Делопроизводство, 2 курс. Конспект. Тема Понятие информации и документирования. Классификация документов. Общение и коммуникация. Происхождение документа. Понятие документ
 Скачать 208.67 Kb.
|
|
14.Основные виды документной деятельности. На современном этапе документная деятельность представляет собой сложно-структурированную систему. В ней выделяют четыре основных направления: - непосредственная работа с документами, осуществляемая практическими сотрудниками (делопроизводители, секретари, архивисты, библиотекари и т.д.) на предприятиях, в учреждениях, организациях; - административно - управленческая деятельность, регулирующая работу документоведов-практиков. Ею занимаются руководители соответствующих организаций, учреждений, предприятий, а также руководители их специализированных структурных подразделений (общие отделы, канцелярии, отделы кадров и т.п.); - научная деятельность, ориентированная на разработку теоретических проблем и рационализацию практики работы с документами. Основные виды документной деятельности включают в себя: разработку внутренних документов; получение внешних документов; регистрацию внутренних и внешних документов; обработку документов; использование документов; поиск документов; хранение документов; утилизацию документов. Тема 2. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления. Свойства документированной информации. Информационные уровни документа. Структура документированной информации. Реквизиты и формуляр документа. Формуляр служебного документа и его элементы. Юридическая сила документа. 1.Свойства документированной информации. Документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель. Свойствами документированной информации выступают: • Релевантность - (от англ. "relevant"- уместный, относящийся к делу) способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя. • Ценность - потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. • Полнота - оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. • Полезность информации - ценность информации в определённых конкретных условиях. • Достоверность информации - отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. • Со временем информация, даже самая полезная, стареет; поэтому важнейшим её свойством является новизна. • Своевременность информации - её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени. • Доступность - возможность получения информации потребителем. • Защищённость - свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц. • Эргономичность - оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя. • Адекватность (определённость) - соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Таким образом, свойства документированной информации - это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. 2.Информационные уровни документа. Одним из важнейших внутренних свойств информации является объём, дающий возможность её количественного измерения. Есть физический уровень, синтаксический (знаковый), семантический (значимый), структурный, латентный и др. Поскольку документированная информация всегда содержится на каком-либо материальном носителе, постольку первое, самое общее представление о её количестве может дать физический уровень, т.е. натуральный (физический) объём, занимаемый информацией. Информационный объём письменных документов можно выразить в печатных листах, условных печатных листах, в учётно-издательских и авторских листах, перейдя таким образом на синтаксический (знаковый) уровень. Некоторые исследователи предлагают так называемый тезаурусный подход. Для обозначения реального количества информации, вложенного в какой-либо информационный объём, вводится понятие информационная ёмкость. Реальное же количество информации, извлекаемое конкретным потребителем, обозначается понятием информативность документа. Содержание всей информации в определённой информационной системе называется "тезаурус" (от греч. "thesauros" - запас). "С точки зрения информативности тезаурус каждого сообщения делится на три части: 1) основная информативность - то, что дано и что получено; 2) потери информативности - то, что дано, но не получено из-за рассеянности, спешки, незнания языка или предмета; 3) бесполезная информация - информационный шум". Получатель (приёмник) информации также имеет свой тезаурус, который отличается от тезауруса автора документа, но тоже делится на три части: 1) основная информативность - то, что дано и что получено; 2) простая ассоциативная информативность - то, что автор не дал, но подразумевал и предполагал дать и получатель сумел извлечь, благодаря своей квалификации; 3) сложная ассоциативная информативность - то, что автор не дал, не предполагал давать, но получатель извлёк. Отношение информативности к информационной ёмкости называется информационной плотностью документа. Информационная ёмкость и информативность документа зависят от многих факторов: от языка, стиля (в текстовых документах), от структуры, степени формализации и т.п. Одним из важнейших внутренних свойств информации является её организация, структура. По способу внутренней организации информацию можно разделить на две группы: логически неупорядоченный набор сведений (данные); логически упорядоченный набор данных. 3.Структура документированной информации. Реквизиты документа. Одним из важнейших внутренних свойств информации является ее организация, структура. Повышение уровня внутренней организации любой документированной информации улучшает ее восприятие, позволяет лучше реализовать ее функциональное предназначение, экономит время потребителя, влияет на эффективность принимаемых решений. В официальном, управленческом документировании для обозначения таких элементов используется термин «реквизит» (от лат. «requisitum» — требуемое, необходимое). Реквизиты – обязательный элемент, присущий определенному виду документов. Обязательными реквизитами документа является : 1) наименование учреждения – автора документа; 2) название документа или унифицированной формы; 3) дата; 4) индекс; 5) заглавие к тексту; 6) текст; 7) подпись; 8) визы; 9) отметка о выполнении документа и направление его в дело. Реквизиты делятся на: — реквизиты-основания (содержат числовые сведения — тираж, дата, номер, цена и т. п.) и — реквизиты-признаки (автор, адресат, название, эмблема организации и т. п.). Поскольку информация фиксируется кем-либо на материальном носителе с определенной целью, постольку она всегда имеет автора. Авторство является важнейшим признаком (реквизитом) документа. В настоящее время в делопроизводстве и архивном деле принято стандартизованное определение понятия автора. В соответствии с действующим ГОСТом терминов и определений, автор документа — это «организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ»1. При этом авторы могут быть индивидуальные и коллективные. В структуре управленческой документированной информации важным элементом (реквизитом) и одновременно документообразующим признаком является наименование вида документа (приказ, справка, заявление и т. п.), позволяющее получить начальное, самое общее представление о документе, его правовой значимости. К числу важнейших элементов и признаков документированной информации относится датирование документа: 1. Дата свидетельствует о времени создания документа. Даты различают: — точные (время создания документа указывается точно); — приближенные (время создания документа определяется на основе анализа его содержания, авторства, упоминающийся в нем событий и т. п.); — вероятные (время создания устанавливается путем сопоставления отдельных документов или даже их комплексов, анализа внешних признаков документа и т. д.)[3] [4]. 2.Подпись и печать, в состав подписи входят: наименование должности, личная подпись и ее расшифровка. Печать использовалась для удостоверения подлинности документа, для защиты его от подделок. Структурные элементы документа — реквизиты позволяют идентифицировать содержащуюся информацию, определить ее социальный статус, способствуют защите документированной информации от искажений и фальсификации, помогают в поиске нужной информации. Формуляр служебного документа и его элементы. Формуляр документа- набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Формуляр-образец документа- модель построенная документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности, занимаемой площади с учетом особенностей взаимного расположения реквизитов. “Формуляр – образец” – совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов. Формуляр – образец указывает место реквизитов на листе бумаги. Бланк документа – это лист бумаги с предварительно воспроизведенными реквизитами, которые содержат постоянную информацию об организации, – авторе документа. Название вида документа. На всех бланках, отмечается его название (ПРИКАЗ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, СПРАВКА и тому подобное), которое способствует восприятию содержания документа. 5.Юридическая сила документа. Юридическая сила — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица) — автора документа; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер; гриф утверждения документа; текст; подпись; печать. Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность: за достоверность документа; за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа. Дата документа— один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным. Печать— юридически значимый реквизит и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах. Печать свидетельствует: о подлинности документа; о принадлежности документа к указанной на печати организации. Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой: какие-либо правовые последствия, например создание, реорганизацию предприятия; материальные последствия, например передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что – либо. Гриф утверждения— некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом. Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Обязательному утверждению подлежат: уставы, положения о предприятиях (филиалах); штатные расписания; акты проверок, акты приема-передачи; должностные инструкции; сметы, бизнес-планы, отчеты ит. п. Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия. Для придания юридической силы электронному документу используется электронная цифровая подпись. Электронный документ признается юридически значимым только при положительном результате проверки подлинности электронной цифровой подписи. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Тема 3. Организационно-распорядительные, информационно-справочные документы, документация по личному составу. Оформление служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003. Понятие системы документации. Основные функциональные системы документации в Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Классификаторы документированной информации. 1.Оформление служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Принят и введен в действие с 1 июля 2003г. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 " Общероссийский классификатор управленческой документации". В соответствии с разделом 2 ГОСТа Р 6.30-2003 в состав реквизитов (реквизит - от лат. requisitum, т.е. требуемое, необходимое) документа входят 30 элементов, с указанием на место их расположения и основания размещения реквизита в документе. 1. Изображение Государственного герба РФ 2. Изображение герба субъекта РФ. 3. Изображение эмблемы (логотипа) предприятия. 4. Указание на код предприятия. 5. Указание на основной государственный регистрационный номер предприятия. 6. Указание на индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). 7. Указание на код формы документа. 8. Наименование предприятия. 9. Справочные данные о предприятии (почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации). 10. Наименование вида документа. 11. Дата документа. 12. Регистрационный номер документа. 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. 14. Указание на место составления или издания документа. 15. Сведения об адресате. 16. Указание на гриф утверждения документа. 17. Резолюция. 18. Заголовок к тексту документа. 19. Отметка о постановке документа на контроль. 20. Текст документа. 21. Отметка о наличии у документа приложения (приложений). 22. Подпись. 23. Указание на гриф согласования документа. 24. Визы согласования документа. 25. Оттиск печати предприятия. 26. Отметка о заверении копии документа. 27. Отметка об исполнителе документа. 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 29. Отметка о поступлении документа на предприятие. 30. Идентификатор электронной копии документа. ГОСТ содержит: Схемы расположения реквизитов. Реквизиты, используемые для изготовления бланков. Межстрочные интервалы (интерлиньяж), используемые при оформлении реквизитов Шрифты, используемые для оформления реквизитов. Требования к текстам документов: соблюдение требований официально-делового стиля и норм современного русского языка; использование слов, закрепленных практикой документирования управленческой деятельности; широкое применение терминов юридического характера; унификация и стандартизация деловой речи в часто повторяющихся документах, использование выработанных практикой словесных штампов и трафаретов и т.д. Требования к размещению различных реквизитов документа: наименование учреждения, организации, предприятия - располагается в левом верхнем углу документа; наименование адресата. ГОСТ Р6.30-2003 содержит также требования к бланкам. К указанным бланкам, помимо размерных требований, предъявляются и некоторые другие, в частности: а) качество используемой для изготовления бланка бумаги (как основы); б) характеристики отображения текста, нанесенного на бумажную основу; в) размещение полей и разметок. |