Делопроизводство, 2 курс. Конспект. Тема Понятие информации и документирования. Классификация документов. Общение и коммуникация. Происхождение документа. Понятие документ
 Скачать 208.67 Kb.
|
|
Повестка совещания - это, как правило, письменный документ, содержащий следующую информацию: тема совещания; цель совещания; перечень обсуждаемых вопросов; время начала и окончания совещания; место, где оно будет проходить; фамилии и должности докладчиков, содокладчиков и ответственных за подготовку вопросов; время, отведенное на каждый вопрос; место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу. 4.Обеспечение сопроводительными и справочными материалами. За 1-1,5 часа до начала совещания секретарь, готовит для членов президиума папку с материалами совещания, чистую бумагу, карандаши простые и цветные (красные), скрепки, клеящую ленту, линейки, графин с чистой водой и стакан (для выступающих) или минеральную воду и т.п. 5.Протоколирование. Оформление протокола и выписки из протокола. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол составляется на основании рукописных, в том числе стенографических или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию: повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений. Основные виды протокола: Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробно - содержание докладов и выступлений участников заседания. Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола должна показывать: кто руководил проведением протоколируемого мероприятия; кто вел протокол; кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание; кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций; какие вопросы обсуждались на совещании. Основная часть текста состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня протокольного мероприятия. Текст каждого раздела излагают в последовательности: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)". Эти слова печатают прописными буквами. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через три дня с момента проведения совещания. Протокол имеет следующие реквизиты: - наименование учреждения; - наименование вида документа; - дату документа; - номер документа; - заголовок к документу; - текст документа; - подпись; - визы; - отметку о приложении. Протокол подписывается председателем и секретарем. Датой протокола является дата протокольного мероприятия. Тема 9. Основные требования к системам хранения документов. Методы классификации и правила хранения документов. Документные ресурсы предприятия, их общая характеристика. Документные фонды предприятия, учреждения, организации. Архивные комплексы. Документные ресурсы библиотек. Ресурсы научно-технической и статистической информации. Распределенные электронные ресурсы. Основания и схемы классификации документов. Классификация материальных носителей документированной информации. Классификация по способу документирования. 1.Документные ресурсы предприятия, их общая характеристика. Совокупность документов в обществе представляет собой его документный ресурс. Документные ресурсы— вид информационных ресурсов, представляющих совокупность отдельных документов, массивов документов в информационных системах. Массивы документированной информации, упорядоченные определённым образом, представляют собой комплексы документов. Документные ресурсы играют важнейшую роль в жизни человеческого общества: Во-первых, они в своей совокупности практически неисчерпаемы, так как информация не расходуется наподобие материальных невозобновляемых ресурсов. Во-вторых, информационные ресурсы используются во всех без исключения сферах человеческой деятельности. В-третьих, тенденция развития информационных ресурсов заключается в постепенном превращении их в общечеловеческое достояние. Как элемент состава имущества и объект права собственности, документные (информационные) ресурсы могут быть государственными, межгосударственными, негосударственными и смешанной формы собственности. Информационные ресурсы могут быть товаром и в этой связи выступать как коммерческие либо некоммерческие. По доступности информации ресурсы могут быть открытые и ограниченного доступа. Последние, в свою очередь, делятся на секретные и конфиденциальные. По масштабам функционирования информационные (документные) ресурсы можно разделить на: — персональные — создаваемые и накапливаемые отдельными людьми; — локальные— принадлежащие какой-либо малой группе — семье, небольшой организации; — региональные (межрегиональные)— образующиеся в границах какой-либо территории; — национальные— совокупность всех информационных ресурсов данной страны; — глобальные — мировые информационные ресурсы. В Российской Федерации в настоящее время функционируют четыре основные государственные информационные (документные) системы, имеющие универсальный характер: — Архивный фонд РФ, — библиотечная сеть РФ, — государственная система статистики и — государственная система научно-технической информации. 2.Документные фонды предприятия, учреждения, организации. Документные ресурсы того или иного предприятия, учреждения, организации, фирмы представляют собой корпоративную систему (комплекс) документации— систематизированную совокупность документов, соответствующую их профилю и решаемым задачам с целью хранения и использования в оперативной деятельности. В документоведении такой комплекс принято называть документальным фондом. В документальный фонд входит вся документированная информация, образующаяся в деятельности учреждения, организации, предприятия, независимо от её ценности, формы представления, типа материального носителя и т. д. Многочисленные документы, которые создаются в результате деятельности организаций, учреждений, предприятий, а также физических лиц, нуждаются в упорядочении, систематизации. Для удобства пользования они объединяются в группы — первичные комплексы документов. Основными видами первичных комплексов документов на бумажном носителе являются: — дело — совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещённых в отдельную обложку — досье — также совокупность документов, относящихся к какому-либо вопросу; — сборник— первичный комплекс документов нескольких видов, авторов, дат, объединённых одной темой; — переписка— группа документов, содержащих корреспонденцию. Электронные информационные ресурсы, создаваемые различными предприятиями, учреждениями и организациями, непосредственно связанные с осуществлением их основной деятельности и Управления, называют встроенными информационными ресурсами. Они представлены банками и базами данных, информационными файлами различных автоматизированных систем Электронные базы данных представляют собой совокупность взаимосвязанных и структурированных данных на машиночитаемых носителях, обработка, поиск и хранение которых осуществляется с помощью ЭВМ. 3.Архивные комплексы. Естественным продолжением всякого учреждения, организации, предприятия, а в ряде случаев — их самостоятельными структурными подразделениями, отделёнными от текущего делопроизводства, являются архивы, архив — это «организация или её структурное подразделение, осуществляющее приём и хранение архивных документов с целью использования». Архивы учреждений, организаций, предприятий аккумулируют документированную информацию, входящую, как уже отмечалось, в состав соответствующих документальных фондов. Архивный фонд представляет собой совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. Различают следующие виды архивных фондов (их определения в архивном деле в большинстве случаев стандартизованы): — архивный фонд учреждения, организации, предприятия — это комплекс документов, образовавшихся в( деятельности одного такого фондообразователя; — объединённый архивный фонд— это архивный фонд, сформированный из документов двух и более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи; — архивный фонд личного происхождения — это архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода; — архивная коллекция — совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединённых по одному или нескольким признакам. Архивные документы постоянного хранения в масштабах страны образуют Архивный фонд Российской Федерации — «исторически сложившуюся и постоянно пополняющуюся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению». Организация документов и дел (единиц хранения) Архивного фонда РФ осуществляется по следующим основным признакам: — по формам собственности (государственная, муниципальная, негосударственная часть Архивного фонда РФ); — по видам носителей, способам и технике закрепления информации (письменные и графические документы на бумажных носителях, кинофотофонодокументы, видеофонограммы, документы на машинных носителях (электронные документы); — по срокам хранения (постоянного и временного, а также депозитарного хранения). Кроме государственных архивов (некоторые из них носят названия Центров документации новейшей истории), государственная часть Архивного фонда РФ частично находится на хранении также в библиотеках, обычно в отделах рукописей. Особая роль в формировании и хранении документных ресурсов страны принадлежит архивам силовых ведомств (Министерству обороны, МВД, ФСБ), а также Российской академии наук, Министерству иностранных дел, осуществляющих так называемое депозитарное хранение. В отличие от других учреждений, они хранят не только документальные, но и архивные фонды, в том числе и фонды всех подведомственных структур. Архивные информационные ресурсы представляют собой огромную ценность, являются частью национального богатства любой страны прежде всего потому, что в их составе находятся преимущественно подлинные, уникальные документы. 4.Документные ресурсы библиотек. В отличие от архивных ресурсов фонды библиотек формируются преимущественно из неаутентичных, прошедших процедуру обнародования (опубликования, издания) документов. Мощный импульс в своём развитии библиотечные документные комплексы получили после изобретения книгопечатания. Ресурсы библиотек играют важнейшую роль в обеспечении общественных потребностей в информации. В основе организации информационных ресурсов библиотек лежат два главных принципа— отраслевой и территориальный. Библиотечная сеть страны включает: — публичные (общедоступные) библиотеки федеральных, региональных, муниципальных органов; — систему научно-технических библиотек; — информационно-библиотечную систему Российской академии наук; — библиотечную сеть вузов России; — сеть медицинских библиотек; — сеть сельскохозяйственных библиотек; — другие системы (профсоюзные, школьные, армейские, пенитенциарных учреждений и др.). В большинстве организаций, учреждений, предприятий имеются собственные библиотеки, функционирующие на правах их структурных подразделений и являющиеся, таким образом, составной частью соответствующих документальных фондов. Нередко такие библиотеки аккумулируют весьма значительные документные ресурсы. В последней четверти XX столетия начался интенсивный процесс информатизации библиотек. В них активно создаются электронные каталоги, другие базы данных. В результате сторонники широкого толкования понятия документа включают в состав документных ресурсов практически весь Музейный фонд Российской Федерации. Огромное количество изобразительно-художественных документов — картин, рисунков и т. д. — хранится в художественных музеях, картинных галереях. 5.Ресурсы научно-технической и статистической информации. Во второй половине XX столетия в связи с резким увеличением объёма производимой и циркулирующей в мире информации, прежде всего научно-технического характера, в наиболее развитых странах стали создаваться специальные структуры научно-технической информации (НТИ), аккумулирующие соответствующие массивы документов для обслуживания специалистов, занимающихся творческой деятельностью, — конструкторской, изобретательской, внедренческой. В 1997 г. в Российской Федерации было принято правительственное Положение о государственной системе научно-технической информации. В настоящее время в эту систему входят прежде всего федеральные органы НТИ и научно-технические библиотеки. К ним относятся более 30 соответствующих организаций. Они обеспечивают формирование, ведение и организацию использования федеральных информационных фондов, баз и банков данных по различным видам источников НТИ и направлениям науки и техники. В систему федеральных органов НТИ входит также Российский государственный архив научно-технической документации, осуществляющий постоянное хранение документов научно-исследовательских, проектных, конструкторских и т. п. предприятий и организаций. Отраслевые органы НТИ и научно-технические библиотеки занимаются формированием, ведением и использованием отраслевых информационных фондов, баз и банков данных. Региональные центры НТИ формируют, ведут и организуют использование региональных информационных фондов, баз и банков данных, подготовку, издание и распространение информации о результатах научно-технической деятельности организаций. Важнейшую роль в развитии науки и техники играет патентная информация. Во владении ряда патентных ведомств находятся огромные массивы национальной и зарубежной патентной документации. Одним из крупнейших комплексов документов в РФ является Государственная система статистики. В её состав входят: — информационные фонды по отраслям статистики; — информационные фонды интегрированных баз данных, Единый государственный регистр предприятий и организаций (ЕГРПО); — статистическая информация первичных отчетов. Основной формой распространения статистической информации является публикация статистических сборников и пресс-выпусков для средств массовой информации. Кроме того, используются возможности собственных телекоммуникационных средств, сети Интернет. 6.Распределенные электронные ресурсы. В человеческом социуме уже давно обозначилась и стала расти потребность в создании «документного универсума», единого документно-информационного пространства, о котором писал ещё сто лет назад основоположник документационной науки Поль Отле. Человечество вплотную приблизилось к осуществлению своей заветной мечты— к объединению национальных информационных комплексов документов и созданию Всемирного доступного документного ресурса, каковым становятся в настоящее время Интернет-ресурсы, представляющие собой распределённые информационные ресурсы. Наиболее популярным и динамично развивающимся сервисом Интернета стал появившийся на рубеже 1990-1991 гг. World Wide Web. Это глобальная распределённая гипермедийная информационная система, объединяющая огромное количество автономно управляемых информационных ресурсов. Первые российские Web-серверы появились в начале 1994 г., а к концу 1990-х гг. их счёт пошёл уже на тысячи. Быстро увеличивается и информационное наполнение серверов. В настоящее время в Рунете содержится огромное количество информации практически обо всех сторонах жизни государства и общества. Огромный массив ресурсов сети Интернет специалисты классифицируют по разным основаниям. В частности, по видовому составу различают: — электронные библиотеки; — службы баз данных; — персональные странички; — коммуникативные ресурсы (чаты, форумы) и другие. Мощным и быстро растущим ресурсом Интернета являются электронные библиотеки — крупные распределённые комплексы разнородных документов в электронной форме; в рамках которых документы находятся безотносительно к их физическому местонахождению и юридической принадлежности. Стремительное пополнение электронных библиотек осуществляется, во-первых, путём широкомасштабного перевода накопленной человечеством информации в электронную форму и, во-вторых, за счёт создания огромного количества принципиально новых информационных ресурсов, доступных только в электронной форме (библиографические, реферативные, полнотекстовые и фактографические базы данных, электронные газеты и журналы и т. п. Одним из крупнейших распределённых электронных ресурсов являются, в частности, электронные базы правовой информации, создающиеся в России с середины 1990-х гг. под эгидой Министерства юстиции РФ. Наряду с государственными, всё более широкое распространение получают коммерческие автоматизированные документные ресурсы правового характера. Они сосредоточены, в частности, в таких информационных системах, как «Консультант-Плюс», «Кодекс», «Гарант», «Консультант-Бухгалтер». |