Делопроизводство, 2 курс. Конспект. Тема Понятие информации и документирования. Классификация документов. Общение и коммуникация. Происхождение документа. Понятие документ
 Скачать 208.67 Kb.
|
4.Определение документа в законодательных и нормативных актах.ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.», определяет понятие документ, как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149- ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (принят Гос. Думой 8 июля 2006 г.: одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 г.), дает определение документированная информация - информация, зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. В законах РФ " Об обязательном экземпляре документов" (с изменениями на 23 июля 2008 года от 29 декабря 1994 года N 77-ФЗ [Принят Государственной Думой 23 ноября 1994 года], "О библиотечном деле" Федер. закон от 29 декабря 1994 г. N 78-ФЗ[ Принят Государственной Думой 23 н6оября 1994 года] документ определяется как «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования». Закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ[Одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 г] использует термин архивный документ -материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства В "Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76) впервые в понятие документ, появляется термин документооборот, по этому закону термин определяется, как «официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти». В «Словаре архивной терминологии», изданном в 1998г. Международным советом по делам архивов, документ рассматривается как «комбинация носителя и записанной на нем или в нем информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяется как «записанная информация, вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций». 5.Социальная сущность и функции документа. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Социальная природа документа самым тесным образом связана с функциями документа. Под функцией (от лат. "functio" - исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Возникновение документа, как уже отмечалось, было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно - необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию. Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Человек таким образом пытается "остановить мгновение". Коммуникативная функция предназначена для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Передача информации охватывает все уровни социальной системы. Она может вестись в диалоговом режиме; может осуществляться в каком-либо одном направлении: сверху - вниз или снизу - вверх. Соответственно возникают и различные категории документов:
Возникновение и широкое распространение в последние десятилетия компьютерных, телекоммуникационных и космических сетей связи и передачи информации резко увеличили скорость и объёмы передачи информации и, как следствие, коммуникативные возможности документа. Сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. В результате происходит реализация функции исторического источника. Одной из важнейших является культурная функция документа. В той или иной степени отражающий уровень материальной, научной, технической, языковой культуры, уровень образования, морально-нравственного состояния общества. Существует ряд функций, которыми документы наделяются в рамках той или иной конкретной сферы человеческой деятельности: управленческая функция - выступающих в качестве инструмента управленческого труда; правовая функция - закрепление правовых норм и правоотношений в обществе (правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления; документы, фиксирующие договорные отношения, удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.); функция учёта (регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п.); познавательная функция отражает связь документированной информации с социальным познанием; политическая функция в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства (документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей); идеологическая функция документа - памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков; функция защиты информации. Особенностиосновных функций документа: Во-первых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей. Во-вторых, как уже отмечалось, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция. В-третьих, функции документа можно разделить на:
6.Становление и развитие документоведения. Зарождение документоведения связано в первую очередь с возникновением практической работы с документами в 16-17 вв. Практическое документоведение возникло с появлением полиграфии (науки о развитии письменности, о древних рукописях) и дипломатики (науки, изучающей форму и содержание правовых актов). Делопроизводство в дореволюционной (до 1917 г.) России(зарождение традиций, накопление опыта): -появления первых документов до приказного делопроизводства включительно (Х-ХVIIвв.); хранение документов в ларях – сундуках, сокровищницах, грамоты склеивались, образуя столбец. -«Приказное делопроизводство» – административное управление: Боярская дума (приговоры) и приказы (памяти) – центральные исполнительные органы. Царь – указы, акты, жалованные грамоты. -коллежское делопроизводство(ХVIIIв.); в центре Сенат, Синод, Государев кабинет. -министерское делопроизводство(XIX- н. ХХ в.) - замена коллегий министерствами. Расширение видового состава документации, увеличение объема переписки, унификация форм документов. С начала 18 века стали закладываться правовые основы документирования, прежде всего в сфере государственного управления. В официальных источниках первым этапом является первая половина 20 в. Основоположником документоведения был Поль Отле, благодаря которому значение понятия "документ" расширилось до того, что документом стали считать зафиксированную на любом материальном носителе информацию. А науку о таком документе он предложил назвать библиологией или документологией. Это была наука, которая изучала документационную деятельность: процесс сбора, систематизации, поиска, распространения документов. С середины 40-х годов XX века создание документа во всех сферах жизни стало называться книго-архиво-музееведением. В этот период начали создаваться различные организации в области работы с документами (Институт техники и управления – сотрудники решали теоретические проблемы делопроизводства: терминологические, унификации и стандартизации, классификации документов). В 30-х гг. в Москве открылся Государственный историко-архивный институт – первоначальной задачей бала подготовка специалистов по работе в архиве. В 1943 г. появился сам термин «Документоведение». В 50 - 60-е годы XX века начинается второй этап развития документоведения, когда процессы коммуникации начинают рассматривать не только в ракурсе одного из средств фиксации информации - документа, но более широко - как информационные. Второй этап связан с именем проф. К.Г. Митяева, который заложил основы традиционного документоведения, выделил в структуре документоведения общую и специальную части, заложил фундамент для создания научной школы. С начала 60-х годов возникает информатика, и начинают развиваться ее составные части - научные направления под названием "документалистика" и "документоведение". С разработкой и внедрением единой государственной системы делопроизводства (в 1966 г.) – для разработки был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД – позднее Всероссийский). В середине 70-х годов документоведение понималось как наука о правилах оформления административных документов и ведения документационного хозяйства. Делопроизводство в СССР (1917-1991гг.): - разработки Единой государственной системы делопроизводства (1917-1973 гг.); - 20-30 е гг. – развитие специальной документации (бух, стат, кадр.). -1931 г. – «Общие правила документирования и документооборота». - 70-е гг. – значительное развитие делопроизводства – разработан целый ряд ГОСТов, унифицированных систем документации (16). ЕГСДОУ переименована в ГСДОУ. Начиная с 90-х гг. – современный этап. В конце 80-х гг. А.Н. Сокова сформировала основные характеристики классического документоведения как науки: объектом документоведения, по её мнению, являются документальные системы и отдельные документы, предметом – закономерности документообразования, основная же задача заключается в обеспечении общества полноценной оперативной информацией в форме документов. Современное делопроизводство рассматривается как отрасль человеческой деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141-98). Содержание данного вида деятельности сводится к трем составляющим: документирование информации о фактах, событиях, явлениях частной и общественной жизни людей; организация и технология работы с документами в учреждении, на предприятии, фирме, именуемые термином «документооборот»; хранение документов после окончания работы с ними как особая сфера деятельности людей, обозначаемая термином «архивная деятельность». 7.Понятие документирования. Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.1998) В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина —документоведение. Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом. Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления. Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации»*. Понятие документирования Процесс закрепления или фиксации информации на материальном носителе обозначается термином «документирование». В сфере делопроизводства и архивного дела понятие «документирование» является нормированным и стандартизированным. ГОСТ Р 51141-98 дает следующее определение термину: документирование – запись информации на материальных носителях по установленным правилам. Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования. Правила документирования долгое время вырабатывались на основе практического опыта и традиции. Впоследствии правила документирования стали устанавливаться нормативными актами. Документирование информации осуществляется в порядке, установленном законодательными актами, правовыми актами органов государственной власти, органов, отвечающих за стандартизацию документов, безопасность Российской Федерации. В процессе создания документа информация фиксируется на материальном носителе в знаковой форме. 8.Кодирование информации. Непременным условием процесса документирования является кодирование информации. Кодирование информации - это специально выработанная система приемов (правил) фиксирования информации. Основными атрибутами кодирования являются код, знак, язык, с помощью которых информация фиксируется и передается в пространстве и времени. Код - это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для передачи информации. В процессе документирования происходит преобразование социальной информации в знаковую форму или кодирование информации. Для кодирования информации используются различные коды: - алфавитный; - цифровой; - алфавитно-цифровой; - рельефно-точечный и др. Одним из основных свойств кода является его условность. Любой код представляет собой результат договоренности между людьми. Необходимым свойством кода является его понятность для всех участников коммуникации. В противном случае возникает коммуникационный барьер, который может быть преодолен с помощью переводчика или программно-технических средств и др. Выбор системы кодирования зависит от используемого материального носителя документированной информации и не зависит от свойств фиксируемой информации. Одна и та же информация может быть зафиксирована посредством самых разных кодов и знаковых систем. |
