Делопроизводство, 2 курс. Конспект. Тема Понятие информации и документирования. Классификация документов. Общение и коммуникация. Происхождение документа. Понятие документ
 Скачать 208.67 Kb.
|
|
3.Виды текстов и элементы текста служебных документов. По способу изложения принято выделять три вида текстов официальных документов: повествование; 2) описание; 3) рассуждение В свою очередь, основной элемент текста может состоять из одной, двух или трёх частей: — введение; — изложение; — заключение. Первые две части или одна из них могут отсутствовать, но заключение — обязательная часть любого текста официального документа. В число элементов текста входят также заголовок и приложения. Заголовок текста — это максимально краткое обозначение его содержания. Многие служебные документы имеют приложения, дополняющие разъясняющие или детализирующие те или иные вопросы текста. С XIX века приложения к документам стали оформляться самостоятельно. Наличие приложений наглядно свидетельствует об «ансамблевом» принципе построения значительной части официально-деловой документации. 4.Унификация текстов. Под унификацией понимается “приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию” (ГОСТ Р 1.0 –92). Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унифицированы могут быть отдельные фразы, части текста, текст документа в целом. В результате появляется возможность большей оперативности подготовки документов. Унификация текстов проводится по следующим направлениям: состав информации; структура текста; языковые средства, представления информации; правила построения словосочетаний и предложений. При унификации текстов документов следует соблюдать следующие принципы: объективное отражение в тексте содержания управленческой ситуации; строгое соответствие между составом информации и видом документа; использование унифицированных речевых средств; устойчивых словосочетаний и моделей предложений, стандартизованных терминов, принятых сокращений, стандартных обозначений величин и единиц измерения. Унификация структуры текста В процессе унификации текстов проводится унификация структуры текста, наиболее полно отвечающая назначению документа, унификация языковых средств выражения содержания документа, разработка унифицированных текстов в виде типового связного текста, трафарета, анкеты или таблицы. Типовым является связный текст, содержание которого может быть неоднократно использовано без изменений при реализации управленческих ситуаций по определенной функции управления. Трафаретом является форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, заполняемые переменной информацией, характеризующей конкретную управленческую ситуацию. Таблица – это форма представления унифицированного текста, имеющего два уровня членения: графы и строки, и содержащего характеристики объектов по различным признакам. Анкеты – “опросные листы для получения определенных сведений”. В анкете как форме представления унифицированного текста дается характеристика определенного объекта по различным признакам. Анкетирование – один из основных методов в социологических исследованиях. 5.Гипертекст. «Гипертекст» документ, выражающих нелинейную структуру идей. Отсутствие непрерывности является главной характерной чертой гипертекста. Примерами неэлектронного гипертекста могут служить различные справочники и энциклопедии, инструкции по эксплуатации и т.п. К гипертекстам неэлектронного характера также можно отнести Библию, состоящую из книг Ветхого и Нового заветов, каждая из которых разбита, в свою очередь, на стихи. Многие из стихов содержат ссылки на другие стихи в пределах той же самой книги или на стихи другой книги, что позволяет читать Библию нелинейно. Компьютер помещает текст в новое нелинейное, сетевое пространство. При чтении текста в таком пространстве можно перейти от какого-либо элемента не к одному единственному, следующему за ним другому элементу, а ко многим другим элементам. К настоящему моменту исследование гипертекста, исключая технический и технологический аспекты, получает развитие в следующих направления; 1. Гипертекст как новый способ представления знаний в связи с нелинейностью человеческого мышления, как способ мышления; 2. Гипертекст как способ коммуникации и организации сетевого социального пространства; 3. Гипертекст как объект лингвистического анализа, как новая лингвистическая категория; 4. Гипертекст как способ организации художественного произведения; 5. Гипертекст как более совершенный способ организации словарей и каталогов и поисковой оптимизации; 6. Гипертекст как средство повышения эффективности обучения и образовательного процесса. Специфика поведения текста в гиперсреде обозначается понятием гипертекстуальности, под которой понимается совокупность специфических особенностей гипертекста в изложении, структурировании и организации доступа к информации. Гипертекст — это самостоятельный объект с набором собственных специфических свойств, и в нем «крайне важна соотносимость отдельных его частей друг с другими». К основным характеристикам гипертекста, отличающим его от текста, относятся: Фрагментарность, или дисперсность, его структура состоит из звеньев фрагментов, и начать чтение гипертекста можно с любого звена. Гипертекст преодолевает ограничения линейной природы текста. Ассоциативные связи между фрагментами гипертекста помогают порождению трехмерного информационного пространства. Именно трехмерность пространства является основой нелинейности гипертекста. Гипертекст бесконечен, его невозможно прочесть целиком, а понятие его границы является субъективным, поскольку граница определяется читателем и проходит там, где он не может увидеть связи между информационными единицами. Отсутствие четко заданных границ и центра гипертекста приводит к его разнородности и, следовательно, вариативности понимания. Гипертекст интерактивен. Пользователи Сети являются не потребителями готового продукта, а сами выбирают тот путь, которым пойдут, т.е. становятся творцами гипертекста. Процесс его восприятия, по сравнению с обычным текстом, тоже изменяется, привычное чтение заменяется браузингом (от англ. беглое чтение, просмотр), а интерактивно управляемый пользователем процесс перемещения в информационном пространстве гипертекста получает название навигации. Виды гиперссылок: 1) внутренние (ведущие на другую страницу того же самого сайта или на другую часть той же самой страницы) и внешние (ведущие на другой сайт); 2) простые и расширенные; 3) абсолютные (ссылки, содержащие полный адрес объекта, включая название протокола, имя веб-сервера, путь и имя файла) и относительные (ссылки с отсутствием одного или нескольких компонентов абсолютной ссылки, такие ссылки содержат только часть пути, которая отсчитывается от некоего стандартного адреса или папки, указанной в системной переменной); 4) с визуально наблюдаемым указанием адреса и описанием содержания того фрагмента гипертекста, на который ведет ссылка; 5) текстовые и графические; 6) внутритекстовые; 7) ассоциативные; 8) листовые и навигационные; 9) дискурсивные, подразделяющиеся на логические, композиционные и риторические; 10) сломанные. Гипертекст в совокупности с различными видами мультимедийной информации и поддерживаемыми между ними связями называется гипермедиа. 6.Редактирование документов. Редактирование (другими словами — проверка и исправление текста) — один из важнейших этапов работы над документом. Правка может быть как чисто стилистической ( не затрагивающей содержания), так и смысловой. Обобщенная схема работы редактора выглядит так: восприятие — критика — коррективы; проверка фактического материала; выявление композиционных недочетов; выявление стилистических ошибок и погрешностей; выявление орфографических и пунктуационных ошибок. Наиболее важные принципы редакторской правки можно определить так: сохранение содержания документа неизменным; возможность доказать, что вмешательство в текст необходимо; целостность и последовательность (все недостатки отмечаются и исправляются сразу, поскольку одно изменение может повлечь за собой другое); четкость и аккуратность. Различают четыре основных вида редакторской правки: правка-вычитка; правка-сокращение; правка-обработка; правка-переделка. Правка-вычитка представляет собой исправление орфографических и пунктуационных ошибок и опечаток. Правка-сокращение производится когда необходимо любыми способами сделать документ короче; и когда в тексте содержится избыточная информация — повторы и «общие места». Правка-обработка - улучшение стиля документа. Устраняются ошибки и недочеты, связанные с нарушением сочетаемости слов, неразличением паронимов, использованием громоздких синтаксических конструкций и т.д. Документ, выправленный квалифицированным редактором, должен: не содержать фактических ошибок и опечаток; быть идеально грамотным с точки зрения орфографии и пунктуации; иметь оптимальный объем; строиться по законам логики; соответствовать стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового стиля. Тема 5. Прием и первичная обработка документов. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов Организация рассмотрения документов Регистрация документов 1.1. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов Предварительное рассмотрение поступивших документов значительно повышает эффективность управленческого процесса. Задача службы делопроизводства или секретаря-референта на данном этапе — освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов. Если документ предназначен к исполнению несколькими структурными подразделениями или лицами, то по согласованию с ответственным исполнителем устанавливается очередность исполнения резолюции или с документа снимаются ксерокопии для всех лиц, указанных в резолюции. Этапы обработки входящих документов: 1) проверка правильности доставки корреспонденции; 2) проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов; 3) фиксация факта получения документа; 4) подготовка полученных документов к исполнению; 5) передача их на исполнение. Первичная обработка документов заканчивается сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрируемые документы вносятся в регистрационную форму (журнал, карточка, электронная карточка). Нерегистрируемые документы сразу передаются исполнителям или в отделы для доставки. Внутренние документы регистрируются в день подписания или утверждения, входящие — в день поступления, исходящие — в день отправки. 1.2 Организация рассмотрения документов При предварительном рассмотрении необходимо выделить документы следующим образом: документы, подлежащие рассмотрению руководством организации; документы, направляемые на исполнение в структурные подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководства; документы, не требующие регистрации; документы, решение которых не входит в компетенцию организации, возвратить их отправителям или отправить по назначению; обращения граждан. Часто лица, осуществляющие предварительное рассмотрение, готовят для руководителя проект резолюции на отдельном листе формата А6, подкалывая его к документу. Если руководитель согласен, он подписывает резолюцию и проставляет дату. Резолюция документа - это согласно ГОСТ Р 51141-98 «реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом, и содержащий принятое им решение». Регистрация документов Регистрация документов - один из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технология последующих этапов документооборота. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях. Тема 6. Контроль исполнения документов. Исполнение документов и контроль исполнения документов. Распорядительные документы. Организационно-справочные документы. 1.Исполнение документов и контроль исполнения документов. Контроль исполнения документов по ГОСТ Р 51141-98 определяется как совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Функция контроля - одна из важнейших управленческих функций, в осуществлении которой принимают участие как работники службы ДОУ, так и руководители всех уровней. Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, получению информации, которая поможет оценить качество работы структурных подразделений, их руководителей и конкретных исполнителей. Основными этапами, осуществляемыми являются: получение данных постановки документа на контроль; проверка своевременности доведения контрольного документа до всех исполнителей и напоминание об установленном сроке исполнения; получение информации о ходе исполнения и регулирование при необходимости хода исполнения; снятие документа с контроля с одновременной проверкой правильности оформления документов в части соответствия подписей их расшифровкам, соответствия подписи на ответном документе, подписи в резолюции на контрольном документе и др.; обобщение результатов контроля исполнения. В каждой организации разрабатывается перечень документов, подлежащих контролю исполнения с указанием сроков исполнения. Индивидуальный срок исполнения документа - это срок исполнения, установленный резолюцией руководства. Срок исполнения может корректироваться только руководителем - автором резолюции, но не сотрудниками, осуществляющими контроль за сроками исполнения. Для ведения контроля в ручном режиме используют контрольно-сроковую картотеку, разделенную на 33 ячейки: с 1-й по 31-ю ячейки - это дни текущего месяца; 32-я ячейка - для карточек на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц (месяцы); 33-я ячейка - для карточек на документы, срок которых истек в предыдущем месяце. Проверка хода исполнения в соответствии с ГСДОУ должна проводиться: по заданиям последующих лет - не реже одного раза в год; по заданиям следующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; по заданиям текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока. Ежедневно контрольная служба не только проверяет, будут ли исполнены документы, срок которых истекает, т.е. проводит текущий контроль, но ведет предупредительный контроль. Систематическая проверка хода исполнения заданий, содержащихся в документах, повышает исполнительскую дисциплину работников, позволяет своевременно их руководителям скорректировать ход выполнения заданий, принять меры к своевременному выполнению. Результаты исполнения должны быть в письменной форме в виде ответного документа или справки об исполнении, если задание выполнено в устной форме (по телефону или путем личной встречи). Для снятия документа с контроля исполнитель обязан предоставить в контрольную службу следующие документы: 1. Контрольный документ с проставленным в левом нижнем углу реквизитом 27 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». 2. Ответный документ или любое другое документированное подтверждение исполнения (справка об исполнении, например). Контрольные действия осуществляются в контрольной службе, местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации. 2.Распорядительные документы. Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на: правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.); правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований; правовые акты организаций, учреждений, предприятий. Основанием для издания распорядительного документа может быть: необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации; необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации. Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений – включает следующие стадии: Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме). Сбор и анализ информации по вопросу - сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Подготовка проекта распорядительного документа - оформление выработанного решения в виде проекта. Согласование проекта документа - визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям - внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта. Принятие решения (подписание документа). Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям. В распорядительные документы входят: |