по-разному воспринимаемым реципиентами. Поэтому получение реципиентом какого-либо документа как материального носителя информации ещё не означает, что зафиксированная на этом носителе информация будет понята и интерпретирована так, как того хотел коммуникант. Устаревание социальных смыслов, т. е. знаний, умений, стимулов, эмоций, происходит по мере появления новых, более актуальных для общества. Движение смыслов в социальном времени иногда называют социальной памятью. Элементарная документная коммуникация включает три основных элемента: коммуникант— передаваемый объект (сообщение) — реципиент. К числу наиболее сложных относится процесс художественной коммуникации, представляющий собой следующую схему: замысел произведения— выразительные средства — текст — понимание, переживание — осознание. Техническая схема передачи информации выглядит следующим образом: отправитель информации — кодирование информации— передатчик— сообщение, движущееся по канала» связи— приемник— декодирование — потребитель информации. Документная коммуникация в современном обществе представляет собой разветвлённую, многоуровневую систему, включающую в себя: — документные каналы; — социально-коммуникационные институты (почта, телеграф, архивы, библиотеки, издательства и т. д.), т. е. специализированные посреднические звенья между отправителем и приёмником информации. Документная коммуникация, будучи продуктом материальной и духовной культуры, отражает степень развития общества. Она неразрывно связана с уровнем информационной технологии, включающей сбор, накопление, трансляцию, обработку информации, способы её хранения, поиска, использования. 13.Документопотоки. Документоканалы. Коммуникационные барьеры. Документные потоки Движение информации во времени и пространстве предполагает наличие источника и приемника, между которыми возникает информационное напряжение. В результате появляется информационный (документный) поток - совокупность перемещающейся в пространстве и времени документированной информации. Основные характеристики, свойства документных потоков, к числу которых ученые относят: содержание или функциональную принадлежность документопотока (определяется составом документированной информации и видам документов); структуру потока - языковую, географическую и т.п.; мощность (объем), исчисляемую количеством документов, перемещаемых в единицу времени; направление потока. Поток может быть поступательным, поступательно-возвратным, возвратным, маятниковым; длину потока (зависит от территориальной удаленности коммуниканта и реципиента); ритм (режим) - степень насыщенности потока в единицу времени. Может быть связан с цикличностью планирования и отчетности, сезонными изменениями производственной, учебной, политической и другой активности, внутренними особенностями работы предприятий; шум - излишняя, ненужная документированная информация. В структуре потока могут быть выделены микропотоки, состоящие, к примеру, из опубликованных и к примеру из первичных и вторичных документов, из документов открытого и ограниченного доступа и т.п. Однако главной, системообразующей основой документного потока является семантическая Аи составляющая, которая придает ему целостность и целесообразность. В управленческой сфере в процессе коммуникации также происходит старение документированной информации, причем, как правило, с большей скоростью, которая тоже зависит от конкретной отрасли управления — административной, экономической и т.п. Все это необходимо учитывать в практической работе с документами. В организациях, учреждениях, на предприятиях вся документация обычно разделена на три документопотока: 1. входящие (поступающие) документы; 2. исходящие (отправляемые) документы; 3. внутренние документы. В совокупности все эти потоки составляют документооборот. Определение понятия документооборота в делопроизводственной сфере стандартизовано и рассматривается как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или составления». Соответственно, «объем документооборота - это количество документов, поступающих в организацию и созданных ею за определенный период». Документные каналы Документные каналы - это каналы, по которым осуществляется движение документированной информации от коммуниканта к реципиенту в физическом (геометрическом) пространстве и в астрономическом времени. Иначе говоря, документные каналы представляют собой материальную основу социальной коммуникации. Документные каналы являются искусственными, специально созданными людьми. В последней четверти ХХ столетия, благодаря изобретению А.Белла, запатентовавшего в 1876 г. первый телефон, появилась телефонная связь, ставшая к настоящему времени самым распространенным способом оперативной передачи информации. Особыми ее видами выступают беспроводная радиотелефонная, в том числе сотовая связь, а также видеотепефонная связь. Факсимильная связь (первоначально называлась фототелеграфной связью). Представляет собой по существу дистанционное копирование документов, позволяющее передавать документированную информацию (тексты, чертежи, рисунки, схемы, фотоснимки и т.п.) с бумажных носителей коммуниканта на бумажные листы реципиента с помощью специального факсимильного аппарата. Изобретение компьютеров в ‹ередине ХХ века обусловило еще один революционный переворот в развитии информационных технологий, прежде всего в работе с большими объемами информации. Предшественницей Интернета была компьютерная сеть, созданная в недрах министерства обороны США В 1960-е гг. затем она вышла зва пределы военного ведомства. Следующая, пятая информационная технология появилась в последней четверти ХХ столетия и связана с использованием компьютерных, телекоммуникационных и космических сетей связи и передачи информации, таких как «Интернет». По физической природе документные каналы можно разделить на: механические, использующиеся для передачи материальных носителей информации; акустические, передающие звуковой сигнал; оптические, передающие световой сигнал; электрические, передающие электрический сигнал. В свою очередь, электрические и оптические каналы связи могут быть: проводные (использующие физические проводники - электрические провода, кабели, световоды; беспроводные - использующие электромагнитные волны, распространяющиеся по эфиру. Кроме того, в зависимости от формы представления передаваемой информации такие каналы можно разделить на: аналоговые - позволяющие передавать информацию в виде непрерывного ряда значений какой-либо физической величины; цифровые - передающие информацию в виде цифровых сигналов; По пропускной способности выделяют: низкоскоростные каналы - обладающие скоростью передачи информации от 50 до 200 бит/с; среднескоростные - использующие аналоговые каналы связи: высокоскоростные - обеспечивающие скорость передачи информации выше 56000 бит/с. С древнейших времен функцию транспортирования документов выполнял курьер - лицо, ответственное за непосредственное вручение документа адресату. И в наши дни во многих учреждениях этим занимается специальный рассыльный, разносящий либо разеозящий документы из канцелярии в структурные подразделения. По-прежнему важнейшую роль в документной коммуникации играет почта. Российская почта является одной из старейших в Европе. Мощным каналом для передачи прежде всего печатной продукции является книжная торговля. К числу крупных и достаточно разветвленных документных каналов относится банковская система, через которую осуществляется движение таких видов документов, как денежные знаки, пластиковые карты, разного рода ценные бумаги и т.п. Коммуникационные барьеры В процессе документной коммуникации между источником и приемником информации могут возникать барьеры, мешающие оптимальному протеканию информационных процессов. В самом общем виде коммуникационные барьеры делятся на объективные, т.е. возникающие и существующие независимо от человека, и субъективные. В свою очередь, последние можно разделить на: А) барьеры, создаваемые источником, и Б) барьеры, возникающие за счет приемника информации. В исследовательской литературе обычно выделяется до десяти и более коммуникационных барьеров. Наиболее значимыми из них являются: Пространственные (географические) барьеры. Они возникают вследствие удаления источника и приемника информации друг от друга в пространстве. Временные (исторические) барьеры. Сеязаны с разделением источника и приемника информации во времени. При этом, чем больше является это удаление, тем сушественнее становится информационный барьер и тем труднее, как правило, он преодолевается. Государственно-политические барьеры - тормозят процесс формирование единого мирового информационного пространства, вследствие сушествозания на Земпе около двухсот независимых государств, разделенных границами, имекицих различные политические режимы, разные законодательства, по-разному регулирующие информационно-документационные процессы. Внутри отдельных стран - это механизмы, создаваемые государством для целенаправленного воздействия на массовое создание, для регулирования информационного пространства посредством контроля и ограничения передачи какой-либо информации. Главным механизмом такого рода является цензура. Одной из важных функций цензуры является перлюстрация - проверка писем и других почтово-телеграфных отправлений, которую осуществляют совместно органы цензуры, политического сыска и связи. 1. Режимные барьеры - ограничивают доступ к документированной информации. Часть информации, содержащей государственную тайну или имеющей конфиденциапльный характер, оказывается недоступной для широкого потребителя. 2.Ведомственные и бюрократические барьеры. 3. Экономические барьеры - связаны с отсутствием или недостаточным количеством финансовых средств 4. Технические барьеры - возникают вследствие нехватки ипи технической несовместимости оборудования, программного обеспечения и т.п. 5. Социальные барьеры - возникают между людьми, принадпежащими к различным социальными группами. 6. Семантические (терминологические) барьеры - появляются зв результате различного толкования разными людьми слов, терминов, символов. 7. Языковые (национально-языковые) барьеры. 8. Идеологические барьеры - возникают между отдельными людьми или социальными группами, вследствие наличия у них разных систем взглядов на окружающую действительность, различного вероисповедания и т.п. 9. Психологические барьеры -— связаны со спецификой восприятия информации конкретным человеком, с особенностями его памяти; со сеойствами человеческой пичности, особенностями характера; с психологическим состоянием человека в конкретный период времени; наконец, с его психофизическими возможностями. Выделяют так называемые барьеры глубины и барьеры широты. Барьеры глубины связаны < недостаточными знаниями приемника информации в той сфере или в том вопросе, которому посвящена документированная информация. Барьеры широты обусловлены, напротив, слишком узкой компетенцией реципиента, не способного воспринимать информацию более широкого, общего характера. |
